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        案例現(xiàn)場(chǎng):奧特家電集團(tuán)管理為何陷入窘境?

        2008-11-26 10:41:52
        AMT前沿論叢 2008年10期
        關(guān)鍵詞:奧特小王總部

        “料什么時(shí)候能到啊?機(jī)器已經(jīng)停了,你一個(gè)小時(shí)知道損失多少錢嗎?你賠得起嗎?”來領(lǐng)料的工人劈頭蓋臉地把火撒在小王身上。這幾天,小王已記不清是第幾次被這樣數(shù)落了,也記不清給集團(tuán)總部打了多少個(gè)電話,磨了多少嘴皮子。小王現(xiàn)在感覺兩邊不是人,心里窩了一肚子火,心里恨恨地想:都是信息化惹的禍。

        小王是奧特家電公司采購部的采購科長,而奧特家電公司是奧特集團(tuán)的一家分公司。奧特集團(tuán)是一家包含家電、通訊、房地產(chǎn)、物業(yè)、投資五大產(chǎn)業(yè)的綜合集團(tuán),集團(tuán)下屬分支機(jī)構(gòu)數(shù)量眾多、形態(tài)復(fù)雜,而且許多企業(yè)的信息化應(yīng)用已初具規(guī)模。但是這些系統(tǒng)大部分都是基于各自不同的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行建設(shè),基于各種平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也是多種多樣,給集團(tuán)管理帶來了極大的挑戰(zhàn)。另外,隨著外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的加劇,企業(yè)規(guī)模的日益膨脹,加強(qiáng)對(duì)下屬企業(yè)監(jiān)控能力,將集團(tuán)各種資源進(jìn)行合理整合與調(diào)配,保證整個(gè)集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略的順利實(shí)現(xiàn)的需求也不斷增大?;谶@種現(xiàn)狀,集團(tuán)總部決定進(jìn)行集團(tuán)統(tǒng)一的信息化建設(shè),做到五個(gè)統(tǒng)一:統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一籌資、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理,把財(cái)、人、物等資源的管理權(quán)不同程度的集中到集團(tuán)總部統(tǒng)一管理。

        剛才的一幕就是由于采購權(quán)被部分集中到總部造成的。以前在奧特集團(tuán)內(nèi)部原料的采購權(quán)是下放給分、子公司的,而現(xiàn)在分、子公司的系統(tǒng)里根本就沒有采購?fù)ㄓ迷系脑O(shè)置。也就是說,集團(tuán)把通用原料和專用原料的采購權(quán)分開了,將通用原料的采購權(quán)集中到集團(tuán)總部。只要是有2個(gè)或2個(gè)以上分、子公司都在用的原料就被視為通用原料。分公司獨(dú)立的采購權(quán)被大大地削弱了,現(xiàn)在對(duì)一些常用物料進(jìn)行采購,先要把信息上傳到集團(tuán)總部,由集團(tuán)總部統(tǒng)一去采購,對(duì)一些物料采購就無法很好地控制,經(jīng)常造成物料不能及時(shí)到貨,影響了生產(chǎn)。而且,部分采購權(quán)上交之后,許多采購員感到手里的權(quán)利被剝奪了,因而積極性大大下降了。

        小王心里感到委屈:又不是我不想讓原料及時(shí)到貨,現(xiàn)在是集團(tuán)總部說了算,我有什么辦法!同時(shí),小王心里也感到困惑:沒有統(tǒng)一采購之前,原料都能及時(shí)到貨,從來沒有影響生產(chǎn),為什么好好得要把采購權(quán)收上去呢?信息系統(tǒng)根據(jù)集團(tuán)的統(tǒng)一要求進(jìn)行更新后,感覺并不很適合自己的業(yè)務(wù)需要,還沒有原來的系統(tǒng)好用,系統(tǒng)一定要統(tǒng)一嗎?這個(gè)系統(tǒng)雖然在另一個(gè)分公司運(yùn)轉(zhuǎn)得很好,但是一定適合我們的業(yè)務(wù)需求嗎?集團(tuán)總部雖然有了一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái),但是感覺與集團(tuán)總部的信息交流還是不那么通暢,為什么呢?

        [經(jīng)理人看法]

        李無韋AMT合伙人

        可以看出,奧特公司在信息化建設(shè)過程中,信息系統(tǒng)的集中管理與運(yùn)作體系不匹配。這里有兩類問題,一是管理問題,一是信息化本身的問題,但這里的核心是管理問題。

        在采購由分散到集中后,組織中相應(yīng)職責(zé)發(fā)生變化,本來由分、子公司負(fù)責(zé)采購的物料,現(xiàn)在由總部負(fù)責(zé),子公司更多的可能是申報(bào)、溝通、協(xié)調(diào)工作。這種改變要求企業(yè)對(duì)組織的職責(zé)進(jìn)行梳理和明晰,界定各組織、崗位的職責(zé)邊界,這樣才能使總部和分、子公司都明晰自己對(duì)什么負(fù)責(zé),也就不會(huì)出現(xiàn)小王覺得材料不到貨和自己沒有關(guān)系的情況。

        同時(shí),整個(gè)采購運(yùn)作的規(guī)則也發(fā)生了變化,以前是分、子公司自己完成采購流程,現(xiàn)在子公司需要在系統(tǒng)中申請(qǐng),上傳給總部,由雙方共同完成這個(gè)流程,這里需要重新確定和梳理業(yè)務(wù)的規(guī)則,比如關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)(采購提前期、采購周期)的確定、不同物料的采購有哪些不同的要求,哪些情況是需要雙方溝通才能確定的,發(fā)生一些特殊情況如何處理等等,這里可以看出,對(duì)這些規(guī)則沒有進(jìn)行界定,發(fā)生問題只能相互扯皮,誰都抱怨。

        “小王已記不清是第幾次被這樣數(shù)落了”,可見經(jīng)常出現(xiàn)原料到貨不及時(shí)的情況,這很可能是缺乏合適的采購策略。比如,沒有和供應(yīng)商形成戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,供應(yīng)商在資源分配上沒有差異化,以致訂貨不能被優(yōu)先滿足,不能快速響應(yīng)。同時(shí)也說明沒有有效的采購計(jì)劃管理,還是一個(gè)以危機(jī)應(yīng)對(duì)為主的采購運(yùn)作。也就是從整個(gè)公司層面對(duì)采購計(jì)劃沒有一個(gè)良好的預(yù)期、溝通機(jī)制,使采購提前期、采購周期、采購數(shù)量等因素都處于有力的可控狀態(tài),而是需要物料時(shí)才緊急采購。

        在信息化方面,可以明確,公司5個(gè)統(tǒng)一建設(shè)信息化的策略是完全正確的?!跋到y(tǒng)不好用、經(jīng)常打電話給總部、系統(tǒng)里沒有通用物料的設(shè)置,信息要上傳給總部,物料無法很好控制”,從中可推斷存在三個(gè)主要問題:1.信息化實(shí)施推廣中,對(duì)總部、分子公司各個(gè)層面缺乏大量的培訓(xùn)、宣傳等松土工作;2.信息系統(tǒng)的功能確實(shí)不能很好的滿足業(yè)務(wù)需求;3.信息系統(tǒng)功能、權(quán)限相關(guān)調(diào)整要考慮各種風(fēng)險(xiǎn),最好先試點(diǎn),再全面推行。

        王佑AMT合伙人

        “都是信息化惹的禍”,奧特家電公司采購員小王對(duì)系統(tǒng)抱怨可能在很多企業(yè)都或多或少的存在,而且這種想法往往在企業(yè)的業(yè)務(wù)部門中大有市場(chǎng)。在這個(gè)案例中,由于管理方式的變化,奧特集團(tuán)總部的系統(tǒng)在權(quán)限上、在與分支機(jī)構(gòu)的溝通和交流上存在的一些不足,使得業(yè)務(wù)人員往往簡(jiǎn)單地將管理和業(yè)務(wù)當(dāng)中的問題迅速歸結(jié)到信息系統(tǒng)上去。然而我們仔細(xì)想想,我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)與其說小王對(duì)信息系統(tǒng)的抱怨,更不如說是他對(duì)企業(yè)管理體制的困惑:集團(tuán)總部為什么不顧下面的經(jīng)營效率,要把采購集中起來?當(dāng)這種體制在現(xiàn)實(shí)運(yùn)作發(fā)生了問題的時(shí)候,人們總是從身邊尋找一個(gè)直接而簡(jiǎn)單的理由,而與業(yè)務(wù)密切相關(guān)的信息系統(tǒng)在這個(gè)時(shí)候往往就成了替罪的羔羊,因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)中的問題最容易看得見,也是大家都能公開指責(zé)的。也就是說,系統(tǒng)只是表象,管理才是內(nèi)因。

        所以,在這個(gè)案例中,與其說大家是在對(duì)系統(tǒng)抱怨,到更不如說是總部和分公司兩者沒有處理好管理和效率之間的關(guān)系。在企業(yè)運(yùn)營管理中,很多企業(yè)也知道公司大了之后,需要加強(qiáng)總部的管控能力來整合資源,降低整體的運(yùn)營成本。但是對(duì)于總部應(yīng)該管什么,應(yīng)該管到什么程度是很多企業(yè)并不清楚的問題。

        而奧特家電公司之所以在轉(zhuǎn)變過程中出現(xiàn)上述問題,是由于奧特公司總部在將采購管理權(quán)力集中的前提下,并沒有充分考慮信息系統(tǒng)的匹配能力,也忽略了人員觀念的轉(zhuǎn)變,從而使得在權(quán)力集中的過程中,喪失了下屬企業(yè)運(yùn)作的效率。

        因此,在集團(tuán)管控方式發(fā)生改變的時(shí)候,就必須充分評(píng)估總部的管理能力,總部的管理手段能否適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變,總部需要進(jìn)行怎樣的變革管理,來使得下屬企業(yè)認(rèn)識(shí)到集中的重要性和必要性。在充分溝通的基礎(chǔ)上,只要提前規(guī)劃,明晰管理需求,信息系統(tǒng)只是實(shí)現(xiàn)這種變革的工具而已了。

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