一、新升格高職院校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的社會背景

自1991年《國務(wù)院關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)技術(shù)教育的決定》及1996年的《中華人民共和國職業(yè)教育法》的頒布之后，職業(yè)技術(shù)教育蓬勃興起，高等職業(yè)院校迅速發(fā)展，不少中專學校及成人學院紛紛升格或合并升格，成為高職院校的重要組成部分。在新建院校中，新升格的高職院校約占總數(shù)的60％左右。這些院校圖書館在館藏、人員、館舍等方面有一定基礎(chǔ)，但是離教育部《普通高等學校基本辦學條件指標(試行)》里的要求還有一定距離，例如最基本的藏書量指標，根據(jù)不同類型的院校其基本指標有所不同，學生人均圖書(冊/學生)從50到80不等。而據(jù)筆者了解，目前很多新升格的高職院校的圖書館都沒有達到這個指標，以我館為例，目前藏書量僅為6萬多冊，學生人均圖書不到30冊；如果根據(jù)《高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估方案(試行)》教學基礎(chǔ)設(shè)施部分要求“圖書館藏合格標準：理工農(nóng)醫(yī)類為15萬冊，文史財經(jīng)管類16萬冊”，就更有差距。而這批新升格的院校都安排在近幾年內(nèi)接受評估，可以想像這批院校圖書館的圖書采編任務(wù)之重，如何解決好這個問題成為現(xiàn)階段比較迫切的課題。

要解決此問題無非兩條途徑，一是壯大圖書館的采編人員的隊伍，這一點在現(xiàn)實中是行不通的，因為新升格高職院校圖書館的人員編制本身就非常有限。如我館全部員工共9人，即使采編人員再招聘10人，對于一年幾萬種需加工的圖書也是力不從心。那么只剩下業(yè)務(wù)外包這途徑，目前很多圖書館也是這么做而且實踐證明是有效的，關(guān)鍵是如何做才能采編業(yè)務(wù)“外包”好，這是本文要討論的內(nèi)容。

二、圖書館采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點

1 業(yè)務(wù)外包可以解決圖書館人力不足的問題

高職院校辦學規(guī)模的急劇膨脹和教學要求的提高使圖書館的業(yè)務(wù)量急劇增加。因此，人力不足成為高職院校圖書館普遍存在的問題，其中采編人員更是緊缺，現(xiàn)有人員遠遠應(yīng)付不了每年幾萬冊的圖書采編工作，只有推行業(yè)務(wù)外包這種新型管理模式，才能低耗、高效完成這些工作量。

2 業(yè)務(wù)外包可以提高采編人員的素質(zhì)與能力

在新升格高職院校圖書館中，由于人員少，其采編人員也是館業(yè)務(wù)骨干，幾乎所有技術(shù)問題都需他們?nèi)ヌ幚?。而由于同樣的原因，像蓋館章，貼磁條等簡單的事務(wù)性同時也是耗時性強的工作也需由采編人員完成，容易造成圖書館無法全面開展多種業(yè)務(wù)，這樣又反過來導(dǎo)致采編人員缺少了其他業(yè)務(wù)經(jīng)驗，綜合水平難以提高。業(yè)務(wù)外包，正是高職院校圖書館增加服務(wù)手段、提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的良好機會。其一，通過把采編業(yè)務(wù)外包出去。減輕工作人員工作量，使其有機會開展圖書館深層次的服務(wù)工作。其二，把本館比較吃力的對技術(shù)要求高、服務(wù)層次深的業(yè)務(wù)外包出去后，能夠采取聯(lián)合作業(yè)的方式，讓本館人員全過程參與相關(guān)業(yè)務(wù)，從而利用這種學習和實踐的機會，使館員隊伍得到鍛煉和提高。其三，業(yè)務(wù)外包后可以使圖書館抽出人員進行外培，能有效地提高工作人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力。一言以敝之，科學、有效地運用業(yè)務(wù)外包，可以提高工作人員素質(zhì)，反之，高素質(zhì)的工作人員又能對外包業(yè)務(wù)進行有效監(jiān)控，使兩者形成良性循環(huán)。

3 業(yè)務(wù)外包給圖書館集中力量做好核心業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)

如上面所提到的，業(yè)務(wù)外包可以讓一些學歷層次和素質(zhì)較高的采編人員解脫出來，從事圖書館深層次的服務(wù)工作，高職院校圖書館的核心業(yè)務(wù)應(yīng)是集中力量優(yōu)化和開發(fā)新的信息服務(wù)功能。從目前高職院校圖書館的情況來看， 大多數(shù)還停留在借借還還的淺層次服務(wù)上，編目業(yè)務(wù)也剛剛開始，大多沒有開展較深層次的服務(wù)。因此，對于高職院校圖書館來說，重要的是確定適合高職教育的核心業(yè)務(wù)。首先，考慮到高職院校的學生層次是大專，教學目標強調(diào)的是技能的掌握和提高。與普通高校相比，高職院校的學生到館率有一定差距。因此需要加大力氣引導(dǎo)學生科學有效地利用圖書館，在享受圖書館服務(wù)的同時，培養(yǎng)其愛讀書，會讀書學習習慣。這也是《普通高等學校圖書館規(guī)程(修訂)》提出高等學校圖書館的主要任務(wù)之一：開展信息素質(zhì)教育，培養(yǎng)讀者的信息意識和獲取、利用文獻信息的能力。

4 業(yè)務(wù)外包能降低圖書館的運作成本

采編業(yè)務(wù)對于新升格的圖書館來說，其是圖書館資金最大支出之一。采編外包可以減輕資金緊張而帶來的運作壓力。由于書商采用的是成本核算、規(guī)?；?jīng)營的管理模式，就完成同一業(yè)務(wù)來講，書商的投入往往低于圖書館的投入。比如：在國外，從OCLC中心聯(lián)機套錄一條數(shù)據(jù)的費用是1美元；批量或回溯性編目服務(wù)費用為一種2美元以上。同樣是分編圖書，如果是圖書館自己完成，每種圖書的分編成本至少要50美元以上。我國的情況也是如此。據(jù)統(tǒng)計，我國每種書的原始分編成本在10～15元，而從CALLS套錄或者由書商提供分編數(shù)據(jù)，成本就要低得多。可以算一筆賬，請一個編目人員2500(本科)一個月，一年就是30000元，而每個編目人員一天正常情況(不包括套錄數(shù)據(jù))編20條數(shù)據(jù)，一年的工作日：365(按平年算)一104(法定公休日52×2)一7(法定假日：元旦1天，五一、十一各3天)一5(春節(jié)休假通常占用5個工作日)=239天，減去寒暑假，那么剩下的時間就是150天左右，那么一年下來一個編目人員就是30000條數(shù)據(jù)，那么就是說圖書館自己編目的價格為1元一條，還沒有包括材料費。而目前有些數(shù)據(jù)加工商可以做到0.8元/條。

5 加快新書上架速度

許多新升格的高職院校圖書館會出現(xiàn)這種現(xiàn)象：由于新書到館數(shù)量劇增和編目加工人員短缺，導(dǎo)致新書積壓。當前高新技術(shù)發(fā)展日新月異，知識更新、老化速度加快，信息更呈現(xiàn)明顯的時代性和時效性。據(jù)專家稱，新書特別是科技類新書，滯留一年，其情報價值就喪失30％，而尖端高新技術(shù)類圖書，則在1～2年后幾乎變成舊書。如果教師或?qū)W生到圖書館很難及時閱讀市面上出售的新書，便會慢慢降低進圖書館的熱情，圖書的利用率也因此而大打折扣。如果將采編業(yè)務(wù)外包給書商和其他采編中心承包，要求承包者隨書配編目數(shù)據(jù)或者到聯(lián)機編目系統(tǒng)、書目數(shù)據(jù)庫公司套錄，就可以提高勞動效率，有效縮短新書在采訪、編目上的滯留時間，從而更及時地滿足師生需求。

三、業(yè)務(wù)外包操作的步驟及其所需注意的問題

1 糾正傳統(tǒng)觀念。確定業(yè)務(wù)外包范圍

目前還有一部分人認為圖書館業(yè)務(wù)外包和企業(yè)外包一樣只能將圖書館非核心的業(yè)務(wù)外包，而作為圖書館的核心業(yè)務(wù)的采編業(yè)務(wù)是不能外包。不過我們要認識到圖書館業(yè)務(wù)外包和企業(yè)外包有一個根本性的區(qū)別就是企業(yè)業(yè)務(wù)外包是追求效益的最大化，而圖書館是為了追求的是服務(wù)質(zhì)量的最大化提升。所以筆者認為圖書館業(yè)務(wù)外包的工作不存在核心和非核心之分，只要某業(yè)務(wù)外包能節(jié)約成本、提高工作效率(相對不外包的情況)，或者是同樣的支出能獲得更大服務(wù)質(zhì)量提升的話，那無論哪項業(yè)務(wù)都應(yīng)該外包。特別是對那些渴望短時間內(nèi)提升自我服務(wù)質(zhì)量的高職院校的圖書館來說更應(yīng)該把自己難以消化的采編業(yè)務(wù)外包出去。

2 審慎選擇外包商

在采編業(yè)務(wù)外包決策做出后，關(guān)鍵的一個問題是選擇一個合適的外包商。外包商的服務(wù)質(zhì)量會影響到整個圖書館的藏書質(zhì)量和日后發(fā)展，首先要看外包商是否有運作管理的能力，是否有成功的案例，并通過審慎調(diào)查，了解其客戶的滿意度。其次還要考察外包商的財務(wù)狀況、技術(shù)實力，還要對其資信進行調(diào)查，目的是建立長期可靠的外包協(xié)議，使雙方都獲利。在確定外包企業(yè)時，要防止兩種傾向，一是一味追求大型書商，二是盲目追求價格低廉，不問書商狀況。由于高職院校圖書館一般規(guī)模不大，業(yè)務(wù)量不多，而大的書商往往會把注意力集中到業(yè)務(wù)量較大的大型圖書館，對小館的服務(wù)質(zhì)量有時因兼顧不到而無法保證；價格過低的書商，往往資質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和信譽等有問題，達不到我們的要求。因此，對外包企業(yè)進行綜合比較，科學合理地選擇真正適合自己的書商，對高職院校圖書館來說，是一件既不輕松又很重要的事情。

3 強化合同意識。把好外包合同簽訂關(guān)

為確保合作順利進行，合作雙方必須簽訂采購合同以約束雙方和保證各自的利益。長期以來，由于圖書館參與市場經(jīng)濟活動不多，風險意識不強，對合同的認識比較膚淺。因此，作為有風險一方的圖書館，應(yīng)慎重簽訂采購合同。首先，應(yīng)該明確采編業(yè)務(wù)外包服務(wù)的具體內(nèi)容，采編業(yè)務(wù)外包的數(shù)量、價格、合作期限、質(zhì)量及質(zhì)量的標準；其次，合同應(yīng)確定附加服務(wù)水平和標準；另外，應(yīng)明確風險承擔、賠償責任及爭端解決程序；最后，應(yīng)規(guī)定終止合同的權(quán)利，包括成本的顯著增加、服務(wù)水平多次不達標、書商陷入財務(wù)或信譽危機導(dǎo)致不能履約等。同時要注意合同細則要具有可操作性，要有利于解決合同履行過程中出現(xiàn)的新情況新問題。如：圖書館在監(jiān)控管理中發(fā)現(xiàn)某些編目數(shù)據(jù)缺編某個字段，此時，圖書館就應(yīng)該及時的向圖書供應(yīng)商反映這一問題，而圖書供應(yīng)商也應(yīng)該及時的反饋、答復(fù)、解釋及修正。

4 加強質(zhì)量監(jiān)督

圖書館管理人員應(yīng)擺脫那種認為業(yè)務(wù)外包意味著工作的轉(zhuǎn)移以及外包后采編人員閑置的看法，這種看法是極其錯誤的。要使業(yè)務(wù)外包行之有救，就不能把它看成是轉(zhuǎn)移或放棄責任，而應(yīng)當視作延攬人才和籌集資源，那么我們必須對外包工作作為一個項目進行管理，而主要的管理人員恰恰是我們的采編工作人員。采編人員在整個管理過程起質(zhì)量控制的作用，其中包括圖書質(zhì)量和編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。由于書商經(jīng)營圖書的目的在于經(jīng)濟效益，其編目人員往往只經(jīng)過簡單的培訓(xùn)后就從事編目工作，其管理都是量化管理，難免會出現(xiàn)只求數(shù)量不顧質(zhì)量的問題，加之他們對館藏文獻建設(shè)缺乏基礎(chǔ)認識，掌握編目數(shù)據(jù)標準化規(guī)則也比較機械，有時只能照搬在版圖書提供的數(shù)據(jù)或者套錄，難以做到準確無誤。所以采編人員需對書商提供的數(shù)據(jù)逐條進行校審后才能倒進數(shù)據(jù)庫流通。

另外要注意的是，采編業(yè)務(wù)外包減少了一定的采訪瀏覽和選擇文獻的時間，但是采訪工作不能深度外包，目前有些館是根據(jù)外包商提供的書目進行圈選后返回外包商進行采購，這種辦法采訪回的圖書往往不盡如人意。所以在采訪過程中，采編人員必須抓好圖書質(zhì)量關(guān)，盡量采取現(xiàn)采方法。