1、提高檔案意識

檔案館應(yīng)定期召開學(xué)校檔案部門牽頭、主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案員參加的檔案工作會議，宣傳和貫徹檔案法，提高人們的檔案意識，使大家明白檔案及檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是取得教育事業(yè)成功的不可忽視的條件之一。

2、加大經(jīng)費投入

檔案管理人員要充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案信息的編研，努力向?qū)W校和社會提供具有館藏特色和最新的前沿信息，吸引利用者，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，爭取經(jīng)費支持。

3、建立保障檔案數(shù)字化建設(shè)的制度

在高校檔案數(shù)字化的進程中，必須要建設(shè)完善的保障體制。對于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，可以制定歸檔制度，其內(nèi)容應(yīng)該包括：由學(xué)校統(tǒng)一制定歸檔日期，在各單位領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測評中加入由檔案館針對各單位檔案工作進展表現(xiàn)情況的測評項等，這樣或許會對檔案收集工作的順利進行起到一點作用。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化。制度建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進數(shù)字化建設(shè)。

4、網(wǎng)絡(luò)化歸檔

各高校應(yīng)建有各立卷部門分管檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各立卷部門的兼職檔案員在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔文件，注上處理意見，通過發(fā)達的校園網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案管理數(shù)據(jù)庫，年終時只需向檔案館移交一份分組立卷清單即可，從而減少了檔案館的計算機輸入工作。檔案館只需編制相應(yīng)的檔案號和整理上架，只需對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響計算機管理的瓶頸問題已經(jīng)不復(fù)存在。

5、館藏檔案數(shù)字化保證重點

高校檔案館主要是為學(xué)校的教學(xué)工作和廣大師生服務(wù)的，但是將館藏檔案在短時期內(nèi)迅速全面地數(shù)字化是不客觀不現(xiàn)實的，因此對館藏檔案數(shù)字化要保證重點、突出特色。學(xué)校檔案中的教學(xué)科研檔案反映了學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)和學(xué)術(shù)水平及科研狀況，并且利用率相對較高，這方面的檔案應(yīng)該進行完整系統(tǒng)的數(shù)字化。另外，對學(xué)校及國家有長遠(yuǎn)利用價值的檔案也要進行數(shù)字化，像學(xué)生學(xué)籍檔案、師資檔案、基建檔案、外事檔案、校友檔案等。這些檔案對高校工作的開展十分重要，對學(xué)校的長期發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，應(yīng)把數(shù)字化的重心放在這些檔案上面，不僅可以提高檔案利用的效率，方便查詢，而且還有助于保護檔案原件。

6、建立重要檔案數(shù)據(jù)庫

建立高校重要檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心內(nèi)容。要全部轉(zhuǎn)化為信息資源，其中要投入的資金和人力也將是巨大的。不能操之過急。還有許多檔案還不屬于開放范圍，因此。鑒于目前的實際，高校可以先行做好以下幾個重要數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

6.1館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)學(xué)校各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把高校館藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、館代號、全宗號、檔號、題名、責(zé)任者、形成時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文(作為圖形附件)等基本情況錄入計算機，建立基本數(shù)據(jù)庫，其目的是通過計算機檢索提供檔案原件利用。

6.2高?；鶎訄蟊砗透咝顟B(tài)數(shù)據(jù)庫。在高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將校內(nèi)各單位、各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求，及時、迅速、準(zhǔn)確地做好高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表的填報工作。

6.3各類專題檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。如學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫、重大科研成果數(shù)據(jù)庫、學(xué)位論文專題數(shù)據(jù)庫、學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫、高校專家數(shù)據(jù)庫、高校人才數(shù)據(jù)庫。

7、建設(shè)檔案網(wǎng)站

檔案館依托發(fā)達的校園網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)該積極開發(fā)各種數(shù)據(jù)歸檔接口，建設(shè)館藏基本目錄數(shù)據(jù)庫、高?；鶎訄蟊砗透咝顟B(tài)數(shù)據(jù)庫和各項專題數(shù)據(jù)庫的查詢?nèi)丝?，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸，方便用戶訪問系統(tǒng)允許的公開、非保密的檔案信息，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度，縮短利用者查閱的時間，使高校檔案館成為學(xué)校的信息中心。另外。網(wǎng)站上應(yīng)該建設(shè)網(wǎng)上在線實時答疑、經(jīng)常性問題答疑、E—mail答疑等特色服務(wù)，及時和用戶進行快速、準(zhǔn)確、有效的交流，滿足用戶的各種咨詢，真正實現(xiàn)檔案館的價值。

(作者單位：鄭州航院信息統(tǒng)計職業(yè)學(xué)院 來稿日期：2008—02—19)