隨著治黃工作進(jìn)程的加快，防洪基建工程項(xiàng)目將越來越多，防洪基建工程檔案工作任務(wù)將變得越來越繁重，但有些建設(shè)或施工單位往往重建設(shè)、輕資料，致使有些防洪基建工程檔案資料內(nèi)容不全或不合乎規(guī)定要求，給今后工程管理或再建設(shè)查找資料造成了很大被動(dòng)。如何加強(qiáng)防洪工程檔案的管理并有效利用顯得尤其重要。如在驗(yàn)收2002年的防洪基建工程項(xiàng)目檔案過程中，筆者深刻體會(huì)到做好工程檔案管理對(duì)以后工程運(yùn)行管理、維修和改造等是多么重要。本文就防洪基建工程檔案如何管理談點(diǎn)粗淺看法。

1.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

所謂工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)，即在形成檔案的各有關(guān)部門配備檔案管理員，實(shí)行管理單位檔案領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，項(xiàng)目內(nèi)設(shè)兼職文書檔案員，明確管理單位與兼職檔案員職責(zé)范圍，項(xiàng)目科技文件材料形成單位之間相互溝通、相互聯(lián)系的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案工作順利有效開展，同時(shí)也能夠起到上傳下達(dá)的作用。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的超前控制。

2.明確責(zé)任，加強(qiáng)建檔指導(dǎo)工作

在一個(gè)防洪工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中，都會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料。各級(jí)行政和專業(yè)技術(shù)人員，特別是項(xiàng)目經(jīng)理是工程項(xiàng)目資料的第一責(zé)任者。要在上述人員崗位責(zé)任制中，明確規(guī)定各自在文件材料收集整理中的責(zé)任和義務(wù)，使其制度化，以加強(qiáng)工程管理人員的責(zé)任感，并把文件材料收集整理的好壞與切身利益掛鉤，好則獎(jiǎng)、差則罰，做到責(zé)任明確、獎(jiǎng)罰分明。建立責(zé)任保證體系，層層落實(shí)責(zé)任，就可為竣工檔案的材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，以備將來歸檔保存，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。

防洪工程建設(shè)初期，形成文件材料的部門多。產(chǎn)生的形式不盡相同，資料內(nèi)容多而繁雜，需要檔案部門工作人員加強(qiáng)指導(dǎo)，根據(jù)材料形成的特點(diǎn)制定初步分類方案，對(duì)材料進(jìn)行分類組卷，以備平時(shí)的查閱利用。其次，檔案人員平時(shí)應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，把工作做到前面，充分發(fā)揮職能作用，超前控制，主動(dòng)出擊。

3.嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)，運(yùn)用行政手段超前控制

基建工程的竣工驗(yàn)收是上級(jí)對(duì)投資效果的全面檢查驗(yàn)收，它不僅是對(duì)工程實(shí)體的驗(yàn)收，同時(shí)也是對(duì)工程檔案的驗(yàn)收。由于基建工程建設(shè)規(guī)模大、施工周期長，單位工程多，往往是首批單位工程為后來的單位工程做準(zhǔn)備。因此，整體工程竣工驗(yàn)收和單位工程竣工驗(yàn)收只能分批和分期進(jìn)行。只有嚴(yán)把單位工程竣工檔案的驗(yàn)收關(guān)，才能確保整個(gè)工程驗(yàn)收的順利通過。單位工程竣工檔案的驗(yàn)收是檔案部門工作重點(diǎn)，而單位工程的預(yù)驗(yàn)收。又是超前控制的重中之重。單位工程預(yù)驗(yàn)收，檔案人員督查的基建工程之一是隱蔽工程。前面已提過，檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄簽字蓋章是否齊全是重點(diǎn)。另外是檢查設(shè)計(jì)變更是否在圖紙上標(biāo)明。如有變更需在竣工圖標(biāo)志章變更一欄注明變更幾處，不能籠統(tǒng)寫“有變更”字樣。再次檢查各單位工程竣工圖是否齊全，有沒有總圖，只要有一個(gè)單位的文件材料達(dá)不到要求，檔案部門就有權(quán)否決單位工程竣工驗(yàn)收。只有在單位工程竣工檔案驗(yàn)收時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，超前控制，才能為整個(gè)工程竣工檔案驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.科學(xué)分類組卷、排列。為日后有效利用提供保障

基建工程檔案從項(xiàng)目立項(xiàng)到工程竣工，會(huì)產(chǎn)生大量的文字材料，如何科學(xué)地對(duì)它們進(jìn)行分類組卷及排列，關(guān)系到檔案日后能否快速有效的利用。一般情況下，根據(jù)資料內(nèi)容先制定一個(gè)初步分類方案，然后再進(jìn)行分類組卷。防洪基本建設(shè)工程檔案資料的形成是隨著工程建設(shè)各個(gè)程序逐漸形成的，其工作程序一般分為：編制項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段。卷內(nèi)文件材料的排列順序應(yīng)文字在前、圖紙?jiān)诤螅桓鞣N文字材料排列是印本在前、定稿在后；申請(qǐng)文件在前、審批文件在后。

在黃河的治理與開發(fā)中，我們深刻體會(huì)到了防洪工程檔案的重要性，它不僅是工程實(shí)體的真實(shí)記錄，更是工程運(yùn)行管理、維護(hù)和改建的第一手參考材料。做好基建工程項(xiàng)目檔案管理工作，確保其齊全完整、有效利用，對(duì)我們檔案工作人員來說責(zé)無旁貸。因此，我認(rèn)為，在今后對(duì)基層河務(wù)部門防洪基建工程竣工驗(yàn)收中，為確保工程資料的完整性和規(guī)范性，驗(yàn)收單位一是應(yīng)該讓基層河務(wù)部門檔案人員參加：二是對(duì)被驗(yàn)收的基建工程，單位必須按統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)將工程資料提前裝訂成卷，現(xiàn)場(chǎng)把已訂好的檔案資料移交檔案人員，這就從源頭上杜絕了檔案資料流失不全的現(xiàn)象，更為連續(xù)或后續(xù)工程建設(shè)和工程改造提供了可靠依據(jù)，奠定了良好基礎(chǔ)。

(作者單位：長垣黃河河務(wù)局來稿日期：2008—02—20)