隨著辦公自動化程度的進(jìn)一步提高，石油企業(yè)產(chǎn)生許多電子文件。如何加強(qiáng)石油企業(yè)電子文件的管理，是目前辦公自動化條件下急需要解決的一個(gè)問題。

1.石油企業(yè)電子文件管理存在的問題

1.1文件、檔案制度分屬兩個(gè)系統(tǒng)，由此產(chǎn)生了一系統(tǒng)問題，具體表現(xiàn)為文件、檔案制度缺失，文件、檔案制度彼此之間不配套，檔案制度缺乏約束力。

1.2草稿性電子文件常常被忽視。由于辦公自動化還處于起步階段，多數(shù)單位只用電子計(jì)算機(jī)起草文件，而一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。

1.3正式電子文件歸檔程序不夠完善。由于辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，只設(shè)計(jì)了邏輯歸檔功能，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上。這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。

1.4電子文件存儲載體不安全。有些電子文件直接保存在硬盤存儲器上，存取非常簡便，但如果系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，就極易造成數(shù)據(jù)的丟失。有的電子文件以U盤作為存儲介質(zhì)，而U盤極易被破壞，其可靠性和保管期限都存在較大問題。另外，電子文件的生成環(huán)境是很復(fù)雜的，而且電子文件對設(shè)備有依賴性。如果系統(tǒng)被毀，那么由它生成的電子文件就可能難以讀取。

2.電子文件的特點(diǎn)及文檔一體化管理是時(shí)代的要求

與紙質(zhì)文件比較，電子文件主要具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

2.1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，借助現(xiàn)代辦公設(shè)備就能閱讀利用，隨時(shí)隨地滿足查閱者所需的地質(zhì)檔案信息。

2.2電子文件對系統(tǒng)的依賴性。電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。信息與特定的載體之間可分離。信息可操作性強(qiáng)，電子文件的信息可以流動。信息有易變性。而且不再受時(shí)間和距離的影響達(dá)到共享。

2.3電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同。它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求卻很高。

3.檔案人員對電子文件“全程管理、前端控制”的必要性

根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，石油企業(yè)必須建立一套完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。電子文件的全程管理是一種過程管理，是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定，管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行，管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密控制。全程管理是電子文件管理的基礎(chǔ)，前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障。其必要性體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

3.1前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。加拿大檔案專家特里庫克認(rèn)為：“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在，或至少可能不被鑒定、保存、編目和提供利用?！?/p>

3.2前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。電子文件管理系統(tǒng)不應(yīng)是對手工管理流程的簡單模擬，而應(yīng)該本著更科學(xué)、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進(jìn)行“業(yè)務(wù)流程重構(gòu)”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全過程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏，從而達(dá)到功能合理，效率最高。

4.文檔一體化管理模式

電子文件—檔案一體化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)。以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲等先進(jìn)技術(shù)手段對各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門則以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲空間里。在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲到其他服務(wù)器上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問，為石油企業(yè)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

綜上所述，我們不難看出，檔案部門在積極參與電子文件管理的同時(shí)，應(yīng)和技術(shù)部門、文件形成部門等各行各業(yè)人士密切配合，增強(qiáng)他們的檔案管理意識，共同推進(jìn)電子文件的社會化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保文檔一體化管理工作順利開展，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

(作者單位：河南石油勘探局檔案館 來稿日期：2008—01—26)