2006年10月，河南省檔案局發(fā)布了《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證辦法》(豫檔[2006]54號(hào))，原《河南省各級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作定級(jí)升級(jí)試行辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》(豫檔[1988]39號(hào))同時(shí)廢止。本文從結(jié)構(gòu)形式、內(nèi)容設(shè)置等方面將新辦法與豫檔[1988]39號(hào)進(jìn)行比較。

1.從文件適用范圍上

新辦法適用范圍增加了民辦非企業(yè)單位。這與國家現(xiàn)行體制相符合，體現(xiàn)了該認(rèn)證辦法與時(shí)俱進(jìn)的指導(dǎo)思想。

2.從文件結(jié)構(gòu)上

(豫檔[1988]39號(hào))標(biāo)準(zhǔn)分省直機(jī)關(guān)(70條)、市地直機(jī)關(guān)e60條)、縣(區(qū))直機(jī)關(guān)(50條)檔案工作等級(jí)三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中內(nèi)容相似，結(jié)構(gòu)獨(dú)立的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)共180條，造成篇幅冗長，結(jié)構(gòu)零散，操作煩瑣。新認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)將老標(biāo)準(zhǔn)合三為一，共分4個(gè)認(rèn)證項(xiàng)目，40個(gè)條款，采用百分制，以分?jǐn)?shù)的形式，規(guī)定了從高到低4個(gè)等級(jí)。省特級(jí)(96-100)為最高等級(jí)，其次-為省一級(jí)(91-95)、省二級(jí)(81-90)、省三級(jí)(70-80)。新標(biāo)準(zhǔn)具有結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，語言簡練，操作方便。實(shí)用性強(qiáng)的特點(diǎn)。

3.從證書的管理上

機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理認(rèn)證等級(jí)證書是已通過認(rèn)證單位檔案工作達(dá)到相應(yīng)管理水平的標(biāo)志，是檔案工作部門和檔案人員年度考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的重要依據(jù)。因此在證書的頒發(fā)上，新辦法改原辦法等級(jí)證書由省檔案局、市檔案局或縣(區(qū))檔案局分級(jí)頒發(fā)為省檔案局統(tǒng)一編制頒發(fā)，實(shí)行代碼制即一個(gè)省轄市一個(gè)代碼，增強(qiáng)了證書的權(quán)威性和防偽性。且新的認(rèn)證等級(jí)證書規(guī)定有效期為五年，在五年內(nèi)對不能保持認(rèn)證等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的單位，令其限期整改。到期仍未達(dá)標(biāo)的，作降級(jí)處理或收回等級(jí)證書：五年屆滿，從新組織復(fù)核，這樣就可以避免各級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理水平的下滑，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作健康持續(xù)發(fā)展。

4.從認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)證項(xiàng)目設(shè)置上

新認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置改原認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)3個(gè)認(rèn)證項(xiàng)目為4個(gè)認(rèn)證項(xiàng)目，即改管理工作為檔案管理體制，業(yè)務(wù)建設(shè)為檔案業(yè)務(wù)(兩基)建設(shè)，檔案信息開發(fā)為檔案信息化建設(shè)，并將檔案提供利用單獨(dú)列出，不僅增加了信息化建設(shè)內(nèi)容，而且突出了檔案的服務(wù)功能。認(rèn)證項(xiàng)目名稱的改動(dòng)，使得各項(xiàng)認(rèn)證內(nèi)容與認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)更加貼切。

5.從認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)內(nèi)容上

5.1新認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)第一認(rèn)證項(xiàng)目“檔案管理體制”中“組織領(lǐng)導(dǎo)”條款第1條。增加了每年至少召開一次檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)，專題研究檔案工作，切實(shí)解決檔案工作的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等問題。這一規(guī)定從制度上解決了多年以來困擾檔案工作者經(jīng)費(fèi)難的問題。第4條，增加了檔案登記、備案、年審工作及對違反《檔案法》案件，不報(bào)不處理的，不予認(rèn)證的規(guī)定。這有利于加強(qiáng)法制觀念，增強(qiáng)《檔案法》的執(zhí)法力度。“機(jī)構(gòu)人員”中第7、8兩條對機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員調(diào)整都有嚴(yán)格要求；對人員素質(zhì)、文化水平有較大提高。如第7條增加了配備與機(jī)關(guān)檔案工作相適應(yīng)的專兼職檔案人員且保持相對穩(wěn)定：調(diào)整檔案人員時(shí)，要全面清點(diǎn)室藏檔案數(shù)量；新老檔案人員交接工作時(shí)，在交接清單上簽字等規(guī)定。第8條規(guī)定檔案人員達(dá)到相應(yīng)素質(zhì)要求。大專以上文化程度達(dá)到80％以上(原標(biāo)準(zhǔn)為30％)等。

5.2新認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)第二認(rèn)證項(xiàng)目“檔案業(yè)務(wù)(兩基)建設(shè)”中“基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)”第11條中新增建立檔案保管應(yīng)急處置方案和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案等工作制度，這對防止檔案發(fā)生突發(fā)性事故采取了預(yù)防機(jī)制。為保證各類歸檔文件齊全完整，新標(biāo)準(zhǔn)第14條對收發(fā)文登記本上沒有登記的黨委黨組會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄、民主生活會(huì)記錄和各種年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及人員編制名冊專門列出，以做重點(diǎn)關(guān)注、及時(shí)收集歸檔。

5.3新認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)第三認(rèn)證項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。規(guī)定把檔案信息化建設(shè)列入單位電子政務(wù)規(guī)劃，實(shí)行文檔一體化管理，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)檔案管理全部聯(lián)網(wǎng)或建有專業(yè)網(wǎng)站，用現(xiàn)代傳輸方式開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高各級(jí)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。這一認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)充分體現(xiàn)了檔案工作要適應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，存儲(chǔ)數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)化。

5.4新認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)第四認(rèn)證項(xiàng)目檔案提供利用，本項(xiàng)目內(nèi)對編制檢索工具、編研材料、檔案科研成果等條款的設(shè)置比原標(biāo)準(zhǔn)都有較高要求，更加重視檔案人員的綜合編研能力、歸檔文件材料的開發(fā)利用、檔案科研成果研究。取消了查準(zhǔn)率、查全率這一模糊概念，對提供利用的服務(wù)水平及熟練程度有嚴(yán)格規(guī)定。通過這些條款的設(shè)置，從根本上改變了檔案人員坐等服務(wù)、你來我查的舊觀念，突出了檔案為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)的宗旨。

(作者單位：鶴壁煤業(yè)(集團(tuán))公司檔案室 來稿日期：2007—01—26)