在信息化建設(shè)的熱潮中，隨著數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善。很多單位由于受知識結(jié)構(gòu)、經(jīng)濟效益等因素的制約，在計算機輔助管理檔案的應(yīng)用方面，走過了觀望、徘徊階段，都紛紛建設(shè)自己的檔案資料數(shù)字化管理與服務(wù)系統(tǒng)，促進檔案資料的數(shù)字化存儲與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這對提高檔案管理與服務(wù)水平具有十分重要的意義。

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事政治、經(jīng)濟、軍事、科學技術(shù)、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作從具體業(yè)務(wù)來說。包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護檔案的本質(zhì)特性和根本價值，并運用各種方法利用檔案信息資源，使檔案的本質(zhì)特性和根本價值得以充分體現(xiàn)。檔案整理過程包含從普通意義的文件到檔案的轉(zhuǎn)變過程。單位內(nèi)部管理的文件種類繁多，規(guī)范性要求高，管理難度大。要對其進行科學、全面的管理，提高單位檔案的管理水平。確保管理體系的良好運行是一項非常重要的工作。

檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)管理工作，涉及了單位所有部門。每個部門均可能產(chǎn)生檔案材料，檔案日常工作主要包括收集、鑒定、整理、利用、編研、統(tǒng)計、銷毀等。經(jīng)過多年的發(fā)展。檔案管理已形成較嚴格的管理流程。檔案庫存比較規(guī)范。但由于文件、檔案數(shù)量較多，分類方式與組卷方式發(fā)生過多次改變，并且檔案所涉及的部門很多。各部門又各有自己的接收、移交檔案材料目錄，它們之間缺乏一個統(tǒng)一的界面，沒有相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)通常被封存在各部門的計算機上，造成工作的重復(fù)。增加出錯的幾率，因此管理有一定的難度。先進的管理思想要用先進的管理手段來實現(xiàn)。在激烈的市場競爭中，很多單位對文件的管理和執(zhí)行提出了更高的要求。文件的管理是一項復(fù)雜程度高，操作嚴謹?shù)墓ぷ?，工作中的每點疏忽都可能對實際的生產(chǎn)、安全造成損失，因此運用網(wǎng)絡(luò)化、微機化的方式來實現(xiàn)單位內(nèi)部文件、檔案管理的現(xiàn)代化具有重要意義。

1.檔案管理軟件開發(fā)原則

為保證設(shè)計目標的實現(xiàn)。結(jié)合用戶需求?；赪eb的檔案管理系統(tǒng)的軟件設(shè)計遵循以下原則：

1.1實用性原則

軟件系統(tǒng)設(shè)計時要充分考慮技術(shù)人員與操作者的要求和建議，一方面要使軟件的人機交互界面友好。操作簡便；另一方面要滿足用戶的各種需求，盡量將用戶所要進行的操作包含在同一界面內(nèi)，用戶所需的一些常用工具(如記事本、計算器等)也應(yīng)包含在內(nèi)。

1.2信息集成原則

強調(diào)系統(tǒng)中信息的一致和在其范圍內(nèi)的共享。

1.3開放性原則

基于Web的檔案管理系統(tǒng)能夠適合于大多數(shù)的檔案管理，因而軟件內(nèi)核與外界的接口應(yīng)具有良好的通用性和可移植性，動態(tài)數(shù)據(jù)庫和靜態(tài)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、表結(jié)構(gòu)、視圖結(jié)構(gòu)都應(yīng)遵循某種規(guī)則，程序編碼應(yīng)盡量采用信息屏蔽原則和不使用語言標準文本以外的語句。系統(tǒng)必須支持各種主流。

1.4利用面向?qū)ο蠹夹g(shù)原則

在軟件開發(fā)過程中將綜合運用面向?qū)ο笳Z言、面向?qū)ο蟮倪\行環(huán)境，也可以和結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法結(jié)合使用。

1.5可伸縮性原則

系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案分類、整理規(guī)則的改變，在較長的時間內(nèi)平穩(wěn)地管理環(huán)境。

1.6高可靠性原則

系統(tǒng)要滿足高可靠性要求，服務(wù)器應(yīng)有容錯、容災(zāi)設(shè)計，保證數(shù)據(jù)的可靠性。

1.7易操作性原則

針對檔案管理及利用人員進行設(shè)計，操作上要盡量簡單，方便。

1.8安全性原則

安全性要求包括網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)等方面，系統(tǒng)應(yīng)提供全面的安全性措施。采用一定的技術(shù)并與相應(yīng)的管理制度相結(jié)合，以保證系統(tǒng)安全運行。防止可能發(fā)生的錯誤：設(shè)置嚴格的權(quán)限管理體系，合理授予合法用戶權(quán)限，防止非授權(quán)用戶對系統(tǒng)的操作：充分考慮應(yīng)用層的安全性，做好信息資源的訪問控制。檔案的上網(wǎng)利用對檔案的保密工作是個挑戰(zhàn)。檔案信息具有一定的機密性，在網(wǎng)上檔案資源的開發(fā)利用中必須有必要的限制。一般說來。與國家安全和利益、與社會秩序有關(guān)的檔案?；蚺c集體、個人秘密有關(guān)的檔案，因其合法權(quán)益受到法律的保護，均屬于限制利用的范圍。因此，急需制定政策，制定法律規(guī)程確定檔案的上網(wǎng)等級。如可根據(jù)檔案的保密等級(絕密、機密、秘密、內(nèi)部)劃分出一定的開放范圍，規(guī)定一級(人事檔案、經(jīng)營決策、地下管網(wǎng)、重要建筑、隱蔽工程等)保密的檔案不能上網(wǎng)；二級保密的檔案上內(nèi)部網(wǎng)：三級保密的檔案才可上Internet網(wǎng)。對于二級保密的檔案可提供一部分的普通信息、目錄信息，以不造成泄密、經(jīng)濟損失和損害技術(shù)人員的設(shè)計，同時又能吸引別人來查閱檔案為原則。

2.檔案管理軟件的系統(tǒng)設(shè)計

設(shè)計階段的任務(wù)是通過綜合考慮所有的技術(shù)限制。以擴展和細化分析階段的模型。設(shè)計階段的目的是指明一種易轉(zhuǎn)化成代碼的工作方案。

2.1登錄設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸人名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確以開始系統(tǒng)或提示信息錯誤。

2.2檔案利用設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)。系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則判斷所需檔案是否存在，若存在則顯示檔案信息，并選擇下載或瀏覽，系統(tǒng)將記錄借閱信息。

2.3檔案續(xù)借設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則判斷是否能辦理續(xù)借，若能，則在續(xù)借后。修改借閱記錄并更新數(shù)據(jù)庫。

2.4檔案管理設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則選擇是增加、修改還是刪除檔案記錄。選擇增加或修改檔案記錄后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)更新：若選擇刪除則會讓檔案管理員再次確認之后決定刪除還是保留，然后再更新數(shù)據(jù)庫。

2.5檔案查詢設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則判斷是否有滿足查詢條件的檔案存在，若存在則顯示信息。

2.6借閱管理設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則選擇是增加、修改還是刪除借閱記錄。選擇增加或修改檔案記錄后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)更新：若選擇刪除則會讓檔案管理員再次確認之后決定刪除還是保留，然后再更新數(shù)據(jù)庫。

2.7檔案統(tǒng)計設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則判斷滿足統(tǒng)計條件的檔案是否存在，若存在則顯示統(tǒng)計結(jié)果。

2.8打印報表設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則判斷檔案是否存在，若存在執(zhí)行打印預(yù)覽或打印報表。

2.9檔案銷毀設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則判斷檔案是否存在，若存在則顯示檔案信息，檔案管理員判斷檔案是否到期且無保存價值，若是則再次確認是否銷毀。確認后銷毀檔案，更新銷毀記錄和檔案數(shù)據(jù)庫。

2.10系統(tǒng)管理設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則選擇是增加、修改還是刪除用戶。選擇增加或修改用戶后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)更新；若選擇刪除則會讓系統(tǒng)管理員再次確認之后決定刪除還是保留，然后再更新數(shù)據(jù)庫。

2.11利用檔案權(quán)限審批設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入名字和密碼后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則判斷檔案是否存在，若存在則顯示檔案信息，審批人填寫審批意見后提交。并更新審批記錄。

2.12修改口令設(shè)計

系統(tǒng)提示輸入用戶名和密碼，用戶輸入新、老用戶名和密碼。輸入后提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)判斷是否正確，若正確則提示修改成功。

3.檔案管理軟件系統(tǒng)設(shè)計原則

3.1層次劃分原則

單位的管理是分層次的，那么提供數(shù)據(jù)服務(wù)的數(shù)據(jù)庫也應(yīng)該是分層次的，以便于適應(yīng)管理的特點和要求。

3.2布局合理和分布存儲原則

為減少不必要的中間環(huán)節(jié)，減少數(shù)據(jù)傳輸，以提高系統(tǒng)效率。數(shù)據(jù)庫的布局遵循數(shù)據(jù)就近存放、就近使用的原則。按照這一原則，各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的分布基本與子系統(tǒng)保持一致，按分系統(tǒng)建立共享數(shù)據(jù)庫。

3.3合理冗余原則

允許部分數(shù)據(jù)重疊。在提高系統(tǒng)處理效率和能保證數(shù)據(jù)同步更新的前提下。允許部分數(shù)據(jù)重復(fù)存儲。

3.4完整性、一致性和正確性原則

數(shù)據(jù)的完整性是指數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠完整地反映整個管理信息系統(tǒng)的全部信息：數(shù)據(jù)的一致性是指各系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)在進行處理時(如并發(fā)處理)可保證數(shù)據(jù)間的一致性：正確性是指存儲的數(shù)據(jù)和處理的結(jié)果是正確的。

3.5結(jié)構(gòu)化、規(guī)范化和標準化原則

數(shù)據(jù)庫的建立要求統(tǒng)一分類和編碼，以支持內(nèi)外信息交換和資源共享。數(shù)據(jù)采用SQLServer 20大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來處理本管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。對于系統(tǒng)的安全應(yīng)用設(shè)計，采用數(shù)據(jù)系統(tǒng)默認的規(guī)則進行處理。對表的定義中，主要突出表的名稱與含義、字段名稱、所表示的中文意思(中文含義)、字段類型、字段長度、數(shù)值型字段中小數(shù)點以后的位數(shù)(小數(shù))、是否允許為空值(允許空值)、缺省值、是否作為表的主關(guān)鍵字段(主鍵)和是否作為外部關(guān)鍵字段(外鍵)等字段信息作為描述，相關(guān)聯(lián)表與必要注釋等內(nèi)容說明。在表格中無值的單元格表明當前項目不具備該屬性。

3.6數(shù)據(jù)安全保密性原則

數(shù)據(jù)庫能提供安全保密措施和自動排除故障的恢復(fù)功能，以保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的正確性、有效性和可靠性。

3.7獨立性和可擴展性原則

數(shù)據(jù)相對于程序具有一定的獨立性，同時數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)能適應(yīng)應(yīng)用需求的變化。按照數(shù)據(jù)管理的整合性。根據(jù)數(shù)據(jù)管理規(guī)劃。整個應(yīng)用系統(tǒng)構(gòu)建一個數(shù)據(jù)庫，滿足應(yīng)用系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫的要求，即設(shè)計的數(shù)據(jù)是為應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)的。當然，數(shù)據(jù)庫也將反作用于應(yīng)用系統(tǒng)。對于可派生的數(shù)據(jù)庫的其他應(yīng)用不作描述。

(作者單位：鄭州市委黨校 來稿日期：2008-02-19)