摘要：本文主要從衡量“收文”是不是檔案的標準，檔案的唯一性并非指檔案只有一份?！笆瘴摹弊鳛闄n案與“收文”是檔案沒有區(qū)別，檔案館檔案重復與“收文”是檔案無關等幾個方面對“收文”不是檔案論進行了質疑。

關鍵詞：收文；文件；檔案

檔案學者劉東斌先生在《論檔案形成在前》一文中認為“‘收文’不符合‘檔案形成在前’說，而恰恰符合‘文件是檔案的前身’的觀點”，并提出了“‘收文’是不是檔案”的疑問。而《論“收文”不是檔案——四論檔案形成在前》(以下簡稱《論“收文”》)這篇文章就專門解答了這一疑問，并得出了“收文”不是檔案的結論。

無論從理論上還是從實踐上看，我國和國外都是將“收文”作為檔案看待的。如果“收文”不是檔案的話，那么我國檔案機構保存的相當數量的“收文”就不能稱為檔案了，若此。檔案室和檔案館這些名稱能否使用都是問題。那么《論“收文”》得出“收文”不是檔案的結論，究竟存在哪些問題呢?

1.衡量“收文”是不是檔案應采用什么標準

要說明“收文”是不是檔案，我們應當用檔案定義來衡量。如果“收文”符合檔案定義，就是檔案，否則，就不是檔案?！墩摗笆瘴摹薄吩趯n案定義進行梳理后，認為有兩點既表明人們認識檔案的趨勢，又是基本趨同的，這就是“直接形成的”、“原始記錄”。但令人不解的是，《論“收文”》接著就得出了結論：“用檔案定義中的這兩點來看‘收文’，問題就出來了。就立檔單位來說，‘收文’是其在社會活動中‘直接形成’的‘原始記錄’嗎?顯然不是。既然不是，怎么能是檔案呢?”

《論“收文”》認定“收文”不是檔案，實際上運用了三段論推理。這一推理省略了大前提。我們可以將該三段論還原如下：

所有的檔案都是立檔單位在其社會活動中直接形成的原始記錄(大前提)，“收文”不是立檔單位在其社會活動中直接形成的原始記錄(小前提)，所以“收文”不是檔案(結論)。

很顯然。這一推理形式沒有問題，但大前提和小前提這兩個判斷是有問題的。

1.1“收文”指的是什么?！墩摗笆瘴摹薄吩谖闹刑貏e強調：“這里需要說明的是，本文說的‘收文’是指那些在文件是檔案的前身‘檔案是由文件轉化而來的’觀點下，所謂‘轉化’為‘檔案’的‘收文’。‘收文’不是檔案指的就是這部分‘收文’?！币簿褪钦f，“收文”指的是辦理完畢并被保存起來的那部分文件。

但《論“收文”》又指出，本文采用的“收文”概念是《檔案學詞典》認為的：“亦稱‘收來文件’。本機關收到的從外機關發(fā)送來的文件。由外機關擬制作為傳達制成機關的意圖而發(fā)送到本機關。有上級機關發(fā)來的指示、規(guī)定、決定、通知、批示、批復，下級機關送來的請示、報告，以及屬公事性質的電報、信函，內部刊物和資料等?！比绻笆瘴摹笔怯赏鈾C關擬制作為傳達制成機關的意圖而發(fā)送到本機關這種意義上的“收文”。那么這種“收文”就是文書學中的“收文”，筆者也認為“收文”不是檔案的命題是成立的。因為這里的“收文”還沒有完成文書處理程序，還沒有成為歷史記錄。還沒有被保存起來，還不能稱之為檔案。

盡管《論“收文”》中的“收文”概念有不一致之處，但筆者以為，我們要探討的“收文”是不是檔案，無疑是第一種意義上的“收文”，即“收文”特指辦理完畢并被保存起來的那部分文件。如果“收文”是第二種意義上的“收文”，那么這種“收文”的確不是檔案，就沒有進行論證或質疑的必要。

1.2立檔單位不能作為檔案形成者。既然講檔案是直接形成的原始記錄，那么檔案是誰形成的，即檔案形成者就是不可回避的問題?！墩摗笆瘴摹薄氛J為檔案是立檔單位直接形成的原始記錄，這一判斷是不能成立的，因為中外檔案定義從來就沒有將立檔單位作為檔案形成者的。

為什么這么說呢?由于立檔單位是指“構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。”檔案概念和立檔單位概念表達的意義是不同的：一個是誰形成的東西符合什么條件才是檔案，即檔案是什么的問題。一個是檔案是哪一個機關的檔案。即該機關檔案如何分類、整理和保管的問題。因此。我們在判斷“收文”是不是檔案時，如果以是否立檔單位直接形成的原始記錄為標準，就等于說?！笆瘴摹币呀浭菣n案了，那還需要我們加以論證再得出結論嗎?

1.3文件形成者不等于檔案形成者。如果筆者理解正確的話，《論“收文”》認為“收文”不是立檔單位直接形成的原始記錄。其實要表達的是：“收文”不是收文機關直接形成的原始記錄，而我國的檔案定義強調檔案必須是國家機構、社會組織和個人直接形成的原始記錄，所以“收文”不是檔案。這樣實際上將文件形成者與檔案形成者相混淆了。

“收文”和“發(fā)文”是文書學上相對的概念，一個機關的文件可以根據其來源劃分為“收文”和“發(fā)文”兩個部分。之所以要這樣劃分。是因為“收文”和“發(fā)文”的處理程序不同。相應地，制發(fā)文件的機關和收到文件的機關分別稱為發(fā)文機關和收文機關。對收文機關而言。“收文”形成者不是收文機關。而是發(fā)文機關。“收文”就是文件，最初是辦事的工具，事情辦完以后，“人們又自然要把日后仍要查考的文件。有意識地留存下來，就成為檔案?！倍覈膫鹘y(tǒng)觀點認為。文件轉化為檔案是有條件的，“文件不能自動地成為檔案。文件是逐年累月地逐份逐件地產生的，只有把這些文件中有保存價值的部分按照一定的程序和條理集中保管起來。它們才能成為檔案?！焙渭紊p教授認為“‘按一定規(guī)律有意識保存’才是文件向檔案轉化唯一最重要的條件和標志?！笨梢?。文件形成者就是發(fā)文機關(或文件制發(fā)機關、文件責任者)，而機關的“收文”和“發(fā)文”辦理完畢成為歷史記錄并被保存起來之后，該機關就是檔案形成者。簡單說，文件形成者形成的只是“發(fā)文”。而檔案形成者形成的既包括“發(fā)文”，又包括“收文”。

1.4“收文”是收文機關直接形成的原始記錄。如果我們將文件形成者和檔案形成者區(qū)分開來，就會得出“收文”也是收文機關直接形成的原始記錄，“收文”也是檔案的結論。

我國檔案概念中的直接形成指的“是特定的形成者在當時當地直接使用的有保存價值的文件，不是事后編寫或隨意收集的材料”。如下級機關設立某機構行文請示，上級機關行文批復，對下級機關來說，請示是“發(fā)文”，批復是“收文”；而對上級機關來說。請示是“收文”，批復是“發(fā)文”。請示是上級機關批復的依據，批復則是下級機關設立機構的依據。請示和批復辦理完畢后，無論作為“發(fā)文”。還是作為“收文”，都是機關在當時行使職能活動中直接形成的。因此，不僅發(fā)文底稿是直接形成的，依據發(fā)文底稿印制的請示和批復也是直接形成的，都是要作為檔案保存起來的。

鄧紹興教授認為，“在形式上，機關的發(fā)文，底稿上有主管者、作者的筆跡，有機關的大印，說明它是第一手的原始材料”。“在內容上，無論是指示、命令、請示、總結報告、通知、通報，都真實地記載著作者和主管者的思想、立場和具體反映著當時活動的歷史面貌?！睆摹鞍l(fā)文”的形式和內容上看?！笆瘴摹睙o疑是具有原始記錄性的。由于“檔案的原始性特點是由文件的原始性繼承而來的”，“收文”自然就具有原始記錄性，“收文”當然就是檔案了。陳兆祦教授特別強調，“必須指出，檔案這種原始歷史記錄，當然包括作為檔案保存的收文、發(fā)文底稿和印發(fā)件以及其他各種原始材料”。

不可否認的是，《論“收文”》選擇“收文”不是收文機關直接形成的，作為否定“收文”不是檔案的突破口，也不能說沒有一點道理。畢竟“收文”是文件形成者直接形成的，我們再說“收文”是檔案形成者直接形成的。是易于產生誤解，否則我們也沒有必要對檔案的直接形成作特別的解釋。其實，我們說檔案的本質屬性是原始記錄性也不是不可以，但不太確切，還需要作一些說明。馮惠玲和張輯哲兩位教授主編的《檔案學概論》認為，“原始記錄性是檔案的本質特性”，但又認為歷史性是理解檔案概念的要點之一，“歷史性或日后時性，即從時態(tài)上講。檔案是過去已經形成的而不是正在形成或尚未形成的東西?！眳菍毧到淌谠谄渲骶幍摹稒n案學概論》中給檔案下的定義雖認為檔案是原始記錄，但前面還有“保存?zhèn)洳榈摹钡认薅ㄕZ。保存?zhèn)洳榈脑加涗洰斎恢傅氖菤v史記錄。吳寶康教授還明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性?！蔽覈摹稒n案法》也認為，檔案是檔案形成者直接形成的歷史記錄。何嘉蓀教授指出，“檔案是歷史的記錄，這一點也是在全世界都公認的，沒有任何人懷疑?！币虼?，盡管最初的“收文”是文件形成者直接形成的，但從歷史記錄形成的角度看，“收文”已經與文件形成者脫離了關系，只能是收文機關(檔案形成者)直接形成的原始記錄，即檔案。

2.檔案的唯一性是指檔案只有一份嗎

《論“收文”》認為，“檔案是‘直接形成的’‘原始記錄’，它只有一件，是唯一的。再來看‘收文’，不論作為收到的文件。還是作為‘轉化’的‘檔案’都不是唯一的?！?/p>

由于“檔案形成在前”學術觀點認為檔案就是文件的原稿，所以檔案只有一件，在形體上是唯一的。由此對照，不但“收文”不是檔案，就是“發(fā)文”也不是檔案。這涉及到的還是如何理解檔案的原始記錄性問題。

2.1我們不能絕對地理解唯一性就只有一份，就是文件的原稿。我國檔案學認為“檔案注重原本、原稿。而且往往又只有一份孤本”?！皺n案注重原本、原稿和孤本，很多檔案往往只有一份”。檔案往往只有一份并沒有說絕對只有一份。也就是說，有的只有一份，有的就不是一份。檔案注重原本、原稿，“原本”指的是原來直接形成的文本。對發(fā)文機關來說。文件的原稿是檔案，同時保存的該原稿的各種形式文本的打印件就不是檔案嗎?對收文機關來說，“收文”一般只有一份。有時有兩份以上，但進入文書處理程序的一般只有一份，最后將辦理完畢的“收文”作為檔案保存起來，檔案自然只有一份。

有學者認為唯一性是相對的，“相對于收存保管單位對其所收存檔案的不重復性而言的”，“文件收受單位收存的來文對其而言也是唯一的，盡管該文件可能也會發(fā)往其他機關并被作為檔案保存，但它畢竟是其他機關單位的檔案而非本機關單位的檔案，所以，對于本單位的檔案構成體系而言，它仍然是唯一的。”這一認識具有很強的代表性。

當然，對若干個機關來說，同樣的“收文”有若干份，從各自的角度看只有一份，但從總體上看，數量就不是唯一的了。那么它們是否就不是檔案了呢?它們還是檔案。道理很簡單，若干份內容相同的“收文”，都是發(fā)文機關直接形成的原始記錄，都經過了收文機關的文書處理程序，成為歷史記錄以后。對收文機關依然能起到憑證作用和參考作用。這當然屬于檔案了。我們不能將原始記錄性絕對地理解為只有一份。合同通常有一式幾份，都要被保存起來，我們難道能說只有一份合同是檔案，其余的就不是檔案?文件的原稿。一般情況下只有一份，但極其重要的文件歷次草稿，我們除了要將最后一稿(定稿)作為檔案保存外，此前的歷次草稿都是要保存下來的。這些歷次草稿不是檔案又是什么呢?

2.2文件的副本也是檔案。從公文的稿本角度看，公文的文稿有草稿和定稿之分：從公文的文本角度看，公文有正本、副本和存本之別。正本發(fā)往主送機關，副本發(fā)往抄送機關，存本由發(fā)文機關保存。在當今的印刷條件下。正本、副本和存本并沒有多大的區(qū)別。都是依據定稿印制的。正本有可能只有一份，有可能有若干份，如普發(fā)性文件。收文機關收到這些“收文”后，就是收文機關開展工作的依據。公文的作用之一是憑證和依據作用。(我覺得改為憑證和參考作用可能更準確一些，這樣就和檔案作用的性質吻合起來。)公文的憑證和參考作用與檔案的憑證和參考作用的區(qū)別僅僅在于：一個是現實的，一個是歷史的，僅此而已。如果只有定稿才是檔案，那么“收文”究竟是什么呢?最初的檔案可能只有一份，發(fā)往主送機關自己也就沒有了。在當今可以同時產生大量副本的情況下。我們就要用發(fā)展的觀點看問題，就要把這些“收文”作為檔案看待了。即使非要看成檔案復制件的話。那么它與真正的檔案也是沒有區(qū)別的。張輯哲教授認為。“文書的定稿、照片的底片、圖紙的底圖、影片的母片等一般被認為是程度最高的檔案?；蚴羌兇庖饬x、絕對意義的檔案。而文書的正本、照片(相片)、藍圖、反轉片、拷貝片、復制件等則居次要地位?！碑斎?。這里可能會對復制件產生爭議。因為正本發(fā)往主送機關，副本發(fā)往抄送機關。發(fā)文機關的存本也是副本。前面已述。當今的副本與正本已沒有區(qū)別。所以，正本、副本雖可以理解為底稿的復制件。但由于手抄、復印、照相、掃描等手段產生的復制品也能稱為復制件，所以為了將依據同一底稿印制的沒有區(qū)別的文件正本、副本與其他復制件相區(qū)別。我們還是不稱其為檔案復制件為好。用張輯哲教授的話說，文書的正本、復制件是居次要地位的檔案。盡管居次要地位，但畢竟還是檔案。劉東斌先生在他的另一篇文章中也認為。“如果將原件、原稿、原作所具有的原始記錄性，稱為檔案的絕對原始記錄性的話，那么。相對于時空條件改變而言的檔案復制件所具有的原始記錄性，則是檔案的相對原始記錄性。由檔案的絕對原始記錄性和檔案的相對原始記錄性共同構成檔案的本質屬性——原始記錄性?！卑凑者@種理解，即使“收文”和“發(fā)文”是檔案的復制件。那么也是具有原始記錄性的。屬于檔案也是毫無疑問的。

檔案唯一性是相對的，但檔案唯一性的表述容易使人產生誤解，以為檔案只有一份，就是原稿。如果我們絕對地理解檔案的唯一性，并以之為依據再去認識什么是檔案，勢必就得出檔案就是文件原稿的結論。其實，“唯一性雖是檔案的一個重要屬性，但并非檔案的本質屬性，它的實質是指作為檔案保存的文件文本(原始文本)的唯一性(一般情況下只保存一份文本)”，“唯一性的喪失并不影響檔案成其為檔案?！币虼?，只要具備檔案本質屬性的歷史記錄都是檔案，與數量多少沒有關系。

3.“收文”作為檔案就不是檔案嗎

《論“收文”》認為，“所謂作為‘檔案’，就是某事物并不是檔案。而把它作為‘檔案’來看待。是由于人們的某種需要和原因把某些事物作為‘檔案’來保存來管理，而這些事物并不是檔案。”

《論“收文”》認為“收文”不是檔案，但在立檔單位又被作為檔案保存起來，對這一問題進行思考的結果就是因某種需要和原因，把“收文”作為“檔案”來對待。如果真的能夠說明“收文”作為檔案就是因為“收文”不是檔案，那倒也無妨。問題是，“收文”作為檔案與“收文”是檔案并沒有什么不同。

“作為”一詞，《現代漢語詞典》有兩種釋義：一是當做；二是就人的某種身份或事物的某種性質來說。很顯然，第一種解釋符合《論“收文”》的本意，就是本來“收文”不是檔案，當作檔案的意思，《論“收文”》給檔案二字加上雙引號就說明了這一點；第二種解釋，就是“收文”具有檔案的性質，換句話說，“收文”就是檔案。

劉先生認為文件形成在前，文件的原稿是檔案。實際上，就文件原稿而言。說文件原稿是檔案是沒有問題的。同樣，我們說將文件原稿作為檔案保存。也是沒有問題的?！皺n案這種原始歷史記錄。當然包括作為檔案保存的收文、發(fā)文底稿和印發(fā)件以及其他各種原始材料”?？梢?。收文、發(fā)文底稿和印發(fā)件都是可以作為檔案保存的。這也不難理解。檔案是一種歷史的原始記錄，在沒有成為歷史記錄之前。它們是有相應的名稱的。在它們成為歷史記錄后，我們說它們就是檔案，或者說，我們將它們作為檔案保存起來，讓它們享受檔案待遇。這又有什么不可以的呢?

既然“作為”一詞可以有兩種不同的理解，容易產生歧義。既然作為檔案與是檔案并沒有什么區(qū)別，那么再據此去說明“收文”作為檔案與“收文”是檔案的區(qū)別，就缺乏說服力了。

4.檔案館檔案重復與“收文”是檔案有關嗎

《論“收文”》認為，“‘收文’不過是為了查找利用的方便需要而作為“檔案”保存的。這就解釋清了為什么同是‘收文‘轉化’為‘檔案’而集中到檔案館保存就成了多余的重復件，檔案館就要調控進館‘檔案’的重復問題。”

4.1檔案館檔案重復與“收文”是不是檔案無關。我們如果明確“收文”不是檔案，是不是就可以避免館藏檔案的重復呢?明確“收文”不是檔案。就不作為檔案保存。就不必向國家檔案館移交。自然就不會重復了。這一想法是好的。既然“收文”不作為檔案就能避免館藏重復。那么“收文”作為檔案。我們也完全能夠達到避免館藏重復的目的。比如說，定期檔案不進館；如果上下級機關在同一座城市，那么下級機關收到的上級機關批復就不作永久保存?？梢姟栴}的關鍵在于我們如何對待“收文”，并不在于“收文”是不是檔案。

4.2檔案館檔案重復與檔案整理工作原則無關?！墩摗笆瘴摹薄氛J為，“收文”作為檔案保存的一個重要原因“是為保持所謂的檔案文件之間的歷史聯系。保持所謂的檔案文件之間的歷史聯系是檔案整理工作的原則之一”。我國檔案工作原則的重要內容之一就是便于社會各方面的利用，這也是檔案工作的根本目的。我們在檔案整理過程中自然要保持檔案之間的歷史聯系，如上下級機關就同一問題的請示和批復來說，整理時就不能分開。下級機關的請示與上級機關的批復，對下級機關來說。上級機關的批復是“收文”，對上級機關來說。下級機關的請示是“收文”，如果整理時將“收文”與“發(fā)文”分開。就不便于今后的查找利用。檔案整理最重要的一條原則就是保持檔案之間的歷史聯系，無論對下級機關還是對上級機關來說，請示和批復都是聯系非常緊密的檔案。為了避免館藏檔案重復。我們對作為檔案保存的“收文”可以制定一些切實有效的規(guī)定進行調控，但沒有必要為此而否定“收文”是檔案。

5.結論

《論“收文”》和筆者都用檔案定義和檔案本質屬性去衡量“收文”。但卻得出了不同的結論。根本原因在于。劉東斌先生認為檔案形成在前，檔案就是文件的原稿，文件是檔案的復制件，檔案只有一份，而“收文”不是收文機關直接形成的原始記錄，而且不具有唯一性。從而得出“收文”不是檔案的結論。實際上?！笆瘴摹辈皇菣n案的結論是難以成立的。如果“收文”不是檔案的話。那么“收文”究竟是什么呢?難道“收文”始終是“收文”嗎?抑或“收文”始終是文件嗎?“收文”是不是資料呢?“收文”是什么的問題在《論“收文”》中并沒有給出答案，我們期待著劉東斌先生的合理解答。