王先發(fā)在《檔案管理》2007年第1期發(fā)表文章，對“文件與檔案雙重價值論”提出了“困惑與思考”，我認(rèn)為是必要的，也是有意義的。我這里做幾點(diǎn)說明，也可以算作給大家提供點(diǎn)背景資料。

1.1 1982-1984年間，我與和寶榮共同主編《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》教材，當(dāng)時寫第一章第三節(jié)第三部分“檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性”第一個問題“檔案對機(jī)關(guān)的作用和社會作用的雙重性”時指出：“檔案作為機(jī)關(guān)工作和生產(chǎn)的必要條件，在一定時間內(nèi)，首先是它的形成機(jī)關(guān)最需要查考利用，社會上其他機(jī)關(guān)利用的需要并不突出。檔案對于檔案形成者的這種作用，是檔案形成者積累和保存檔案的主要動力。因此，檔案對于檔案形成者的首要作用，構(gòu)成了檔案的第一價值?！薄白鳛辄h和國家的財富，檔案的長遠(yuǎn)作用又不只限于一個機(jī)關(guān)……社會上各個機(jī)關(guān)和個人，都需要利用……有關(guān)的檔案……檔案對于檔案形成者以外的這種社會作用，構(gòu)成了檔案的第二價值?！薄耙虼?，必須處理好檔案的第一價值和第二價值、局部和整體、當(dāng)前和長遠(yuǎn)的關(guān)系?！迸c此同時，黃坤坊等翻譯的美國謝倫伯格著《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》譯稿要我看，此書曾經(jīng)多人翻譯。發(fā)現(xiàn)“primary value”有“第一價值”和“原始價值”兩種譯法，相應(yīng)的“secondary value”也有“從屬價值”和“第二價值”兩種譯法。經(jīng)查多部英漢詞典，如上海人民出版社1975年出版的《新英漢詞典》、遠(yuǎn)東圖書公司1977年印行的《遠(yuǎn)東英漢大辭典》、牛津大學(xué)出版社1978年出版的《現(xiàn)代高級英漢雙解辭典》等。覺得兩種譯法均可。為了避免與我國對檔案雙重價值認(rèn)識中“第一價值”與“第二價值”相混，經(jīng)征得有關(guān)譯者同意，此書于1983年12月由檔案出版社出版時統(tǒng)一使用“原始價值”和“從屬價值”兩詞。

1.2 1986-1990年間編纂《檔案學(xué)詞典》時，編寫“第一價值”和“第二價值”兩詞釋文的主導(dǎo)思想是要明確這是指“檔案”的價值。雖然第一價值和第二價值并不是曾三說的，但其思想的來源是曾老的歷次講話、報告和文章，因此釋文中僅指出：“檔案對于檔案形成者(機(jī)關(guān))的首要作用和首先歸檔案形成者(本機(jī)關(guān))所有和利用的思想，在我國，曾三于1961年首先提出?！薄皺n案對于檔案形成者(機(jī)關(guān))以外國家、社會的重要作用以及重要檔案最終必須歸檔案館保存的思想，在我國，曾三于1955年首先提出?！辈⒉幌瘛霸純r值”和“從屬價值”的釋文中除了指出“文件對其形成機(jī)關(guān)的使用價值”和“文件對其他機(jī)關(guān)和個人研究者的使用和研究價值”外，專門分別明確指出是“美國檔案學(xué)家謝倫伯格首次提出并使用此概念”。編寫“原始價值”和“從屬價值”兩詞釋文的主導(dǎo)思想是要明確這是指美國人提出的美國人理解的“文件”和“文件價值”。那么，為什么要指出“亦譯‘第一價值’”和“亦譯‘第二價值一’”，不是與檔案的“第一價值”和“第二價值”相混了嗎?《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》中文版出版之后。許多人并不在意書中已統(tǒng)一使用“原始價值”和“從屬價值”兩詞，而在寫文章和編書中論及謝倫伯格的文件雙重價值時仍喜歡用“第一價值”和“第二價值”。出于無奈，只好在“原始價值”中標(biāo)明“亦譯‘第一價值一’”，“從屬價值”中標(biāo)明“亦譯‘第二價值’”。

1.3 2003年我在撰寫《談?wù)劇拔募摗薄芬晃臅r。曾有以下一段文字：“文件的產(chǎn)生是為了履行法定職責(zé)或處理事務(wù)的現(xiàn)實目的，簡而言之。就是人們辦事的一種工具，它本身成為組織或個人履行法定職責(zé)或處理事務(wù)(也就是人們常說的“社會活動”)的組成部分。正在實現(xiàn)現(xiàn)實目的的文件，通常也稱為‘現(xiàn)行文件’。例如，某機(jī)關(guān)發(fā)出數(shù)十份開會通知，這些《通知》就是某機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)而制作的文件，在這些文件中記錄了有關(guān)舉行此次會議的各種信息，告知相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員。有關(guān)機(jī)構(gòu)收到這份《通知》后，就要研究由誰出席會議，決定出席會議的某人就拿了《通知》去開會。制作、發(fā)出和研究《通知》，本身就構(gòu)成了舉行會議這項活動的組成部分。以上這些就是制作這份《通知》的目的和所起的作用，也就是這份《通知》文件的第一價值。當(dāng)會議舉行以后，散會了。召集會議的機(jī)關(guān)或派員參加會議的機(jī)構(gòu)認(rèn)為這份《通知》沒有用了，就可以列入銷毀的文件中。如果這個會議特別重要，這份《通知》中又包含了有關(guān)會議的重要信息，它就成為舉行某重要會議這一歷史事件的見證，同時對今后舉行類似的會議有參考作用，這就產(chǎn)生了除制作該《通知》的目的和所起現(xiàn)行作用以外的一種作用，這就是它的第二價值。由于文件有了第二價值，應(yīng)歸檔保存，也可以稱為有了檔案價值，這份《通知》就成了檔案。”“上面提到了文件的第一價值和第二價值的問題，我想借此說明一點(diǎn)，這與檔案的第一價值和第二價值是不同的。實際上這是兩個層次的事，首先文件的價值分為第一價值(制作文件目的的實現(xiàn)以及所起的現(xiàn)行作用)和第二價值(即文件的保存價值、檔案價值)，其中的第二價值再分為第一價值(檔案對于檔案形成者所具有的利用價值)和第二價值(檔案對于檔案形成者以外的組織或個人所具有的利用價值)?！碑?dāng)時這么寫的本意，只是想根據(jù)我們(不是美國人)對文件、檔案及其相互關(guān)系的認(rèn)識闡明文件的雙重價值和檔案的雙重價值。當(dāng)我把稿子征求其他同志意見時，有一位同志在稿子邊上寫了如下一段文字：“因為大家習(xí)慣謝倫伯格說的文件的第一價值和第二價值，《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》有檔案的第一價值和第二價值，這里又出現(xiàn)了兩個第一價值和第二價值，太復(fù)雜了，幾句話說不清楚。以不說為好?！蔽也杉{了他的意見，該文于第二年發(fā)表時刪去了以上有“下劃線”的文字。

以上三點(diǎn)背景資料，如果對研究文件與檔案雙重價值論有用，請予以刊用，供大家參考。