我國(guó)近代檔案學(xué)是在20世紀(jì)30年代民國(guó)政府開(kāi)展的以文書檔案改革為主要內(nèi)容的“行政效率運(yùn)動(dòng)”推動(dòng)下產(chǎn)生的。此后一批檔案工作者從實(shí)際出發(fā)。不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提煉理論，探尋新的方法，揭開(kāi)了我國(guó)近代檔案管理工作的新篇章。梁上燕的《縣政府公文處理與檔案管理》就是“行政效率運(yùn)動(dòng)”的一個(gè)成果。

此書最早一版是在1942年2月由中國(guó)行政研究社出版的，1958年7月被中國(guó)人民大學(xué)歷史檔案系作為檔案學(xué)十三本舊著之一而翻印。雖然《縣政府公文處理與檔案管理》正文只有25頁(yè)，約21000字，但是該書極具理論和實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，在當(dāng)時(shí)即被列為民國(guó)政府組織編寫的“行政研究叢書”之中，受到時(shí)人的高度重視。

《縣政府公文處理與檔案管理》一書分甲乙兩大部分，即縣政府公文的處理和檔案的管理。

甲篇為公文處理部分，共六章。梁上燕在第一章講了公文處理的重要性。“處理政務(wù)，不能不需要公文書牘，而公文書牘的處理是否適宜，影響于政務(wù)處理的得失成敗，至深至巨”?；诖俗髡邚墓ぷ餍?、政務(wù)處理和人員責(zé)任三方面分別闡述了公文處理對(duì)于行政工作成敗的重要性。作者認(rèn)為我們只有找到良好的公文處理辦法，做好公文處理工作，才能提高政府部門行政工作效率，進(jìn)而達(dá)到行政工作上所應(yīng)有的目標(biāo)。第二章為公文處理的主要原則。梁上燕認(rèn)為“在現(xiàn)代的行政工作眼光看來(lái)，公文處理。并不是行政的主體，若以‘等因奉此’為行政工作的主體，那是極大的錯(cuò)誤”，所以我們只有在辦文過(guò)程中不陳陳相因，才能增強(qiáng)公文處理的效果。關(guān)于縣政府公文處理的原則，梁上燕提出以下三點(diǎn)并分別加以論述：第一，要求公文處理實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。對(duì)此作者分別從擬議責(zé)任、審議責(zé)任、綜核責(zé)任和決定責(zé)任四個(gè)方面進(jìn)行了闡述。第二。要求公文處理過(guò)程中打破積習(xí)。作者分別從濫調(diào)陳套必須打破、落后方法必須改良和不負(fù)責(zé)任惡習(xí)的改革三個(gè)方面入手，論證了打破積習(xí)對(duì)于改善公文處理的必要性，如上級(jí)對(duì)下級(jí)行文用“昏聵糊涂”的語(yǔ)氣，這種濫調(diào)陳套就應(yīng)該徹底打破。第三，要求公文處理必須適應(yīng)當(dāng)前之需要，對(duì)此作者從運(yùn)用科學(xué)方法和改革公文格式兩個(gè)方面人手，并在后文就其具體方法進(jìn)行了詳盡的闡釋。雖然時(shí)隔數(shù)十年，但是梁上燕先生的這些觀點(diǎn)對(duì)于而今的公文處理依然具有一定的指導(dǎo)意義。第三章為公文處理的方法舉要。作者從公文的收入、裁決、撰稿、核稿、判行、繕寫、校對(duì)、用印、封發(fā)和文別編號(hào)十個(gè)方面闡述了各個(gè)程序公文處理的一些方法，并列舉了一些圖表和事例來(lái)加深讀者對(duì)其方法的理解。這一章為本部分的重點(diǎn)內(nèi)容，雖然有些步驟的表述與今有別，如我們現(xiàn)在叫收文而不是收入，但是不可否認(rèn)這幾乎就是我們當(dāng)今的辦文程序。第四章為公文書牘作法舉要。第六章講公文處理程序的訂定。作者于民國(guó)二十五年服務(wù)于邕寧縣政府曾著力提高會(huì)報(bào)的效率，減少手續(xù)麻煩。因此作者根據(jù)自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，制定了一個(gè)公文處理程序的圖表，這個(gè)圖表很明了地顯示了從收文、登記到批閱、擬辦再到核稿、判行及再到繕校、用印、登記和發(fā)文最后到歸檔的過(guò)程，圖表一目了然，給讀者以很深的印象。

乙為檔案管理部分，共三章。第一章檔案與行政機(jī)關(guān)?！疤幚砉牡倪^(guò)程，最后一項(xiàng)就是歸檔。但是，歸檔后的文檔并不是廢棄，而是存查，因?yàn)樵谛姓ぷ魃?，是時(shí)時(shí)有稽查舊案，以免有沖突或錯(cuò)漏的情事”，檔案與行政機(jī)關(guān)的工作是相輔相成的，檔案直接為行政工作服務(wù)，而清理與管理檔案也是行政上一個(gè)重要的問(wèn)題，第二章講怎樣清理檔案。清理檔案就是為了清除那些沒(méi)有保存利用價(jià)值的檔案，提高工作效率。檔案的清理是一個(gè)繁難的工作，梁上燕先生認(rèn)為應(yīng)該從存毀的鑒定和人員與組織兩個(gè)方面去解決，只有如此，才能做好檔案的清理工作。第三章講怎樣管理檔案。梁上燕重點(diǎn)著墨，通過(guò)大量的事例及圖表，詳細(xì)介紹了管理檔案的方法，他認(rèn)為要想管理好檔案，必須從檔案管理人員職責(zé)的規(guī)定、檔案保管設(shè)備的充實(shí)、檔案案卷分目和編目及歸檔和調(diào)閱的改善等方面人手，尤其在分目和編目那一段敘述中，作者提出天干地支的編目方法幾乎和古千文架閣法中用“千字文”排架的方法相媲美，雖然作者在文中所提出的檔案管理的方法不是很完善，但大體說(shuō)來(lái)還是值得縣政府檔案管理人員進(jìn)行參考的。

作者通過(guò)自身在基層長(zhǎng)期的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)文書處理和檔案管理工作的得失并撰述成書，極大促進(jìn)了當(dāng)時(shí)檔案學(xué)的發(fā)展。盡管由于時(shí)代的局限性，本書的某些觀點(diǎn)已經(jīng)不適合當(dāng)今社會(huì)的實(shí)際需要，但決不可忽視其在近代檔案史上的價(jià)值，該書對(duì)當(dāng)今的公文處理和檔案管理工作仍有著一定的指導(dǎo)和借鑒意義。

(作者單位：鄭州大學(xué)信息管理系 來(lái)稿日期：2008-02-19)