眾所周知，學(xué)校檔案體現(xiàn)和記載著學(xué)校發(fā)展的軌跡，是學(xué)校建設(shè)的一項長期基礎(chǔ)性工作，是衡量學(xué)校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，更是研究改進(jìn)、提高教育水平不可多得的寶貴史料。為了提高學(xué)校檔案信息化管理水平，我們自2006年起，安裝使用了天潤行知教育科技發(fā)展中心開發(fā)研制的“天潤檔案”管理系統(tǒng)。一年的實踐使我們體會到，檔案信息只有通過先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)處理，才能迅速、高效、超前地為教育科研和學(xué)校各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，才能為提高學(xué)校辦學(xué)水平提供強有力的依托。

“天潤檔案管理系統(tǒng)”包括服務(wù)器模塊和客戶端模塊，是網(wǎng)絡(luò)版的，就是說學(xué)校每個電子終端都能和本系統(tǒng)相連，還能和校園網(wǎng)、因特網(wǎng)相連，能真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上傳、電子數(shù)據(jù)合成和實時監(jiān)控。其次，它有科學(xué)的體系結(jié)構(gòu)，如有內(nèi)置的接收管理模塊、編目管理模塊、查閱管理模塊以及獨立運行的、具有接口功能的歸檔備份管理模塊等，能真正實現(xiàn)檔案的自動化管理。再者，此系統(tǒng)分三級授權(quán)管理，最高級為檔案管理員，擁有最高管理權(quán)限，可對檔案進(jìn)行錄入、審核、刪改、撤出、歸檔等管理工作；二級為操作員，可多位操作員同時錄入、審核、刪改權(quán)限范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容；最后一級為瀏覽者，只能查閱，不能刪改。這樣，使它具有了數(shù)據(jù)安全可靠的品質(zhì)和操作簡便，允許隨意變更數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的特點。除此，它還有豐富的三級操作界面，有實用的檔案修改、撤出、恢復(fù)功能，有強大的編制打印功能，有多樣的查詢方式與快速的定位能力。這給我們的檔案管理工作帶來了諸多便利，幫助我們迅速建立起了學(xué)校檔案管理平臺，使我校實現(xiàn)了檔案全息化管理的“三個結(jié)合”：

一、 實現(xiàn)了專業(yè)人員專業(yè)化管理與教師全員參與相結(jié)合

為了加快檔案信息化管理，我們努力構(gòu)建了以專業(yè)人員管理為主軸，以檔案整理和檔案使用為兩翼的全員參與檔案管理的發(fā)展模式。

1. 檔案編目科學(xué)、動態(tài)管理。首先，專業(yè)檔案管理人員按照上級要求先建立下拉編目列表并在橫目上錄入相關(guān)要求；然后，專項管理人員分別建立檔案目錄列表；最后，教師依據(jù)個人工作分工把相關(guān)資料存入三級列表，逐級錄入，分級審核，保證了檔案資料的全面性、規(guī)范性。

2. 檔案整理方便快捷。這里的三級列表既可一文一卷錄入，也可以打包上傳，全員參與，省時高效。錄入后的檔案由后臺服務(wù)器管理，能有效避免檔案丟失。

3. 檔案使用效率高。利用電子檢索，降低了查閱檔案的難度，提高了檢索速度。教師個人需要的資料能備份，能導(dǎo)出，能修改，方便了教師對原有資源的二次開發(fā)和利用。

4. 檔案檢查評價及時。專業(yè)人員、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或上級行政部門可使用檔案統(tǒng)計功能對各項工作實時監(jiān)控并及時評價。既可以按保管期限統(tǒng)計，也可以按分類或按年度統(tǒng)計，還可根據(jù)實際情況進(jìn)行檔案資料的自定義統(tǒng)計，鼠標(biāo)一點，各種數(shù)據(jù)資料自動生成，情況一目了然。

二、 實現(xiàn)了過程管理與全過程研發(fā)和使用檔案相結(jié)合

教學(xué)檔案記錄著教學(xué)活動的全過程，反映著教學(xué)改革和研究的成果。比如，我校的“友青畫苑”積淀的大量過程性檔案資料就為開展改革研究提供了詳實的第一手資料。我們的畫苑活動在我縣是獨樹一幟的，畫苑輔導(dǎo)教師張友青不斷總結(jié)經(jīng)驗，研究教學(xué)內(nèi)容，改革教學(xué)方法，已成長為河北省骨干教師，是全國“園丁金獎”獲得者，他的美術(shù)作品被日本友人收藏；他輔導(dǎo)的百余名學(xué)生的美術(shù)作品多次在國家級比賽中獲金銀獎。我校畫苑的檔案資料是以網(wǎng)頁的形式存儲的，為學(xué)生和教師搭建了廣闊的交流平臺。

1. 學(xué)生成長檔案。她真實記錄著學(xué)生的成長歷程，一幅幅幼稚但又很成熟的作品折射出學(xué)生的審美情趣和教師教學(xué)的睿智。

2. 教師成長檔案。無論是工作簡歷、獲獎作品，還是榮譽證書，詳實的檔案資料中我們不難領(lǐng)略張教師“人品如畫品”的風(fēng)采。

3. 活動采風(fēng)與精品展示。這些過程資料的歸檔無一不詮釋著我們“教孩子一天，為孩子一生”的辦學(xué)理念。

這些資料是我校乃至我縣寶貴的教學(xué)資源，縣內(nèi)兄弟學(xué)校常常來學(xué)習(xí)或拷貝，張老師也曾多次對全縣教師進(jìn)行培訓(xùn)，過程性檔案資料的研究價值和輻射作用顯而易見。

三、 實現(xiàn)了檔案資料建設(shè)與學(xué)校全方位管理相結(jié)合

為了提高學(xué)校管理水平，我校以“乒乓樂園”為依托，以球輔德、以球益智、以球健體、以球尚美、以球交友，在特色建設(shè)和發(fā)展上把信息化檔案建設(shè)作為探究辦學(xué)規(guī)律簡捷、必要的手段。我們有特色建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)，建立了專門的規(guī)章制度，擬定了實施方案、開發(fā)了校本教材，積淀了豐富的校本資源。

1. 校本教材。我們自編的校本教材形式活、內(nèi)容活、語言活、編排活。教材分六冊，以“快樂乒乓”命名，以“認(rèn)識我、一起玩、比比賽、奪冠軍”為線條，以新課程標(biāo)準(zhǔn)為基本編寫思想，從情感態(tài)度價值觀、知識技能、過程方法三個維度出發(fā)進(jìn)行總體設(shè)計，關(guān)注學(xué)生自主學(xué)習(xí)、自主活動、自主發(fā)展。

2. 特色活動。我們的特色活動豐富多彩，既是理念、方法、過程、效果的全方位系統(tǒng)整合，也是?；?、校歌、律動操、課程標(biāo)準(zhǔn)、口訣等全部要點的多元整合，還是教師、學(xué)生全員協(xié)調(diào)發(fā)展和每位學(xué)生全面素養(yǎng)提升的全面綜合。

總之，我們把檔案資料建設(shè)與學(xué)校全方位管理相結(jié)合，使得學(xué)校的特色教育更具全面性，更具有深刻的內(nèi)涵。