摘要：應(yīng)收賬款內(nèi)控制度是企業(yè)內(nèi)部控制制度整體的重要組成部分，即通過規(guī)定相關(guān)部門、相關(guān)個人在產(chǎn)品銷售、貨款回收方面的行為來保證企業(yè)既擁有維持自身運(yùn)營所需的充足的現(xiàn)金流量，又能夠在銷售市場上擁有充分的競爭力，同時還能夠及時回收賒銷款項，避免發(fā)生不必要的壞賬損失。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)建立應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制制度，加速資金周轉(zhuǎn)以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款；內(nèi)控制度；管理

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X(2007)09-0092-02

應(yīng)收賬款是企業(yè)的一項資金投放，是企業(yè)為了擴(kuò)大銷售和增加盈利而進(jìn)行的投資。應(yīng)收賬款能否及時收回，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的好壞，因此加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理具有十分重大的意義。要加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理，就要建立一個有效運(yùn)行的應(yīng)收賬款內(nèi)部控制系統(tǒng)，即制定相關(guān)的內(nèi)控制度，通過企業(yè)集團(tuán)不同部門崗位的內(nèi)部牽制與協(xié)調(diào)工作，及時傳送與反饋銷售、收款過程中的各種信息，以防范、降低應(yīng)收賬款回收的風(fēng)險。筆者擬結(jié)合在大型企業(yè)的工作實(shí)踐，談?wù)剳?yīng)如何建立應(yīng)收賬款內(nèi)控制度，以加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款的管理，更好地提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

一、應(yīng)收賬款的事前控制

有效的控制與管理應(yīng)收賬款必須從其產(chǎn)生的源頭即企業(yè)的銷售行為抓起。應(yīng)收賬款積累過多，會影響企業(yè)財務(wù)狀況和正常經(jīng)營，單純的事后催收和控制遠(yuǎn)不能解決問題，不能清除應(yīng)收賬款對企業(yè)各方面的消極影響，同時催收和控制本身也給企業(yè)帶來諸如增加費(fèi)用、喪失市場、內(nèi)部失衡等新的麻煩，因此首先要建立應(yīng)收賬款的事前控制。

1．設(shè)定務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的應(yīng)收賬款的計劃指標(biāo)，如應(yīng)收賬款年末余額、平均收賬期、應(yīng)收賬款占流動資產(chǎn)的比例等。指標(biāo)的設(shè)定要符合實(shí)際，不能一廂情愿和想當(dāng)然，要建立在對實(shí)際情況詳細(xì)深入的調(diào)查和周密預(yù)測的基礎(chǔ)上，要有充分的事實(shí)依據(jù)和數(shù)字依據(jù)并經(jīng)過充分的論證和分解。以應(yīng)收賬款年末計劃余額為例，在有多家下屬企業(yè)的集團(tuán)公司，這一指標(biāo)必須層層分解到各經(jīng)營單位，必要時應(yīng)分解到業(yè)務(wù)大類乃至品種。作為時點(diǎn)性指標(biāo)，還應(yīng)該輔以階段性指標(biāo)計劃。計劃應(yīng)以公司上級或董事會的名義下發(fā)，使之體現(xiàn)決策層的意志，賦予較高的權(quán)威，才可能得到完全貫徹。要保障計劃的嚴(yán)肅性，在考核計劃執(zhí)行時要制定明確和量化的考核辦法，否則計劃的執(zhí)行就缺乏激勵因素，其效果無疑會大打折扣。

2．加強(qiáng)應(yīng)收賬款的責(zé)任管理，以制度的形式將債權(quán)責(zé)任明確下來，規(guī)范有關(guān)人員的行為。主要內(nèi)容有：

(1)明確劃分責(zé)任范圍，對某一家客戶在某個時段的欠款應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)，對公司全部的客戶盡可能落實(shí)到個人；

(2)明確規(guī)定應(yīng)收賬款收回之前，責(zé)任人不得調(diào)離公司；

(3)明確規(guī)定對超越權(quán)限形成應(yīng)收賬款和壞賬應(yīng)負(fù)的各種責(zé)任；

(4)明確規(guī)定隱瞞、變更應(yīng)收賬款事項應(yīng)負(fù)的各種責(zé)任；

(5)明確規(guī)定不按程序辦事形成應(yīng)收賬款和壞賬應(yīng)負(fù)l的各種責(zé)任；

(6)明確規(guī)定責(zé)任的監(jiān)督部門，防止責(zé)任管理流于形式。

3．制定集團(tuán)公司的銷售政策，從控制應(yīng)收賬款的角度出發(fā)，針對不同的客戶采用不同的銷售政策：

(1)對資信差的客戶一律實(shí)行現(xiàn)款交易；

(2)對資信一般或資信較好但尚未進(jìn)一步證實(shí)的客戶，在現(xiàn)款交易不被接受的情況下可以采用承兌匯票結(jié)算方式；

(3)對資信好、實(shí)力強(qiáng)、有前景的客戶可以采用分期付款和賒銷的方式，但要設(shè)定最高賒銷額和最長賒銷期。超過最高賒銷額度不能發(fā)貨，對事實(shí)上高于設(shè)定最高賒銷額的客戶堅持每月的收款大于供貨，逐步壓縮到最高賒銷額以內(nèi)；設(shè)定最長的賒銷期，由業(yè)務(wù)人員在到期前跟單催收，如到期未收回欠款，則立即停止供貨，組織追款；在付款期限和累計金額上應(yīng)有明確規(guī)定，并應(yīng)堅持清舊款、發(fā)新貨的原則；

(4)無論何種客戶，當(dāng)其提前付款或現(xiàn)金交易時，可考慮給予信用優(yōu)惠如現(xiàn)金折扣等，以鼓勵客戶及時付款。

4．設(shè)置信用管理部門或信用管理崗位(一定要獨(dú)立于銷售部門，可以隸屬于財務(wù)部門)。要制定應(yīng)收賬款的授權(quán)審批制度，明確信用管理部門內(nèi)部相關(guān)人員的審批權(quán)限以及審批原則。

銷售人員應(yīng)根據(jù)授權(quán)審批制度在提交賒銷申請前就否決掉不符合條件的賒銷客戶，以節(jié)約工作成本。賒銷申請單應(yīng)該一式多聯(lián)且必須由經(jīng)授權(quán)的銷售主管簽字認(rèn)可，以保證銷售業(yè)務(wù)符合企業(yè)整體銷售計劃，從而防止個別銷售人員為提升自身的銷售業(yè)績而偏離企業(yè)的整體規(guī)劃忽視經(jīng)濟(jì)利益的回流。信用管理部門負(fù)責(zé)對賒銷客戶的資信狀況進(jìn)行審議，詳細(xì)了解該客戶的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)、隸屬關(guān)系、注冊資金、主營業(yè)務(wù)、管理水平、經(jīng)濟(jì)效益、以往的信譽(yù)記錄等，經(jīng)過仔細(xì)評估后決定是否給予賒銷，對銷售部門提出的賒銷申請根據(jù)授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。

5．要加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的銷售合同管理，批準(zhǔn)銷售部門的賒銷申請后，信用管理部門應(yīng)派出專人會同銷售人員與客戶簽訂銷售合同。從應(yīng)收賬款事前控制的角度看，合同管理應(yīng)該強(qiáng)調(diào)以下幾項重要內(nèi)容：

(1)公司除現(xiàn)金收入之外的供貨業(yè)務(wù)都應(yīng)簽訂合同；

(2)公司主要的供貨業(yè)務(wù)應(yīng)使用統(tǒng)一的合同范本；

(3)公司對外簽訂的銷售合同的要素必須齊全且符合法律規(guī)定，特別是付款形式、賬期和延期付款的具體違約責(zé)任等應(yīng)清楚、準(zhǔn)確地記載于合同條款；

(4)公司對外簽訂的銷售合同的傳遞、保管必須有明確的程序要求，確?？旖莺桶踩?/p>

(5)公司對外簽訂的銷售合同的執(zhí)行、跟蹤和檢查要有明確的制度規(guī)定，以防止賬期延長和客戶賒銷突破額度。

二、應(yīng)收賬款的事中控制

1．財務(wù)部門根據(jù)核準(zhǔn)的賒銷申請單、銷售合同開具一式多聯(lián)的銷售發(fā)票；根據(jù)銷售發(fā)票記賬聯(lián)編制記賬憑證確認(rèn)收入并登入相應(yīng)的應(yīng)收賬款明細(xì)分類賬及總賬；銷售部門根據(jù)銷售發(fā)票業(yè)務(wù)聯(lián)及倉庫部門的貨物運(yùn)送憑證編制銷售臺賬；倉庫部門登記實(shí)物賬，以便查對。

2．信用管理部門應(yīng)對賒銷客戶的資料進(jìn)行動態(tài)管理，實(shí)時關(guān)注賒銷客戶相關(guān)信息，針對賒銷客戶經(jīng)營狀況異?？赡芪＜暗奖酒髽I(yè)賬款的順利回收時，應(yīng)及時的書面告知財務(wù)部門，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)督促相關(guān)銷售人員催收賬款，避免發(fā)生壞賬損失。

3．建立應(yīng)收賬款對賬制度。規(guī)定從銷售業(yè)務(wù)的第一筆起，銷售人員就要按其管理的客戶對產(chǎn)品發(fā)出、發(fā)票開具及貨款的回籠情況進(jìn)行按時登記，要定期與客戶對賬，由對方確認(rèn)，并將收款情況及時反饋給財務(wù)部門。確保雙方在應(yīng)付賬款數(shù)額、還款期限、還款方式等方面的認(rèn)可一致；對客戶提出的異議要及時查明原因，做出相應(yīng)調(diào)整。從而為及時清收應(yīng)收賬款打好基礎(chǔ)。應(yīng)將銷售與貨款回籠同銷售者的業(yè)績結(jié)合起來考核，使他們意識到不但要使產(chǎn)品銷售出去，更要及時回收貨款，最大限度減少損失。

4．財務(wù)部門應(yīng)對本企業(yè)的財務(wù)狀況、現(xiàn)金流量、應(yīng)收賬款等實(shí)時或定期進(jìn)行分析，為信用管理部門制定新的賒銷政策提供依據(jù)。對還未收回的款項，應(yīng)做好應(yīng)收賬款風(fēng)險程度的分析，重點(diǎn)包括應(yīng)收賬款產(chǎn)生原因的分析、應(yīng)收賬款賬齡的分析、應(yīng)收賬款比重的分析。必要時采取一定的措施，以降低應(yīng)收賬款的風(fēng)險程度，劃定合理的收賬政策，盡可能地縮短應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)期，加速資金周轉(zhuǎn)。

5．建立應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備制度。不管企業(yè)采用怎樣嚴(yán)格的信用政策，只要存在著商業(yè)信用行為，壞賬損失的發(fā)生總是不可避免的。因此，企業(yè)要遵循穩(wěn)健性原則，對壞賬損失的可能性預(yù)先進(jìn)行估計，積極建立壞賬準(zhǔn)備制度，以促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

三、應(yīng)收賬款的事后控制

事后控制包括賒銷合同到期時款項的收回控制以及款項到期由于各種原因無法收回而形成壞賬損失的處理。主要包括：

1．賒銷合同到期時，財務(wù)部門應(yīng)書面通知相關(guān)銷售人員進(jìn)行款項催收。對于順利收回的款項要及時入賬。對于逾期未收回的款項，財務(wù)部門應(yīng)及時報告給有關(guān)的決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查，以確定是否確認(rèn)為壞賬。如果確認(rèn)為壞賬損失，應(yīng)做出相應(yīng)的賬務(wù)處理，在賬面上核銷該筆應(yīng)收賬款。

2．信用管理部門和相關(guān)銷售人員還應(yīng)繼續(xù)關(guān)注賒銷客戶的情況，一旦發(fā)現(xiàn)其經(jīng)營狀況或其他情況好轉(zhuǎn)，有了還款可能，應(yīng)及時通知財務(wù)部門并加以催收；財務(wù)部門也應(yīng)對已注銷的壞賬進(jìn)行備查登記，并加強(qiáng)監(jiān)督，如仍舊定期寄送對賬單，以防止相關(guān)人員已私自收回壞賬卻據(jù)為己有。

3．信用管理部門應(yīng)根據(jù)賬款回收情況相應(yīng)調(diào)整原先的信用政策，對逾期不歸還賬款的賒銷客戶應(yīng)調(diào)減或取消它的信用額度。

4．內(nèi)部控制無論設(shè)計和運(yùn)行的多么完善都無法避免其固有的局限，這種局限性一方面來自于內(nèi)部控制的本身，另一方面來自于執(zhí)行內(nèi)部控制的管理人員，所以做好內(nèi)部控制的檢查與評價尤為重要。這項工作一般由直屬于企業(yè)最高管理層的內(nèi)部審計部門執(zhí)行。通過對應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查評價，對其中的薄弱環(huán)節(jié)應(yīng)及時加以糾正、完善。

總之，建立應(yīng)收賬款內(nèi)部控制應(yīng)充分考慮不相容職務(wù)間的職責(zé)分離，以形成內(nèi)部牽制，最終達(dá)到控制的目的。在實(shí)行“硬控制”的同時還要輔以“軟控制”，即重視對企業(yè)員工的專業(yè)技能的訓(xùn)練及員工的道德觀、價值觀、忠誠度等精神層面素質(zhì)的培養(yǎng)，以提高他們的工作熱情和責(zé)任心，從而從根本上杜絕各種可能的人為因素或疏忽大意造成的壞賬損失。

[責(zé)任編輯 國勝鐵]