[摘 要] 高校報(bào)賬難問題的癥結(jié)在于現(xiàn)有報(bào)賬流程的低效#65377;本文基于業(yè)務(wù)流程重組的理念，通過流程分析，抽取出造成整個(gè)過程的效率瓶頸的關(guān)鍵流程，從任務(wù)分化與并行工作的思想出發(fā)，重組和優(yōu)化報(bào)賬過程，采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息處理技術(shù)，在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之上重新設(shè)計(jì)和引入報(bào)賬預(yù)處理系統(tǒng)，使得耗時(shí)的流程能夠在報(bào)賬大廳以外的其他場(chǎng)所異步#65380;并行地完成，從而節(jié)省每一筆報(bào)賬業(yè)務(wù)在報(bào)賬大廳的時(shí)間開銷，通過改變工作系統(tǒng)和運(yùn)行流程，突破報(bào)賬廳內(nèi)的時(shí)間#65380;效率瓶頸， 在財(cái)務(wù)部門的組織架構(gòu)和人員編制不變的情況下，在一定程度上解決高?！皥?bào)賬難”問題#65377;本文闡述了報(bào)賬流程重組的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方案，并分析了報(bào)賬流程重組后在運(yùn)營(yíng)效率#65380;職能分工和串行等待等多方面獲得的性能提高#65377;

[關(guān)鍵詞] 流程重組;報(bào)賬過程;系統(tǒng)

[中圖分類號(hào)]F270.7;F232[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194(2007)10-0054-03

高校是人員密集#65380;部門眾多#65380;活動(dòng)頻繁的組織機(jī)構(gòu)，每天均有大量的財(cái)務(wù)往來，受理全校師生的報(bào)賬是高校財(cái)務(wù)管理部門的主要日常業(yè)務(wù)之一#65377;財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)繁忙而財(cái)務(wù)管理人員編制有限的矛盾，使得高?！皥?bào)賬難”的問題很突出，盡管電算化的財(cái)會(huì)系統(tǒng)在一定程度上提高了報(bào)賬的效率，排隊(duì)系統(tǒng)的引入也維持了報(bào)賬大廳的秩序，然而“報(bào)賬難”問題并沒有得到根本解決#65377;在現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員崗位編制不能增的情況下，解決這一問題出路在于扭轉(zhuǎn)現(xiàn)有報(bào)賬流程低效的局面，加快每一筆報(bào)賬業(yè)務(wù)的處理速度，從總體上大幅度提高報(bào)賬大廳的運(yùn)營(yíng)效率#65377;本文基于業(yè)務(wù)流程重組的理念，通過流程分析，抽取出造成整個(gè)過程的效率瓶頸的關(guān)鍵流程，從任務(wù)分化與并行工作的思想出發(fā)，重組和優(yōu)化報(bào)賬過程，采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息處理技術(shù)，在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之上重新設(shè)計(jì)和引入報(bào)賬預(yù)處理系統(tǒng)，使得耗時(shí)的流程能夠在報(bào)賬大廳以外的其他場(chǎng)所異步#65380;并行地完成，從而節(jié)省每一筆報(bào)賬業(yè)務(wù)在報(bào)賬大廳的時(shí)間開銷，突破報(bào)賬廳內(nèi)的時(shí)間#65380;效率瓶頸#65377;

一#65380;高校報(bào)賬過程的現(xiàn)狀分析

按照傳統(tǒng)的組織分工和多年承襲下來的自然流程，高校報(bào)賬的一般過程如圖1所示#65377;

材料整理包括報(bào)賬人搜集原始票據(jù)憑證#65380;填單#65380;領(lǐng)導(dǎo)審核簽字之后整理#65380;匯總成向報(bào)賬大廳提交的單據(jù)等活動(dòng)，一般在各報(bào)賬人各自的工作場(chǎng)所進(jìn)行，在報(bào)賬大廳提交后，除個(gè)別單據(jù)填寫不規(guī)范返回重填外，不會(huì)引起報(bào)賬大廳的低效運(yùn)營(yíng)#65377;然而，在報(bào)賬大廳，報(bào)賬過程的其他步驟是個(gè)串行的順序過程，一般經(jīng)歷報(bào)賬人排隊(duì)掛號(hào)，之后向財(cái)務(wù)人員出示原始憑據(jù)和有效證明(用款依據(jù)#65380;領(lǐng)導(dǎo)簽名等)，提請(qǐng)報(bào)賬;財(cái)務(wù)人員對(duì)單據(jù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算(根據(jù)學(xué)校的財(cái)務(wù)制度和報(bào)銷政策稽核原始憑據(jù)，單據(jù)錄入#65380;記賬和結(jié)算)后簽發(fā)報(bào)銷單據(jù)(報(bào)賬單#65380;領(lǐng)款單等)返回報(bào)賬人簽字確認(rèn)，交由出納窗口作資金沖抵或款項(xiàng)出納#65377;

報(bào)賬過程中最關(guān)鍵的也是最耗時(shí)的#65380;但卻可以改變的流程在于會(huì)計(jì)核算，而其他流程幾乎是人工的#65380;即便信息技術(shù)手段介入也沒有多少再造余地的流程#65377;傳統(tǒng)上，在會(huì)計(jì)核算流程，各類單據(jù)在報(bào)賬人和財(cái)務(wù)人員之間的反復(fù)填寫和校核使雙方常常陷入乏味的等待，尤其是記賬過程#65377;盡管電算化的財(cái)會(huì)系統(tǒng)代替了手工計(jì)算，但整個(gè)流程并沒有本質(zhì)上的改變，大量的票據(jù)錄入(記賬)對(duì)財(cái)務(wù)人員來說仍然是繁重的，也是讓報(bào)賬人等待最久的環(huán)節(jié)#65377;問題癥結(jié)正在于此，報(bào)賬過程中各類單據(jù)的填寫#65380;稽核和錄入耗費(fèi)了大量的時(shí)間，一頭是財(cái)務(wù)人員繁忙的工作，一頭是報(bào)賬人的漫長(zhǎng)等待以及報(bào)賬廳內(nèi)其他人此起彼伏的抱怨#65377;傳統(tǒng)分工格局要求單據(jù)錄入必須由財(cái)務(wù)人員完成以及整個(gè)報(bào)賬流程按部就班的串行性，注定這一順序過程是耗時(shí)而低效的，亟需一種新的理念和思路革新這一低效流程#65377;

二#65380;報(bào)賬流程重組的思路

業(yè)務(wù)流程重組(Business Process Reengineering，BPR)是20世紀(jì)90年代初出現(xiàn)的一種管理理念，指使用現(xiàn)代信息技術(shù)徹底地重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的流程，以求組織在成本#65380;質(zhì)量#65380;服務(wù)和速度等關(guān)鍵指標(biāo)上取得巨大的改善和顯著的提高#65377;BPR從過程的觀點(diǎn)來看待業(yè)務(wù)運(yùn)作，以作業(yè)流程為中心，擺脫傳統(tǒng)的組織分工理論束縛，提倡以顧客為導(dǎo)向#65380;組織變通#65380;員工授權(quán)及正確運(yùn)用信息技術(shù)，達(dá)到適應(yīng)快速的環(huán)境變化的目的#65377;業(yè)務(wù)流程重組理論提倡跨越不同職能部門的分界，打破舊有的管理規(guī)范，以求管理作業(yè)過程重建#65377;業(yè)務(wù)流程重組的動(dòng)因在于舊有的業(yè)務(wù)流程低效甚至不合理而信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)足以促成并實(shí)現(xiàn)流程重組以適應(yīng)環(huán)境對(duì)高效#65380;優(yōu)化的工作流程的需求#65377;從事業(yè)務(wù)流程重組理論研究的學(xué)者們大多認(rèn)為，信息技術(shù)在流程革新中具有使能器(enabler)和實(shí)現(xiàn)器的重要作用，并強(qiáng)調(diào)使用信息技術(shù)重新設(shè)計(jì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，并且認(rèn)為流程的再造就是打破舊有的業(yè)務(wù)規(guī)則和假設(shè)，建立適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境的新規(guī)則#65377;換言之， BPR依托于現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境，并將傳統(tǒng)具體業(yè)務(wù)與現(xiàn)代信息技術(shù)有效整合，重組#65380;再造為新的業(yè)務(wù)流程#65377;

有的學(xué)者認(rèn)為，BPR的整個(gè)實(shí)現(xiàn)過程涉及觀念更新#65380;組織結(jié)構(gòu)重組等問題#65377;然而，組織結(jié)構(gòu)重組在實(shí)踐上是個(gè)惰性的漸進(jìn)過程，因此，盡管組織結(jié)構(gòu)是業(yè)務(wù)流程的載體，在實(shí)踐上必然不能依賴于組織結(jié)構(gòu)重組來完成業(yè)務(wù)流程重組，而應(yīng)該是在現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上借助于現(xiàn)代信息技術(shù)手段，通過工作方式的變通和運(yùn)行系統(tǒng)的改造，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的再造，并以此促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整#65377;循著這一思路，本文在不觸動(dòng)現(xiàn)有的高校財(cái)務(wù)部門結(jié)構(gòu)體系的前提下，借助于現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的革新，使部分關(guān)鍵流程具有并行性和異步性，提高其運(yùn)營(yíng)效率，達(dá)到流程重組的目的#65377;

從上面的現(xiàn)狀分析可知，要提高整個(gè)報(bào)賬過程的效率，會(huì)計(jì)核算流程的再造具有一定的潛力#65377;按照BPR的理念，報(bào)賬過程流程重組的基本思路是:著力于對(duì)會(huì)計(jì)核算流程的再造，將在報(bào)賬大廳最耗時(shí)的單據(jù)錄入(即記賬)工作抽取#65380;分化出來，打破傳統(tǒng)的分工格局，將單據(jù)錄入的工作交由報(bào)賬人事先完成，在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之上重新設(shè)計(jì)和引入網(wǎng)絡(luò)化的報(bào)賬預(yù)處理系統(tǒng)，在任意時(shí)間和任意地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分布式受理各報(bào)賬人的單據(jù)錄入，預(yù)處理系統(tǒng)將報(bào)賬人錄入的數(shù)據(jù)按預(yù)設(shè)的業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行預(yù)先處理，填充到系統(tǒng)預(yù)設(shè)的模板自動(dòng)生成各類賬本;在報(bào)賬大廳，財(cái)務(wù)人員受理報(bào)賬業(yè)務(wù)簡(jiǎn)化為根據(jù)報(bào)賬人出示的原憑單據(jù)和有效證明材料對(duì)預(yù)處理系統(tǒng)生成的賬本的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)(必要時(shí)作少量修改)，確認(rèn)后的數(shù)據(jù)進(jìn)入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)并生成報(bào)銷單據(jù)(報(bào)賬單#65380;領(lǐng)款單等)供雙方簽發(fā)#65377;會(huì)計(jì)核算簡(jiǎn)化為對(duì)原憑單據(jù)的驗(yàn)證和對(duì)預(yù)處理系統(tǒng)接收到的數(shù)據(jù)的確認(rèn)和少量修改#65380;刪除，其他工作由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成#65377;

三#65380;報(bào)賬流程重組的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

按照上面的思路，重新設(shè)計(jì)報(bào)賬業(yè)務(wù)的流程如圖2#65377;

重組后的報(bào)賬流程由兩個(gè)獨(dú)立的過程組成#65377;在組織結(jié)構(gòu)不改變的前提下，傳統(tǒng)的報(bào)賬系統(tǒng)也被擴(kuò)充為由預(yù)處理系統(tǒng)和電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)兩個(gè)子系統(tǒng)組成的新型財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，兩個(gè)子系統(tǒng)松散耦合，均可獨(dú)立工作，協(xié)同完成報(bào)賬人的記賬過程和報(bào)賬廳內(nèi)財(cái)務(wù)人員受理報(bào)賬業(yè)務(wù)的過程#65377;通過預(yù)處理系統(tǒng)，傳統(tǒng)的由財(cái)務(wù)人員完成的記賬任務(wù)被部分分化出來，在報(bào)賬大廳受理報(bào)賬業(yè)務(wù)之前由報(bào)賬人預(yù)先處理，完成票據(jù)的錄入工作，真正的賬目數(shù)據(jù)在報(bào)賬大廳經(jīng)過財(cái)務(wù)人員核對(duì)原始憑單，對(duì)預(yù)先錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)(或少量修改)后才進(jìn)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，成為生成賬本的數(shù)據(jù)來源，至此完成記賬工作#65377;傳統(tǒng)上必須由財(cái)務(wù)人員完成的記賬任務(wù)在這里變?yōu)橛蓤?bào)賬人和財(cái)務(wù)人員共同完成，而且將財(cái)務(wù)人員從繁重的現(xiàn)場(chǎng)錄入工作中解脫出來#65377;

在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上，通過對(duì)原有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的擴(kuò)充與改造，采用基于數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)網(wǎng)站技術(shù)，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)之外增設(shè)預(yù)處理系統(tǒng)，該子系統(tǒng)部署在財(cái)務(wù)部門的內(nèi)網(wǎng)上，但對(duì)外開放服務(wù)，所有報(bào)賬人可以在任意時(shí)間#65380;任何有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端的地點(diǎn)以B/S(Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器)方式通過瀏覽器向后端的預(yù)處理數(shù)據(jù)庫(kù)提交票據(jù)輸入，票據(jù)數(shù)據(jù)的錄入不必等候財(cái)務(wù)人員對(duì)原始憑單核對(duì)后才開始，而是可以與報(bào)賬廳內(nèi)受理的業(yè)務(wù)并行#65380;異步進(jìn)行#65377;為了提高會(huì)計(jì)核算效率并增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性，電算化會(huì)計(jì)子系統(tǒng)部署在財(cái)務(wù)部門的內(nèi)網(wǎng)上，僅在內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，財(cái)務(wù)人員采用C/S(Client/Server，客戶機(jī)/服務(wù)器)方式工作#65377;經(jīng)過這樣的系統(tǒng)安排，報(bào)賬過程變?yōu)槿缦聨讉€(gè)步驟:①報(bào)賬人的票據(jù)錄入，取得系統(tǒng)生成的報(bào)賬交易碼，或以交易碼提取已錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改;②財(cái)務(wù)人員根據(jù)報(bào)賬人提交的原憑單據(jù)和交易碼，以交易碼提取已錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)并予以確認(rèn)或作少量修改;③確認(rèn)后的數(shù)據(jù)進(jìn)入電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)，予以會(huì)計(jì)核算和報(bào)賬處理#65377;

四#65380;報(bào)賬流程重組的性能分析

通過運(yùn)用信息技術(shù)并對(duì)原有報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行改造，實(shí)現(xiàn)了新的報(bào)賬流程重組，原有的按部就班的順序過程得到了部分異步#65380;并行的增強(qiáng)，工作方式也已變通#65377;報(bào)賬大廳內(nèi)，財(cái)務(wù)人員從大量的票據(jù)錄入工作中解放出來，專注于業(yè)務(wù)處理，尤為重要的是，耗時(shí)#65380;煩瑣的數(shù)據(jù)錄入被分化到報(bào)賬大廳之外由報(bào)賬人完成，減少了報(bào)賬廳內(nèi)業(yè)務(wù)流程循環(huán)過程中的時(shí)間開銷#65377;對(duì)報(bào)賬流程重組后獲得的性能提高進(jìn)行簡(jiǎn)單歸納，如表1所示#65377;

五#65380;結(jié)束語

本文通過現(xiàn)狀分析，獲知高?！皥?bào)賬難”問題的癥結(jié)在于多年承襲下來的報(bào)賬自然流程是一種低效#65380;耗時(shí)的串行順序過程#65377;鑒于此，本文提出報(bào)賬流程重組的方案，通過對(duì)報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行改造和擴(kuò)充以及變通工作方式，使得報(bào)賬過程的主要流程能夠并行執(zhí)行，并突破傳統(tǒng)的分工格局，讓報(bào)賬人在報(bào)賬前就參與完成部分耗時(shí)工作，實(shí)現(xiàn)了報(bào)賬人和財(cái)務(wù)人員的分工與協(xié)作，減少了報(bào)賬過程中串行等待的時(shí)間，提高了整體運(yùn)營(yíng)效率#65377;在財(cái)務(wù)部門的組織架構(gòu)和人員編制不變的情況下，通過改變工作系統(tǒng)和運(yùn)行流程，提高效率，減少報(bào)賬廳內(nèi)每筆業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)時(shí)間，是解決高?！皥?bào)賬難”問題的一個(gè)有益嘗試#65377;

主要參考文獻(xiàn)

[1] M Hammer. Reengineering Work:Don’t Automate，Obliterate[J]. Harvard Business Review，1990，(7/8):104-112.

[2] M Hammer，J Champy. Reengineering the Corporation:A Manifesto for Business Revolution [M]. New York: Hamper Collins Publishers， 1993.

[3] 薛華成. 管理信息系統(tǒng)[M]. 第3版. 北京:清華大學(xué)出版社，1999.

[4] C Chiplunkar，S G Deshmuku，R Chattopadhyay. Application of Principles of Event Related Open Systems to Business Process Reengineering[J]. Computer Industrial Enginerring， 2003，(45):347-374.

[5] M Attaran. Exploring the Relationship between Information Technology and Business Process Reengineering[J]. Information Management，2004，(41):585-596.

[6] N K Kwark， C W Lee. Business Process Reengineering for Health-care System Using Multicriteria Mathematical Programming[J]. European Journal of Operational Research，2002，(140):447-458.

[7] 周建升. 基于業(yè)務(wù)流程重組(BPR)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組[J]. 中國(guó)管理信息化，2005，(9):8-10 .