檔案管理信息化要解決好兩個(gè)關(guān)鍵問題，一為理念問題，二為技術(shù)問題。就檔案管理信息化的理念問題，本文擬探討以下幾個(gè)方面的問題：檔案管理信息化的價(jià)值理念，檔案管理信息化的發(fā)展階段劃分，信息化與知識(shí)化的關(guān)系問題，數(shù)字化檔案館的概念問題等。

一、檔案管理信息化的價(jià)值理念

檔案管理信息化不改變檔案的根本價(jià)值，而是對(duì)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)具有助推作用。檔案利用效益越好，檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)程度越高，相應(yīng)的檔案就越有價(jià)值。塵封的檔案得不到利用，就不能體現(xiàn)其價(jià)值。對(duì)社會(huì)進(jìn)步具有正面推動(dòng)意義的檔案是有價(jià)值的，而帶來(lái)負(fù)面效應(yīng)的檔案則是沒有價(jià)值的。但是隨著時(shí)間的推移，原本發(fā)有價(jià)值的檔案會(huì)變得有價(jià)值，這就是檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的轉(zhuǎn)化。

檔案管理信息化的價(jià)值通過以下途徑得以實(shí)現(xiàn)：第一、有效地保護(hù)檔案及檔案信息的原始性和憑證性；第二，高效地為有進(jìn)步意義的社會(huì)活動(dòng)提供可靠的、確定的決策支持；第三，科學(xué)、合理、安全地為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)保障。第一點(diǎn)重點(diǎn)在于強(qiáng)調(diào)檔案的本質(zhì)屬性及檔案信息與其他信息的區(qū)別，是“立檔之本”。只有做好這一點(diǎn)，才不至于使檔案淹沒在信息化大潮中，不至于使檔案工作在信息化中迷失方向。第二點(diǎn)重點(diǎn)在于強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化的嚴(yán)肅性，檔案管理是具有政治性的，是為進(jìn)步意義的社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的，是為了推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步而不是相反，將檔案和檔案管理向娛樂消遣性方向引導(dǎo)是極其錯(cuò)誤的。第三點(diǎn)重點(diǎn)在于強(qiáng)調(diào)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案工作應(yīng)立足于千年萬(wàn)年計(jì)，而不是僅僅幾百年。遠(yuǎn)古人類用石刻、甲骨、獸皮記錄檔案，后來(lái)用繩索、竹片。造紙木發(fā)明后記錄載體發(fā)生了根本性變化，人們得以大量地記錄史實(shí)。但是，紙質(zhì)載體的易損性遠(yuǎn)高于石刻、甲骨等，因此，歷次天災(zāi)人禍都使得檔案大量消亡，成為千古之憾。采用信息技術(shù)保存檔案，使得檔案信息的保存量又一次發(fā)生了質(zhì)的飛躍，但是，有關(guān)信息載體的壽命和信息技術(shù)更新?lián)Q代的頻率成為人們揮之不去的隱憂。無(wú)論是磁盤、磁帶還是光盤，這類現(xiàn)代信息存儲(chǔ)介質(zhì)的壽命均在幾十年甚至更短，盡管商家宣稱可更長(zhǎng)，但最多不過百年。人們持續(xù)保存信息的手段，只是不斷地周期性備份，而期間信息一旦損失就會(huì)成為永遠(yuǎn)的遺憾。此外檔案信息的存儲(chǔ)格式，也面臨版本升級(jí)的嚴(yán)峻考驗(yàn)。原則上檔案管理決不會(huì)容忍檔案信息丟損的可能性存在，因此，在檔案管理信息化工作中，必須妥善地處理好檔案信息的可持續(xù)存儲(chǔ)以及檔案管理的可持續(xù)發(fā)展問題。

二、檔案管理信息化的發(fā)展階段劃分

我們說(shuō)檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程與國(guó)家電子政務(wù)的發(fā)展進(jìn)程高度吻合，是因?yàn)闄n案管理信息化本身就是電子政務(wù)的重要組成部分?？v觀我國(guó)電子政務(wù)的發(fā)展歷程，根據(jù)其業(yè)務(wù)協(xié)作度和功能復(fù)雜度可分為五個(gè)階段：信息機(jī)讀化、管理流程信息化、支撐平臺(tái)組件化、協(xié)同工作和虛擬政府。檔案管理信息化的發(fā)展也具有大致相同的軌跡，如圖1所示。

目前階段，我國(guó)高校檔案管理信息化表現(xiàn)出如下特點(diǎn)：首先，表現(xiàn)為地區(qū)和院校間的不平衡性，即大城市各高校發(fā)展較快而中小城市高校發(fā)展較慢，重點(diǎn)院校發(fā)展較快而非重點(diǎn)院校發(fā)展較慢。其次，就某一高校檔案建設(shè)情況來(lái)看，有的檔案如新形成的檔案基本上采用了信息化技術(shù)來(lái)管理，而有些檔案如一些歷史老檔案則還沒有完成數(shù)字化。第三，由于普遍采用業(yè)務(wù)試點(diǎn)的建設(shè)策略，導(dǎo)致大部分高校的檔案信息系統(tǒng)與其他校務(wù)處理系統(tǒng)相互獨(dú)立，從而造成檔案信息煙囪。第四，各高校檔案管理信息系統(tǒng)功能重管理、輕編研，使得檔案利用效率并發(fā)有得到實(shí)質(zhì)的提高，反而由于不得不同時(shí)兼顧傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔和數(shù)字化文件歸檔而降低了管理效率。

目前大部分高校已完成了管理流程信息化的戰(zhàn)略步驟，而正在進(jìn)行支撐平臺(tái)組件化建設(shè)的努力。由于傳統(tǒng)的基于Client／Server結(jié)構(gòu)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的功能已不能滿足日益迫切的信息整合需求，業(yè)界需要統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)。這一階段出現(xiàn)了一些較優(yōu)秀的檔案管理信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)有可能成為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)而被推廣。

在信息化管理階段，系統(tǒng)設(shè)計(jì)師完成了檔案信息和業(yè)務(wù)邏輯的成功分離，而到了支撐平臺(tái)化階段，用戶界面與業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)一步分離，用戶主要通過通用瀏覽器來(lái)得到服務(wù)，這大大地降低了系統(tǒng)維護(hù)成本。同時(shí)，為了降低系統(tǒng)的開發(fā)成本和提高重用性，廣泛地采用組件化設(shè)計(jì)策略，增強(qiáng)了系統(tǒng)的柔性。

但是，檔案的本質(zhì)目的是為了提供利用。所謂利用就是為決策提供支持。就決策來(lái)說(shuō)，信息對(duì)決策具有支持作用，但我們認(rèn)為信息對(duì)于決策的支持是不全面的，只有當(dāng)零散的信息轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)性的知識(shí)，才能為決策提供全面的支持。顯然，支撐平臺(tái)組件化階段所提供的能力。還不足以滿足決策支持的需要。我們需要對(duì)檔案信息進(jìn)行整合、挖掘、概括和抽象，形成(專題)檔案知識(shí)，這個(gè)過程通過信息技術(shù)手段自動(dòng)完成，稱之為知識(shí)化，在圖1中處于協(xié)同檔案管理階段。之所以叫做協(xié)同檔案管理階段，是因?yàn)閮H靠檔案信息仍然不足以提供決策支持，還需要與其他大量的信息進(jìn)行整合，這涉及到檔案業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)的協(xié)同問題，協(xié)同是這一階段的基本特點(diǎn)。

完成檔案信息協(xié)同管理的任務(wù)無(wú)疑要落到智能檔案檢索系統(tǒng)上。目前出現(xiàn)了一些基于網(wǎng)絡(luò)的智能(或只能稱作半智能)檢索系統(tǒng)，比如google、百度等搜索引擎。這些搜索引擎致力于將信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，盡管它們遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到人們期望的目標(biāo)，但其進(jìn)展情況還是令人興奮的。真正意義的智能檢索，需要充分運(yùn)用人工智能的研究成果，同時(shí)，還會(huì)涉及到人類知識(shí)分類和自然語(yǔ)言理解以及認(rèn)知科學(xué)等高難課題，如此復(fù)雜的問題，顯然不可能在短期內(nèi)得到解決。因此，實(shí)現(xiàn)完全意義的協(xié)同檔案信息管理，仍然任重而道遠(yuǎn)。從目前水平理解，檔案管理信息化發(fā)展的最高境界是虛擬檔案管理，在這一階段，協(xié)同工作已成為基礎(chǔ)功能，所有的檔案管理瓶頸和壁壘都消除了，全社會(huì)的檔案管理成為一個(gè)公共信息基礎(chǔ)設(shè)施，而各檔案管理職能單位已融合為一個(gè)虛擬的有機(jī)整體。

三、數(shù)字檔案館及其相關(guān)問題討論

就我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展較為領(lǐng)先的高校情況來(lái)看，已進(jìn)入支撐平臺(tái)組件化建設(shè)階段，某些前瞻性的研究已深入到協(xié)同檔案管理范疇。雖然研究已經(jīng)較為超前，但完成所有檔案的數(shù)字化，可能還需要一個(gè)過程。那么，是不是所有檔案都完成了數(shù)字化就可以宣稱建成了數(shù)字檔案館了？就此問題，有必要深入探討。

關(guān)于數(shù)字檔案館，到目前為止尚無(wú)一個(gè)較為公認(rèn)的定義，可謂仁者見仁，智者見智，但這并沒有妨礙人們使用這一概念。僅從字面理解，筆者認(rèn)為不管數(shù)字檔案館功能如何強(qiáng)大，技術(shù)如何先進(jìn)，服務(wù)如何超前，但既然用了一個(gè)“館”字，那它終歸還是一個(gè)“館”，就應(yīng)該具有館的基本特性，否則我們完全可以采用其他的字來(lái)代替。

那么館的基本特性是什么呢？筆者認(rèn)為，它是一個(gè)社會(huì)運(yùn)動(dòng)的基本組織單元，是進(jìn)行檔案收集、管理、編研、提供利用的法定國(guó)家機(jī)構(gòu)。由于檔案的原始性和憑證性是所有其他信息所不可替代的，因此檔案管理是社會(huì)運(yùn)動(dòng)所不可或缺的組成部分，社會(huì)越是發(fā)展，就越需要妥善地進(jìn)行檔案管理。檔案的原始性和憑證性決定了歷史上形成的各種實(shí)體檔案不可能被完全銷毀，不論是甲骨檔案還是紙質(zhì)檔案，因此，只要檔案的定義及其原始性和憑證性沒有改變，檔案館的實(shí)體檔案管理職責(zé)就不會(huì)消失。

信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案的虛擬管理、網(wǎng)絡(luò)借閱，突破時(shí)空限制提供服務(wù)，檔案信息可以以數(shù)字形式毫無(wú)區(qū)別地復(fù)制若干份，但最原始的檔案仍然需要想方設(shè)法保護(hù)，復(fù)制的數(shù)字檔案副本的憑證性仍然需要得到最原始檔案的驗(yàn)證和授權(quán)。舉個(gè)例子，清明上河圖有許多仿制品，但其價(jià)值無(wú)論如何都不如原圖，以數(shù)字形式發(fā)行的版本更是大打折扣。

無(wú)紙化辦公對(duì)檔案的原始性和憑證性提出了挑戰(zhàn)，因?yàn)?，純?shù)字形式的辦公條件下所產(chǎn)生的檔案直接就是數(shù)字形式的，可以有若干份完全相同的復(fù)本都是最原始的檔案，同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)媒介，這些檔案的傳播和擴(kuò)散能力更是異常強(qiáng)大，而仿制、篡改和竊取的手段也是驚人的。這時(shí)候，能夠提供檔案原始性和憑證性的途徑就只有判斷其是否真的來(lái)自國(guó)家法定檔案管理機(jī)構(gòu)——檔案館。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供的檔案虛擬管理能力，使得整個(gè)國(guó)家的檔案信息可以通過統(tǒng)一的門戶為利用者提供服務(wù)，甚至世界各國(guó)的檔案都可以通過一個(gè)統(tǒng)一門戶被人們利用，但是作為檔案的法定管理機(jī)構(gòu)，仍然需要有檔案館。因此數(shù)字檔案館不應(yīng)該拋棄“館”的基本特性，數(shù)字檔案館概念不能與虛擬檔案館概念等同。

那么到底什么叫做數(shù)字檔案館呢？筆者認(rèn)為除了強(qiáng)調(diào)“館”的特性外，還要分析館的基本工作內(nèi)容和形式。檔案館的工作包括檔案的收集、整理、保管、編研、提供利用等，除此之外，還應(yīng)當(dāng)能夠?qū)n案學(xué)科的發(fā)展提供研究能力。所謂數(shù)字化，不僅包括對(duì)檔案信息的數(shù)字化，還應(yīng)該包括整個(gè)檔案工作的數(shù)字化。只有實(shí)現(xiàn)了檔案工作全過程的數(shù)字化，才能稱得上完整意義的數(shù)字檔案館。當(dāng)然，數(shù)字檔案館必須具備通過網(wǎng)絡(luò)來(lái)提供檔案利用服務(wù)的能力，但提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)只是數(shù)字檔案館的一部分功能。數(shù)字檔案館是檔案管理信息化的建設(shè)目標(biāo)。我國(guó)各高校數(shù)字檔案館的建設(shè)情況千差萬(wàn)別，那么在數(shù)字檔案館這一概念下，如何去較為科學(xué)地評(píng)估各自的建設(shè)進(jìn)度呢？我認(rèn)為可以將數(shù)字檔案館分為初級(jí)、成熟和完全三個(gè)階段來(lái)評(píng)估。初級(jí)階段，標(biāo)志著內(nèi)部管理完成了檔案信息的數(shù)字化管理，包括分類、錄入、驗(yàn)收、匯總、數(shù)字排架和基本統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)外服務(wù)具備了基本的數(shù)字形式的檢索、瀏覽、打印、電子版檔案服務(wù)等功能。成熟階段，標(biāo)志著內(nèi)部管理具備了簡(jiǎn)單的專題數(shù)據(jù)挖掘功能，對(duì)外服務(wù)具備了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)借閱利用功能。完全階段標(biāo)志著內(nèi)部管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的知識(shí)化管理，對(duì)外服務(wù)可以與校內(nèi)其他業(yè)務(wù)信息進(jìn)行無(wú)縫集成和協(xié)同工作，可以與社會(huì)其他檔案部門實(shí)現(xiàn)協(xié)同檔案管理，并形成檔案信息服務(wù)聯(lián)盟，對(duì)社會(huì)提供統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)門戶。數(shù)字檔案館的三個(gè)階段可以與檔案管理信息化發(fā)展階段相對(duì)應(yīng)。如上頁(yè)圖1所示，初級(jí)數(shù)字檔案館對(duì)應(yīng)于管理流程信息化階段，成熟數(shù)字檔案館對(duì)應(yīng)于支撐平臺(tái)組件化階段，而完全數(shù)字檔案館對(duì)應(yīng)于檔案協(xié)同管理和虛擬檔案管理兩個(gè)階段。

在信息化范疇，數(shù)字是信息的基礎(chǔ)，而知識(shí)是信息的升華，這是由信息運(yùn)動(dòng)規(guī)律所決定的。數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)和智慧構(gòu)成了信息進(jìn)化階段的金字塔結(jié)構(gòu)。檔案管理信息化包括了從信息到知識(shí)的轉(zhuǎn)換過程。這里的知識(shí)與通常所說(shuō)的知識(shí)具有本質(zhì)的區(qū)別。它更加強(qiáng)調(diào)知識(shí)的能動(dòng)性和系統(tǒng)性。在信息系統(tǒng)中，知識(shí)與信息的重要區(qū)別表現(xiàn)為對(duì)決策支持的能力，信息對(duì)決策支持是不全面的、零散的和粗糙的，而知識(shí)對(duì)決策的支持是全面的、系統(tǒng)的和精確的。如何將檔案信息轉(zhuǎn)化為“檔案知識(shí)”(請(qǐng)注意，這里的檔案知識(shí)與通常意義的檔案知識(shí)是有區(qū)別的，它是在信息化范疇內(nèi)的一個(gè)概念)，是未來(lái)檔案管理信息化的重大研究課題。檔案信息轉(zhuǎn)化為“檔案知識(shí)”，標(biāo)志著完全意義的數(shù)字化檔案館的建成，那時(shí)，我們有理由相信，智能型檔案館會(huì)成為下一個(gè)奮斗目標(biāo)。

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作者單位：北京大學(xué)檔案館