曾幾何時(shí)，檔案是我們的命根子，不過(guò)就算是自己的檔案，也很少有人知道里面裝的是什么，更別說(shuō)應(yīng)用它。它就像一尊高高在上的神像，讓人只能朝拜，不敢也不能夠前后端詳。不知從什么時(shí)候開始，我們從單位人變成了社會(huì)人，擁有了和“神像”打交道的權(quán)利，但很可惜，我們卻不知道自己擁有了這樣的權(quán)利。人事檔案究竟是什么？上海市人才服務(wù)中心的人士說(shuō)，“今天的檔案管理實(shí)際上是組織部門為檔案擁有者服務(wù)的一種方式?！?/p>

PART1：檔案收集

企業(yè)屬于形成流動(dòng)人員（絕大部分非國(guó)有企業(yè)聘用員工、待業(yè)的大中專畢業(yè)生、自費(fèi)出國(guó)留學(xué)者都屬于流動(dòng)人員）人事檔案的部門，必須在材料形成的一個(gè)月內(nèi)，按要求將材料送交給上海市人才中心等流動(dòng)人員人事檔案主管部門。上海市人才服務(wù)中心，也在工作中掌握了企業(yè)對(duì)員工形成人事檔案材料的信息，建立聯(lián)系制度。派人事專員主動(dòng)上門，每周一訪，及時(shí)收集新形成的流動(dòng)人員人事檔案材料。不過(guò)這個(gè)過(guò)程并不是人才服務(wù)中心單方面的工作，整個(gè)收集工作的順利完成需要企業(yè)、個(gè)人的配合，以及他們對(duì)檔案管理的重視。因此在這項(xiàng)工作中，人才服務(wù)中心的人事專員們也肩負(fù)著檔案重要性的普及責(zé)任。一旦發(fā)現(xiàn)有關(guān)部門送交的歸檔材料不符合要求，會(huì)及時(shí)通知形成材料的部門補(bǔ)送、補(bǔ)辦手續(xù)。

PART2：檔案接收

上海市人才服務(wù)中心在收到檔案材料后會(huì)逐一登記，并及時(shí)辦理接收手續(xù)。為防止張冠李戴或缺少材料，企業(yè)在送交檔案時(shí)，中心會(huì)嚴(yán)格地查對(duì)材料與目錄，凡是人事檔案不齊全或不清楚的，一律補(bǔ)齊或弄清楚后再辦理有關(guān)手續(xù)。企業(yè)送交檔案必須是提前經(jīng)過(guò)整理的，不合格的將被退回，限期報(bào)送。對(duì)偽造檔案材料、涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即予以清退，根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)當(dāng)事人給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。這樣一套嚴(yán)格的檔案接收制度也在很大程度上保證了人事檔案的真實(shí)性。

PART3：檔案鑒別

在檔案的鑒別上，中心擁有自己的“誠(chéng)信咨詢部”，專門負(fù)責(zé)辨別檔案真?zhèn)?、出具核?shí)報(bào)告工作。另外，歸檔的材料必須是正式材料，完整、齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。凡是規(guī)定由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章；凡是規(guī)定要與本人見(jiàn)面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見(jiàn)、組織鑒定等），應(yīng)有個(gè)人的簽字，本人見(jiàn)面后未簽字的，可由組織注明。這樣做的目的就是保證公平。

近些年來(lái)國(guó)內(nèi)一些地方出現(xiàn)的“檔案官司”，就是由于檔案管理部門在鑒別檔案過(guò)程中不負(fù)責(zé)任造成的，而造成的尷尬結(jié)果中也有其他部門對(duì)檔案鑒別知識(shí)掌握不夠的原因。

PART4：檔案查閱

36萬(wàn)份電子人事檔案規(guī)范在一個(gè)系統(tǒng)之中，用上海人的話來(lái)說(shuō)，這是全國(guó)人事檔案管理的一個(gè)奇跡。電子檔案的建立是上海市人才服務(wù)中心人事檔案信息化改革的重大成績(jī)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)全市人事檔案資源的共享，在任一分中心或工作站都可以查詢到流動(dòng)人員人事檔案信息，有效地整合了全市流動(dòng)人員檔案資源。此外，逐步開展紙制檔案電子化工作，將掃描形成的電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)供人使用，極大程度地方便了查閱。

在制度方面，就傳統(tǒng)檔案的查閱方式有如下規(guī)定。查閱流動(dòng)人員人事檔案者必須是中共黨員，并持有完備的查閱手續(xù)。其他持有“調(diào)查證明材料介紹信”或“行政介紹信”要求查閱人事檔案的，一律不予提供查閱。外省市欲查詢?nèi)耸聶n案，應(yīng)事先聯(lián)系，憑《查閱人事檔案審批表》前來(lái)查閱。

PART5：檔案保管保密

中心對(duì)其保管的流動(dòng)人員檔案在人事檔案名冊(cè)上逐個(gè)登記。檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)，如有遺失、損壞等保管不善的情況出現(xiàn)，檔案管理人員都會(huì)受到相應(yīng)的紀(jì)律處分。

[流程]

檔案入庫(kù)：

1.將接收人事檔案名冊(cè)與檔案姓名、IC號(hào)核對(duì)。

2.登記入冊(cè)，入庫(kù)上架。

檔案出庫(kù)：

1.核對(duì)檔案IC編號(hào)、姓名、出生年月日或身份證編號(hào)。

2.出庫(kù)登記由領(lǐng)取工作人員簽收。

3.及時(shí)將轉(zhuǎn)出號(hào)登記于檔案總名冊(cè)之中。

PART6：檔案檢查核對(duì)

檔案存放要編排有序，每一份檔案都有一個(gè)編號(hào)（如果在將來(lái)的某一天這些檔案的主人都能背頌出自己的編號(hào)，那么我國(guó)的人事檔案管理體系才是真正地走進(jìn)了成熟期），便于查找，中心的檔案管理人員每半年或至少一年一次將檔案庫(kù)內(nèi)流動(dòng)人員檔案（實(shí)物）與名冊(cè)進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。凡人事檔案轉(zhuǎn)出，及時(shí)登記。每年末對(duì)檔案庫(kù)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保其完整、有序。

PART7：檔案?jìng)鬟f

中心建立了流動(dòng)人員人事檔案?jìng)鬟f登記簿，對(duì)進(jìn)出檔案進(jìn)行登記。傳遞這些檔案時(shí)，要通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，嚴(yán)禁本人攜帶，對(duì)本人攜帶檔案的一律拒絕接收。中心所托管的人事檔案在轉(zhuǎn)出時(shí)都要按規(guī)定整理裝訂成卷，剔除待銷毀材料后一次轉(zhuǎn)出，保證齊全。每一份流動(dòng)人員人事檔案?jìng)鬟f時(shí)都要填寫中共上海市委組織部統(tǒng)一印制的《人事檔案?jìng)鬟f通知單》，嚴(yán)密包封、加蓋密封章，以機(jī)密件寄出。成批移交檔案時(shí)，填寫一式兩份的移交名冊(cè)，由雙方簽字蓋章。

中心對(duì)外單位轉(zhuǎn)入的檔案認(rèn)真清點(diǎn)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，在回執(zhí)上簽名、加蓋公章退回寄出單位。另外，中心有責(zé)任主動(dòng)與用人單位聯(lián)系，使流動(dòng)人員人事檔案隨著人員流動(dòng)或改變主管單位而及時(shí)傳遞。

[流程]

1.轉(zhuǎn)出事由：因人員“退工”上海市人才服務(wù)中心要求退至職介所的；流動(dòng)人員因錄用，新單位具有保管檔案資格，并要求轉(zhuǎn)出的；流動(dòng)人員因個(gè)人原因要求轉(zhuǎn)至職介所的。

2.轉(zhuǎn)出手續(xù)：因“退工”的，委托保管單位持“檔案憑證”及“退工單”辦理；因“錄用”的，單位持“檔案憑證”和“調(diào)檔案介紹信”及來(lái)人工作證辦理；個(gè)人要求的，持戶口所在地的職介所開具的“同意接收檔案介紹信”或者個(gè)人的“勞動(dòng)手冊(cè)”及“檔案憑證”辦理。

3.注意事項(xiàng)：轉(zhuǎn)出手續(xù)必須齊全，檔案保管費(fèi)要結(jié)清；轉(zhuǎn)出檔案時(shí)要仔細(xì)核對(duì)，避免因同名同姓轉(zhuǎn)錯(cuò)檔案；戶口是各中心集體戶口的以及黨組織關(guān)系掛靠各中心的，須檔案轉(zhuǎn)出前先行轉(zhuǎn)出。

PART8：其他檔案管理流程

出具各類人事（公證）證明工作

辦理對(duì)象：現(xiàn)人事檔案在各中心管理的人員

[流程]

人事（公證）證明。