任何一項工作都是應(yīng)需要而產(chǎn)生和發(fā)展的，作為檔案管理重要組成部分之一的中小學(xué)校檔案工作也不例外。教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，要求各級中小學(xué)校對自己各項活動的真實歷史記錄作規(guī)范性的收存和利用，使中小學(xué)校檔案工作的重要性越來越為人們所認識。要做好這項工作，分類是其中不容忽視的一個重要環(huán)節(jié)。本文從兩個方面來談?wù)勥@個問題：

一、中小學(xué)校檔案的類目設(shè)置

(一)進行類目設(shè)置

類目設(shè)置直接影響檔案的分類，因而，它是中小學(xué)校檔案分類中重要的步驟之一。類目設(shè)置妥恰與否，關(guān)系到中小學(xué)校檔案管理工作是否能夠做到以中小學(xué)校全部檔案為一個有機整體，建立起一個既科學(xué)實用，又標準統(tǒng)一，既具有很大概括性，包容了中小學(xué)校的全部檔案，又初步形成一套具有中小學(xué)校特色的檔案分類體系。

根據(jù)中小學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范圍，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，應(yīng)當(dāng)在類目設(shè)置時，以歸檔范圍為依據(jù)，把中小學(xué)校的全部檔案確定為黨政管理類、教育教學(xué)類、科研教改類、基建工作類、儀器設(shè)備類、財會類、聲像類和實物類等八個類目，作為中小學(xué)校檔案實體分類的最高層位，即通常所說的一級類目。

這八個一級類目的設(shè)置充分揭示了中小學(xué)校檔案的內(nèi)涵和外延，從類的排序上，也突出了全局性和局部性、重要性和一般性的有機統(tǒng)一。黨政管理類有著總攬全局、統(tǒng)領(lǐng)整個業(yè)務(wù)工作的地位，因此，盡管教育教學(xué)等其他類也是學(xué)校工作的重要組成部分，但根據(jù)中小學(xué)校工作的職能和性質(zhì)依次排列于黨政管理類之后也是符合原則的。這種黨政統(tǒng)率全局、合理布局類目序列的編排與中小學(xué)校工作的實際相吻合，無疑是科學(xué)的。

(二)八個類目設(shè)置的優(yōu)越性

中小學(xué)校檔案分類必須切合實際，便于保管和利用，這是毋庸置疑的要求。在上述八個類目中，每一類檔案都包含著管理性材料。這種將管理性材料劃歸到相應(yīng)的類目中的做法與實際應(yīng)用相結(jié)合，顯示了明顯的優(yōu)越性：

1．符合按職能分工的基本原則。在同一職能活動中產(chǎn)生的文件材料，既有管理性材料，也有專業(yè)性材料。而這種類別的劃分，以問題為主，便于收集保管，便于整理利用，也符合《歸檔文件整理規(guī)則》的要求。

2．有利于貫徹部門立卷制度。中小學(xué)校收到有關(guān)活動的文件，一般都要將其批轉(zhuǎn)到相應(yīng)的職能部門去辦理執(zhí)行。所以，職能部門的文書人員最熟悉本部門的文件運行情況、來龍去脈及業(yè)務(wù)活動，也最了解本部門文件的效用。部門立卷制度對文件收存、利用的益處是十分明顯的。

3．便于檔案的保管和利用。這種類目設(shè)置將同屬一類的管理性文件材料和業(yè)務(wù)性文件材料統(tǒng)歸到一個類別并將其合理組卷、集中存放，就檔案的利用來講，職能部門利用本部門的材料會方便得多，檔案管理部門提供材料也更加便利。

二、檔號的確立

根據(jù)中小學(xué)校檔案的特點和形成規(guī)律，在類目設(shè)置完畢之后，標號模式可以確定為“年度號——分類號——案卷號”或“全宗號——年度號——分類號——案卷號——件號”兩種模式。前者針對只有一個全宗，只標識到案卷級的單位；而后者是針對存有多個全宗，需標識到文件級的單位。

上述標號的確立方法，經(jīng)過長期實踐檢驗，基本上適合中小學(xué)校各種門類檔案實體的標引，科學(xué)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性較強，能收到良好的效果。

(作者單位：哈爾濱市城市規(guī)劃局

黑龍江農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校 鶴崗師范學(xué)校)

責(zé)任編輯／周群芳