醫(yī)院檔案管理在實際開展工作中需要重視檔案信息的真實性和保密性，為醫(yī)院更好地發(fā)展進步提供助益。為加強醫(yī)院檔案的保存與保護，需要注重檔案信息化建設，以實現(xiàn)檔案管理實效與全面提升，以促進醫(yī)院高質量發(fā)展。本文從三個方面探究醫(yī)院檔案的信息化管理應用，以最大化地發(fā)揮信息化管理價值，希望為醫(yī)院更好地發(fā)展進步提供助益。

1醫(yī)院檔案管理概述

醫(yī)院檔案管理是指醫(yī)院對患者和醫(yī)療相關信息進行整理、存儲、檢索和保密的系統(tǒng)化管理，是醫(yī)療機構運行和發(fā)展的基礎，對于提高醫(yī)療服務效率和質量具有重要意義]。

醫(yī)院檔案管理的主要內容：第一，醫(yī)療檔案管理。包括患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫(yī)療類記錄，這些檔案是醫(yī)院進行醫(yī)療質量評估、處理醫(yī)療糾紛等的重要依據(jù)。第二，人事檔案管理。包括醫(yī)院職工的人職信息、身份信息、相關資質證書等，有助于醫(yī)院對職工進行合理配置、考核和晉升管理。第三，科研檔案管理。包括論文雜志、學術、科教資料等，反映了醫(yī)院科研水平和學術地位，對醫(yī)院發(fā)展和人才引進具有重要意義。第四，行政管理檔案管理。包括醫(yī)院與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關法律文件及各類審批文件、重要的會議紀要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議等，這些檔案能夠為醫(yī)院領導決策提供依據(jù)和參考。第五，財務檔案管理。包括醫(yī)院的經(jīng)濟合同、財務報表、稅務登記證等，這些檔案有助于醫(yī)院進行財務監(jiān)督和審計。第六，設備檔案管理。包括醫(yī)療設備購置、維修、報廢等相關資料，這些檔案對設備采購、維修和評估設備性能具有重要意義。第七，檔案利用與服務。通過對各類檔案進行整理、編目、索引，為醫(yī)療、科研、管理等工作提供檔案支持和服務。第八，檔案安全與信息化管理。確保檔案的完整、準確、安全，防止檔案損毀、泄露等事故發(fā)生；利用現(xiàn)代信息技術，如數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡、數(shù)字化等技術對醫(yī)院檔案進行數(shù)字化處理，提高檔案管理的效率和水平。

2醫(yī)院檔案信息化建設必要性探究

2.1可提高醫(yī)院整體管理水平

相對于檔案信息化管理，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式有著較多缺陷，難以發(fā)揮各種資料數(shù)據(jù)的價值。因此，在實施醫(yī)院檔案信息化管理中注重信息技術的應用，能夠規(guī)避傳統(tǒng)管理模式中存在的諸多弊端，既能夠凸顯各類資料數(shù)據(jù)的價值，還能夠提高醫(yī)院整體管理水平，積極作用顯著2。檔案信息化建設，推動醫(yī)院檔案的查詢和利用變得更加便捷，為臨床、行政和管理決策提供支持。檔案信息化建設助力于醫(yī)院資源合理配置，實現(xiàn)各類檔案共享。

2.2滿足社會發(fā)展及群眾健康水平的客觀需求

醫(yī)院檔案信息化建設能滿足醫(yī)院在社會發(fā)展中日益增長的管理需求，提高醫(yī)院檔案工作的效率和質量。隨著醫(yī)療體制改革的深入推進，醫(yī)院之間的競爭日益激烈，醫(yī)院檔案信息化建設有助于提高醫(yī)療服務質量，保障患者信息的安全，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。同時，信息化建設有助于規(guī)范醫(yī)院內部管理，提高工作效率，降低運營成本，以應對日益激烈的市場競爭3。加強檔案信息化建設，在數(shù)據(jù)采集、存儲、傳輸和使用等方面達到標準，確保其準確性和完整性；有助于推動智慧醫(yī)院建設，促進醫(yī)療大數(shù)據(jù)質量的完善，實現(xiàn)醫(yī)療信息互聯(lián)互通和共享；有助于醫(yī)院全面了解患者狀況及健康需求，為臨床研究和醫(yī)療決策提供更加準確、可靠的數(shù)據(jù)支持；有助于提高檔案檢索與利用效率，為臨床決策、科研教學等提供有力支持；可增強醫(yī)院競爭力，醫(yī)院展示綜合服務實力，為群眾提供更加優(yōu)質、高效的醫(yī)療服務。

2.3提高檔案管理實效的關鍵舉措

醫(yī)院檔案信息化建設能夠提高檔案管理的效率和質量，更好地為患者、醫(yī)院工作人員和社會各界提供服務。醫(yī)院檔案記錄了患者的就診信息、病情變化、治療方案等關鍵數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對于保障醫(yī)療質量和患者安全具有重要意義，通過信息化建設可以確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性，為臨床決策提供有力支持。隨著醫(yī)改的深人推進，監(jiān)管部門對醫(yī)院檔案管理要求越來越高，信息化建設可實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標準化管理，便于監(jiān)管部門對醫(yī)院的考核和評價。因醫(yī)院病歷檔案涉及患者隱私，通過建立權限控制、人臉識別、數(shù)據(jù)加密等，信息化技術大大提高了檔案的安全性、合法訪問與利用。信息化建設提高了醫(yī)院檔案管理的效率，降低了管理成本，其中通過遠程協(xié)作、無紙化辦公等手段可節(jié)約資源。

3醫(yī)院檔案信息化管理的應用策略

3.1積極引入先進的管理系統(tǒng)

根據(jù)《檔案法》和《中醫(yī)醫(yī)院信息與數(shù)字化建設規(guī)范（2024版）》的要求，膠州市中醫(yī)醫(yī)院以高質量發(fā)展為導向，以業(yè)務應用為核心，以數(shù)據(jù)資源為關鍵要素，充分運用新一代信息技術，統(tǒng)籌發(fā)展和安全，重塑檔案信息化管理與服務模式，推動醫(yī)院業(yè)務與信息技術深度融合，構建中醫(yī)藥特色鮮明、服務管理規(guī)范、系統(tǒng)安全高效、信息互通共享的智慧中醫(yī)醫(yī)院。建立檔案管理信息化系統(tǒng)平臺，將各類檔案信息進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)電子化存儲和管理，提高檔案管理的效率，減少紙質檔案的存儲和管理成本。建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案信息分類、整理和存儲，方便檢索和利用，確保數(shù)據(jù)庫的安全性和穩(wěn)定性。實時運用臨床HIS信息管理系統(tǒng)、電子病歷EMR系統(tǒng)、實驗室LIS系統(tǒng)、PACS檢查系統(tǒng)、健康體檢管理系統(tǒng)、病案管理系統(tǒng)及各類醫(yī)學專業(yè)軟件等對病歷檔案50余萬份進行數(shù)據(jù)化、信息化管理，并對保存年久的老病歷進行掃描11萬余份總計200余萬張，加之遠程醫(yī)療、遠程教學等數(shù)字化管理，為科研教學、健康大數(shù)據(jù)分析等提供精準服務，促進醫(yī)院高質量發(fā)展。尤其是膠州市中醫(yī)醫(yī)院順利通過了四級電子病歷系統(tǒng)應用水平分級評級，電子病歷評級是評價醫(yī)院醫(yī)療信息化建設和應用水平的關鍵指標，也是國家公立醫(yī)院績效考核、公立醫(yī)院高質量發(fā)展評價的重要指標之一。膠州市中醫(yī)醫(yī)院實現(xiàn)病歷信息的數(shù)字化、結構化存儲和共享，提高了醫(yī)療服務的準確性和效率，在電子病歷系統(tǒng)應用上達到了較高的水平，包括病歷信息的錄入、查詢、修改等功能的完善，以及與其他醫(yī)療系統(tǒng)的集成和交互，這不僅提升了醫(yī)療服務質量，而且為患者提供了更加優(yōu)質、便捷、高效的醫(yī)療服務。醫(yī)院充分發(fā)揮電子病歷的優(yōu)勢，加強醫(yī)療數(shù)據(jù)的分析和利用，為臨床決策提供更加科學的依據(jù)。同時，全面推進“智慧醫(yī)療、智慧服務、智慧管理”三位一體的智慧醫(yī)院建設，提高醫(yī)院管理水平和效率。在信息化建設方面，加大投入引進先進的技術和管理理念，提升電子病歷系統(tǒng)的應用水平和信息安全性能。同時，還積極進行電子病歷系統(tǒng)與人工智能（康復智能機器人等）、大數(shù)據(jù)等技術的融合應用，為醫(yī)療服務提供更加智能化、個性化的支持。還運用先進的檔案管理軟件如采用電子檔案管理系統(tǒng)、光學字符識別技術（OCR）、大數(shù)據(jù)分析等技術，提高檔案管理效率和質量。另外，醫(yī)院優(yōu)化檔案管理流程，實現(xiàn)自動化和智能化管理，通過電子簽章等技術實現(xiàn)檔案文件自動審批和簽發(fā)。其中加強對檔案文件的監(jiān)管，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，確保其真實性、完整性和合法性。

3.2重視信息化管理的優(yōu)化

為實現(xiàn)管理優(yōu)化目標，需落實醫(yī)院檔案管理的全面性原則。膠州市中醫(yī)醫(yī)院檔案管理在覆蓋范圍、檔案分類、檔案存儲、檔案利用等方面做到全面、系統(tǒng)、有序。包括臨床診療、科研教學、行政后勤等方面的檔案。其中根據(jù)業(yè)務特點和檔案內容分為不同類別，如行政檔案、臨床檔案、財務檔案、人事檔案等，各類檔案應分別管理，確保檔案分類的全面性。多年來，膠州市投入2000余萬元加強衛(wèi)生健康事業(yè)信息化建設，膠州市中醫(yī)醫(yī)院已整體納入膠州全市區(qū)域一體化信息化建設，推進數(shù)字健康變革創(chuàng)新各項工作，實現(xiàn)了跨越式發(fā)展。在信息化管理優(yōu)化中，膠州市通過國家醫(yī)療健康信息互聯(lián)互通標準化成熟度四級甲等測評。膠州市“智慧健康”服務以全民健康信息平臺、居民健康信息服務子平臺、基層醫(yī)療公衛(wèi)一體化、綜合管理與決策支持平臺、智慧輔助診斷等系統(tǒng)為依托，建設“互聯(lián)網(wǎng) + 健共體”。與“百名院士百億基金”聯(lián)盟輪值主席張勤院士科研團隊合作，在國內率先試點應用DUCG（動態(tài)不確定因果圖）智能輔助診斷系統(tǒng)，累計輔助診斷病例數(shù)萬例，將CDSS臨床輔助決策系統(tǒng)推廣應用于區(qū)域慢病管理，為慢病患者提供風險評估和用藥健康指導服務。整合全市影像、心電和專家資源，實施膠州市遠程醫(yī)學中心、區(qū)域心電、區(qū)域影像和視頻會診平臺，實現(xiàn)市民在基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檢查，上級專家提供醫(yī)療服務，開展遠程診療服務1萬余人次。開展“互聯(lián)網(wǎng) + 自助”服務，開通“健康膠州”某信服務號，實現(xiàn)在線客服、預約掛號、線上繳費、健康檔案查詢、檢驗檢查結果查詢、在線圖文和視頻問診等線上健康服務。膠州市中醫(yī)醫(yī)院強化網(wǎng)絡安全舉措，全面應用膠州市統(tǒng)一部署的終端安全系統(tǒng)及病毒防護軟件，加強基礎設施建設，落實數(shù)字健康變革的相關舉措，以政策、業(yè)務、群眾三方需求為導向，加大信息化建設投入，提升衛(wèi)生健康服務質量和便捷度，強化新技術在衛(wèi)生健康領域的應用，探索新理念、新技術與衛(wèi)生健康服務的有機融合，助力醫(yī)院高質量發(fā)展。

3.3提高醫(yī)院管理人員的專業(yè)性

為保障醫(yī)院檔案管理信息化的實效，膠州市中醫(yī)醫(yī)院建立和使用電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和準確性，便于檔案查找、存儲和共享。整理歸檔各類檔案2170余卷、電子文件6100余份，病歷（住院、健康體檢等）50余萬份，并掃描保存年久的老病歷11萬余份總計200余萬張，涉及文書、會計、病歷、聲像、基建、實物等12個門類，全部達到規(guī)范化標準，在全市衛(wèi)生健康系統(tǒng)年度檔案檢查中達到優(yōu)秀標準。膠州市中醫(yī)醫(yī)院注重管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，積極開展檔案教育培訓和學術研究宣傳工作。舉辦院內專兼職檔案人員業(yè)務培訓班、病歷檔案健康管理培訓班、檔案新入職人員上崗培訓等13期，培訓1400余人次，組織檔案人員參加國家檔案局、山東省檔案館、膠州市檔案館開展的《檔案法》《檔案法實施條例》培訓、考核、知識競賽4期，參加人員達300余人次。同時，制定檔案管理標準和規(guī)范，明確檔案工作的要求和流程，包括檔案分類、整理、存儲、檢索、銷毀等環(huán)節(jié)的規(guī)定，確保檔案管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性。此外，制定檔案的歸檔、借閱、保管、銷毀、利用等制度及操作規(guī)程，建立健全督導與考評機制，對檔案管理人員進行評價和獎懲并定期檢查。此外，為保障管理的有效性，為檔案管理人員提供必要的資源支持如檔案管理系統(tǒng)、設備和文獻資料等。建立檔案管理人員專業(yè)團隊，提供技術指導和咨詢，確保檔案信息化管理的順利進行，以推動醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展。

3.4注重檔案管理制度的完善

在實際的檔案管理中還需注重管理制度的完善優(yōu)化。膠州市中醫(yī)醫(yī)院建立健全“醫(yī)院檔案管理辦法”“立卷歸檔制度”“檔案歸檔范圍”“保管期限表”“檔案保管和借閱制度”“病案管理制度”等規(guī)章制度并印發(fā)執(zhí)行。成立檔案管理工作領導小組，將檔案工作列人長期發(fā)展規(guī)劃、領導干部年度考核目標，完善了檔案綜合管理工作的三級網(wǎng)絡管理。建立檔案分類體系，便于檔案的檢索、利用和管理工作，明確各類檔案的歸檔時間、要求及程序，確保檔案歸檔的及時性和規(guī)范性。在檔案形成、整理、歸檔等環(huán)節(jié)設立審查與審批程序，制定檔案利用、保密、安全防護制度、備份制度等，推進醫(yī)院檔案信息化建設。醫(yī)院高度重視強化檔案的收集和整理工作，加強對醫(yī)療、行政、科研等檔案的收集和整理，注重規(guī)范檔案整理流程，提高檔案整理的質量和效率。此外，優(yōu)化檔案查詢和利用機制，建立便捷、高效的檔案查詢系統(tǒng)，簡化檔案借閱手續(xù)，提高檔案利用的便利性。除以上內容外，管理中還加強對檔案實體和檔案信息的安全防護，確保檔案的保密、完整和可用，采取防火墻、數(shù)據(jù)加密等技術手段預防檔案信息被泄露和篡改，確保檔案信息的安全。建立健全檔案管理監(jiān)督與評估機制，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并制定整改措施，由此推動醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)改進和發(fā)展。

結束語

總而言之，醫(yī)院檔案管理的信息化建設必要性顯著。因此，在醫(yī)院發(fā)展中應重視信息技術的引入，以此為基礎優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，發(fā)揮各類檔案信息的價值，以此為醫(yī)院更好地發(fā)展進步提供助益。

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（作者單位：山東省膠州市中醫(yī)醫(yī)院）