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        加強采購管理控制企業(yè)成本的策略研究

        2025-08-13 00:00:00丁曉英
        中外企業(yè)家 2025年18期
        關(guān)鍵詞:成本管控對策企業(yè)

        摘" 要:物資采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),對企業(yè)成本管控效果有著明顯的影響,也關(guān)系到企業(yè)競爭力的提升。當(dāng)前,部分企業(yè)物資采購管理暴露出一些問題,進而影響到企業(yè)的成本管理。為此,本文首先對物資采購成本管理進行概述,然后重點剖析了當(dāng)前企業(yè)物資采購管理存在的主要問題,并提出一系列改進措施,以期為企業(yè)實現(xiàn)降本增效提供參考。

        關(guān)鍵詞:企業(yè);采購管理;成本管控;對策

        DOI:10.12231/j.issn.1000-8772.2025.18.115

        面對日益復(fù)雜的競爭環(huán)境,降本增效成為企業(yè)謀求生存與發(fā)展的主要選擇。企業(yè)通過有效壓縮生產(chǎn)經(jīng)營活動中的各項成本來確保以最小的成本投入獲取最大的經(jīng)濟效益。采購成本在企業(yè)運營成本中的占比較重,因此物資采購管理在企業(yè)管理中也非常重要。抓好物資采購管理,盡量控制采購成本,也對減少企業(yè)的總體運營成本有重要意義。為此,本文從物資采購管理角度探討如何壓縮企業(yè)運營成本,促使企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

        1 關(guān)于物資采購成本管理的概述

        1.1 物資采購的定義與重要價值

        所謂物資采購就是從市場獲得所需物資及提供相關(guān)專業(yè)服務(wù)指導(dǎo)和保證產(chǎn)品售后的一個過程,涉及物質(zhì)產(chǎn)品的購買及物流、庫存管理、售后服務(wù)、供貨商關(guān)系管理等內(nèi)容,以滿足企業(yè)正常運營及生產(chǎn)的需要[1]。它關(guān)鍵在于能讓企業(yè)以較為合理的成本投入得到預(yù)期質(zhì)量的商品,且能保證這些商品可以按時送到指定的物資存放點。物資采購管理是企業(yè)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。加強物資采購管理,優(yōu)化采購流程與策略有助于提升物資采購效率與采購質(zhì)量,并縮減采購成本,從而提升企業(yè)的整體利潤率。

        1.2 成本管理基本理論

        成本管理作為一種系統(tǒng)性的管理活動,其核心在于對成本本質(zhì)的深刻洞察、成本構(gòu)成的精細剖析及成本行為特征的準確把握。這一過程旨在通過運用科學(xué)的管理方法與創(chuàng)新技術(shù),實現(xiàn)對成本的全面優(yōu)化與高效管理。具體來說,成本管理不僅涵蓋了對企業(yè)成本的有效規(guī)劃與前瞻布局,還涉及對成本發(fā)生全過程的嚴密監(jiān)控與動態(tài)調(diào)整,以及對成本數(shù)據(jù)的深入分析與精準解讀[2]。成本管理的目標主要是控制無效與不必要的成本,并保證產(chǎn)品與服務(wù)的質(zhì)量不受影響,從而讓企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益,并增強企業(yè)的市場競爭力。有效的物資成本管理需要在做出采購決策時綜合考慮各種成本因素,并確定最佳供貨商,利用有效的談判方式合理的談判價格,加強物流與庫存管理,而且要全方位識別采購流程中的各種潛在成本,從而采取有效的成本控制措施。

        1.3 物資采購成本的組成

        就物資采購成本來說,主要分為直接成本與間接成本,直接成本是購買物資時企業(yè)直接支付的費用,主要有購買物資的價格、運輸費用、與之有關(guān)的稅費[3]。購買價格一般由市場供需關(guān)系及雙方擬定的合同要求而定。運輸費用是物資從供貨商場所運送至企業(yè)指定地點產(chǎn)生的費用,它主要由路程遠近、運輸方式、物資重量與體積等因素決定。稅費主要是指關(guān)稅、增值稅,由物資種類及采購所在地的相關(guān)稅收政策而定。

        間接成本是指與物資采購有關(guān)的管理、庫存、質(zhì)控、售后方面的成本費用,也包括潛在的風(fēng)險成本。這類成本通常很難直接量化。管理費用是指企業(yè)采購活動中產(chǎn)生的人力與行政方面的開支。庫存成本主要是指貨物保管費用、倉儲費用、庫存資金占用成本。質(zhì)量控制費用通常是指對采購物資進行質(zhì)量檢測產(chǎn)生的費用,以保證物資符合相關(guān)質(zhì)量要求。售后成本費用是指物資在合同約定的質(zhì)保期限內(nèi)有可能出現(xiàn)的不可預(yù)計的現(xiàn)象,需要專業(yè)的技術(shù)人員現(xiàn)場評估、現(xiàn)場指導(dǎo)等一系列活動等所產(chǎn)生的費用。所謂的潛在風(fēng)險成本,通常是指意外因素造成的額外成本增加,包括物資價格波動、供貨商違約、物流中斷等意外因素[4]。重視對上述成本的管控與研究有助于更好地控制物資采購成本,增強企業(yè)的盈利能力。

        2 企業(yè)物資采購成本管理中常見問題分析

        2.1 缺乏完善的物資采購管理制度

        物資采購管理作為企業(yè)物資采購中重要的一環(huán),加強物資采購管理有助于提升物資采購效率及采購質(zhì)量,同時,也對物資采購成本的控制有利。部分企業(yè)的物資采購管理模式比較粗放,未構(gòu)建一套完善的物資采購管理制度,因此,有時采購成本得不到有效控制。企業(yè)未將精細化管理理念與物資采購管理相結(jié)合,物資采購缺少明晰的流程與標準,導(dǎo)致采購人員并無具體標準可依,因此采購行為難以得到有效的監(jiān)督和監(jiān)管。另外,由于缺乏完善的管理制度,采購人員的自由裁量權(quán)無明確規(guī)定,容易造成采購決策不科學(xué)、不透明的問題,從而讓企業(yè)面臨財務(wù)風(fēng)險及管理風(fēng)險。另外,關(guān)于物資的申領(lǐng)、保存、使用等問題在企業(yè)內(nèi)部無統(tǒng)一規(guī)定,因此各部門可能出現(xiàn)重復(fù)采購、過度存儲及物品浪費等問題。部門之間的溝通不暢,信息共享不及時不透明,加之缺少明確的責(zé)任劃定,容易造成物資分配不合理,進而降低企業(yè)的整體運營效率。

        2.2 物資采購方式仍比較滯后

        當(dāng)前仍有一些企業(yè)的物資采購方式缺乏先進性,這也對物資采購成本有明顯的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的興起,云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)日益得到普及,也為企業(yè)提升運營效率提供了重要的技術(shù)支持。依靠這些先進技術(shù),企業(yè)能高效開展日常業(yè)務(wù)活動,但仍有部分企業(yè)對信息技術(shù)的重視度不足,仍采用傳統(tǒng)手工工作模式。就物資采購工作而言,企業(yè)采購部門未有效利用信息系統(tǒng),設(shè)計的采購方案欠缺合理性,從而影響采購效率,并使采購成本上升[5]。另外,部分企業(yè)在采購招標環(huán)節(jié)融入了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),但僅限于在電子采購交易平臺上貼出招標公告及文件,評標活動仍在線下進行,并沒有真實實現(xiàn)全程采購的電子化。市場上不同物資價格隨時都可能變化,為此,企業(yè)采購部門應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)平臺密切監(jiān)測市場價格的波動,并據(jù)此及時優(yōu)化采購方案,從而規(guī)避采購成本的增加。

        2.3 缺乏規(guī)范的物資采購流程

        采購流程欠缺規(guī)范性是當(dāng)前許多企業(yè)都存在的一個現(xiàn)象。一是企業(yè)物資采購范圍過于寬泛。企業(yè)本該對物資采購整個過程加強管理與監(jiān)督,但一些企業(yè)忽視了這一點,使物資采購環(huán)節(jié)暴露出各種問題,最終用過高的采購成本購買了質(zhì)量得不到保障的產(chǎn)品。二是企業(yè)的物資采購流程缺乏合理性。企業(yè)物資采購工作本應(yīng)參照標準化流程展開相關(guān)工作,包括物資采購計劃的制訂、采購方式的制定、招投標采購等工作,以提升物資采購效率,并盡量減少物資采購成本。然而在具體實踐中一些企業(yè)未從自身現(xiàn)狀出發(fā)來制訂合理的物資采購計劃與物資采購制度,導(dǎo)致物資采購流程雜亂,進而降低采購效率,增加采購成本。

        2.4 缺乏專業(yè)的采購人才

        企業(yè)物資采購對采購人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高,因為采購人員在企業(yè)成本管控中起到了重要作用。這要求采購人員需要對采購物資的類別及特性悉知,還應(yīng)熟悉整個買賣市場的規(guī)則。特別是采購人員的談判技巧,在整個采購過程中有著舉足輕重的作用。如果采購人員的工作能力不過關(guān),專業(yè)素養(yǎng)無法滿足物資采購的要求,將難以根據(jù)企業(yè)需求對人力成本、企業(yè)內(nèi)部營運現(xiàn)狀、技術(shù)實現(xiàn)等層面加以精準分析,進而影響到采購成效。目前,有的采購人員責(zé)任意識淡薄,未認識到物資采購管理在企業(yè)成本控制中的重要意義,在采購前未充分研究企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境與競爭對手的情況就直接選定了物資供應(yīng)商[6]。這可能導(dǎo)致物資采購價格過高,從而增加企業(yè)的運營成本。另有部分采購人員欠缺工作經(jīng)驗,物資管理部門可能會招聘一些臨時人員參與采購,然而這些臨時采購人員對物資采購性質(zhì)與相關(guān)注意要點并不熟悉,很難控制好采購過程中的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié),從而影響到采購管理效率。

        3 加強企業(yè)物資采購管理,有效控制企業(yè)成本

        3.1 建立一套健全的采購管理制度與采購監(jiān)管機制

        為控制好企業(yè)的采購成本,應(yīng)當(dāng)建立一套科學(xué)合理的采購規(guī)章制度與采購監(jiān)管體系。第一,構(gòu)建規(guī)范透明的采購規(guī)章制度。對采購政策與相關(guān)流程加以明確,并對采購的權(quán)限與責(zé)任作出清晰的規(guī)定,進一步規(guī)范采購行為與流程。為保證采購工作的規(guī)范化與合理化,企業(yè)構(gòu)建的制度中應(yīng)重點規(guī)范下列內(nèi)容:采購需求的提出及審批、采購方案的制定及審批、供貨商的篩選及評估、合同的簽訂與履行。第二,注重對采購活動的監(jiān)管與風(fēng)險管控。通過構(gòu)建完善的采購監(jiān)管機制,抓好對采購工作的監(jiān)督及審計。具體監(jiān)管工作主要是指對采購流程的管控、對采購合同及賬目的嚴格審查、對供貨商的管理及評估。同時,重視對采購風(fēng)險的識別及防范,構(gòu)建有效的風(fēng)險防控機制,避免采購環(huán)節(jié)中存在合同風(fēng)險、違規(guī)等問題[7]。第三,建議實行標準化采購與集中采購。所謂標準化采購就是對采購目標進行統(tǒng)一,并對采購規(guī)格加以規(guī)范,從而確保采購活動的標準化、規(guī)范化,從而控制采購成本,并提升采購效率。在采購大宗物資及相關(guān)服務(wù)時可選擇集中采購,以便得到更低的價格。另外,重視與供貨商的合作,并加強對他們的管理。可制定供貨商評估機制,科學(xué)評估供貨商的供貨能力、價格、信譽及貨品質(zhì)量,以便獲得更優(yōu)惠的采購條件及服務(wù),從而壓縮采購費用。第四,引入信息技術(shù)提升采購管理效率。企業(yè)可使用采購管理軟件、電子采購平臺,讓采購活動實現(xiàn)自動化,并對采購數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)一管理。依托信息技術(shù)能讓采購活動更準確、更高效,也能在一定程度上減少采購費用。

        3.2 合理選用采購方式

        采購方式就是在采購活動中企業(yè)所選用的各種采購方式與手段??茖W(xué)選用采購方式有利于企業(yè)減少成本投入,提升采購管理效率。第一,針對采購需求與采購目標來選用恰當(dāng)?shù)牟少彿绞?。企業(yè)所用的采購方式通常有下列幾種,分別是單一來源采購、招投標、競爭性談判、詢價等。其中,招投標主要用于一些重要的、復(fù)雜的采購項目,不僅能保證供貨商之間的競爭性,也能讓采購活動更透明。常規(guī)性的簡單采購?fù)ǔ?蛇x用詢價或競爭性談判,有時也可選擇單一來源采購,從而達到降本增效的目的[8]。第二,企業(yè)應(yīng)靈活應(yīng)用不同的采購方式。針對采購項目的具體特征與實際需求,企業(yè)應(yīng)合理選用采購方式,以滿足不同采購項目的需求。比如,若要購入重要零部件或價值高的物資時,企業(yè)一般可選擇競爭性談判或多輪談判,盡量爭取價格優(yōu)勢與更優(yōu)惠的采購條件。第三,重視與供貨商的合作與溝通,這關(guān)系到采購方式能否得到合理應(yīng)用。因此,企業(yè)需要與供貨商構(gòu)建長期穩(wěn)定的合作關(guān)系,并注意與供貨商之間的溝通協(xié)調(diào),雙方協(xié)商最佳的采購方式,從而達到共贏的目的。另外,企業(yè)還需要與供貨商之間商討如何來完善采購方式,借助供貨商的經(jīng)驗及專長來提升采購效率,并壓縮采購費用。

        3.3 進一步優(yōu)化采購流程

        通過對企業(yè)現(xiàn)有的采購流程進行充分研究與分析,選出繁瑣重復(fù)的流程,可直接刪除或合并這些環(huán)節(jié),從而簡化采購流程。其中,可引入數(shù)字化合同審批系統(tǒng),采用在線審批方式能極大節(jié)省紙質(zhì)文件的處理時間。同時,應(yīng)用數(shù)字化管理系統(tǒng),確保把采購各環(huán)節(jié)有效銜接在一起,實現(xiàn)信息的即時共享。另外,企業(yè)可設(shè)立專門的采購部門,安排專人開展采購工作,以保證采購管理的專業(yè)性與高效性。應(yīng)挑選具有良好采購經(jīng)驗與豐富行業(yè)知識,并對合同談判、風(fēng)險管理、供應(yīng)鏈管理都比較熟悉的人才從事采購工作。在成立采購部門后需要明確各部門的具體職責(zé)與協(xié)作方式,從而推動部門間的溝通與協(xié)作,讓信息能在全部環(huán)節(jié)中順利流通。企業(yè)還需要重視對采購環(huán)節(jié)中相關(guān)風(fēng)險的識別與防控。比如,構(gòu)建供貨商評價機制,評定供貨商的資質(zhì)與信譽,從而控制合同風(fēng)險。實行嚴格的合規(guī)標準,保證采購過程的合法合規(guī)性。在審批過程中企業(yè)需要仔細審查申請的合理性,嚴格評估供貨商的信譽、能力是否符合要求,價格是否合理。另外,還需要做好審批記錄,如審批人的簽字、審批意見及決策依據(jù),便于后續(xù)的查閱及審計需要。

        3.4 重視供應(yīng)鏈管理有效控制成本

        企業(yè)應(yīng)重視供應(yīng)鏈管理,這主要涉及供貨商的選定、采購計劃、物流規(guī)劃及庫存管理。企業(yè)通過建立高效而穩(wěn)固的供應(yīng)鏈網(wǎng)絡(luò)能獲得更便宜的價格,并確保物資供應(yīng)更可靠及時,避免由于供應(yīng)延遲或中斷而增加額外的成本[9]。對庫存采用精益管理方式有助于控制庫存成本,同時,也能防止物料不足或存儲過度的問題發(fā)生。供應(yīng)鏈各方之間需要形成一套高效的信息溝通機制,確保他們能實時共享庫存信息與需求預(yù)測信息。這樣企業(yè)與供貨商就能更合理準確地安排自己的生產(chǎn)與采購活動,避免物資浪費與緊急采購的發(fā)生。企業(yè)借助物聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能對供應(yīng)鏈上的相關(guān)數(shù)據(jù)進行深度分析,進而調(diào)整物流運輸路線與方式,從而節(jié)省物流費用。同時,也能不斷研究供貨商的相關(guān)特性,進而合理調(diào)整供貨商組合,找到成本節(jié)約的潛在機會,企業(yè)就能在確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定與高效的基礎(chǔ)上控制好物資采購成本,從而提升總體的營運效率。

        3.5 加強采購專才隊伍的培養(yǎng)

        想要提高物資采購質(zhì)量,控制好物資采購成本,離不開一支專業(yè)優(yōu)秀的采購隊伍。采購人員不僅要熟悉國內(nèi)關(guān)于采購方面的相關(guān)法律制度,也要掌握企業(yè)的各種管理制度,同時,還需具備采購專業(yè)的理論知識,有豐富的采購經(jīng)驗,良好的采購技能及較強的溝通能力與談判技能等。同時,熟悉企業(yè)生產(chǎn)所需的相關(guān)物料特點及所需物料質(zhì)量要求,并能熟練應(yīng)用與采購管理有關(guān)的軟件,并能密切掌握采購物資的市場信息[10]。為了培養(yǎng)出優(yōu)秀的采購人才,企業(yè)可采取下列措施:第一,采用以老帶新的辦法,安排經(jīng)驗豐富的采購人員來帶新的采購人員,這種一對一的培養(yǎng)模式簡單易操作,也能幫助新采購人員更好地把理論與工作實踐結(jié)合起來,防止他們走彎路。第二,采用外包的辦法安排采購人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),由培訓(xùn)機構(gòu)對其進行專業(yè)化培訓(xùn),讓采購人員掌握更系統(tǒng)全面的專業(yè)知識,優(yōu)化自己的專業(yè)結(jié)構(gòu)。第三,也可挑選一些采購能力強的人員外出參加學(xué)習(xí),完善自己的知識體系,開闊自己的視野,提升自己的采購管理水平。

        4 結(jié)束語

        總之,本文就企業(yè)采購管理與成本控制進行剖析,探討了它在企業(yè)發(fā)展過程中的重要意義??茖W(xué)的采購管理有助于企業(yè)優(yōu)化供應(yīng)鏈,并獲得質(zhì)量可靠的產(chǎn)品及服務(wù)。成本控制有助于提升企業(yè)的競爭力,并讓企業(yè)獲得更高的利潤率,為今后的發(fā)展創(chuàng)新提供更多的資金支持。但是我們應(yīng)看到采購管理與成本管控并非一蹴而就的,需要不斷的完善與優(yōu)化。因此,企業(yè)需要結(jié)合自身實際不斷探索采購管理中存在的問題與原因,及時完善采購管理機制,盡量控制采購成本,從而達到控制企業(yè)成本的目的。

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        作者簡介:丁曉英(1987-),女,漢族,湖南攸縣人,本科,中級經(jīng)濟師,研究方向:實行集中采購給企業(yè)帶來的核心競爭力和可持續(xù)發(fā)展。

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