高中生檔案作為學(xué)生成長的記錄，涉及學(xué)籍信息、成績檔案、活動記錄等多項(xiàng)內(nèi)容，不僅是學(xué)籍管理的基礎(chǔ)，還是學(xué)生未來升學(xué)的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式在操作效率、信息安全和共享便捷性方面存在諸多不足，難以滿足信息化時(shí)代對檔案管理提出的要求。因此，通過“互聯(lián)網(wǎng) + ”技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為必然趨勢。針對高中生檔案數(shù)字化存在的問題，本文旨在探索基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高中生檔案數(shù)字化管理的有效對策，期望通過優(yōu)化技術(shù)設(shè)備、系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)保護(hù)和專業(yè)人才培養(yǎng)，構(gòu)建高效、安全和便捷的檔案管理體系，為未來高中生檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考。

1高中生檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1.1檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，高中生檔案管理大多依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，學(xué)校會根據(jù)學(xué)生的入學(xué)時(shí)間為其建立個人檔案，將在校期間的各項(xiàng)信息逐一記錄，并按照年級或班級分門別類存檔1。檔案集中保存在檔案室，依靠人工操作管理、整理和查閱。由于紙質(zhì)檔案占用大量物理空間，學(xué)校檔案室的管理壓力逐漸增大，檔案在歸檔和查詢過程中的易損性和丟失風(fēng)險(xiǎn)也隨之提升。此外，檔案的查找速度依賴于人工的篩選和比對，導(dǎo)致檔案利用率較低，尤其是在需要跨年級或跨學(xué)期查閱檔案信息時(shí)，難以滿足信息化時(shí)代對高效、快捷的需求。

1.2面臨的主要問題

1.2.1軟硬件資源不足。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式基礎(chǔ)上發(fā)展出的數(shù)字化管理概念，需要足夠的軟硬件支持。許多學(xué)校在技術(shù)資源上投人方面相對有限，設(shè)備老化，數(shù)據(jù)存儲設(shè)備無法支持大容量的數(shù)據(jù)存儲需求，或是無法確保檔案信息的長期穩(wěn)定保存。同時(shí)，缺乏自動化的檔案管理軟件，使得檔案系統(tǒng)只能依賴人工輸入和維護(hù)，部分檔案仍需紙質(zhì)備份或人工介人，以確保信息的完整性和安全性。尤其在設(shè)備更新不及時(shí)的情況下，檔案系統(tǒng)的使用穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)安全性面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，技術(shù)設(shè)備資源不足限制了檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，難以實(shí)現(xiàn)檔案的高效存儲和智能化管理。

1.2.2檔案系統(tǒng)建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，高中檔案系統(tǒng)在分類、錄入和查詢標(biāo)準(zhǔn)上各異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式和信息分類不統(tǒng)一。標(biāo)準(zhǔn)化的缺乏，導(dǎo)致各學(xué)?；虿块T之間的檔案難以共享，信息查詢效率也大打折扣。不同學(xué)校在學(xué)生成績、獲獎記錄等信息的歸類方式上有所不同，某些學(xué)?？赡軙⒊煽兒瞳@獎情況合并在一個文件內(nèi)，而其他學(xué)校則會分開記錄。缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)使得檔案數(shù)據(jù)的整合和調(diào)取工作變得復(fù)雜，對檔案管理人員的要求也越來越高。標(biāo)準(zhǔn)化不足不僅增加檔案管理的難度，還可能導(dǎo)致信息冗余和數(shù)據(jù)不一致的問題，影響檔案的準(zhǔn)確性和完整性，因而檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)迫在眉睫。

1.2.3數(shù)據(jù)安全與隱私問題。隨著檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案信息逐漸轉(zhuǎn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)隨之增加，尤其是涉及學(xué)生個人信息的檔案數(shù)據(jù)更應(yīng)受到高度保護(hù)。實(shí)際上，許多學(xué)校在安全防護(hù)措施上相對薄弱，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲和訪問過程中存在安全隱患。在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中缺乏加密保護(hù)或身份驗(yàn)證機(jī)制，易導(dǎo)致檔案信息被非法訪問和泄露。并且，部分學(xué)校未能實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的定期備份和維護(hù)，檔案數(shù)據(jù)在系統(tǒng)故障時(shí)可能面臨不可恢復(fù)的丟失風(fēng)險(xiǎn)2。因此，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)成為檔案數(shù)字化管理中的核心需求，確保檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)化存儲和傳輸過程中的安全性尤為重要。

1.2.4檔案管理人才短缺。數(shù)字化管理需要專業(yè)的檔案管理人員和信息技術(shù)人員的協(xié)同支持，但當(dāng)前許多學(xué)校在檔案管理部門缺乏具備信息技術(shù)和檔案管理知識的復(fù)合型人才。人才缺口限制數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際操作中，許多檔案管理人員并不具備信息技術(shù)及相關(guān)知識，往往難以應(yīng)對數(shù)字系統(tǒng)的復(fù)雜性，導(dǎo)致系統(tǒng)操作效率和安全性難以保證。為此，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才的引進(jìn)和專業(yè)培訓(xùn)，建立完善的檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，確保檔案數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展。

2基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高中生檔案數(shù)字化管理對策

2.1完善軟硬件設(shè)施

2.1.1建設(shè)高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵在于軟硬件設(shè)施的完善。尤其在設(shè)備更新和存儲擴(kuò)容方面，學(xué)?？梢约刑岣哂?jì)算機(jī)、服務(wù)器及數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的處理能力，以應(yīng)對日益增長的數(shù)據(jù)需求和檔案管理的復(fù)雜性。檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性依賴于堅(jiān)實(shí)的存儲基礎(chǔ)。高容量的存儲設(shè)備、性能穩(wěn)定的服務(wù)器以及靈活的云存儲系統(tǒng)，是保障數(shù)據(jù)處理速度與存儲空間的基礎(chǔ)，同時(shí)，云存儲系統(tǒng)可以讓檔案數(shù)據(jù)不局限于本地物理空間，支持跨區(qū)域訪問和遠(yuǎn)程管理[3?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)不僅能夠增強(qiáng)學(xué)校應(yīng)對突發(fā)性數(shù)據(jù)需求的能力，還能實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)訪問和大數(shù)據(jù)處理，使得檔案查詢不再受限于單一的設(shè)備或地點(diǎn)，為師生和家長的需求提供有力支持。在硬件支持到位的前提下，數(shù)字化系統(tǒng)功能的優(yōu)化同樣不可忽視。檔案數(shù)據(jù)的格式涵蓋學(xué)籍、成績、榮譽(yù)活動等多項(xiàng)內(nèi)容，對數(shù)據(jù)處理和儲存的兼容性要求較高?；诖?，學(xué)校可以根據(jù)具體需求開發(fā)或采購專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)，從而支持各種數(shù)據(jù)格式的存儲和不同平臺的跨設(shè)備訪問。

2.1.2系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)兼顧檔案管理的獨(dú)特性。緊密結(jié)合學(xué)校現(xiàn)有流程，使系統(tǒng)操作界面和邏輯更貼合實(shí)際使用需求，從而減少操作誤差，提高管理效率。尤其是跨平臺訪問的實(shí)現(xiàn)，不僅讓檔案管理人員能隨時(shí)隨地管理檔案數(shù)據(jù)，學(xué)生、家長和校友還可以輕松通過不同設(shè)備訪問相關(guān)檔案信息，方便信息的實(shí)時(shí)查詢。此外，網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備的升級進(jìn)一步確保檔案數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的即時(shí)調(diào)用和高效傳輸。網(wǎng)絡(luò)帶寬的提升可以顯著降低數(shù)據(jù)傳輸過程中的延遲，縮短檔案查詢所需的時(shí)間，使得系統(tǒng)能夠同時(shí)處理多個用戶的檔案訪問請求。在此基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)備份設(shè)備的完善也為檔案數(shù)據(jù)的安全存儲提供了保障。通過定期備份和冗余系統(tǒng)，學(xué)?？梢源_保在設(shè)備損壞或網(wǎng)絡(luò)故障的情況下檔案數(shù)據(jù)不會丟失，增強(qiáng)系統(tǒng)的可靠性和容錯性?？傊浻布O(shè)施的全面優(yōu)化將為學(xué)校構(gòu)建起一個高效、穩(wěn)定且靈活的檔案管理系統(tǒng)，順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，滿足了現(xiàn)代化教育管理的需要。

2.2建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)

2.2.1建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)能夠顯著提升數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和查詢的便捷性，為學(xué)校高效管理學(xué)生信息奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)化的首要任務(wù)在于制定統(tǒng)一的檔案分類和存檔規(guī)范，通過標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則，確保所有檔案內(nèi)容在錄人、存儲和查詢過程中具備一致性。標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)不僅可以減少信息錄入的誤差，還能避免不同操作人員在分類和標(biāo)記上的主觀差異。例如，檔案系統(tǒng)可以細(xì)化為學(xué)籍管理、成績記錄、榮譽(yù)活動等分類標(biāo)簽，每一標(biāo)簽下包含的信息格式和屬性也應(yīng)明確規(guī)定，便于后續(xù)查閱和使用。模塊化設(shè)計(jì)是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不可或缺的組成部分，通過模塊化設(shè)計(jì)可將檔案系統(tǒng)按照內(nèi)容和功能劃分為若干子模塊。根據(jù)檔案的不同內(nèi)容，檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)計(jì)多個功能模塊，如學(xué)籍管理模塊、成績記錄模塊、榮譽(yù)活動模塊等，這種設(shè)計(jì)讓檔案系統(tǒng)的功能更清晰、更有條理。每個模塊相對獨(dú)立地管理特定信息，減少不同數(shù)據(jù)內(nèi)容之間的相互干擾。

2.2.2借助于標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)，檔案管理人員在更新和維護(hù)數(shù)據(jù)時(shí)不易產(chǎn)生混淆，用戶在查詢時(shí)也能更方便地找到所需信息。學(xué)籍管理模塊專注于學(xué)生的個人基本信息和學(xué)籍變動情況，而成績記錄模塊則能夠支持逐學(xué)期或逐年對比，使得不同階段的成績情況一目了然。模塊彼此獨(dú)立而又互相銜接，構(gòu)建了一個靈活而穩(wěn)定的系統(tǒng)框架5。模塊化的結(jié)構(gòu)不僅優(yōu)化了系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)，還使得檔案系統(tǒng)的維護(hù)和擴(kuò)展更加容易。隨著學(xué)生信息管理需求的多樣化，學(xué)校檔案系統(tǒng)需要添加新的模塊來滿足變化的需求?？梢栽黾右粋€“素質(zhì)評價(jià)模塊”以記錄學(xué)生在社會實(shí)踐和綜合素質(zhì)評定方面的表現(xiàn)。模塊化設(shè)計(jì)使得新的功能模塊能夠無縫接入現(xiàn)有系統(tǒng)，減少因系統(tǒng)升級帶來的影響。此外，標(biāo)準(zhǔn)化與模塊化的結(jié)合還能夠促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的共享與整合，增強(qiáng)不同模塊之間的聯(lián)動性。在這一框架下，學(xué)?？梢愿玫貙?shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合與優(yōu)化，使檔案管理逐步達(dá)到自動化、智能化的水平，從而進(jìn)一步提升工作效率。

2.3加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)

檔案的數(shù)字化管理使數(shù)據(jù)的存儲和傳輸逐漸進(jìn)人網(wǎng)絡(luò)化狀態(tài)。因此，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)成為必須重視的課題。通過多層次的安全認(rèn)證，檔案管理系統(tǒng)可以避免未經(jīng)授權(quán)的訪問。身份驗(yàn)證機(jī)制，如設(shè)置密碼保護(hù)、雙重驗(yàn)證等，可以有效限制訪問權(quán)限，確保只有獲得授權(quán)的用戶可以查閱相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。此外，還可以通過權(quán)限管理的方式，劃分不同的用戶級別，使檔案訪問層次更為清晰，以提升數(shù)據(jù)的安全性。數(shù)據(jù)加密和定期備份是檔案管理安全策略的關(guān)鍵措施。采用加密技術(shù)可以有效保護(hù)檔案在傳輸和存儲過程中的信息安全。傳輸中的數(shù)據(jù)加密能夠防止被非法截取和篡改，而存儲過程中的加密則可以避免系統(tǒng)內(nèi)部泄密。與此同時(shí)，定期進(jìn)行系統(tǒng)備份，確保檔案在出現(xiàn)設(shè)備故障或系統(tǒng)故障時(shí)可以快速恢復(fù)，保障檔案信息的完整性和安全性。因此，通過數(shù)據(jù)加密和備份的雙重保障，學(xué)校檔案管理系統(tǒng)可以更加安全可靠，為學(xué)生、家長和學(xué)校提供穩(wěn)定的數(shù)據(jù)服務(wù)。

2.4培養(yǎng)專業(yè)檔案管理與信息技術(shù)人才

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行離不開專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。因此，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和引入信息技術(shù)人才是必不可少的。對于現(xiàn)有的檔案管理人員，學(xué)?？梢蚤_展定期的信息技術(shù)培訓(xùn)，以幫助他們提升系統(tǒng)操作和維護(hù)的能力。在系統(tǒng)的實(shí)際操作中，掌握基礎(chǔ)的信息技術(shù)可以顯著提高檔案管理效率，避免在使用過程中造成不必要的操作失誤。數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)安全等技術(shù)知識的培訓(xùn)可以讓管理人員更好地保護(hù)檔案的安全。為確保檔案系統(tǒng)的長期有效運(yùn)行，學(xué)?？梢钥紤]引入具備檔案管理和信息技術(shù)雙重能力的專職人才，這樣不僅能熟練運(yùn)用信息技術(shù)手段管理檔案，還能夠在系統(tǒng)出現(xiàn)技術(shù)性問題時(shí)及時(shí)做出應(yīng)對。專業(yè)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)可以提高檔案管理部門的技術(shù)水平，使檔案管理不再依賴于單一的經(jīng)驗(yàn)操作，推動檔案系統(tǒng)的穩(wěn)健發(fā)展。通過引進(jìn)和培訓(xùn)相結(jié)合的方式，學(xué)校可以逐步建立一支信息技術(shù)和檔案管理能力兼?zhèn)涞膶I(yè)隊(duì)伍，為數(shù)字化管理的持續(xù)推進(jìn)落實(shí)好人員保障。

2.5優(yōu)化檔案服務(wù)體系與用戶體驗(yàn)

檔案數(shù)字化的最終目的在于提高用戶的服務(wù)體驗(yàn)。通過拓展移動端訪問渠道，學(xué)?？梢詫n案管理系統(tǒng)的使用范圍擴(kuò)大到手機(jī)、平板等移動設(shè)備。比如，學(xué)?？梢蚤_發(fā)某信公眾號、App等移動平臺，用戶只需登錄相關(guān)的應(yīng)用即可輕松查詢到所需的檔案信息，尤其是在畢業(yè)后校友或家長需要查閱學(xué)生資料時(shí)，移動端訪問的便利性是顯而易見的。在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，檔案信息共享也為檔案管理服務(wù)的靈活性提供了保障。通過實(shí)現(xiàn)校內(nèi)不同部門間的數(shù)據(jù)共享，可以減少重復(fù)檔案的錄入工作，提升信息流通效率。教務(wù)處和學(xué)生管理部門可以共享學(xué)籍信息，方便在學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)或成績調(diào)檔時(shí)快速查找數(shù)據(jù)。此外，校外家長和校友也可通過身份驗(yàn)證系統(tǒng)進(jìn)行合法的檔案查詢，提高檔案服務(wù)的開放性和透明性。優(yōu)化檔案服務(wù)體系，不僅為用戶提供了更好的服務(wù)體驗(yàn)，也為學(xué)校檔案管理部門減輕了大量重復(fù)性工作，為管理工作的長期高效運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

結(jié)語

本文通過對當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀的分析，總結(jié)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式在效率、數(shù)據(jù)共享和管理上的局限性，提出了在設(shè)備和系統(tǒng)更新、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、安全保護(hù)以及專業(yè)人才培養(yǎng)等方面的優(yōu)化對策，以期構(gòu)建高效的檔案管理體系。上述對策的有效實(shí)施不僅能提高檔案管理的規(guī)范性和便捷性，還能為學(xué)生、家長和學(xué)校各方提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)，提高學(xué)校檔案管理的整體水平。數(shù)字化技術(shù)的引入，使得檔案管理向智能化方向邁出重要的一步，適應(yīng)了當(dāng)今信息化社會的發(fā)展。未來，隨著技術(shù)的進(jìn)一步進(jìn)步和學(xué)校管理的完善，高中檔案數(shù)字化將繼續(xù)在教育管理中發(fā)揮積極作用。

參考文獻(xiàn)

[1]秦婧，郭晨.新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑研究[J].參花，2024（25）：158-160.

[2]于梅，張宇.淺談數(shù)字化背景下高校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)[J].山東檔案，2023（02）：52.

[3]徐小琴，林東，張文.新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型問題探析[J].老區(qū)建設(shè)，2022（15）：76-80.

[4]王磊.高校學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理模式研究[J].山西檔案，2019（06）：74-78.

[5]王成，周向東.互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)生檔案管理措施探討[J].文教資料，2022（12）：184-187.

[6]朱迪.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校學(xué)生檔案管理研究[J].新課程研究，2023（20）：92-95.

[7]邱秀銀.淺析數(shù)字化背景下如何加強(qiáng)中學(xué)教育教學(xué)檔案數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案，2023（06）：219-221.

作者簡介：古耀宇（1993.11—），大學(xué)學(xué)歷，惠州市第一中學(xué)館員，研究方向：高中檔案管理。