中圖分類(lèi)號(hào)：G472 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理和信息服務(wù)具有廣闊的可為空間，信息化已成為社會(huì)發(fā)展的重要推動(dòng)力量。信息化賦能高校檔案管理和信息服務(wù)是指在信息技術(shù)的支持下，通過(guò)優(yōu)化檔案資源配置、改善檔案工作流程、提升高校檔案管理和信息服務(wù)能力等方式，增強(qiáng)高校檔案管理和信息服務(wù)工作效率和服務(wù)質(zhì)量。信息化賦能意味著利用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，從而提供更加高效、便捷的信息服務(wù)。

高校作為文化傳承、知識(shí)傳播和科學(xué)研究的重要基地，其檔案管理和信息服務(wù)的效率和質(zhì)量直接關(guān)系到教育教學(xué)、科研管理、社會(huì)服務(wù)等多個(gè)方面。傳統(tǒng)的檔案管理和信息服務(wù)方式已難以滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的信息服務(wù)需求，亟須通過(guò)信息化手段進(jìn)行改革和升級(jí)。國(guó)外關(guān)于高校檔案管理和信息化服務(wù)方面的研究起步較早，形成了一套較為成熟的理論體系和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。例如，歐美國(guó)家已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和共享的信息化管理。國(guó)內(nèi)學(xué)者也對(duì)高校檔案管理和信息服務(wù)進(jìn)行了深入研究，提出了多種信息化解決方案，但在實(shí)際應(yīng)用中仍存在諸多不足，如系統(tǒng)集成度不高、服務(wù)模式單一等問(wèn)題。因此，研究信息化推動(dòng)高校檔案管理和信息服務(wù)對(duì)于提高檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平，促進(jìn)高校信息化建設(shè)具有重要的理論和實(shí)踐意義。

1高校檔案管理和信息服務(wù)現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，我國(guó)高校普遍開(kāi)展了檔案的收集和接收工作，檔案館藏?cái)?shù)量成倍增長(zhǎng)，檔案門(mén)類(lèi)也在不斷增加和豐富，為工作查考、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研等提供服務(wù)。傳統(tǒng)的高校檔案管理模式以紙質(zhì)檔案為主，在高校檔案管理和信息服務(wù)方面存在管理效率低下、檢索工具落后、查詢(xún)繁瑣等問(wèn)題，難以滿(mǎn)足高校日益增長(zhǎng)的檔案管理和信息服務(wù)需求。

1.1基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)薄弱

隨著黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的重視，高校檔案管理和信息服務(wù)工作呈現(xiàn)突飛猛進(jìn)的發(fā)展勢(shì)頭，絕大多數(shù)高校已經(jīng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)如檔案館或檔案室，并且建立了涵蓋檔案收集、歸檔、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保密、借閱、銷(xiāo)毀等工作的一系列制度，高校已經(jīng)具備了基本的檔案管理和高校檔案管理和信息服務(wù)體系，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)正在向規(guī)范化、科學(xué)化逐步邁進(jìn)。隨著高校教育教學(xué)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)職能的不斷深化，檔案的利用和服務(wù)工作日益得到重視，高校檔案管理和信息服務(wù)已經(jīng)成為高校檔案管理工作的重要內(nèi)容。圍繞學(xué)校的中心工作，部分高校在編研活動(dòng)、檢索工具、網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)等服務(wù)途徑和服務(wù)方式等方面展開(kāi)探索。但檔案管理機(jī)構(gòu)在高校作為教輔或附屬部門(mén)，普遍得不到重視。目前多數(shù)高校的檔案管理服務(wù)還停留在手工作坊的傳統(tǒng)方式，檔案管理及信息服務(wù)方面缺乏先進(jìn)的掃描設(shè)施設(shè)備、數(shù)字媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系[1]。同時(shí)，高校檔案管理和信息服務(wù)需要專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人才作支撐，目前許多高校在檔案管理信息化建設(shè)中面臨人才短缺的問(wèn)題，制約了信息化建設(shè)的推進(jìn)。相對(duì)于高校發(fā)展的日新月異，高校檔案管理和信息服務(wù)薄弱的基礎(chǔ)會(huì)影響高校檔案管理和信息服務(wù)工作的整體發(fā)展水平，導(dǎo)致高校檔案管理和信息服務(wù)工作無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前師生對(duì)檔案的信息服務(wù)需求。高校檔案管理和信息服務(wù)工作信息化的主要特點(diǎn)是技術(shù)取向，以數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能等為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，是高校檔案管理和信息服務(wù)工作賦能能力的關(guān)鍵[2]

1.2服務(wù)意識(shí)相對(duì)落后

目前，高校檔案管理和信息服務(wù)部門(mén)作為教輔機(jī)構(gòu)或者附屬機(jī)構(gòu)，普遍得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在工作中認(rèn)為高校的核心工作是教育教學(xué)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理和信息服務(wù)對(duì)學(xué)校中心工作的促進(jìn)作用，致使高校的檔案工作不被了解，廣大師生甚至不清楚高校檔案管理和信息服務(wù)的性質(zhì)、任務(wù)、職能和作用。

一方面，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層存在“檔案工作說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的工作作風(fēng)[3]，導(dǎo)致學(xué)校師生員工的檔案意識(shí)淡薄，加之在基層部門(mén)文件材料立卷歸檔過(guò)程中，有的部門(mén)認(rèn)為檔案材料在自己手中使用方便，致使學(xué)校的檔案收集、整理等工作受到影響，甚至部分檔案材料因保管不善而殘缺不全。這種檔案意識(shí)淡薄形成的主要原因是檔案價(jià)值具有潛在性和滯后性的特點(diǎn)。學(xué)校檔案工作作為學(xué)校歷史風(fēng)貌的價(jià)值憑證，其價(jià)值實(shí)現(xiàn)只有在檔案的信息服務(wù)過(guò)程中才能被動(dòng)實(shí)現(xiàn)。另一方面，檔案管理和信息服務(wù)作為學(xué)校核心工作的輔助，學(xué)校檔案管理工作人員的配備得不到重視，整體人員素質(zhì)較低；同時(shí)，檔案工作者雖然在自我完善、自身素質(zhì)提升等方面不斷提升，但檔案工作往往拘泥于收集、整理等傳統(tǒng)的檔案事務(wù)工作，普遍缺乏利用新技術(shù)、新觀念進(jìn)行創(chuàng)新、改革的意識(shí)，不能利用檔案管理的優(yōu)勢(shì)，不能充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，很多檔案管理工作者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，在基礎(chǔ)設(shè)施不完善的條件下，不能利用自身優(yōu)勢(shì)主動(dòng)作為。

1.3開(kāi)發(fā)利用工作停滯不前

作為檔案工作的目的和重點(diǎn)，高校檔案管理和信息服務(wù)工作迫切要求加強(qiáng)檔案資源信息化開(kāi)發(fā)與建設(shè)。這不僅是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、匹配學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，更是檔案工作的價(jià)值實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)檔案工作的手工勞作和信息服務(wù)的“你查我調(diào)式”被動(dòng)服務(wù)，很難滿(mǎn)足信息時(shí)代人們對(duì)檔案信息的索取和利用。學(xué)校的信息化發(fā)展要求檔案信息的科技化，一方面要求檔案信息數(shù)量豐富、全面。學(xué)校檔案一般包括學(xué)生記錄、教職工信息、課程資料、行政文件等。這些檔案不僅數(shù)量多，而且涵蓋面廣，要求檔案管理者對(duì)檔案信息進(jìn)行技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息多樣化、系統(tǒng)化。例如，學(xué)生檔案不僅要包括學(xué)生成績(jī)，還可以包括課外活動(dòng)記錄、健康信息等內(nèi)容，因此，檔案信息需要更多的數(shù)據(jù)來(lái)源，利用技術(shù)手段進(jìn)行校內(nèi)多部門(mén)數(shù)據(jù)收集和數(shù)字化管理等，以便豐富檔案的內(nèi)涵并開(kāi)發(fā)其中有價(jià)值的內(nèi)容4；另一方面要對(duì)檔案信息交互的渠道、方式進(jìn)行信息化改造，確保檔案信息的關(guān)聯(lián)性和完整性，提高檔案管理效率。利用信息化技術(shù)手段建立全面的檔案分類(lèi)體系，確保各類(lèi)信息全覆蓋。學(xué)校檔案部門(mén)普遍存在封閉保守、傳統(tǒng)落后的問(wèn)題，傳統(tǒng)的檔案工作者往往把檔案保密和信息開(kāi)放對(duì)立起來(lái)，對(duì)高校檔案管理和信息服務(wù)的開(kāi)放及宣傳力度不夠，制約了高校檔案管理和信息服務(wù)的信息化發(fā)展。例如，高校檔案工作普遍存在無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)遠(yuǎn)程訪問(wèn)需求、服務(wù)模式單一、缺乏個(gè)性化和主動(dòng)推送服務(wù)的問(wèn)題。

2信息化賦能高校檔案管理和信息服務(wù)的路徑

國(guó)際上，許多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理和信息服務(wù)的高度信息化。例如，美國(guó)的一些大學(xué)通過(guò)建立全面的數(shù)字化檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的全球訪問(wèn)[5]。在國(guó)內(nèi)，隨著“互聯(lián)網(wǎng) + ”戰(zhàn)略的實(shí)施，越來(lái)越多的高校開(kāi)始重視檔案的信息化建設(shè)，通過(guò)引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)推動(dòng)了檔案服務(wù)的創(chuàng)新和發(fā)展。新興技術(shù)既是檔案管理服務(wù)治理的手段，其深入應(yīng)用也是開(kāi)展管理服務(wù)實(shí)現(xiàn)智慧服務(wù)的動(dòng)因[6。通過(guò)信息化賦能高校檔案管理和信息服務(wù)，提升高校檔案管理和信息服務(wù)的效率與質(zhì)量，讓高校檔案管理和信息服務(wù)為高校的教學(xué)、科研、管理提供有力支撐，已經(jīng)迫在眉睫。

2.1對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的信息化改造

檔案信息化建設(shè)納入了“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)[7]。檔案管理的信息化改造是一個(gè)涉及數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的系統(tǒng)工程，而且需要檔案管理流程和制度的配套改革。

信息化賦能高校檔案管理和信息服務(wù)的實(shí)踐基礎(chǔ)主要包括技術(shù)、管理和人才3個(gè)方面。技術(shù)方面，要求高校檔案管理具備實(shí)施信息化所需的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)；管理方面，要求高校檔案管理有明確的檔案信息化戰(zhàn)略規(guī)劃和完善的管理流程[8]；人才方面，要求高校檔案工作擁有一支既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。只有在這3個(gè)方面都有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，信息化賦能高校檔案管理和信息服務(wù)才能在信息服務(wù)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。檔案信息化建設(shè)需要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的規(guī)范性和互操作性。2020年《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南（研究報(bào)告）》提出了針對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)跨行業(yè)、跨領(lǐng)域、跨專(zhuān)業(yè)的特點(diǎn)，立足國(guó)內(nèi)需求，兼顧國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)體系，建立涵蓋基礎(chǔ)共性、資源建設(shè)、信息服務(wù)、信息保障和應(yīng)用五部分的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系[9]。因此，對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的信息化改造需要綜合考慮技術(shù)、管理、安全、標(biāo)準(zhǔn)和人才等多方面因素，以實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

2.2更新觀念，樹(shù)立新的檔案管理服務(wù)意識(shí)

更新觀念，樹(shù)立新的檔案管理服務(wù)意識(shí)，首先需要明確檔案工作的重要性和其服務(wù)性質(zhì)。學(xué)校的檔案不僅承載著學(xué)校的歷史文化發(fā)展，也是重要的信息資源，其價(jià)值在于利用，檔案利用是檔案工作的最重要環(huán)節(jié)，也是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要途徑。檔案工作者必須提升服務(wù)意識(shí)，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)效率，提升服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)，應(yīng)將服務(wù)意識(shí)放在首位，以用戶(hù)需求為導(dǎo)向，提供主動(dòng)、熱情、高質(zhì)量、高效率的服務(wù)。

在新形勢(shì)下，檔案工作服務(wù)創(chuàng)新的重要意義在于，它能夠推動(dòng)檔案管理機(jī)制與管理體制的創(chuàng)新，提高檔案管理水平與服務(wù)效率，擴(kuò)展檔案利用內(nèi)涵，為決策和管理提供服務(wù)和支撐，為科學(xué)研究和知識(shí)普及提供智能化服務(wù)[10]。通過(guò)觀念更新，利用現(xiàn)代信息技術(shù)如數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化等手段，提高檔案服務(wù)的便捷性和可訪問(wèn)性，為廣大師生提供服務(wù)的同時(shí)，最大化實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

2.3推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作

推進(jìn)高校檔案信息開(kāi)發(fā)利用對(duì)于促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展、提升高效檔案信息的社會(huì)價(jià)值具有重要意義。推進(jìn)高校檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，需要結(jié)合當(dāng)前的信息化發(fā)展趨勢(shì)，采取一系列措施來(lái)提升檔案工

作的效率和服務(wù)質(zhì)量。

第一，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，豐富和優(yōu)化館藏資源。檔案整理應(yīng)提高整理質(zhì)量[]，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，并依法定期接收進(jìn)館范圍的檔案，不斷豐富館藏?？茖W(xué)分析和規(guī)劃館藏結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)有參考和憑證價(jià)值檔案的收集。

第二，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提升數(shù)字化水平。傳統(tǒng)的手工檢索工具已無(wú)法為利用者提供準(zhǔn)確、快速、高效的檔案信息檢索服務(wù)，只有把檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行信息化改造，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索才能實(shí)現(xiàn)。應(yīng)逐步推進(jìn)檔案自錄及全文信息采集。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，提高檔案信息的可訪問(wèn)性和可利用性。有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)含金量高的、應(yīng)用性強(qiáng)的檔案信息，有的放矢地提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。開(kāi)發(fā)和應(yīng)用統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)，建立館藏檔案的規(guī)范化管理和利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和高效利用[12]，構(gòu)建數(shù)字檔案館。

第三，創(chuàng)新開(kāi)發(fā)利用方式，拓展服務(wù)領(lǐng)域。檔案服務(wù)不僅要實(shí)現(xiàn)檔案借閱、檔案復(fù)制、檔案證明等傳統(tǒng)服務(wù)，還可以開(kāi)展檔案展覽、檔案編研、檔案公布、熱點(diǎn)研討等多種形式的信息開(kāi)發(fā)利用工作。多渠道、多方式，滿(mǎn)足不同層次、不同領(lǐng)域用戶(hù)的檔案需求。優(yōu)化檔案利用流程，簡(jiǎn)化審批手續(xù)，提高檔案利用效率和便捷性，并加強(qiáng)檔案利用效果的跟蹤和反饋，不斷改進(jìn)服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量。

第四，加強(qiáng)法規(guī)制度建設(shè)，保障信息安全。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，建立健全檔案信息開(kāi)發(fā)利用的法規(guī)制度體系。明確檔案信息的開(kāi)放范圍、利用方式、審批權(quán)限等要求，確保檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的合法性和規(guī)范性。同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息安全保障工作，構(gòu)建檔案信息安全保障體系和技術(shù)手段，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和保密性。

高校檔案管理和信息服務(wù)工作是涉及基礎(chǔ)設(shè)施、思想認(rèn)識(shí)、開(kāi)發(fā)利用等多方面、多層次的系統(tǒng)工作。為了滿(mǎn)足高校用戶(hù)日益多元化、高層次的檔案信息服務(wù)需求，需要完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施的信息化改造，加強(qiáng)人才建設(shè)，推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用，開(kāi)展服務(wù)模式創(chuàng)新。只有全面加強(qiáng)高校檔案管理和信息服務(wù)工作，才能更好地發(fā)揮高校檔案信息的服務(wù)功能和社會(huì)價(jià)值。

3結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理和信息服務(wù)是一個(gè)復(fù)雜的開(kāi)放系統(tǒng)，用信息化技術(shù)對(duì)高校檔案管理和信息化服務(wù)進(jìn)行升級(jí)改造是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是高校檔案資源開(kāi)發(fā)和服務(wù)的必然選擇。信息化賦能高校檔案管理和信息服務(wù)可能面臨基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、服務(wù)意識(shí)相對(duì)落后、開(kāi)發(fā)利用工作停滯不前等障礙，針對(duì)這些障礙需要以用戶(hù)需求和高校檔案資源價(jià)值最大化為動(dòng)力，通過(guò)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行信息化改造、提供主動(dòng)服務(wù)、推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用等舉措，實(shí)現(xiàn)信息化賦能高校檔案管理和信息服務(wù)。

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（編輯 張碧雪）

Research on enhancing the quality of archive management and information services in universities through information technology

JI Tao1，HE Shuxia2 （1.Office of Guizhou University of Finance and Economics， Guiyang 55oo25， China; 2.School of Management Science and Engineering，Guizhou University of Finance and Economics，Guiyang ， China）

Abstract：With therapid advancement of modern information technology，the archive management and information service work inuniversities areconfronted with significant transformational oportunities andchallnges.Currently，the archive management and informationservice work in universities faces isses such as inadequate infrastructure， relativelyoutdated serviceawareness，and stagnant developmentand utilization eforts.Toadress thesechallnges，it is imperative to empower thearchive management and information services of universityarchives through the digital transformationof archive infrastructure，therenewal of serviceconcepts，the establishment of proactive archive service awareness，and thepromotion of archive information development and utilization．Bydeeply applying advanced technology to optimize service processes and creating specific serviceconcepts from the perspectiveof user needs，we strive to maximize the value of university archives resources.

Key Words：informatization；universityarchives；service optimization;informationservices；technology application