一、引言

在大數(shù)據(jù)時代，隨著檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷推進，檔案管理信息化建設(shè)在迎來重大發(fā)展機遇的同時，也面臨著信息處理難度加大、信息安全風(fēng)險加劇、管理模式滯后等嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。基于此，本文從信息化技術(shù)應(yīng)用建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化管理、檔案管理系統(tǒng)智能化建設(shè)、檔案資源安全建設(shè)、信息共享體系建設(shè)等多個方面展開分析并提出有效的對策，旨在進一步提高檔案管理效率，確保檔案資源安全，推動檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，從而為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

（一）信息處理難度加大

檔案數(shù)據(jù)量激增，信息處理難度加大，是大數(shù)據(jù)時代檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)之一。檔案數(shù)據(jù)量的增加意味著檔案管理工作中要存儲、處理的文件數(shù)量大大增加，無疑加大了數(shù)據(jù)管理的難度，傳統(tǒng)的依賴人工手動操作的檔案管理方式顯然難以適應(yīng)新的數(shù)據(jù)管理需求，甚至可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或丟失等問題。[1]

（二）信息安全風(fēng)險加劇

雖然不斷推進的檔案管理信息化建設(shè)提高了檔案管理效率，但是隨之而來的信息安全問題也更為突出。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過程中，檔案信息面臨網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露和內(nèi)容篡改等多重安全風(fēng)險。這些風(fēng)險在跨部門或跨機構(gòu)的檔案信息共享過程中表現(xiàn)得尤為突出，尤其在數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)存在諸多安全隱患，嚴(yán)重影響檔案信息的完整性與保密性。更為嚴(yán)重的是，檔案數(shù)據(jù)通常包含大量敏感信息。這些信息一旦發(fā)生泄露，很可能造成重大經(jīng)濟損失，同時損害檔案管理部門的形象。

（三）管理模式滯后

傳統(tǒng)的檔案管理方式大多依賴人工，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用不足，在大數(shù)據(jù)時代此種管理模式顯然難以應(yīng)對快速發(fā)展的檔案管理需求。具體而言，其一，不斷激增且類型多樣的檔案要求管理者快速、高效處理、調(diào)閱檔案，然而單純依靠人工分類、錄入和檢索的管理模式無疑是低效的，也容易出現(xiàn)人為操作上的失誤。其二，目前的檔案管理系統(tǒng)多依賴于靜態(tài)存儲和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理方式，缺乏靈活的、智能化的管理方式。在智能分類、自動索引、基于大數(shù)據(jù)的檔案查詢等功能的建設(shè)上較為滯后，出現(xiàn)檔案管理信息化水平相對較低的情況。[2]

（四）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)的來源日益多元化，不同單位、部門采用的存儲格式和管理標(biāo)準(zhǔn)也存在很大差異。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏的問題使檔案管理面臨著巨大的信息整合難題。其一，檔案信息登記標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)確性和一致性無法得到保障，給后續(xù)的檔案資源利用工作帶來困擾。其二，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一會導(dǎo)致檔案資源整合陷入困境，進而影響檔案信息在不同系統(tǒng)的對接和共享。[3]

三、大數(shù)據(jù)時代加強檔案管理信息化建設(shè)的有效對策

（一）提升信息處理水平

在大數(shù)據(jù)時代，應(yīng)加強信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提升信息處理工作水平。

1.引入大數(shù)據(jù)分析技術(shù)

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作應(yīng)借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)深入挖掘檔案信息背后的價值。其一，檔案管理人員應(yīng)借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)提高自身工作效率。例如，系統(tǒng)展開對檔案使用數(shù)據(jù)的深入分析可以挖掘出隱藏在檔案中的有價值信息，并通過分析檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)為檔案資源的合理調(diào)配提供數(shù)據(jù)支持。其二，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以輔助檔案管理層的決策制定，幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險和檔案管理問題。該技術(shù)在深度挖掘檔案數(shù)據(jù)的過程中可以為未來檔案管理做出更加科學(xué)、準(zhǔn)確的預(yù)判，使檔案管理工作更具前瞻性。

2.應(yīng)用云存儲技術(shù)

云存儲技術(shù)可以突破傳統(tǒng)存儲方式的空間局限，使檔案數(shù)據(jù)可以存儲在云端，滿足大規(guī)模檔案集中管理的需求。在具體應(yīng)用過程中，檔案管理人員可以借助云存儲技術(shù)改變以往傳統(tǒng)檔案存儲受物理空間限制的情況。云存儲技術(shù)具有靈活性和擴展性，可以根據(jù)需要，通過增加服務(wù)器和存儲設(shè)備擴展存儲容量，進而避免因存儲空間不足導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失問題。

3.采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是指將各種物理設(shè)備、傳感器和物體連接到互聯(lián)網(wǎng)，使它們能夠相互通信和共享數(shù)據(jù)，包括傳感器、嵌入式系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)通信和云計算等技術(shù)。檔案管理部門在檔案管理信息化建設(shè)過程中可以借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過RFID（頻射識別）技術(shù)和傳感器、智能終端等設(shè)備，實時監(jiān)測實體檔案的狀態(tài)，以便更好開展檔案預(yù)處理。例如，在檔案庫房中設(shè)置溫濕度傳感器、紅外感應(yīng)器等，實時采集庫房環(huán)境數(shù)據(jù)并傳輸至云端平臺，確保檔案存儲環(huán)境的穩(wěn)定性。另外，檔案管理部門還可以利用RFID電子標(biāo)簽對檔案進行唯一標(biāo)識，實現(xiàn)快速盤點檔案、定位追蹤檔案位置并進行防盜管理，提升檔案管理的精準(zhǔn)性與效率。

（二）落實檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化工作

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理信息化建設(shè)與數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化工作密切相關(guān)。標(biāo)準(zhǔn)化管理不僅能夠為檔案信息的共享交流創(chuàng)造基礎(chǔ)條件，還可以減少因重復(fù)存儲相同的數(shù)據(jù)信息帶來的資源浪費等問題。其一，檔案管理部門要建立系統(tǒng)化的檔案數(shù)據(jù)采集規(guī)范，對數(shù)據(jù)收集范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)等進行確認(rèn)，保證檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容與格式都符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進而保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性，極大地提高后續(xù)檔案存儲、檢索以及管理的效率。其二，應(yīng)加強對檔案數(shù)據(jù)采集工作的技術(shù)支持。檔案管理部門應(yīng)采用高效的數(shù)據(jù)采集工具和自動化技術(shù)以減少人工操作中的錯誤，確保檔案數(shù)據(jù)采集的高效性、精準(zhǔn)性。先進技術(shù)和科學(xué)管理模式的有機結(jié)合可以提高檔案數(shù)據(jù)采集工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其三，檔案管理部門應(yīng)建立數(shù)據(jù)審查機制，定期對數(shù)據(jù)進行審核，及時發(fā)現(xiàn)、糾正數(shù)據(jù)差錯。[4]

（三）推進檔案管理系統(tǒng)智能化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代的到來對檔案管理方式提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)依靠人工的管理模式已無法滿足日益增長的檔案管理需求。為了提升管理效率，推進檔案管理系統(tǒng)的智能化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理部門應(yīng)積極引入人工智能、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)，構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)。其一，該智能化系統(tǒng)應(yīng)可以自動識別并標(biāo)注檔案中的關(guān)鍵內(nèi)容，隨后快速處理并生成分類目錄，實現(xiàn)自動化的分類、存儲和檢索，顯著提高檔案管理效率。其二，檔案管理智能化系統(tǒng)還應(yīng)利用機器學(xué)習(xí)進行用戶行為分析，為用戶提供個性化的定制服務(wù)，減輕檔案管理人員的工作壓力，大大提升用戶的使用體驗。其三，為了建設(shè)可長期使用的智能化管理系統(tǒng)，檔案管理部門還要開展對系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計工作，不斷升級系統(tǒng)，提高檔案管理的智能化、自動化水平。[5]

（四）保障檔案資源安全

在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，信息安全已成為不可忽視的問題。大數(shù)據(jù)時代，檔案中的敏感數(shù)據(jù)一旦被泄露、篡改，則會帶來無法估量的風(fēng)險。對此，檔案管理部門要采取多種措施保障檔案資源安全。其一，檔案管理部門可以采用最新的加密技術(shù)，以保證數(shù)據(jù)在存儲、傳輸過程中的安全性。特別是在遠(yuǎn)程存儲和云端訪問的情況下，依靠加密技術(shù)可以有效阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問。其二，檔案管理部門要注意強化檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限控制，保證只有經(jīng)過授權(quán)的人員才可以操作帶有敏感信息的檔案。依靠分級授權(quán)、細(xì)化權(quán)限管理等機制最大限度降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。其三，檔案管理部門還要建立完善的異常監(jiān)測和預(yù)警系統(tǒng)，依靠該系統(tǒng)，實時跟蹤數(shù)據(jù)訪問行為，一旦發(fā)現(xiàn)可疑操作，系統(tǒng)可即刻發(fā)出警報并自動采取應(yīng)急措施，最大限度降低檔案信息安全風(fēng)險。其四，檔案管理部門還要定期掃描系統(tǒng)上的安全漏洞并及時升級系統(tǒng)，以增強系統(tǒng)防御能力并確保檔案數(shù)據(jù)長期存儲的安全性。其五，為了應(yīng)對因硬件故障等導(dǎo)致的不可預(yù)見的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況，檔案管理部門要建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，將其作為保障檔案信息安全不可或缺的重要方式。[6]

（五）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息共享體系

大數(shù)據(jù)時代，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息共享體系成為提高檔案管理效率的關(guān)鍵。其一，檔案管理部門要構(gòu)建統(tǒng)一的、具有較高安全性的檔案信息共享平臺，將不同來源和不同類型的檔案信息整合在一起，依靠該平臺打破“信息孤島”，實現(xiàn)檔案信息跨部門、跨區(qū)域、跨系統(tǒng)的高效傳輸，有效避免信息重復(fù)存儲和資源浪費的情況。例如，湖北省檔案館大力推進館藏檔案數(shù)字化建設(shè)，搭建起“湖北省檔案資源共享利用平臺”。該平臺全面對接全國檔案查詢利用服務(wù)平臺，可查詢?nèi)珖秶臋n案；省內(nèi)橫向?qū)雍笔≌?wù)服務(wù)網(wǎng)、“鄂匯辦”App、湖北省大數(shù)據(jù)中心、湖北檔案信息網(wǎng)、讀檔微信公眾號等多個終端，實現(xiàn)了湖北省檔案館在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上在線提供公共服務(wù)的目標(biāo)。該平臺還能辦理市、縣117家檔案館相關(guān)公共服務(wù)事項，實現(xiàn)了檔案資源發(fā)布、信息共享、跨館查檔、異地出證、工作交流等“一站式”操作，讓群眾足不出戶即可跨區(qū)域、跨層級查詢檔案。其二，檔案管理部門也要建立統(tǒng)一的權(quán)限管理機制，簽署數(shù)據(jù)共享協(xié)議，以確保檔案信息共享過程中既能滿足檔案信息高效利用的目的，又能防止敏感數(shù)據(jù)的泄露。[7]

（六）加大人才培養(yǎng)力度

在檔案管理信息化建設(shè)不斷推進的背景下，檔案管理人員在工作過程中面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。在此背景下加大人才培養(yǎng)力度，開展人才培訓(xùn)工作不僅是提高檔案管理工作人員信息技術(shù)水平的必要措施，也是保證檔案管理信息化建設(shè)順利推進的關(guān)鍵。具體而言，其一，檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加信息技術(shù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員熟悉最新的檔案管理工具、系統(tǒng)操作流程和信息安全知識，以提高檔案管理人員利用信息技術(shù)的能力。例如，2024年，上海市檔案服務(wù)和教育中心為增強檔案管理人員電子檔案管理與檔案信息化的理論水平和實務(wù)技能，與上海阿吉必信息技術(shù)有限公司聯(lián)合舉辦“長三角電子檔案管理與檔案信息化”專題培訓(xùn)班，開設(shè)“檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)”“電子文件歸檔與電子檔案管理實施細(xì)則”“數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)實操”等專題講座與實操訓(xùn)練，并取得良好成效。其二，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)字化處理、信息化管理系統(tǒng)使用以及數(shù)據(jù)安全保護等各個方面，保證每一位檔案管理人員都可以掌握必要的檔案管理先進技術(shù)并熟知各項系統(tǒng)操作規(guī)范。其三，檔案管理部門在培訓(xùn)過程中要注重提高管理人員的責(zé)任感，使其主動探索并積極應(yīng)對檔案管理中出現(xiàn)的新問題。其四，培訓(xùn)還要與實際工作相結(jié)合，檔案管理部門可以采用案例教學(xué)和模擬演練的方式使檔案管理人員在實際操作中獲得實踐經(jīng)驗，進而增強工作人員應(yīng)對復(fù)雜問題的能力。[8]

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理部門要不斷創(chuàng)新管理模式，通過加強信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、積極落實檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)化工作、推進檔案管理系統(tǒng)智能化建設(shè)、保障檔案資源安全、構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息共享平臺、加強檔案管理人員的信息化培訓(xùn)等措施，加強檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻：

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[3]孫彩霞.基于大數(shù)據(jù)下加強城建檔案管理的實踐與思考[J].城建檔案，2021（01）：89-90.

[4]吳杰高.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化建設(shè)的對策[J].魅力中國，2020（31）：22-23.

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[6]宋施瑤.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑分析[J].卷宗，2021，11（04）：130.

[7]吳彧一.大數(shù)據(jù)背景下的高校人事檔案信息化建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2020（04）：56-58.

[8]孟曉楠.教育信息化2.0時代高校檔案數(shù)據(jù)管理研究[D].河北大學(xué)，2022.

（作者簡介：趙春光，男，本科，濰坊市坊子區(qū)檔案館，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）