工會作為職工利益的代表和維護(hù)者，其職工檔案管理是一項(xiàng)重要的工作。職工檔案包含了職工的基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績貢獻(xiàn)等重要內(nèi)容，是工會進(jìn)行職工服務(wù)和管理的基礎(chǔ)。在新時代的背景下，工會面臨著全新的使命，即強(qiáng)化黨的引領(lǐng)，提升其前瞻性、先鋒性和大眾性。為此，推進(jìn)工會結(jié)構(gòu)的深度改革和功能強(qiáng)化顯得尤為關(guān)鍵，直接推動工會管理效能的實(shí)質(zhì)性提升。改革與創(chuàng)新相輔相成，創(chuàng)新并非無源之水，而是建立在深厚積累之上。尤其在工會運(yùn)營中，檔案工作扮演著基石的角色，它是工會管理的基石，也是深化改革、穩(wěn)固基礎(chǔ)的重要手段。因此，強(qiáng)化工會檔案工作無疑是推進(jìn)全面改革，實(shí)現(xiàn)工會管理現(xiàn)代化的有效策略。

一、工會職工檔案管理的基本概念

1.工會職工檔案的定義。工會職工檔案是工會組織中職工的個人基本信息、工作表現(xiàn)、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等內(nèi)容的記錄。這些檔案資料是工會組織進(jìn)行職工管理和服務(wù)的重要依據(jù)，也是維護(hù)職工權(quán)益、促進(jìn)職工成長的重要信息資源。在工會組織中，職工的個人基本信息是非常重要的，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。這些信息可以幫助工會組織更好地了解職工的情況，為職工提供更加貼心的服務(wù)。職工的工作表現(xiàn)也是工會職工檔案中的重要內(nèi)容，包括職工的工作崗位、工作年限、工作業(yè)績、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)合作能力等。通過記錄職工的工作表現(xiàn)，工會組織可以更好地評估職工的工作能力，為職工提供更好的職業(yè)發(fā)展機(jī)會。工會組織可以記錄職工參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)效果等信息。這些信息可以幫助工會組織了解職工的學(xué)習(xí)能力和成長情況，為職工提供更好的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會，職工獲得的獎項(xiàng)和受到的懲罰。通過記錄職工的獎懲情況，工會組織可以更好地激勵職工積極工作，也可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正職工的問題。

2.工會職工檔案管理的目標(biāo)和原則。工會職工檔案管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，其目標(biāo)是為了確保工會組織能夠真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時地記錄和反映每一位職工的基本情況和表現(xiàn)。這樣做的目的是給工會組織提供有效的信息和依據(jù)，以便更好地開展各項(xiàng)工作，促進(jìn)工會組織的健康發(fā)展。工會職工檔案管理的原則是保密原則、真實(shí)性原則、完整性原則和及時性原則。保密原則要求我們在管理檔案的過程中，要保護(hù)職工的個人隱私，不得泄露職工檔案中的個人信息。這是對職工信任的尊重，也是法律法規(guī)的要求。真實(shí)性原則要求檔案記錄必須真實(shí)反映職工的情況，不得有虛假記載。這是對職工權(quán)益的保障，也是對工會組織自身的負(fù)責(zé)。完整性原則要求檔案記錄應(yīng)包括職工的所有相關(guān)信息，不得有遺漏。這是對職工全面了解的基礎(chǔ)，也是對工會組織工作的支持。及時性原則要求檔案記錄應(yīng)及時更新，確保信息的時效性。這是對職工變化情況的關(guān)注，也是對工會組織靈活性的要求。

二、工會檔案工作與工會管理之間關(guān)系

泰勒的觀點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，管理的本質(zhì)在于設(shè)定目標(biāo)并巧妙運(yùn)用他人的力量達(dá)成，工會管理則具體表現(xiàn)為通過有序配置工會資源，實(shí)施精細(xì)的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)策略以及有效的控制與反饋機(jī)制，構(gòu)建起嚴(yán)密的工會運(yùn)作體系，以確保工會使命的順利實(shí)現(xiàn)。檔案工作，無論是廣義上的涵蓋檔案室、檔案館、行政管理、教育、科研和出版等多元環(huán)節(jié)，還是狹義上局限于檔案收集、評估、整理、保管、檢索等核心業(yè)務(wù)，本質(zhì)上都遵循“統(tǒng)一指導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)”的原則。在國家層面，黨政檔案由專門的檔案管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門在上級監(jiān)督下獨(dú)立管理其領(lǐng)域的檔案事務(wù)。在我國，工會組織同樣承擔(dān)著內(nèi)部檔案工作的規(guī)劃、監(jiān)督與指導(dǎo)職責(zé)。本文將工會對其機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理的活動定義為“工會檔案管理”，涵蓋了全總、地方或行業(yè)工會對下級工會檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的所有內(nèi)容，以及基層工會在檔案資料獲取、整理和歸檔方面的實(shí)踐。工會檔案工作作為整體管理結(jié)構(gòu)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它不僅是工會運(yùn)作不可或缺的一部分，也是推動工會管理效能提升的重要驅(qū)動力。

三、工會職工檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理的組織架構(gòu)。當(dāng)前，我國工會職工檔案管理的組織架構(gòu)主要分為國家、省、市、縣四級工會組織。在這個組織架構(gòu)中，各級工會組織設(shè)有專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本級工會職工檔案的管理工作。這些檔案管理部門通常由一名負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，下設(shè)若干檔案管理員，形成了一個較為完善的組織架構(gòu)。在實(shí)際運(yùn)作中，國家工會組織負(fù)責(zé)制定全國工會職工檔案管理的政策和標(biāo)準(zhǔn)，對各級工會組織的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。省、市、縣三級工會組織則根據(jù)國家工會組織的要求，分別負(fù)責(zé)本地區(qū)的工會職工檔案管理工作。他們需要嚴(yán)格執(zhí)行國家工會組織的政策和標(biāo)準(zhǔn)，并確保本地區(qū)工會職工檔案的安全、完整和準(zhǔn)確。此外，部分大型企業(yè)工會也會設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部職工檔案的管理。這些檔案管理部門通常由企業(yè)工會負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，下設(shè)若干檔案管理員。他們主要負(fù)責(zé)收集、整理和保管企業(yè)內(nèi)部職工的檔案，確保檔案的安全、完整和準(zhǔn)確。在檔案管理部門內(nèi)部，負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定檔案管理的工作計劃和規(guī)章制度，對檔案管理員進(jìn)行管理和指導(dǎo)。檔案管理員則負(fù)責(zé)具體執(zhí)行檔案管理工作，包括收集、整理、保管和提供檔案服務(wù)等。他們需要具備一定的專業(yè)知識和技能，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.檔案管理的流程和規(guī)范。工會職工檔案管理流程主要包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。在檔案收集階段，各級工會組織會通過各種渠道，如會員登記、職工填寫的個人信息等，收集職工檔案材料。在檔案整理階段，檔案管理部門會對收集到的材料進(jìn)行分類、排序、審核，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。歸檔后，檔案管理部門會對檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，便于查找和利用。在檔案保管階段，各級工會組織會采取相應(yīng)的措施，確保檔案的安全、保密和防損。

在我國，工會職工檔案管理受到高度重視，為此制定了一系列規(guī)范和要求，以確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。這些規(guī)范包括但不限于《工會檔案工作條例》《工會職工檔案管理規(guī)范》等。這些法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)對工會職工檔案的格式、內(nèi)容、管理流程等方面都進(jìn)行了明確的規(guī)定，為工會職工檔案管理提供了有力的法律依據(jù)和操作指南。根據(jù)《工會檔案工作條例》工會職工檔案應(yīng)當(dāng)包括個人基本信息、入職以來的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職務(wù)變動、獎懲情況等內(nèi)容。這樣的設(shè)置有助于全面、客觀地反映職工的工作能力和成長軌跡。同時，該條例還明確了檔案管理的責(zé)任主體、管理流程和監(jiān)督機(jī)制，確保檔案的準(zhǔn)確性和安全性?！豆毠n案管理規(guī)范》則對檔案的格式和內(nèi)容進(jìn)行了更具體的規(guī)定。例如，要求檔案資料必須采用規(guī)范的表格形式，字跡清晰，不得涂改。此外，規(guī)范還要求檔案管理人員必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，具備一定的檔案管理知識和技能。

3.檔案管理的信息化水平。近年來，我國在工會職工檔案管理方面信息化水平的提升有目共睹。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各級工會組織積極擁抱變革，不斷引入計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化、數(shù)字化，這種轉(zhuǎn)型不僅提高了檔案管理的效率，也極大地提升了檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性。在檔案電子化、數(shù)字化管理方面，各級工會組織已經(jīng)取得了顯著的成果。他們通過建立工會職工檔案信息數(shù)據(jù)庫，將分散的檔案信息進(jìn)行整合，形成了覆蓋全國范圍的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。這一舉措不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集中管理和快速查詢，還使得統(tǒng)計和分析工作變得更加高效。通過信息化手段，工會職工檔案管理實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。檔案信息的電子化使得檔案的存儲、檢索和利用變得更加便捷，大大提高了檔案信息的使用價值。同時，數(shù)字化管理也為工會組織提供了更加精確的數(shù)據(jù)支持，為決策提供了有力的依據(jù)。此外，信息化管理還為職工提供了更加便捷的服務(wù)。職工可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺查詢自己的檔案信息，了解自己的權(quán)益和福利。同時，工會組織也可以通過信息化手段，更好地了解職工的需求，提供更加貼心的服務(wù)。

四、工會職工檔案管理的問題與挑戰(zhàn)

1.檔案管理的政策法規(guī)限制。部分現(xiàn)行的關(guān)于工會職工檔案管理的法規(guī)制定時間較早，不能完全適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要。在具體實(shí)施過程中，可能會出現(xiàn)法律空白或不適應(yīng)實(shí)際工作的情況。這種情況可能導(dǎo)致工會職工檔案管理在某些方面無法可依，或者現(xiàn)有法規(guī)不能有效解決實(shí)際問題，從而影響檔案管理的規(guī)范性和有效性。不同級別、不同地區(qū)制定的相關(guān)規(guī)定在效力層級和具體執(zhí)行上可能存在差異。這種差異性給工會職工檔案管理帶來一定的混亂和不確定性。在不同地區(qū)或不同級別之間，可能會出現(xiàn)對同一問題的理解和處理方式不同，導(dǎo)致職工檔案管理的不一致性，進(jìn)而影響整個工會工作的有序進(jìn)行。

2.檔案管理的資源和技術(shù)限制。首先，人力資源的短缺問題尤為突出。工會職工檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要具備相關(guān)知識和技能的專業(yè)人才來負(fù)責(zé)。然而，在實(shí)際工作中，尤其是基層工會，往往難以找到足夠數(shù)量的專業(yè)管理人才，這導(dǎo)致工會職工檔案管理的質(zhì)量和效率無法得到有效保障，有時甚至難以滿足基本的工作需求。其次，經(jīng)費(fèi)的不足也是工會職工檔案管理面臨的一大問題。檔案管理不僅需要人力，還需要相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)支持。這些經(jīng)費(fèi)主要用于信息化建設(shè)、設(shè)施的維護(hù)和更新，以及人員的培訓(xùn)等方面。然而，由于各種原因，工會的經(jīng)費(fèi)往往有限，直接影響檔案管理的質(zhì)量和效率。最后，技術(shù)水平的落后也是工會職工檔案管理需要面對的問題，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理也需要與時俱進(jìn)，采用新的技術(shù)和方法。然而，目前許多工會的信息技術(shù)水平并不高，缺乏有效的檔案管理系統(tǒng)，這使得檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程受到了影響。

3.檔案管理的利益相關(guān)者需求和期望。在當(dāng)今社會，職工對檔案信息的需求日益增長，他們希望隨時隨地能夠準(zhǔn)確地獲取和更新自己的檔案信息。這種需求的增長對工會職工檔案管理提出了更高的服務(wù)要求。首先，職工們需要一個高效便捷的服務(wù)平臺，可以快速地查詢和更新自己的檔案信息。其次，檔案管理需要提供更加豐富、多元的信息服務(wù)，以滿足職工們多樣化的需求。職工對檔案信息的安全性和個人隱私保護(hù)提出了更高的期望，如何在提供服務(wù)的同時確保信息安全，是檔案管理需要面對的重要問題。職工們希望他們的檔案信息能夠得到妥善保護(hù)，不被未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和泄露。這就要求檔案管理采取嚴(yán)格的信息安全措施，例如加密技術(shù)、訪問控制等，以確保職工的檔案信息得到充分保護(hù)。

五、工會職工檔案管理的改進(jìn)與創(chuàng)新

1.政策法規(guī)的完善與執(zhí)行。首先，應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)法規(guī)，明確工會職工檔案管理的職責(zé)、權(quán)限和標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，我國在工會職工檔案管理方面尚缺乏一部全面、系統(tǒng)的法律法規(guī)，這使得檔案管理在實(shí)際操作中缺乏明確的法律依據(jù)。因此，有必要制定一部專門的法規(guī)，對工會職工檔案管理的各個方面進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，包括檔案的收集、整理、歸檔、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，以及相關(guān)職責(zé)、權(quán)限的劃分。通過明確的法律規(guī)定，可以確保檔案管理的合法性和規(guī)范性，防止檔案管理中的隨意性和濫用現(xiàn)象。其次，加強(qiáng)政策宣傳和培訓(xùn)，提高職工對檔案管理重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)職工的檔案管理意識和能力。在實(shí)際工作中，不少職工對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理與自己無關(guān)，這種觀念的存在使得檔案管理工作的推進(jìn)變得困難。因此，有必要通過多種渠道，如舉辦講座、培訓(xùn)、宣傳活動等，向職工普及檔案管理的相關(guān)知識，使其認(rèn)識到檔案管理對于個人權(quán)益保護(hù)的重要性。再其次，通過培訓(xùn)，提高職工的檔案管理能力，使其能夠熟練掌握檔案管理的各項(xiàng)技能。最后，加強(qiáng)監(jiān)管和考核，確保政策法規(guī)得到有效執(zhí)行，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。在實(shí)際工作中，監(jiān)管和考核是確保工作質(zhì)量的重要手段。因此，應(yīng)當(dāng)建立健全監(jiān)管機(jī)制，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作按照法規(guī)要求進(jìn)行。同時，通過定期考核，對檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行評估，對存在的問題進(jìn)行及時整改，從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.資源的合理配置與利用。在檔案管理工作中，需要有專門的人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作，還需要有足夠的物力和財力支持，以保證檔案管理工作的正常運(yùn)行。例如，要有足夠的檔案柜、文件夾等存儲設(shè)備，以及計算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，定期對檔案進(jìn)行維護(hù)和修復(fù)，以保證檔案的完整性和安全性。隨著科技的發(fā)展，檔案管理技術(shù)也在不斷更新和改進(jìn)，需要及時引進(jìn)新的檔案管理技術(shù)，以提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。又如，可以采用電子檔案管理系統(tǒng)，通過計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，不僅可以提高檔案管理的工作效率，還可以減少檔案的存儲空間，降低檔案管理成本。此外，檔案的價值在于它的利用，我們需要通過各種方式，讓檔案為職工提供更好的服務(wù)，可以建立檔案查詢系統(tǒng)，讓職工可以隨時隨地查詢自己的檔案信息，還可以開展檔案利用培訓(xùn)，提高職工的檔案利用能力。

3.信息技術(shù)的引入與融合。應(yīng)當(dāng)引入先進(jìn)的信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)等，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，傳統(tǒng)的檔案管理方式通常依賴于人工操作，效率低下且容易出錯，而數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可以高效地存儲、檢索和管理大量的檔案信息，大大提高了管理效率。電子檔案系統(tǒng)則可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，避免了紙質(zhì)檔案的繁瑣和易損，提高了檔案的保存質(zhì)量和查詢速度。同時加強(qiáng)信息技術(shù)的融合，將檔案管理與信息化建設(shè)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。通過信息技術(shù)的融合，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和傳輸，使得檔案信息更加便捷和安全。同時，通過網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和共享，提高了檔案信息的使用效率。智能化建設(shè)則可以通過人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動分類、檢索和分析，提供了更加精準(zhǔn)和高效的服務(wù)。

工會職工檔案管理是工會工作的重要組成部分，需要得到充分地重視和改進(jìn)。通過分析當(dāng)前工會職工檔案管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并探討改進(jìn)和完善的措施，有助于提高工會職工檔案管理的水平，為職工權(quán)益保障和工會工作的高效開展提供支持。

（作者單位：明溪縣總工會）