在新常態(tài)趨勢下，實行精細化管理，是院辦內(nèi)涵建設的需要。近幾年來，國內(nèi)醫(yī)院院長辦公室不斷強化精細化管理，對醫(yī)院管理方式進行了改革，建立了規(guī)范化、標準化、信息化、人性化、數(shù)據(jù)化、專業(yè)化多個層面的精細化管理模式，力求在職責、制度和流程上做到規(guī)范化；辦會、辦文、接待方面上達到標準化；在通知、審批和反饋方面實現(xiàn)信息化；在服務、協(xié)調(diào)、保障方面做到人性化；計劃、目標和考核部分做到數(shù)據(jù)化；學習、研究和發(fā)展上體現(xiàn)專業(yè)化，通過這些新管理模式既能提高醫(yī)院整體管理水平，又能推動醫(yī)院的發(fā)展。

醫(yī)院院長辦公室（以下簡稱“院辦”），作為醫(yī)院這一龐大機構中不可或缺的核心部門，承擔著極其重要的職責。它不僅要協(xié)調(diào)各科室之間的關系，確保各項工作的順暢進行；還要為醫(yī)院的決策提供參謀與建議，確保醫(yī)療服務的質(zhì)量和效率得到保障。除此之外，院辦還負責處理日常的秘書工作、組織會議、監(jiān)督檢查工作、參與國際交流活動、管理檔案資料、收集分析信息以及接待來訪客人等。近幾年來，隨著我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的充分發(fā)展，醫(yī)療設備和醫(yī)療環(huán)境越來越好，這也要求醫(yī)院管理方式越來越精細。精細化管理是當前臨床上常用的一種新的科學管理方式，它的基本特征是用規(guī)范化和程序化的管理方法來細化工作、分工和服務等，以此來提升管理的效率以及服務的品質(zhì)。通過現(xiàn)有研究表明，采取精細化管理，可以有效地改善醫(yī)院的衛(wèi)生服務質(zhì)量，這種管理方式能夠深入地了解并滿足患者的具體需求和期望，從而在多個層面上提升整個醫(yī)療系統(tǒng)的效率，并且對于促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展和患者滿意度的提升具有重要意義。

一、新常態(tài)下院辦精細化管理理論框架

院辦精細化管理理念的核心在于將理論與實踐緊密結合，確保其在院辦管理中得到充分體現(xiàn)。這一理念要求管理者不僅要掌握豐富的理論知識和方法論，而且還需將這些理論知識轉(zhuǎn)化為有效的管理工具和方法，從而指導院辦日常工作的各個環(huán)節(jié)。通過這種方式，精細化管理能夠確保每一項決策都有科學依據(jù)，每一個執(zhí)行步驟都能精確到位，以實現(xiàn)管理目標的最大化。在新常態(tài)的背景下，公立醫(yī)院必須在管理結構、運作流程和溝通服務進行變革，才能使之與新常態(tài)相適應。與此同時，醫(yī)院也要提高自己的精細化管理水平，改變管理方式，朝著多樣化的管理轉(zhuǎn)型，并與現(xiàn)代高科技相結合，從而促進我國醫(yī)院的精細化管理。某醫(yī)院近幾年來在院辦精細化管理方面進行了一系列科學、高效的變革，并初步構建了一種新常態(tài)下強化醫(yī)院精細化管理的理論框架。

其中人性化工作體現(xiàn)出以人為中心的工作核心思想。要想提高院辦精細化管理的成效，就必須實現(xiàn)院辦管理工作的程序標準化，而這又與院辦工作的各項制度的執(zhí)行、崗位職責的履行、工作程序的細化等有著密切關系。醫(yī)院關系到人們生活和健康的根本，因此一切工作都要規(guī)范化，這是醫(yī)院精細化管理中的一個重要內(nèi)容。專業(yè)化管理同樣重要，它是醫(yī)院管理品質(zhì)和聲譽的保證。數(shù)據(jù)化是醫(yī)院精細化管理的重要支撐，是醫(yī)院精細化管理得以科學化、高效化的重要保障。同時，在科技飛速發(fā)展的今天，院辦還需要引進信息化的辦公管理方式，通過充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而更好地提高醫(yī)院的工作效率。

二、醫(yī)院辦公室精細化管理面臨的挑戰(zhàn)與問題

1.管理者的重視度不夠。管理者重視不足是影響院辦精細化管理推行的主要因素之一。在醫(yī)療市場的競爭中，醫(yī)院的管理者更多的將注意力集中在如何提高臨床服務水平才能吸引更多的病人，如何提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益等方面，因此他們對職能部門的關注少之又少。但是在醫(yī)院辦公室里，每天都有許多繁瑣的事情需要處理，還有各種臨時的、突發(fā)的事情，例如制訂制度、公務接待、處理公文等。同時院辦還擔負著行風建設、行政回訪中心等職能。醫(yī)院管理者們常常忽略了辦公室的工作，使他們的工作缺少創(chuàng)造力和活力，最終也會影響到醫(yī)院的整體效應。

2.缺少科學的監(jiān)督。管理離不開科學的監(jiān)督監(jiān)管，相關醫(yī)院管理者的個人自覺性還需要提高。缺乏科學監(jiān)督就是醫(yī)院執(zhí)行能力的弱點，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是無人監(jiān)管；二是監(jiān)管方式不當。第一種情況是只要有人做了，那就沒人會在意相關結果。例如，有一些事情沒有明確的職責劃分，沒有規(guī)定清楚由哪個部門負責，因此也就無法進行考核。而第二種情況則是監(jiān)督方式不適當或者考核機制不夠合理，因此要解決該問題，就結合醫(yī)院的實際情況，制定一套比較實用、有效的監(jiān)督和考核機制。

3.辦公室人員專業(yè)性欠缺。大多數(shù)情況下，院辦工作人員大部分是從臨床一線抽調(diào)過來的，所以他們在辦公專業(yè)性、熟練性等方面有所欠缺，與專業(yè)辦公人員相比有較大差距。因此就會出現(xiàn)執(zhí)行力度不夠，或者是有制度但卻沒有落實的問題。要想解決該問題，就需要提高院辦工作人員的專業(yè)性，并組織其進行系統(tǒng)的專業(yè)化培訓。

有效的獎勵與懲罰機制，致使員工的工作熱情、積極性受到打擊。而且各崗位職責劃分不明確，一旦工作重疊，經(jīng)常會發(fā)生“踢皮球”的情況。

三、新常態(tài)下院辦精細化管理的實踐探索

1.重視辦公室改革創(chuàng)新工作。院辦作為醫(yī)院的行政中樞，承擔著醫(yī)院整體運行的復雜工作。上到了解領導意思，搜集整理數(shù)據(jù)，提前做好相關計劃，下到了解各個科室的工作狀況，了解醫(yī)護人員的意見和需求。院辦不僅要調(diào)節(jié)各個部門間的協(xié)調(diào)配合，也要處理外部的情報與經(jīng)濟交往活動。因此院辦的工作效率與品質(zhì)，將會直接影響到醫(yī)院的內(nèi)部管理，所以要想提高醫(yī)院的整體效率，就必須加強對院辦的改革，主要通過以下三個方面對其進行改革創(chuàng)新。首先，要建立“以人為本”的觀念。院辦每天都要與各職能部門、臨床科室、醫(yī)院領導等進行溝通和協(xié)調(diào)。近幾年來，大多數(shù)院辦都不斷地樹立起了積極的服務意識，不斷地改善服務方式，詳細記錄每個訴求，把協(xié)調(diào)效果放在第一位，讓整個醫(yī)院的工作人員都感到舒服，從而也讓大家對自己的工作和醫(yī)院的發(fā)展有了更大的信心。其次，

培養(yǎng)創(chuàng)造性思維。院辦工作人員要積極地吸納新的思想，接納新的東西，必須以一種全新的、革命性的視角來審視和解決所有問題。這種思維方式不僅能推動辦公室文化和工作流程的創(chuàng)新與

4.制度建設和明確職責的缺乏。擁有良好的制度才能保障一切工作有條不紊地進行。工作執(zhí)行制度的缺失，使得院辦工作者在處理問題時，往往只能通過自己的主觀感受和道德判斷，沒有統(tǒng)一的評判標準，從而造成了行政執(zhí)行出現(xiàn)問題。同時也缺少變革，還能激發(fā)出新的思想火花。再其次，要建立學習的意識和經(jīng)驗。在院辦的工作中，需要擁有一種不斷學習和進步的意識。隨著時間的推移，院辦工作的復雜性和專業(yè)性在不斷提高，這就要求工作者不僅要對現(xiàn)有的管理知識有所了解，還要不斷吸收新的知識以保持自己的競爭力。這種持續(xù)的學習態(tài)度，不僅能夠幫助我們應對日益變化的工作環(huán)境，還能促進個人與組織共同進步，推動院辦工作向著更高的標準邁進。就如某醫(yī)院送多名院辦干部到國外進修學習，并積極進行相關課題研究，最終將院辦工作推向了國際化、科學化和專業(yè)化的軌道。

2.加強督察督辦，確保制度落實。在當前的新常態(tài)經(jīng)濟和社會環(huán)境下，督察督辦工作作為醫(yī)院行政管理中不可或缺的一環(huán)，其重要性不言而喻。醫(yī)院院辦作為醫(yī)院管理體系的重要組成部分，肩負著監(jiān)督檢查、落實執(zhí)行的重大職責。它不僅要確保醫(yī)院的管理規(guī)定和制度得到嚴格執(zhí)行，而且還需不斷地督促相關部門及員工對這些規(guī)定和制度的落實進行細致的檢查與反饋。為了適應這一要求，某醫(yī)院院辦精心構建了一個多功能的辦公機構，在這個精心設計的多功能辦公機構中，每一部分都被賦予了明確的職責和作用。每個部門都緊密合作，共同推動醫(yī)院向更高標準邁進，形成了一個高效運作、全面協(xié)調(diào)的辦公平臺。這樣的組織結構使醫(yī)院能夠在多元化的需求中快速響應，保證了各項事務的有序進行。醫(yī)院院辦的努力體現(xiàn)在每一個細節(jié)之中，無論是制度建設還是流程優(yōu)化，都旨在提升醫(yī)院的整體運營效率，確保醫(yī)院能夠在激烈的醫(yī)療市場競爭中保持領先地位。

3.提升辦公室人員的素質(zhì)。（1）提高辦公人員的基本素養(yǎng)。院辦工作人員既要有專業(yè)文秘的素質(zhì)，又要熟悉各個部門的情況。同時，還要掌握一些基本的醫(yī)療知識和就診程序，善于與其它部門溝通交流，做好參謀員、協(xié)調(diào)員、服務員的工作。所以院辦應定期開展培訓，加強相關工作人員在語言、文字、專業(yè)文化知識等方面的培訓，使其具備較強的綜合素質(zhì)。（2）提高辦公人員的政治素養(yǎng)。樹立正確的生活態(tài)度、價值觀念，是從事公務的必備條件。院辦工作者在工作中經(jīng)常會和領導打交道，有時候還會獲得上級的授權，從而容易成為拉關系和走后門的目標，成為滋生“隱性腐敗”的土壤。在這樣的社會氛圍下，公職人員要保持清醒的頭腦、堅強的黨性、正確的價值觀，才能抵御住各種各樣的誘惑，制止謀取私利的行為，真正做到為病人、為醫(yī)院服務。因此，公務員必須要加強政治理論方面的知識學習，具備較高的政治素養(yǎng)。（3）提高辦公人員的心理素質(zhì)。院辦工作是一項繁重而艱巨的工作，相關工作人員往往都很忙碌，常常會因為工作的結果難以測量而一無所獲。所以，對于院辦工作者而言，保持良好的心態(tài)也是十分重要的。院辦工作人員要注重調(diào)節(jié)自己的精神狀態(tài)，同時增強自己的服務意識，找到自己的工作位置，記住自己的職責，以一種愉快的心情來對待自己的工作，保持積極向上的工作態(tài)度。

4.強化制度及目標精細化管理。強化制度及目標精細化管理需要做到以下三點：第一，制度流程精細化。注重對全院工作制度的修改與完善，細化每個流程，明確各個部門職責。這樣既能使醫(yī)院的工作效率得到進一步的提升，也保證了醫(yī)院的質(zhì)量和安全。第二，目標管理精細化。例如，某醫(yī)院致力于建立一個精細化的目標管理制度，對院辦內(nèi)部人員的工作進行明確的劃分，并對工作的各個環(huán)節(jié)都進行了詳細的規(guī)定，這樣讓每個人都能夠在工作中發(fā)揮自己的作用，又能夠團結合作。此外，對于醫(yī)院的各項重要工作，如實現(xiàn)中長期規(guī)劃指標、確保年度目標的順利達成、實現(xiàn)公立醫(yī)院改革的既定目標的目標管理等，都需要各部門和個人之間有一個明確且細致的分工，最終形成一個目標落實閉環(huán)式管理，詳見下圖所示。第三，對文件的撰寫和會議的籌備進行精細化管理。醫(yī)院辦公室作為溝通的橋梁，負責收發(fā)各類官方文件與信息。這些工作往往需要專人專責，確保每一份文件都能準確無誤地傳達給相關部門，又不失其應有的嚴肅性。就如，某醫(yī)院作為一個國際性的會展中心，還承擔了很多會務工作。因此，如何做好每一間會議室的使用和管理也是面臨的一大難題。于是該院辦制定了一項完整的會議程序，可以解決所有會議室的預訂和協(xié)調(diào)問題，將會前、會中、會后三個方面工作都做好。通過對會議室的管理人員進行培訓和引導，對會議的組織進行了嚴密的規(guī)范化處理，通過這一系列的優(yōu)化措施，會議室的使用效率得到了顯著提升。

四、結語

在當今這個快速變化的時代背景下，隨著新常態(tài)的到來，院辦管理工作的精細化實施與強化顯得尤為重要。這不僅是一個刻不容緩的變革過程，更是一場關乎長遠發(fā)展的深刻轉(zhuǎn)型。只有當持續(xù)不斷地探索和創(chuàng)新精細化管理的新方法、新工具時，才能真正提升管理的質(zhì)量與效率。要實現(xiàn)這樣的目標，僅僅依靠傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)遠遠不夠，必須從根本上改變舊有的思維定勢，運用先進的信息技術以適應復雜多變的工作環(huán)境。這就要求我們在實踐中不斷地學習、總結經(jīng)驗，勇于打破常規(guī)，從而達到精細化管理的高水平，最終以精細化的管理理念引領院辦走向更加光明的未來。

（作者單位：蘭州市第二人民醫(yī)院）