一、引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)文書檔案管理模式已經(jīng)很難滿足廣大公眾對(duì)文書檔案管理的高質(zhì)量訴求。當(dāng)前，檔案管理部門在文書檔案管理過程中應(yīng)以智能化轉(zhuǎn)型作為未來發(fā)展方向，充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字技術(shù)為檔案管理帶來的新機(jī)遇，主動(dòng)探索數(shù)字技術(shù)與文書檔案管理的深度融合之路。然而在推動(dòng)文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的過程中也面臨著諸多問題。為了更好地推動(dòng)文書檔案管理工作的開展，有必要對(duì)當(dāng)前文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型相關(guān)問題進(jìn)行研究。

二、數(shù)字時(shí)代文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）取得的成果

當(dāng)前，在相關(guān)政策支持下和各地實(shí)踐探索進(jìn)程中，文書檔案管理工作正從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式向數(shù)字化、智能化管理模式轉(zhuǎn)變，數(shù)字技術(shù)與文書檔案管理工作融合得越來越緊密。其一，文書檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了文書檔案的快速錄入、科學(xué)分類和云端存儲(chǔ)，極大減輕了檔案管理人員的工作壓力，提升了檔案管理工作效率，也避免了過多人工干預(yù)導(dǎo)致的文書信息收集質(zhì)量問題。其二，文書檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了文書檔案信息的集中存儲(chǔ)和高效利用，借助電子數(shù)據(jù)庫對(duì)所需查詢的文書檔案信息進(jìn)行快速定位，既節(jié)省了用戶時(shí)間，也提升了檔案信息的利用效率。其三，文書檔案管理數(shù)字化還實(shí)現(xiàn)了多終端訪問和遠(yuǎn)程共享，打破了時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)了文書檔案資料的隨時(shí)隨地查閱。[1]其四，區(qū)塊鏈和云計(jì)算技術(shù)的運(yùn)用，使文書檔案能夠在云端存儲(chǔ)，節(jié)省了存儲(chǔ)成本，提升了文書檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。在數(shù)字化背景下，檔案管理部門正積極探索文書檔案管理的新模式，通過推進(jìn)智能化升級(jí)，全面提升文書檔案管理工作的質(zhì)效。

（二）面臨的挑戰(zhàn)

在數(shù)字時(shí)代，檔案管理部門在文書檔案管理過程中主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極推進(jìn)文書檔案管理智能化升級(jí)，并取得了一定成果。然而在工作實(shí)踐中，檔案管理部門仍面臨著工作理念和技術(shù)落后、數(shù)據(jù)安全存在隱患和人才短缺等問題，在一定程度上影響了數(shù)字時(shí)代文書檔案管理工作的質(zhì)效。

1.工作理念與技術(shù)落后

當(dāng)前部分檔案管理部門在文書檔案管理過程中，存在工作理念和技術(shù)落后的問題。一方面，部分檔案管理部門更依賴于傳統(tǒng)管理思路和管理模式，然而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不僅難以滿足數(shù)字時(shí)代廣大公眾的多元信息訴求，而且容易受到物理環(huán)境制約，火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成永久性破壞，不利于文書檔案的長(zhǎng)期保存；另一方面，在文書檔案信息化建設(shè)中，存在著技術(shù)落后的問題。部分檔案管理部門的信息化建設(shè)未能跟上數(shù)字時(shí)代的發(fā)展步伐，因此難以滿足大規(guī)模數(shù)字文書檔案的處理需求。[2]

2.文書檔案數(shù)據(jù)安全存在隱患

隨著文書檔案規(guī)模越來越龐大，數(shù)據(jù)類型越來越多樣，文書檔案的數(shù)據(jù)安全問題也日益凸顯。其一，文書檔案管理數(shù)字化、智能化要求通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行文書檔案的傳輸和共享，但由于部分檔案管理部門技術(shù)手段落后，導(dǎo)致管理系統(tǒng)建設(shè)不完善，存在著安全漏洞，容易受到病毒感染和黑客攻擊。其二，部分檔案管理部門對(duì)數(shù)字化文書檔案安全問題重視程度不足，沒有將先進(jìn)的加密技術(shù)與訪問控制技術(shù)融入其中，也在一定程度上增加了文書檔案信息在存儲(chǔ)和傳輸過程中的泄漏風(fēng)險(xiǎn)。其三，在數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制方面存在著技術(shù)短板，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全問題，可能會(huì)造成無法挽回的損失。

3.文書檔案人才短缺

在數(shù)字時(shí)代，文書檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型需要大量高素質(zhì)復(fù)合型人才的參與，然而目前檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)仍存在滯后問題。一方面，數(shù)字技術(shù)在文書檔案管理中的廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理人員雖然具備一般文書檔案管理技能，但面對(duì)智能化管理系統(tǒng)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力就顯得捉襟見肘，在數(shù)據(jù)分析、安全防護(hù)方面還存在短板，難以滿足新時(shí)期文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的要求。另一方面，部分檔案管理部門的人才培養(yǎng)機(jī)制不完善。檔案管理部門對(duì)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)重視程度不足，沒有與高校和科研院所建立起人才培養(yǎng)合作機(jī)制，導(dǎo)致在人才隊(duì)伍建設(shè)過程中缺少清晰的培養(yǎng)方案和針對(duì)性的培訓(xùn)內(nèi)容，在一定程度上影響了文書檔案人才隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量。[3]

三、數(shù)字時(shí)代文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型實(shí)踐路徑

新時(shí)期，在文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理部門要強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，健全檔案管理機(jī)制；完善基礎(chǔ)設(shè)施，推行檔案智能化管理系統(tǒng)；引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫；重視數(shù)據(jù)安全，強(qiáng)化安全標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)；加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)檔案管理智能化轉(zhuǎn)型；完善共享機(jī)制，打破文書檔案“信息孤島”局面。唯有推動(dòng)文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型，檔案管理部門才能對(duì)文書檔案更好地進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息在更大范圍內(nèi)共享，為文書檔案安全保駕護(hù)航，進(jìn)而發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。

（一）強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，健全檔案管理機(jī)制

文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，應(yīng)高度重視頂層設(shè)計(jì)，以健全檔案管理機(jī)制。首先，圍繞文書檔案智能化轉(zhuǎn)型核心目標(biāo)，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，明確數(shù)字時(shí)代文書檔案管理工作智能化轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)任務(wù)、階段性目標(biāo)、具體實(shí)施步驟以及職責(zé)劃定，為智能化轉(zhuǎn)型提供明確的方向。其次，根據(jù)頂層設(shè)計(jì)，制定詳細(xì)、可行的配套措施和實(shí)施方案，確保文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型真正落地。再次，嚴(yán)格遵循文書檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，確保文書檔案管理工作能夠依法依規(guī)順利開展。最后，制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，為先進(jìn)技術(shù)的引入和應(yīng)用提供有力支持。明確智能化管理系統(tǒng)的功能要求、接口標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式規(guī)范，提升系統(tǒng)的兼容性和可操作性，確保文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型能夠高效、有序地進(jìn)行。[4]

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，推行檔案智能化管理系統(tǒng)

文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型需要投入大量基礎(chǔ)設(shè)施，通過完善基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建檔案智能化管理系統(tǒng)，為文書檔案管理工作順利開展提供保障。首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理部門要明確文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型所涉及的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，配備相應(yīng)的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，購(gòu)買先進(jìn)的掃描設(shè)備，支持文書檔案管理工作的開展。其次，構(gòu)建智能化管理系統(tǒng)，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)各個(gè)模塊功能進(jìn)行優(yōu)化和完善，實(shí)現(xiàn)文書檔案自動(dòng)化處理，同時(shí)為用戶提供智能化服務(wù)。[5]最后，要在系統(tǒng)構(gòu)建過程中注重兼容性和擴(kuò)展性，滿足未來技術(shù)升級(jí)需求和業(yè)務(wù)變化需要。

（三）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫

在數(shù)字時(shí)代，檔案管理部門在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫過程中要以先進(jìn)的技術(shù)作為支撐。首先，要注重大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等技術(shù)的引入和應(yīng)用。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫中的海量檔案信息進(jìn)行處理和整合；借助人工智能技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的自動(dòng)分類、智能檢索，更好地完成檔案管理工作，滿足用戶的信息需求；云計(jì)算技術(shù)可以為文書檔案信息提供可擴(kuò)展的云存儲(chǔ)服務(wù)，支持用戶多終端訪問。其次，注重文書檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，必須統(tǒng)一文書檔案數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在文書檔案信息采集、整理和存儲(chǔ)過程中保證數(shù)據(jù)的原始性和完整性，這樣才能為后續(xù)文書檔案數(shù)據(jù)互通和共享提供支持。[6]最后，重視檔案數(shù)據(jù)庫的用戶體驗(yàn)和服務(wù)創(chuàng)新。檔案數(shù)據(jù)庫是圍繞用戶需求搭建的服務(wù)平臺(tái)，為文書檔案數(shù)據(jù)高效存儲(chǔ)和利用提供了便利。在檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中要開發(fā)智能化的檢索系統(tǒng)和交互式的用戶界面，以增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫與用戶之間的黏性。

（四）重視數(shù)據(jù)安全，強(qiáng)化安全標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案管理部門在文書檔案智能化轉(zhuǎn)型過程中要注重文書檔案數(shù)據(jù)安全問題。首先，建立完善的數(shù)據(jù)安全管理體系。將日志審計(jì)、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)融入文書檔案管理全過程，確保文書檔案數(shù)據(jù)在使用、存儲(chǔ)、共享、開發(fā)過程中的安全。其次，要注重安全技術(shù)手段的更新和升級(jí)。當(dāng)前文書檔案在數(shù)據(jù)收集和傳輸過程中面臨的外部風(fēng)險(xiǎn)越來越多，傳統(tǒng)的防護(hù)方式很難應(yīng)對(duì)多重網(wǎng)絡(luò)攻擊。因此，檔案管理部門在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，還應(yīng)引入先進(jìn)技術(shù)，如入侵監(jiān)測(cè)技術(shù)、防火墻技術(shù)等，以應(yīng)對(duì)外部復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)攻擊手段。最后，不斷優(yōu)化文書檔案安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)因時(shí)而變、因勢(shì)而變，隨著先進(jìn)技術(shù)的不斷發(fā)展，相應(yīng)地在文書檔案安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面也要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)原有的安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新梳理，對(duì)已經(jīng)落后的安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)優(yōu)化和更新，確保文書檔案安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與信息技術(shù)同步更新，以進(jìn)一步提升文書檔案數(shù)據(jù)的安全性。[7]

（五）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)檔案管理智能化轉(zhuǎn)型

在新時(shí)期，推動(dòng)檔案管理智能化轉(zhuǎn)型離不開高素質(zhì)復(fù)合型人才的參與。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為推進(jìn)檔案管理智能化轉(zhuǎn)型提供智力支持。首先，加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字技術(shù)培訓(xùn)。在數(shù)字時(shí)代，檔案管理人員不僅要具備一般檔案管理能力，還要具備一定的先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用能力。這就要求在檔案管理人員教育培訓(xùn)過程中，將前沿科學(xué)技術(shù)應(yīng)用作為講解重點(diǎn)，使檔案管理人員能夠熟練操作智能管理系統(tǒng)和工具，對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理。[8]其次，提升檔案管理人員創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力。在文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理人員不僅要掌握先進(jìn)技術(shù)，還要圍繞廣大用戶需求對(duì)文書檔案管理模式進(jìn)行大膽創(chuàng)新。為此，檔案管理部門要鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加創(chuàng)新項(xiàng)目和工作實(shí)踐，同時(shí)完善激勵(lì)機(jī)制，通過創(chuàng)新大賽等方式對(duì)優(yōu)秀員工給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和創(chuàng)造力。最后，加強(qiáng)檔案管理人員安全意識(shí)培訓(xùn)。檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理人員是檔案數(shù)據(jù)安全的第一道防線，對(duì)其進(jìn)行安全教育培訓(xùn)直接關(guān)乎文書檔案數(shù)據(jù)安全。在培訓(xùn)過程中要注重培訓(xùn)內(nèi)容的針對(duì)性，著重提升檔案管理人員的安全意識(shí)，確保其在工作中遵循安全操作規(guī)范。

（六）完善共享機(jī)制，打破文書檔案“信息孤島”

在數(shù)字時(shí)代，文書檔案智能化轉(zhuǎn)型需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。首先，完善文書檔案信息共享機(jī)制。應(yīng)建立統(tǒng)一的文書檔案信息共享平臺(tái)，促進(jìn)文書檔案共享共建，同時(shí)不斷擴(kuò)大文書檔案數(shù)據(jù)規(guī)模，為后續(xù)分析和挖掘檔案價(jià)值提供支持。其次，建立文書檔案信息共享標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。制定文書檔案信息共享技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確文書檔案數(shù)據(jù)共享格式、內(nèi)容，推動(dòng)文書檔案在不同系統(tǒng)之間共享。最后，建立文書檔案信息共享評(píng)估機(jī)制。定期對(duì)文書檔案共享數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在隱患，確保文書檔案共享工作能夠順利開展。

四、結(jié)語

總之，在數(shù)字時(shí)代背景下，檔案管理部門要將文書檔案管理智能化轉(zhuǎn)型作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作加以落實(shí)，既要轉(zhuǎn)變對(duì)智能化轉(zhuǎn)型的看法，為文書檔案智能化轉(zhuǎn)型做好頂層設(shè)計(jì)和措施保障，引入先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，保障文書檔案管理工作順利開展，也要在實(shí)踐層面注重對(duì)文書檔案信息價(jià)值的深度挖掘，為管理決策、科學(xué)研究提供高質(zhì)量的信息支持，充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。

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（作者簡(jiǎn)介：路曉艷，女，本科 ，臨沂市蘭山區(qū)人民醫(yī)院，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）