一、引言

進入數(shù)字化時代，電子文件已成為信息記錄和傳遞的主要形式之一。在這一背景下，相關(guān)單位在日常辦公、業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生了大量的電子文件，其中蘊含著豐富的信息資源，對決策制定、日常管理等方面有著重要意義。電子文件歸檔是將具有保存價值的電子文件從形成部門轉(zhuǎn)移到檔案部門進行集中管理的過程，而電子檔案管理則是對已歸檔電子文件進行長期保存、利用和維護的一系列活動。如何有效地進行電子文件歸檔并優(yōu)化電子檔案管理模式，成為檔案學(xué)界和檔案管理實踐領(lǐng)域共同關(guān)注的焦點問題。本文基于電子文件歸檔和電子檔案管理過程中存在的問題，提出一系列優(yōu)化策略，旨在提高電子文件歸檔和電子檔案管理的效率，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

二、電子文件歸檔概述

電子文件是社會信息化發(fā)展的必然結(jié)果。電子文件在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。[1]電子文件的歸檔是指將具有保存價值的電子文件賦予其檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。歸檔后的電子文件獲得了“檔案身份”，需要在一個相對獨立的物理或邏輯空間存儲和管理，以免被篡改、丟失或損壞。電子文件歸檔與實體文件歸檔并沒有本質(zhì)上的區(qū)別，從電子文件生命周期全過程看，電子文件歸檔雖然不完全像傳統(tǒng)實體檔案歸檔一樣，載體一定要從形成部門轉(zhuǎn)移到檔案部門進行集中管理，即不一定實現(xiàn)實體轉(zhuǎn)移，但是歸檔作為一個獨立的工作環(huán)節(jié)，意味著管理要求、管理方法與管理權(quán)限的改變。

三、電子檔案管理概述

電子檔案管理即電子檔案從形成到最終利用的全過程管理。電子檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，涉及從業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造到檔案系統(tǒng)建設(shè)的一系列保障措施，涵蓋設(shè)施設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全措施以及人才隊伍建設(shè)等。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，電子檔案具有原生性，要求各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)相互銜接，過程追溯明確，數(shù)據(jù)交互安全。

四、當(dāng)前電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的問題

（一）安全風(fēng)險

電子檔案面臨著多種安全風(fēng)險，包括網(wǎng)絡(luò)安全威脅、存儲介質(zhì)損壞、人員管理不善等。網(wǎng)絡(luò)黑客會攻擊檔案管理系統(tǒng)，竊取電子檔案信息；存儲電子檔案的硬盤、光盤等介質(zhì)可能因老化、物理損壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失；內(nèi)部人員的違規(guī)操作，如未經(jīng)授權(quán)的訪問、下載、傳播電子檔案等行為也會對電子檔案的安全造成嚴重威脅。電子文件容易被修改、刪除且不留痕跡，這使其真實性難以保障。在電子文件的形成、傳輸和存儲過程中，各種安全風(fēng)險可能導(dǎo)致電子文件的內(nèi)容被篡改。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，很難通過直觀的物理特征來判斷電子文件的原始性和真實性。例如，一份電子合同在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中被惡意篡改了關(guān)鍵條款，如果沒有有效的技術(shù)手段進行監(jiān)測和驗證，很難發(fā)現(xiàn)文件存在真實性問題。

（二）歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

目前，不同行業(yè)、不同地區(qū)對電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)存在差異。有些行業(yè)制定了較為詳細的電子文件歸檔規(guī)范；而一些新興行業(yè)或中小企業(yè)缺乏明確的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。這種標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一導(dǎo)致了電子文件在跨行業(yè)、跨地區(qū)交流和共享時面臨困難。一方面，不同標(biāo)準(zhǔn)下的電子文件格式、元數(shù)據(jù)要求、存儲方式等存在差異，導(dǎo)致文件互操作性差，難以實現(xiàn)高效共享；另一方面，標(biāo)準(zhǔn)的不一致還導(dǎo)致電子文件管理的成本增加，需要投入更多人力、物力進行電子文件格式的轉(zhuǎn)換等工作。

（三）管理系統(tǒng)兼容性差

電子文件的形成和管理涉及多個不同的信息系統(tǒng)，如辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)往往由不同的開發(fā)者開發(fā)，采用不同的技術(shù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)格式，導(dǎo)致系統(tǒng)之間的兼容性較差。在電子文件歸檔過程中，常常出現(xiàn)文件格式轉(zhuǎn)換錯誤、數(shù)據(jù)丟失等問題。[2]部分單位的舊辦公系統(tǒng)生成的電子文件格式無法被新的檔案管理系統(tǒng)直接識別和接收，需要進行復(fù)雜的格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)遷移工作，增加了歸檔的難度和成本。

（四）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

電子文件歸檔和電子檔案管理工作要求檔案管理人員具備較高的信息技術(shù)素養(yǎng)和全面的檔案專業(yè)知識。然而，目前部分檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握程度有限，難以熟練運用電子檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)工具。他們在面對電子文件格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)維護等技術(shù)問題時往往顯得力不從心。同時，一些檔案管理人員對電子檔案管理的新理論、新方法了解不足，缺乏創(chuàng)新意識，不能很好地適應(yīng)電子檔案管理工作的開展需求。

五、電子文件歸檔和電子檔案管理模式的優(yōu)化策略

（一）加強電子檔案安全管理

1.完善網(wǎng)絡(luò)安全防護體系

檔案管理部門應(yīng)部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、入侵防御系統(tǒng)（IPS）等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，對檔案管理系統(tǒng)所在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行實時監(jiān)控和防護，防范網(wǎng)絡(luò)病毒和惡意軟件的攻擊。防火墻作為網(wǎng)絡(luò)安全的第一道防線，能夠阻止未經(jīng)授權(quán)的外部訪問，新一代技術(shù)還能夠檢測并阻斷內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的異常流量，防止內(nèi)部威脅。入侵檢測系統(tǒng)（IDS）和入侵防御系統(tǒng)（IPS）則能夠?qū)崟r監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)活動，識別并響應(yīng)潛在的攻擊行為，有效減少安全事故的發(fā)生。此外，檔案管理部門要定期更新病毒庫和系統(tǒng)補丁，修補系統(tǒng)漏洞，增強檔案管理系統(tǒng)的抗攻擊能力，以防范網(wǎng)絡(luò)病毒和惡意軟件，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。通過這些措施，檔案管理部門能夠構(gòu)建一個堅固的網(wǎng)絡(luò)防護體系，保護電子檔案不受侵害，確保檔案的完整性、可用性和保密性。

2.加強存儲介質(zhì)安全管理

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立一套完善的存儲介質(zhì)定期檢測和更新機制。定期檢測以及時發(fā)現(xiàn)存儲介質(zhì)的老化、磨損等問題，防止因介質(zhì)故障導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，并及時更換存儲介質(zhì)，保證其性能始終處于最佳狀態(tài)，降低數(shù)據(jù)存儲的風(fēng)險。對于重要的電子檔案，應(yīng)采用 RAID（獨立磁盤冗余陣列）技術(shù)，通過冗余設(shè)計提高數(shù)據(jù)可靠性，防止因存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。此外，異地備份也是一項重要的安全措施，它能夠在原始數(shù)據(jù)遭受自然災(zāi)害、人為破壞或其他意外情況時，確保數(shù)據(jù)的恢復(fù)和重建。通過這些措施，可以最大限度地防止因存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，確保電子檔案的長期保存和有效利用。

3.加強人員安全管理

要加強對檔案管理人員和其他相關(guān)人員的安全培訓(xùn)，提高他們的安全意識，規(guī)范他們的操作流程。[3]同時，嚴格落實人員訪問權(quán)限管理機制，根據(jù)人員的崗位和職責(zé)分配不同的電子檔案訪問權(quán)限，對敏感電子檔案實行嚴格的審批制度。例如，只有經(jīng)過授權(quán)的檔案管理人員才能對涉及單位機密的電子檔案進行訪問和操作，且操作過程應(yīng)被詳細記錄。

（二）完善檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理部門應(yīng)盡快完善電子文件歸檔和電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件的歸檔范圍、歸檔程序、保管期限等關(guān)鍵問題，為電子文件歸檔提供有效依據(jù)，并制定全面、細致且具有可操作性的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲要求、安全防護標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。[3]例如，要鼓勵并推進各部門之間在電子文件形成過程中采用標(biāo)準(zhǔn)化的文件格式，如PDF/A、XML等通用格式。PDF/A可以確保文件在不同的系統(tǒng)和應(yīng)用程序之間保持一致的顯示和打印效果，減少因格式不兼容而導(dǎo)致的閱讀和編輯困難；XML格式則因其結(jié)構(gòu)化特性，便于數(shù)據(jù)的提取和再利用，對于長期保存和數(shù)據(jù)分析尤為有利，這些格式能夠減少因格式不兼容導(dǎo)致的歸檔和管理問題。同時，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備對常見標(biāo)準(zhǔn)化格式文件的直接支持和處理能力，無須進行復(fù)雜的格式轉(zhuǎn)換，這是提高電子文件管理效率、保障信息長期保存的關(guān)鍵措施。

（三）構(gòu)建統(tǒng)一且兼容的管理系統(tǒng)平臺

檔案管理部門要對電子文件形成的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進行集成整合，通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)電子文件在不同系統(tǒng)之間的無縫流轉(zhuǎn)。例如，采用企業(yè)服務(wù)總線（ESB）技術(shù)，將辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等與檔案管理系統(tǒng)連接起來，實現(xiàn)電子文件的自動收集、歸檔和共享。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

1.重視專業(yè)培訓(xùn)與合作交流

檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加電子文件歸檔和電子檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)課程，培訓(xùn)內(nèi)容包括信息技術(shù)基礎(chǔ)知識、電子檔案管理系統(tǒng)操作、電子文件安全防護技術(shù)、相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等。同時，要鼓勵檔案管理人員參加行業(yè)研討會、學(xué)術(shù)講座等，加強合作與交流，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提升自身專業(yè)素養(yǎng)。

2.重視人才引進與晉升激勵

檔案管理部門應(yīng)積極引進具有信息技術(shù)背景和檔案管理經(jīng)驗的復(fù)合型人才，以提升檔案管理隊伍的整體實力。這些人才不僅要了解和應(yīng)用最新的信息技術(shù)，還要熟悉檔案管理相關(guān)規(guī)范，有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理過程中遇到的技術(shù)和管理難題。同時，應(yīng)建立晉升機制，進一步提高檔案管理專業(yè)人才待遇，在干部選拔、職級晉升、職稱評定、崗位聘用等方面向基層一線傾斜，激勵檔案人才在創(chuàng)新中不斷前進。[4]

（五）強化技術(shù)保障

1.采用數(shù)字簽名技術(shù)

數(shù)字簽名可以對電子文件發(fā)送者的身份進行認證，并對文件內(nèi)容進行加密和完整性驗證。當(dāng)電子文件被簽署數(shù)字簽名后，任何對文件的修改都會導(dǎo)致簽名驗證失敗。在電子文件歸檔過程中，要求形成部門對重要電子文件進行數(shù)字簽名，檔案部門在接收歸檔文件時進行簽名驗證，確保文件的真實性和完整性。

2.運用區(qū)塊鏈技術(shù)

區(qū)塊鏈的全程留痕、可以追溯和不可篡改的特性使其在保障電子文件真實性方面具有巨大潛力。將電子文件的相關(guān)信息記錄在區(qū)塊鏈上，如文件的形成時間、形成者、修改記錄等，任何對文件的操作都將在區(qū)塊鏈上留下痕跡且無法被篡改。例如，在單位電子文件管理中，可以構(gòu)建區(qū)塊鏈網(wǎng)絡(luò)，將各部門的電子文件信息納入其中進行管理和監(jiān)督。[5]

3.開發(fā)專門的電子文件完整性檢測軟件

開發(fā)專門的電子文件完整性檢測軟件有助于確保電子檔案的真實性并進行長期保存。軟件應(yīng)定期對已歸檔的電子文件進行全面的掃描和檢測，檢測內(nèi)容包括但不限于文件的字節(jié)數(shù)、哈希值、元數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息是否與歸檔時的原始狀態(tài)保持一致。一旦檢測到文件完整性受損，系統(tǒng)將自動觸發(fā)警報，并立即啟動修復(fù)或恢復(fù)機制。[6]

六、結(jié)語

電子文件歸檔和電子檔案管理模式的優(yōu)化對適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展需求，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量具有極為重要的意義。本文基于電子文件歸檔和電子檔案管理模式現(xiàn)存的問題，提出了加強電子檔案安全管理、完善檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、構(gòu)建統(tǒng)一且兼容的管理系統(tǒng)平臺、提升檔案管理人員素質(zhì)以及強化技術(shù)保障等一系列策略，希望可以為相關(guān)研究者提供參考，推動電子檔案管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。當(dāng)然，電子文件歸檔和電子檔案管理是一個持續(xù)發(fā)展和不斷完善的過程，隨著信息技術(shù)的不斷進步和應(yīng)用場景的日益復(fù)雜，還需要相關(guān)研究者不斷探索和創(chuàng)新，以更好地發(fā)揮電子檔案在信息資源管理和社會發(fā)展中的重要作用。

參考文獻：

[1]李月惠.電子文件歸檔和電子檔案管理新模式實踐[J].蘭臺世界，2024（03）：98-100+105.

[2]陳令杰.電子文件歸檔和電子檔案管理模式優(yōu)化探討[J].黑龍江檔案，2023（01）：92-94.

[3]譚蘭芳.“單套制”模式下電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2022（05）：28-30.

[4]簡遠征.電子文件歸檔和電子檔案管理新模式探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（21）：171-172.

[5]廖志康.土地管理檔案電子文件歸檔和電子檔案管理模式探索[J].城建檔案，2019（10）：56-58.

[6]劉越男，王紅敏，賀譚濤.數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程中檔案與業(yè)務(wù)雙向賦能的框架與路徑研究—以建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理為例[J].檔案學(xué)研究，2025（01）：105-112.

（作者簡介：吳志華，女，本科，呂梁市供水公司lt;呂梁市供水服務(wù)中心gt;，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）