隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校檔案數(shù)字化建設已成為提升檔案管理效率、促進資源共享的重要途徑。然而，高校檔案數(shù)字化建設過程中面臨著諸多問題。這些問題不僅影響了檔案信息的有效利用，也影響了高校檔案數(shù)字化建設的整體進程。針對高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題，提出切實可行的解決對策，對推動高校檔案管理現(xiàn)代化、提升高校檔案管理水平具有重要意義。本文將圍繞高校檔案數(shù)字化建設展開分析，旨在為相關(guān)研究提供有益的參考。

一、高校檔案數(shù)字化建設的優(yōu)勢

高校檔案數(shù)字化建設是一項復雜而系統(tǒng)的工程，相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，它具有一系列鮮明的優(yōu)勢。

（一）確保檔案資料完整安全

傳統(tǒng)的高校檔案大多依賴于紙質(zhì)載體，不僅占用了大量的物理空間，還極易受到外部因素的影響，如火災、潮濕或蟲害，這些都可能導致紙質(zhì)檔案的損壞。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)徹底改變了這一局面。利用光盤、硬盤以及先進的云存儲技術(shù)，能極大地壓縮檔案的存儲空間，并有效避免上述環(huán)境因素的影響，從而確保檔案資料的完整與安全。[1]

（二）信息檢索及共享更高效

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索是一項耗時費力的工作，需要人工逐一查找，效率低下。而數(shù)字化檔案則利用智能化的檢索系統(tǒng)，用戶只需在檢索界面輸入關(guān)鍵詞，如檔案年份、姓名或檔案類型等，即可迅速定位并提取所需的檔案資源，極大地提高了檔案的利用率和檢索效率。這不僅促進了不同學院之間的檔案資源共享，還使跨學校、跨地區(qū)的檔案交流變得更加便捷和高效。[2]

（三）管理效能不斷優(yōu)化

檔案部門可以依托智能化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建全流程數(shù)字化管理體系，通過實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速檢索、智能分析與可視化呈現(xiàn)，為科學決策提供精準支持。同時，加快推進檔案數(shù)字化建設的進程，不僅能全面動態(tài)監(jiān)測教育教學、行政運維等核心領域的工作質(zhì)效，還可基于數(shù)據(jù)沉淀建立多維度評估模型，有效推動學校管理向標準化、精細化、智能化方向轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)管理能力的現(xiàn)代化躍升。

二、高校檔案數(shù)字化建設存在的問題

（一）缺少統(tǒng)一的標準和規(guī)范

在信息技術(shù)日新月異的今天，高校紛紛加快檔案數(shù)字化進程，旨在提高檔案管理效率，促進資源共享。然而，由于缺乏統(tǒng)一且明確的標準和規(guī)范，這一進程面臨著諸多挑戰(zhàn)。具體而言，標準的缺失導致各高校在檔案數(shù)字化過程中采取的技術(shù)路線、數(shù)據(jù)格式、分類編碼等各不相同，這不僅增加了后期數(shù)據(jù)整合與共享的難度，還可能引發(fā)“信息孤島”現(xiàn)象，使本應互聯(lián)互通的數(shù)字檔案資源難以發(fā)揮最大效用。此外，規(guī)范的不足還體現(xiàn)在數(shù)字化檔案的安全管理、版權(quán)保護、隱私處理等方面，缺乏明確指引使高校在推進數(shù)字化的同時，面臨著信息安全風險和法律法規(guī)的考驗。缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范還影響了檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制。不同高校因?qū)嶋H情況不同，數(shù)字化成果的質(zhì)量參差不齊，有的可能因掃描分辨率低、元數(shù)據(jù)描述不準確等問題，嚴重影響了檔案的可用性和長期保存價值。因此，加快制定并實施全國性的高校檔案數(shù)字化建設標準和規(guī)范成為當務之急。[3]

（二）檔案管理機制有待完善

在高校檔案數(shù)字化建設的進程中，一個顯著的問題在于過度重視技術(shù)與設備的投資，而忽視了配套管理機制的健全。從流程管理的視角審視，部分高校檔案從前期收集、存儲、加工到最終利用等環(huán)節(jié)，均缺乏清晰明確的規(guī)范指導，責任劃分模糊，這直接影響了數(shù)字化工作的效率與質(zhì)量。特別是在檔案收集階段，由于時間節(jié)點與收集范圍的不明確，常常導致關(guān)鍵檔案信息的遺漏，進而拖延了檔案數(shù)字化的即時性與完整性。而在檔案數(shù)字化的核心加工環(huán)節(jié)，部分工作人員在操作時未能嚴格遵守既定規(guī)范，無論是文字識別還是圖像掃描，都出現(xiàn)了偏差，這不僅造成了檔案信息的失真，還削弱了其完整性，嚴重阻礙了檔案數(shù)字化建設的順利推進。[4]

（三）檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)不足

檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、功能較為單一，是制約其進一步發(fā)展的重要因素。在當前的數(shù)字化進程中，許多高校雖然已初步建立了檔案數(shù)據(jù)庫，但這些數(shù)據(jù)庫往往呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)單一、功能局限的特點，難以滿足多元化、深層次的信息檢索與利用需求。

首先，數(shù)據(jù)類型單一，大多數(shù)高校檔案數(shù)據(jù)庫仍以傳統(tǒng)的文字檔案為主，對圖像、音頻、視頻等多媒體檔案的支持不足，這限制了檔案信息存儲的全面性。其次，數(shù)據(jù)庫功能簡單，缺乏高級檢索、智能分析、數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代化功能，使檔案信息的檢索效率和利用效率大打折扣。最后，數(shù)據(jù)庫更新緩慢，由于缺乏有效的數(shù)據(jù)更新機制，部分高校的檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容陳舊，無法及時反映學校的最新發(fā)展動態(tài)和成果。檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)不足的問題不僅影響了檔案信息的有效利用，也制約了高校檔案數(shù)字化建設的深入發(fā)展。因此，高校應高度重視這一問題，采取積極措施加以改進。[5]

（四）專業(yè)人才匱乏

高校檔案數(shù)字化建設工作的推進，亟須一批既精通檔案管理專業(yè)知識，又熟練掌握計算機技術(shù)、信息技術(shù)等先進技能的高素質(zhì)復合型人才。然而，目前大多數(shù)檔案管理人員雖在檔案管理領域具備扎實的理論基礎，但在數(shù)字化技術(shù)應用方面的能力普遍不足，而具備出色的數(shù)字化技術(shù)水平的人員往往對檔案管理的業(yè)務流程和方法了解不足。同時，后續(xù)的在職人員培訓未能充分填補這一知識空白，這無疑阻礙了檔案管理人員向復合型人才方向的發(fā)展。[6]另外，檔案管理工作人員晉升空間有限且薪資待遇普遍不高，這些不利因素共同導致了大量潛在優(yōu)秀人才的流失。這不僅破壞了檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，更對高校檔案數(shù)字化建設的深入開展產(chǎn)生了嚴重影響。因此，如何引進并培養(yǎng)檔案管理復合型人才，成為當前高校檔案數(shù)字化建設中亟待解決的問題。

三、高校檔案數(shù)字化建設的策略

（一）加快檔案標準化建設

由于高校檔案類型多、規(guī)模大，多以紙質(zhì)檔案為主，為了加快檔案數(shù)字化建設，要制定合理的數(shù)字化技術(shù)標準。[8]

首先，在高校檔案數(shù)字化建設中，應制定統(tǒng)一的掃描與存儲標準。掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數(shù)字化。紙質(zhì)檔案的掃描分辨率采用300 DPI，照片檔案、文字密集的檔案、珍貴檔案可以使用600 DPI或更高的分辨率，為檔案文字圖像的精準度提供保障。文本類格式統(tǒng)一選擇PDF格式存儲，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔的長期保存，并且在多個平臺均可以兼容，從而使文檔資料大范圍傳輸和共享；如果是圖像類檔案資料，選擇TIFF等通用格式進行存儲；統(tǒng)一規(guī)范文檔資料的色彩、壓縮比等參數(shù)，在不影響圖像檔案質(zhì)量的前提下，應盡可能縮小文件存儲空間。高?？梢栽O立專門的工作領導小組，負責指導并監(jiān)督相關(guān)標準的落實，為確保檔案信息準確性、完整性提供保障。[7]

其次，高校還應制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)著錄標準。要根據(jù)檔案的類型和特點，確定著錄項目，如檔案的標題、作者、形成時間、保管期限、內(nèi)容摘要、關(guān)鍵詞等，這些著錄項目應能夠全面反映檔案的基本信息和內(nèi)容特征；采用統(tǒng)一的著錄格式，如使用標準的字段名和字段長度，確保著錄信息的規(guī)范性和一致性，著錄格式的設計應便于計算機的檢索和處理。應確保著錄信息的準確性和完整性，便于用戶可以快速檢索到所需的檔案，提高檔案的利用效率。

（二）優(yōu)化檔案信息服務，保障信息安全

為了提高高校檔案數(shù)字化建設水平，提高檔案資源利用價值，應突破傳統(tǒng)思維模式的限制，優(yōu)化檔案信息服務。

結(jié)合高校檔案管理的需要，可建立個性化檔案服務平臺，運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對用戶瀏覽偏好、查詢歷史、使用頻率等數(shù)據(jù)信息進行分析，充分掌握各類用戶的信息需求。面向教師群體，著重挖掘和整理學術(shù)、教學檔案資料，依據(jù)教師的科研和專業(yè)方向精準推送。用戶也可以結(jié)合自身個性化需求，定制檔案類別、推送方式，提高檔案信息推送精準化水平。同時，高?？梢蚤_發(fā)App應用程序，用戶登錄App即可實現(xiàn)線上查詢、下載使用權(quán)限內(nèi)的檔案資料，提高檔案服務便捷性。線下則可由檔案部門專業(yè)人員負責面對面提供信息咨詢和指導服務，為用戶解決檔案查詢和利用等各類問題，提升信息服務質(zhì)量。[9]

另外，由于部分高校檔案信息涉及隱私，在提供檔案信息服務的同時，也要注重信息安全。要做到重要檔案信息定期備份，采用多介質(zhì)形式存儲，如本地硬盤、云存儲等，要設專人負責檔案信息的定期更新和備份。尤其是高校的學生學籍檔案、科研成果檔案等信息，應每周全量備份一次。在網(wǎng)絡安全方面，要通過安裝防火墻，防止黑客攻擊和病毒入侵操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，實時監(jiān)控內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間的連接訪問情況，攔截外部惡意入侵和攻擊行為。在檔案信息傳輸和下載時，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，使用對應的密鑰方可獲取完整的檔案信息。如按照SSL / TLS加密協(xié)議對檔案信息加密傳輸，并使用AES加密算法對存儲檔案加密處理。另外，還要建立嚴格的訪問權(quán)限管理機制，最大程度避免檔案信息丟失、損壞。

（三）加強檔案數(shù)據(jù)庫建設

首先，為解決數(shù)據(jù)類型單一的問題，高校應加強對多媒體檔案資料的收集與管理，不僅包括傳統(tǒng)的文字檔案，還應涵蓋圖像、音頻、視頻等多種數(shù)據(jù)類型。這要求高校在檔案數(shù)字化過程中，注重多媒體檔案格式的轉(zhuǎn)換與存儲，確保多媒體檔案能夠在數(shù)據(jù)庫中得到有效管理與利用。高校還應考慮引入專業(yè)的多媒體檔案管理系統(tǒng)，以提升多媒體檔案的管理效率與檢索便利性。其次，針對數(shù)據(jù)庫功能簡單的問題，高校應著手升級現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，增加高級檢索、智能分析、數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代化功能。通過引入大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的智能分類、自動摘要、關(guān)聯(lián)推薦等功能，提高檔案信息的檢索效率與利用效率。再次，為解決數(shù)據(jù)庫資源更新緩慢的問題，高校應建立有效的數(shù)據(jù)更新機制，確保檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的時效性與準確性。這要求高校設立專門的檔案收集與整理小組，負責跟蹤學校各項活動，及時收集并整理相關(guān)檔案資料。最后，高校還應建立檔案數(shù)據(jù)定期審核與更新機制，確保數(shù)據(jù)庫中的信息能夠及時反映高校的最新發(fā)展動態(tài)和成果。[10]

（四）加強檔案管理人才隊伍建設

高校應當采取一系列有效的措施，以全面提升檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。首先，應定期對檔案管理人員進行數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)等領域的專業(yè)培訓，提高他們的數(shù)字化素養(yǎng)。其次，鼓勵檔案管理人員秉持終身學習的理念，積極自主地拓寬學習渠道，不斷更新和豐富自身的知識結(jié)構(gòu)，從而全方位提升綜合素質(zhì)。再次，高校還應當構(gòu)建一套科學完善的檔案管理人才選拔與激勵機制，以此作為吸引和留住人才的重要手段。通過設立公正的選拔流程，確保那些既具備專業(yè)技能又擁有較高數(shù)字化水平的人才能夠脫穎而出，加入到檔案管理隊伍中來。最后，通過制定并實施一系列優(yōu)惠政策，如提供具有競爭力的薪酬待遇、廣闊的職業(yè)發(fā)展空間等，進一步增強檔案管理崗位的吸引力，維護檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。這些舉措將共同為高校檔案數(shù)字化建設提供堅實而有力的人才支撐。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案是高校教學、科研、管理等工作的真實記錄，具有重要的保存價值和研究意義。推動高校檔案數(shù)字化建設，借助數(shù)字化技術(shù)手段實現(xiàn)檔案收集、存儲和利用，能夠有效提升檔案管理效率和質(zhì)量，并實現(xiàn)檔案資源深度開發(fā)利用，為高校檔案管理事業(yè)發(fā)展助力。

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[10]張韜.數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設探討[J].大眾文藝，2024（16）：214-216.

（作者簡介：施晴，女，碩士研究生，湖北第二師范學院，館員，研究方向：檔案學基礎、檔案整理）

（責任編輯 葛星星）