當(dāng)前信息技術(shù)正在改變社會(huì)運(yùn)行方式，檔案管理也在向智慧化轉(zhuǎn)型。一方面，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)為檔案管理智慧化提供了多元手段，提升了管理效能；另一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式存在效率低下、保存載體單一、數(shù)據(jù)共享機(jī)制缺乏、利用和服務(wù)能力滯后等問(wèn)題。在智慧化進(jìn)程中，要認(rèn)識(shí)檔案管理智慧化的內(nèi)涵和特征，并將其作為技術(shù)工具融入實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)檔案管理從“注重管理”向“知識(shí)服務(wù)”的轉(zhuǎn)型。

一、檔案管理智慧化的內(nèi)涵解析

檔案管理智慧化是通過(guò)技術(shù)賦能對(duì)檔案管理流程進(jìn)行重塑，以提升檔案管理的信息化和智慧化水平。為推進(jìn)檔案管理智慧化進(jìn)程，需明晰其科學(xué)內(nèi)涵、核心要素和內(nèi)在機(jī)理，理解其與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別。

（一）概念界定

智慧化以大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、5G技術(shù)和人工智能等為核心驅(qū)動(dòng)力，圍繞檔案管理各流程，通過(guò)技術(shù)賦能創(chuàng)新管理模式。檔案管理智慧化改變了檔案管理決策機(jī)制和具體流程，提升了管理效率，優(yōu)化了檔案信息資源配置，發(fā)揮了檔案信息資源價(jià)值。從管理層面看，智慧化不是簡(jiǎn)單的技術(shù)整合疊加，而是借助技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)智慧化技術(shù)與檔案管理流程深度融合，實(shí)現(xiàn)全流程網(wǎng)上辦理、全方位智能服務(wù)和全過(guò)程信息支撐，創(chuàng)新了檔案工作運(yùn)行機(jī)制和管理模式，為檔案管理提供了高質(zhì)量技術(shù)服務(wù)。

（二）核心要素

檔案管理智慧化關(guān)鍵在于整合多種技術(shù)，通過(guò)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)深度挖掘檔案信息，重塑管理流程，提升整體效能。

首先，技術(shù)集成。檔案管理智慧化需將人工智能、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)與檔案管理流程深度結(jié)合。例如，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過(guò)智能感知系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案管理流程；機(jī)器人通過(guò)學(xué)習(xí)和語(yǔ)義分析技術(shù)鑒定分析檔案價(jià)值；云計(jì)算技術(shù)通過(guò)存儲(chǔ)管理海量檔案數(shù)據(jù)；區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化和智能合約保障檔案信息安全，為檔案信息管理和共享提供保障。這些技術(shù)的協(xié)同整合為檔案管理質(zhì)量的提升賦能，推動(dòng)了管理模式變革。

其次，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)。在檔案管理過(guò)程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)高效處理檔案信息分為采集、分類、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)。知識(shí)圖譜技術(shù)能夠深度挖掘檔案內(nèi)容，為不同主體提供高質(zhì)量服務(wù)。數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)通過(guò)智能挖掘和量化分析，將檔案信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)從“靜態(tài)管理”向“動(dòng)態(tài)管理”的轉(zhuǎn)變。

最后，流程重構(gòu)。通過(guò)技術(shù)賦能構(gòu)建區(qū)域性智慧化檔案管理平臺(tái)，能夠打破檔案信息在部門與系統(tǒng)之間的流通壁壘，形成平臺(tái)協(xié)同，促進(jìn)檔案信息共享?；跀?shù)據(jù)預(yù)測(cè)和用戶畫像，檔案管理智慧化能夠?yàn)椴煌黧w提供個(gè)性化檔案信息推送。在全流程管理過(guò)程中形成“全鏈路”數(shù)據(jù)治理，實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的智慧化升級(jí)。

（三）與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

在數(shù)字時(shí)代背景下，要使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級(jí)，智慧化是一條重要路徑。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案管理智慧化在管理維度和服務(wù)形態(tài)層面存在明顯差異。從管理維度看，傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理為主，注重檔案信息的保存管理，而智慧化檔案管理注重檔案信息的開發(fā)利用，通過(guò)數(shù)據(jù)化、資產(chǎn)化等手段實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化。例如，圍繞檔案信息，智慧檔案管理可以形成不同專題，豐富研究成果，創(chuàng)造更多價(jià)值。從服務(wù)形態(tài)維度看，傳統(tǒng)檔案服務(wù)需面對(duì)面進(jìn)行，用戶需當(dāng)面申請(qǐng)，而通過(guò)數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式革新，智慧檔案管理可根據(jù)服務(wù)對(duì)象的行為數(shù)據(jù)和關(guān)聯(lián)歷史做出準(zhǔn)確預(yù)判，為其推送相關(guān)檔案資源；還可借助虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)，為用戶打造沉浸式場(chǎng)景和多模態(tài)交互服務(wù)，豐富用戶的體驗(yàn)感；還可借助云端平臺(tái)與移動(dòng)智能終端，隨時(shí)隨地為不同用戶提供檔案資源訪問(wèn)服務(wù)，提升用戶滿意度，使檔案管理從工具輔助角色向知識(shí)服務(wù)角色轉(zhuǎn)變。

二、檔案管理智慧化的核心特征

檔案管理智能化轉(zhuǎn)型是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也是檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。在轉(zhuǎn)型過(guò)程中，技術(shù)融合智能化、服務(wù)場(chǎng)景泛在化、資源管理資產(chǎn)化和安全體系立體化是其核心特征。

（一）技術(shù)融合的智能化

檔案管理智能化建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上，通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。首先，技術(shù)工具創(chuàng)新是關(guān)鍵。檔案管理可引入光學(xué)字符識(shí)別（OCR）和自然語(yǔ)言處理（NLP）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案編目、檢索、信息收集和整理的自動(dòng)化。例如，OCR技術(shù)可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，便于數(shù)字化升級(jí)。其次，檔案管理流程創(chuàng)新。傳統(tǒng)檔案管理流程依賴人工，服務(wù)質(zhì)量難以保障，而智能化服務(wù)可以將服務(wù)流程轉(zhuǎn)移到網(wǎng)上，通過(guò)搭建服務(wù)平臺(tái)、提供標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息服務(wù)等，解決服務(wù)質(zhì)量參差不齊和效率低下的問(wèn)題。最后，技術(shù)融合形成服務(wù)閉環(huán)。利用機(jī)器人算法整合和訓(xùn)練檔案數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以自主識(shí)別用戶需求并提供信息服務(wù)，為資源配置提供建議，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化驅(qū)動(dòng)。

（二）服務(wù)場(chǎng)景的泛在化

智能化檔案管理服務(wù)模式與傳統(tǒng)模式有明顯差異，具有泛在化特征。首先，多終端的接入形式可以為不同主體提供高質(zhì)量檔案信息服務(wù)。用戶可以通過(guò)移動(dòng)智能終端和PC端訪問(wèn)檔案管理部門的智慧檔案平臺(tái)，獲取所需檔案信息資源，不僅實(shí)現(xiàn)了便捷服務(wù)的全覆蓋，打破了傳統(tǒng)檔案服務(wù)的時(shí)空限制，還提升了服務(wù)質(zhì)量。其次，泛在化服務(wù)提升了場(chǎng)景適配效率。智能化系統(tǒng)可以根據(jù)用戶行為數(shù)據(jù)分析用戶檔案信息需求，改變傳統(tǒng)“一刀切”式的服務(wù)模式，為其提供有針對(duì)性的檔案信息內(nèi)容，進(jìn)一步提升信息推送精準(zhǔn)度。最后，泛在化服務(wù)有助于提升檔案服務(wù)效能。通過(guò)開放API接口和公共服務(wù)平臺(tái)的銜接，為城市管理、歷史研究、應(yīng)急決策等提供檔案信息支持，使檔案信息服務(wù)嵌入公共服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的最大化。

（三）資源管理的資產(chǎn)化

在新質(zhì)生產(chǎn)力的引領(lǐng)下，社會(huì)對(duì)檔案信息的需求、利用方式呈現(xiàn)出新的變化，動(dòng)態(tài)化、開放化的檔案管理模式出現(xiàn)，檔案管理已從單一地注重檔案的物理保存，向注重檔案信息的開發(fā)、整合與利用轉(zhuǎn)變。檔案管理智能化轉(zhuǎn)型使檔案資源得到了更廣泛的利用，進(jìn)一步發(fā)揮了檔案信息資源的價(jià)值。首先，智能化可以重構(gòu)檔案資源的價(jià)值認(rèn)知。利用分布式存儲(chǔ)架構(gòu)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，結(jié)合用戶使用數(shù)據(jù)，將高頻數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在高速響應(yīng)節(jié)點(diǎn)，低頻數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在低成本介質(zhì)上。這種方式可以降低檔案資源管理成本，提升管理效率，快速響應(yīng)用戶需求。其次，智能化有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源廣泛應(yīng)用。檔案管理部門通過(guò)利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理，促進(jìn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新與完善；通過(guò)建立檔案知識(shí)圖譜，發(fā)現(xiàn)檔案信息資源之間的關(guān)聯(lián)性，挖掘檔案信息價(jià)值，將零散的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為公共服務(wù)、歷史研究的重要資源。最后，智能化有助于建立檔案資源價(jià)值循環(huán)體系。通過(guò)權(quán)限控制和數(shù)據(jù)脫敏，使檔案信息實(shí)現(xiàn)更廣范圍的傳播，產(chǎn)生持續(xù)增值效應(yīng)。在新質(zhì)生產(chǎn)力帶來(lái)技術(shù)革新的同時(shí)，也為檔案管理的動(dòng)態(tài)化發(fā)展提供了支持。

（四）安全體系的立體化

在信息時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)信息在傳輸和共享過(guò)程中面臨越來(lái)越多的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理智能化可以建立立體式安全防護(hù)體系，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全。首先，生物認(rèn)證技術(shù)在檔案信息訪問(wèn)環(huán)節(jié)可以防止非法訪問(wèn)。通過(guò)指紋、虹膜等生物特征技術(shù)，能夠解決傳統(tǒng)密碼驗(yàn)證的技術(shù)弊端。其次，引入數(shù)據(jù)全生命周期防護(hù)技術(shù)。利用動(dòng)態(tài)加密技術(shù)和區(qū)塊鏈技術(shù)，保障數(shù)據(jù)在生成和傳輸過(guò)程中的信息安全，降低外部不確定因素對(duì)檔案信息開發(fā)利用的影響。最后，建立主動(dòng)防御和災(zāi)備恢復(fù)保障機(jī)制。通過(guò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，采用異地多活容災(zāi)架構(gòu)，確保極端情況下檔案數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力。在多元技術(shù)整合下，提升檔案信息安全防護(hù)的層級(jí)，為檔案信息開發(fā)利用和服務(wù)提供全方位技術(shù)支撐。

三、檔案管理智慧化的實(shí)踐策略

推動(dòng)檔案管理智慧化需要不斷進(jìn)行理論探討和實(shí)踐驗(yàn)證。檔案管理智慧化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅需要完善該管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、頂層設(shè)計(jì)，還要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，夯實(shí)智慧化基礎(chǔ)能力，構(gòu)建知識(shí)生態(tài)體系，打造復(fù)合型人才隊(duì)伍，為檔案管理智慧化提供強(qiáng)有力的支撐。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃智慧化工作

檔案管理智慧化工作需要做好頂層設(shè)計(jì)。首先，明確檔案管理智慧化的總體框架，確定大網(wǎng)絡(luò)、大平臺(tái)、大資源的建設(shè)目標(biāo)。通過(guò)引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為檔案信息資源共享提供支持，解決檔案信息資源的數(shù)據(jù)壁壘問(wèn)題。搭建智慧化服務(wù)平臺(tái)，將海量檔案信息存儲(chǔ)到智慧平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流、價(jià)值流的協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)揮智慧平臺(tái)的整合能力，對(duì)多源異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)存量數(shù)據(jù)和增量數(shù)據(jù)的同向增長(zhǎng)，為檔案信息資源開發(fā)利用提供數(shù)據(jù)支持。其次，推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，建立數(shù)據(jù)全生命周期標(biāo)準(zhǔn)體系。制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)規(guī)范和文件格式標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息采集提供支撐。在交互層面，開放 API 接口協(xié)議，支持檔案數(shù)據(jù)共享，解決數(shù)據(jù)不兼容問(wèn)題，支持跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)用。最后，建立動(dòng)態(tài)優(yōu)化機(jī)制。檔案管理智慧化頂層設(shè)計(jì)需根據(jù)檔案事業(yè)的發(fā)展和需求進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，定期召開專門會(huì)議，研究檔案管理智慧化工作，提出解決問(wèn)題的思路。

（二）夯實(shí)智慧化基礎(chǔ)能力

檔案管理智慧化的關(guān)鍵在于技術(shù)整合和應(yīng)用，需夯實(shí)智慧化基礎(chǔ)能力。首先，解決數(shù)據(jù)清洗與標(biāo)注問(wèn)題，與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)合作，開發(fā)符合檔案管理智慧化要求的智能清洗工具，建立錯(cuò)誤模式知識(shí)庫(kù)，自動(dòng)識(shí)別和修復(fù)掃描檔案中的噪點(diǎn)、扭曲文本，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。開發(fā)多模態(tài)語(yǔ)義標(biāo)注系統(tǒng)，對(duì)不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行聯(lián)合標(biāo)注，為檔案信息調(diào)用提供支持。其次，實(shí)現(xiàn)人工智能與檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的深度嵌合。借助 AI 技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行訓(xùn)練，為智慧化服務(wù)平臺(tái)提供高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)。開發(fā)基于生成對(duì)抗網(wǎng)絡(luò)（GAN）的檔案修復(fù)系統(tǒng)，對(duì)破損紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化修復(fù)與色彩還原，提升檔案信息質(zhì)量。通過(guò)多元技術(shù)應(yīng)用，為檔案管理提供全方位技術(shù)支撐，提升檔案信息資源整體質(zhì)量。最后，采用混合式存儲(chǔ)模式。通過(guò)存儲(chǔ)框架創(chuàng)新優(yōu)化，降低檔案管理智慧化成本。在混合存儲(chǔ)模式中，將高頻訪問(wèn)的現(xiàn)行檔案部署在邊緣計(jì)算機(jī)節(jié)點(diǎn)，降低訪問(wèn)延遲。同時(shí)，通過(guò)數(shù)據(jù)壓縮和去重技術(shù)降低存儲(chǔ)成本。通過(guò)多元技術(shù)運(yùn)用，提升檔案管理智慧化的基礎(chǔ)能力，更好地滿足用戶服務(wù)需求。

（三）構(gòu)建檔案知識(shí)生態(tài)體系

檔案管理智慧化最終要落實(shí)到服務(wù)升級(jí)和檔案信息知識(shí)創(chuàng)造上。在構(gòu)建知識(shí)生態(tài)體系時(shí)，要堅(jiān)持“以人為本”理念。首先，建立高質(zhì)量的服務(wù)供給體系。做好用戶畫像描繪，整合檔案信息資源，借助先進(jìn)技術(shù)手段生成高質(zhì)量的推送內(nèi)容，幫助服務(wù)對(duì)象解決實(shí)際問(wèn)題，提高檔案價(jià)值，增強(qiáng)用戶與檔案服務(wù)的黏性。其次，實(shí)現(xiàn)線上線下服務(wù)的無(wú)縫銜接。在線下配置智能終端，為用戶提供檔案信息閱覽下載服務(wù)；在線上完善智慧服務(wù)平臺(tái)功能，為用戶提供多個(gè)數(shù)字化服務(wù)模塊，滿足用戶需求。同時(shí)，建立雙向反饋機(jī)制，線下服務(wù)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)反哺線上，為算法優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持。最后，打破機(jī)構(gòu)地域限制。檔案知識(shí)生態(tài)體系建設(shè)要超越地域和機(jī)構(gòu)界限，整合各類檔案信息資源，通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，豐富知識(shí)生態(tài)體系內(nèi)容，為不同主體提供高質(zhì)量的檔案知識(shí)服務(wù)。

（四）打造復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍

人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理智慧化轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要保障。首先，構(gòu)建系統(tǒng)的人才培養(yǎng)體系。從檔案維度，開展檔案法律法規(guī)、相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)等專業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理人員充分掌握相關(guān)法律法規(guī)和政策要求。在技術(shù)維度，開設(shè)數(shù)據(jù)處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等相關(guān)課程，培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)據(jù)信息駕馭能力。通過(guò)復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步攻克檔案管理智慧化轉(zhuǎn)型過(guò)程中的技術(shù)難點(diǎn)，推進(jìn)檔案管理智慧化轉(zhuǎn)型升級(jí)。其次，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式。為管理人員提供虛擬仿真環(huán)境，讓管理人員在虛擬環(huán)境下操作相關(guān)技術(shù)，積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并在真實(shí)場(chǎng)景中進(jìn)行應(yīng)用。最后，構(gòu)建跨界人才培養(yǎng)體系。推動(dòng)高校人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)與其他學(xué)科專業(yè)的深度互鑒，通過(guò)學(xué)科交叉培養(yǎng)既懂檔案管理知識(shí)又擅長(zhǎng)數(shù)字信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理智慧化的本質(zhì)是通過(guò)技術(shù)賦能變革檔案管理流程，重構(gòu)檔案管理生態(tài)。智慧檔案管理通過(guò)引入先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化、服務(wù)泛在化，為確保檔案信息安全和資產(chǎn)價(jià)值提供技術(shù)支持。在檔案管理智慧化推進(jìn)過(guò)程中，需做好頂層設(shè)計(jì)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)支持檔案信息共享，通過(guò)知識(shí)生態(tài)體系建設(shè)為不同主體提供高質(zhì)量服務(wù)，通過(guò)人才隊(duì)伍建設(shè)保障檔案管理智慧化轉(zhuǎn)型升級(jí)。未來(lái)，隨著檔案管理智慧化的推進(jìn)，檔案信息價(jià)值還能夠產(chǎn)生溢出效應(yīng)，在發(fā)揮檔案信息價(jià)值之余，還能為其他領(lǐng)域的發(fā)展提供支持。

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（作者簡(jiǎn)介：林彩鳳，女，本科，泉州市光前醫(yī)院，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）