［摘 要］做好檔案管理工作，對行政事業(yè)單位來說十分重要。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮下，行政事業(yè)單位的檔案管理迫切需要信息化、智能化升級。文章首先闡述行政事業(yè)單位檔案管理主要內(nèi)容及信息化建設(shè)要求，然后分析行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，最后提出行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略，以期推動行政事業(yè)單位檔案管理向精細(xì)化、智能化方向發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］行政事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.04.053

［中圖分類號］G270.7；D630.1 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）04-0-03

0" " "引 言

在信息化社會的大背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作經(jīng)歷著前所未有的變革。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新興技術(shù)的普及，檔案管理不再僅僅是紙質(zhì)文件的保存與歸檔，而是向著數(shù)字化、智能化的方向快速發(fā)展。然而，現(xiàn)有的檔案管理模式在面對新興技術(shù)帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)時暴露出諸多不足之處。加強(qiáng)電子文件的規(guī)范化管理，促進(jìn)電子文件的有效利用和長期保存，對于行政事業(yè)單位來說既是政策導(dǎo)向，也是實際要求［1］。鑒于此，本文致力于探索行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑，旨在推動檔案管理工作更好地服務(wù)于單位的高效運轉(zhuǎn)和發(fā)展。

1" " "行政事業(yè)單位檔案管理主要內(nèi)容及信息化建設(shè)要求

行政事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容廣泛，涵蓋行政事業(yè)單位在運行過程中形成的具有保存價值的各類文件材料。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的生成方式、載體形式都發(fā)生了深刻變化。以公共圖書館為例，在數(shù)字化浪潮的沖擊下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)資源日益讓位于電子圖書、數(shù)字期刊等新型載體［2］。公共圖書館的采編、典藏、服務(wù)流程隨之被重塑，對檔案管理信息化建設(shè)提出了新的要求：首先，構(gòu)建數(shù)字資源管理平臺，支持對電子書刊、學(xué)位論文、會議錄等多源異構(gòu)資源的元數(shù)據(jù)標(biāo)引、全文檢索和統(tǒng)一訪問。其次，引入語義分析、知識發(fā)現(xiàn)等人工智能技術(shù)，自動提取文獻(xiàn)檔案中蘊(yùn)含的研究主題、學(xué)科分類、引文關(guān)系等語義信息，構(gòu)建領(lǐng)域知識圖譜，輔助讀者進(jìn)行關(guān)聯(lián)探索。同時，面對PB級的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，需要運用分布式存儲、并行計算等技術(shù)，提升檔案管理系統(tǒng)的處理性能和擴(kuò)展能力，實現(xiàn)海量資源的實時檢索、分析和可視化呈現(xiàn)。最后，在信息安全方面，要增強(qiáng)數(shù)字版權(quán)保護(hù)意識，利用數(shù)字水印、數(shù)字版權(quán)管理（Digital Rights Management，DRM）等技術(shù)防止電子檔案被非法竄改、傳播，維護(hù)信息資源的完整性和可靠性。檔案管理的信息化建設(shè)已從單純的數(shù)字化管理延伸到智能化、精細(xì)化的運營與服務(wù)，需要運用大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等前沿技術(shù)，實現(xiàn)檔案全生命周期的數(shù)字化賦能。

2" " "行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1" "檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量參差不齊

近年來，行政事業(yè)單位不斷加大檔案管理信息化建設(shè)力度，將大量歷史檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案。然而，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)范和嚴(yán)格質(zhì)檢，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量參差不齊，難以滿足后續(xù)管理和利用需求。在掃描設(shè)備選型方面，一些單位盲目追求高速掃描儀，忽視了掃描色彩還原度、曝光平衡度等參數(shù)，導(dǎo)致圖像失真、偏色等質(zhì)量問題；還有一些單位采用過時的掃描設(shè)備，生成的圖像分辨率低，文字難以辨認(rèn)。在圖像格式選擇上，部分單位對原文件進(jìn)行過度壓縮，為節(jié)省存儲空間而忽略了圖像品質(zhì)；也有單位未區(qū)分檔案種類，對紙質(zhì)文書和工程圖紙采用同一格式，造成信息損失［3］。在文件命名與元數(shù)據(jù)方面，許多單位簡單沿用原檔案名稱，缺乏對檔號、責(zé)任人、密級等關(guān)鍵元素的標(biāo)引，影響檔案的檢索與管理。同時，對于歷史檔案中的手寫體、繁體字識別，通用的光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術(shù)準(zhǔn)確率不高，加之缺乏人工復(fù)核環(huán)節(jié)，大量文字信息遺漏或錯誤。此外，視頻檔案數(shù)字化過程中經(jīng)常出現(xiàn)音畫不同步、丟幀、斷音等技術(shù)問題，使得檔案資料的完整性大打折扣。

2.2" "檔案管理系統(tǒng)功能單一且集成度不足

雖然越來越多的行政事業(yè)單位開始重視檔案管理信息化建設(shè)，但由于對業(yè)務(wù)需求把握不準(zhǔn)、缺乏頂層設(shè)計等因素，檔案管理系統(tǒng)的功能單一，與其他系統(tǒng)的集成度不高。一方面，許多單位的檔案管理系統(tǒng)只具備信息錄入和檢索功能，對檔案全生命周期管理缺乏統(tǒng)籌考慮。檔案形成、整理、鑒定、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)尚未實現(xiàn)有機(jī)串聯(lián)，業(yè)務(wù)協(xié)同層面存在斷點；在安全保密、開放利用等方面，也缺少必要的功能支撐，難以形成閉環(huán)。另一方面，檔案管理系統(tǒng)與單位內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成度不足。檔案元數(shù)據(jù)未能與文書管理系統(tǒng)的公文屬性、人事管理系統(tǒng)的名冊信息等有效對接，導(dǎo)致檔案歸檔不及時或信息不完整；檔案利用系統(tǒng)與門戶網(wǎng)站、微信公眾號等載體的融合不夠緊密，影響了檔案信息資源的開發(fā)利用水平［4］。從技術(shù)角度看，部分單位的系統(tǒng)架構(gòu)陳舊，缺乏開放的應(yīng)用程序接口（Application Program Interface，API），難以對接新的業(yè)務(wù)應(yīng)用；一些單位在系統(tǒng)建設(shè)過程中沒有遵循通用的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，也未采用標(biāo)準(zhǔn)的交換格式，造成“信息孤島”［5］。此外，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各部門的系統(tǒng)常常不兼容，導(dǎo)致數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)互聯(lián)互通，既造成重復(fù)投資，又限制了檔案大數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析潛力。

2.3" "檔案信息安全防護(hù)措施亟待優(yōu)化

在信息化浪潮的沖擊下，行政事業(yè)單位的檔案管理正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式邁向數(shù)字化管理模式。在這個過渡期，檔案信息安全防護(hù)措施難以完全應(yīng)對新形勢下的挑戰(zhàn)。一是身份認(rèn)證和權(quán)限控制體系仍存在薄弱環(huán)節(jié)。部分單位對檔案管理系統(tǒng)的賬號分配把關(guān)不嚴(yán)，普通工作人員可輕易獲得敏感檔案的查閱甚至修改權(quán)限；對外來人員的系統(tǒng)登錄行為監(jiān)管不力，極易釀成內(nèi)部人員串通外部人員竄改檔案的嚴(yán)重后果［6］。二是檔案數(shù)據(jù)的加密存儲和安全傳輸措施有待完善。不少行政事業(yè)單位將檔案原文以明文形式儲存于數(shù)據(jù)庫，一旦系統(tǒng)被入侵，檔案內(nèi)容將直接暴露；在跨部門數(shù)據(jù)共享過程中，由于缺乏安全套接層（Secure Sockets Layer，SSL）等安全通道，檔案信息在傳輸過程中被竊取的可能性大大增加。三是面對病毒、黑客入侵等網(wǎng)絡(luò)攻擊手段，單位內(nèi)網(wǎng)的隔離設(shè)置和入侵檢測手段還不夠健全，數(shù)字檔案庫的運行環(huán)境安全性不強(qiáng)。四是自然災(zāi)害、基礎(chǔ)設(shè)施故障等意外因素，更凸顯了行政事業(yè)單位在檔案異地容災(zāi)備份方面的短板。

3" " "行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1" "建立檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

行政事業(yè)單位在推進(jìn)檔案數(shù)字化的過程中迫切需要制定一套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來指導(dǎo)實踐，提升轉(zhuǎn)換質(zhì)量。掃描設(shè)備選型不當(dāng)，是導(dǎo)致圖像失真、偏色等問題的重要原因。因此，行政事業(yè)單位首先要針對不同檔案載體類型制定掃描參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對分辨率、色彩還原度、曝光度等關(guān)鍵指標(biāo)提出硬性要求，避免采購和使用不達(dá)標(biāo)的設(shè)備。在文件格式選擇上，需要平衡永久保存需求和存儲成本，針對不同的檔案價值，制定差異化存儲策略，統(tǒng)一重要檔案的無損存儲格式，規(guī)范非永久檔案的壓縮算法和參數(shù)范圍，避免過度壓縮而損害檔案價值［7］。其次，元數(shù)據(jù)是檔案有序管理的關(guān)鍵，行政事業(yè)單位應(yīng)盡快制訂涵蓋檔號、責(zé)任者、密級、主題、關(guān)鍵詞等要素的元數(shù)據(jù)方案，形成基于人工填寫和自動提取的著錄規(guī)范，既要突出檔案管理需求，也要兼顧檢索便捷度［8］。面對識別率不高的手寫體檔案，宜采取人工標(biāo)注與智能識別相結(jié)合的策略，在積累訓(xùn)練樣本的同時，引入適配手寫體特征的OCR算法，通過迭代優(yōu)化提升文字提取效果，將識別與人工復(fù)核有機(jī)結(jié)合，切實增強(qiáng)信息還原的完整性、準(zhǔn)確性。最后，在音視頻檔案數(shù)字化方面，亟須規(guī)范視頻編碼、幀率、碼率等參數(shù)，保障畫質(zhì)清晰度、音畫同步性，更要通過校驗手段嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，一旦出現(xiàn)丟幀、斷音等問題，必須返工處理，決不允許不合格檔案流入管理系統(tǒng)。只有建立起完備的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，才能切實解決當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量參差不齊的問題，用制度和流程保障數(shù)字檔案的管理效率與利用價值。

3.2" "開發(fā)檔案管理一體化平臺

為解決行政事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)存在的功能單一、集成度不足等問題，亟須開發(fā)檔案管理一體化平臺，實現(xiàn)對檔案全生命周期的精細(xì)化管控，以及與其他系統(tǒng)的無縫連接。平臺應(yīng)圍繞檔案形成到利用的各個環(huán)節(jié)，提供覆蓋面廣、針對性強(qiáng)的管理功能。在檔案收集階段，可通過與辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)對接，自動提取文書的元數(shù)據(jù)并同步至檔案系統(tǒng)，減少人工錄入環(huán)節(jié)；在整理階段，引入批量編目工具，通過識別檔號規(guī)則自動劃分門類，提高檔案著錄效率；在鑒定階段，引入保管期限知識庫，結(jié)合相似案卷的歷史鑒定數(shù)據(jù)，實現(xiàn)保管期限的智能判定；在統(tǒng)計階段，可利用大數(shù)據(jù)分析工具，自動生成綜合統(tǒng)計報表，為管理者決策提供數(shù)據(jù)支撐。此外，平臺還應(yīng)與門戶網(wǎng)站、微信公眾號等前端應(yīng)用深度整合，探索基于自然語言理解的“智能檔案助手”，允許用戶以提問的方式檢索檔案，提升檔案開放的智能化水平。在架構(gòu)設(shè)計上，應(yīng)采用微服務(wù)架構(gòu)和容器化部署，實現(xiàn)靈活擴(kuò)展和彈性調(diào)度，滿足并發(fā)訪問的性能要求。在數(shù)據(jù)交換方面，則應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案元數(shù)據(jù)和版式格式的國家標(biāo)準(zhǔn)，并提供標(biāo)準(zhǔn)的API接口，便于與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，消除“信息孤島”。同時，平臺宜對接數(shù)據(jù)采集與交換組件，匯聚單位運轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的多源異構(gòu)數(shù)據(jù)，利用知識圖譜、時間序列分析等技術(shù)，挖掘檔案大數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)特征和演化規(guī)律，為單位制定決策提供新的視角。

3.3" "構(gòu)建立體化的檔案信息安全防御體系

在數(shù)字化時代，行政事業(yè)單位的檔案信息安全正面臨著全新的威脅與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的單一防護(hù)手段已難以為繼，必須構(gòu)建一套立體化的安全防御體系。身份認(rèn)證與權(quán)限控制是檔案信息安全維護(hù)的第一道防線。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)建立嚴(yán)格的用戶分級管理制度，根據(jù)崗位職責(zé)劃分查閱、修改、下載等不同操作權(quán)限，并通過人臉識別、指紋認(rèn)證等生物特征識別技術(shù)強(qiáng)化身份核驗，同時引入行為分析工具，及時發(fā)現(xiàn)越權(quán)操作行為?？紤]到檔案管理系統(tǒng)外部人員訪問的現(xiàn)實需求，可采用雙因素認(rèn)證技術(shù)，在賬號密碼的基礎(chǔ)上疊加手機(jī)令牌或硬件密鑰，從而增強(qiáng)身份鑒別的安全性。在檔案存儲和傳輸環(huán)節(jié)，必須采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的加密算法，對敏感檔案實施全生命周期加密保護(hù)，覆蓋檔案采集、傳輸、存儲等各個節(jié)點，避免明文存儲和明文傳輸［9］。針對檔案異地共享等外聯(lián)場景，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)傳輸專網(wǎng)，利用IPSec、SSL等成熟的安全協(xié)議，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行端到端的加密傳輸。在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全方面，應(yīng)根據(jù)《信息安全技術(shù)—網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)基本要求》，分區(qū)域建設(shè)縱深防御體系，通過部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（Intrusion Detection Systems，IDS）、入侵防御系統(tǒng)（Intrusion Prevention System，IPS）等安全設(shè)備，對木馬病毒、異常行為等進(jìn)行精準(zhǔn)識別和快速阻斷，并結(jié)合威脅情報、漏洞庫動態(tài)更新等策略，將安全風(fēng)險降到最低。此外，還應(yīng)高度重視容災(zāi)備份與恢復(fù)管理，綜合考慮異地容災(zāi)、多副本備份、冷熱數(shù)據(jù)分層存儲等方式，制定周密的災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練，確保在極端情況下仍能第一時間恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，以此最大限度減少損失。

4" " "結(jié)束語

通過對行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的深入分析，本文提出了檔案管理信息化建設(shè)的有效策略，主要包括標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字轉(zhuǎn)換、開發(fā)檔案管理一體化平臺及構(gòu)建檔案信息安全防御體系。這些措施能夠顯著提升檔案管理的精細(xì)化和智能化水平，滿足當(dāng)前檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。未來，行政事業(yè)單位在檔案管理過程中要加強(qiáng)人工智能、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)的應(yīng)用，推動檔案管理向更加智能化的方向發(fā)展，從而助力單位高效運作。

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