摘要：在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，信息安全問題日益凸顯?；诖?，本文提出來一系列行之有效的信息安全保障措施：在技術(shù)保障方面，本文強(qiáng)調(diào)了數(shù)據(jù)加密與權(quán)限控制的重要性，指出應(yīng)采用TLS/SSL協(xié)議加密數(shù)據(jù)傳輸，使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的密碼算法，如SM3加密靜態(tài)數(shù)據(jù)，并建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制；管理保障措施包括完善信息安全管理制度，明確各崗位職責(zé)，設(shè)立專門的信息安全主管崗位，加強(qiáng)檔案管理人員的安全培訓(xùn)；物理安全保障措施強(qiáng)調(diào)了存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理和服務(wù)器操作的嚴(yán)格監(jiān)控；法律與合規(guī)保障措施要求遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案數(shù)字化工作的合法性，并注重對(duì)個(gè)人隱私及敏感信息的保護(hù)。本文通過探討傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中面臨的信息安全挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略，旨在為檔案管理部門提供一套綜合性的信息安全保障框架，以促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、高效化。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案；管理模式；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；信息安全；保障措施

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作正經(jīng)歷著從傳統(tǒng)紙質(zhì)化向數(shù)字化的重大轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案收集與整理工作存在較大的主觀因素影響，需要人員花費(fèi)大量精力來收集整理。企業(yè)在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行數(shù)字化管控是一項(xiàng)關(guān)鍵性的事務(wù)，能夠從業(yè)務(wù)源頭著手，按照應(yīng)歸檔范圍標(biāo)記業(yè)務(wù)活動(dòng)。一旦發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中存在應(yīng)歸檔文件，即開始自動(dòng)標(biāo)記跟蹤。待業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后，自動(dòng)分類形成移交文件，收集與整理工作全自動(dòng)整體完成，這一轉(zhuǎn)變不僅是檔案管理方式的根本革新，更是推動(dòng)政府治理現(xiàn)代化和服務(wù)效能提升的關(guān)鍵舉措。[1]在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，信息安全成為一個(gè)不可忽視的問題，一方面，數(shù)字化使檔案信息實(shí)現(xiàn)了更加便捷的獲取和共享，極大地提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量；另一方面，它也帶來了新的挑戰(zhàn)，數(shù)據(jù)泄露、非法訪問以及信息篡改等安全威脅日益凸顯。因此，如何在推進(jìn)檔案數(shù)字化的同時(shí)構(gòu)建起全方位的信息安全保障體系，成為亟待解決的核心議題。本文旨在探討如何全面提升檔案信息的安全防護(hù)水平，確保數(shù)字化檔案資源的安全可靠，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式與數(shù)字化轉(zhuǎn)型概述

（一）傳統(tǒng)檔案管理模式的特點(diǎn)與局限性

傳統(tǒng)檔案管理模式主要依賴于人工操作，效率低下且信息安全保障手段有限。紙質(zhì)文檔需要大量的物理空間存儲(chǔ)，而數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)以迅猛的速度增長，易導(dǎo)致空間不足的問題；紙質(zhì)文檔的存儲(chǔ)和檢索耗費(fèi)大量時(shí)間和人力資源，影響了工作效率；傳統(tǒng)檔案管理方法難以處理大規(guī)模的電子文檔和數(shù)據(jù)，因?yàn)槠湟蕾囉谌斯し诸惡褪謩?dòng)標(biāo)記，這在信息爆炸的數(shù)字時(shí)代已經(jīng)不再切實(shí)可行。

（二）數(shù)字化轉(zhuǎn)型的定義與特征

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指將檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊⒕W(wǎng)絡(luò)化和智能化的過程，這一過程包括建立電子檔案庫和電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)和管理。其轉(zhuǎn)型特征包括檔案資源的數(shù)字化、檔案管理的信息化以及信息資源的智能化。通過這些技術(shù)手段，可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源共享和遠(yuǎn)程查閱。[2]

（三）數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性分析

適應(yīng)信息化時(shí)代的需求是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要原因之一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)對(duì)高效、準(zhǔn)確、便捷管理的要求；數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠顯著提升檔案管理質(zhì)量，通過大數(shù)據(jù)分析和挖掘等數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵信息的提取，并完成分類和數(shù)字化加工，在很大程度上避免了人工管理出現(xiàn)的失誤。此外，數(shù)字化轉(zhuǎn)型還有助于提升檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，滿足內(nèi)外部用戶對(duì)檔案的需求。

?二、傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的信息安全問題?

（一）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，容易受到黑客攻擊、病毒入侵等威脅，例如，黑客可以通過網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取或篡改檔案數(shù)據(jù)，導(dǎo)致信息泄露或丟失。網(wǎng)絡(luò)攻擊還可能造成系統(tǒng)超載、非法訪問等問題。在檔案數(shù)字化過程中，使用外來產(chǎn)品和技術(shù)可能會(huì)帶來安全隱患。例如，外包公司可能缺乏足夠的數(shù)據(jù)安全保護(hù)能力，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄露，因此，需要對(duì)外來產(chǎn)品和技術(shù)進(jìn)行嚴(yán)格的安全評(píng)估和監(jiān)控。

（二）管理風(fēng)險(xiǎn)

許多單位在檔案數(shù)字化過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致管理混亂，無法有效保障信息安全。例如，有些單位沒有建立完善的檔案數(shù)字化安全管理制度，導(dǎo)致檔案信息容易被泄露或篡改。另外，檔案管理人員對(duì)信息安全的認(rèn)識(shí)不足，缺乏必要的培訓(xùn)和技能，容易出現(xiàn)人為失誤，如誤操作、誤刪除等。因此，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，提高他們的安全意識(shí)和技能。

（三）法律風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字化檔案的法律地位尚未完全明確，涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)等方面的法律保護(hù)也存在不足。例如，數(shù)字化檔案可能包含個(gè)人身份信息、公司機(jī)密數(shù)據(jù)等敏感信息，如何在法律上保護(hù)這些信息的安全性和隱私性是一個(gè)重要問題。另外，隨著全球化的發(fā)展，跨境數(shù)據(jù)流動(dòng)日益頻繁，但不同國家和地區(qū)對(duì)數(shù)據(jù)保護(hù)的法律法規(guī)存在差異，這給檔案數(shù)字化帶來了復(fù)雜的法律合規(guī)性問題。例如，在某些國家或地區(qū)，數(shù)據(jù)傳輸需要獲得用戶的明確同意，且要符合當(dāng)?shù)氐碾[私保護(hù)法規(guī)。

三、信息安全保障措施

（一）技術(shù)保障措施

在技術(shù)保障方面，數(shù)據(jù)加密與權(quán)限控制是兩大核心手段。為確保敏感檔案在傳輸和存儲(chǔ)過程中不被竊取或篡改，加密技術(shù)的應(yīng)用是必不可少的，比如，在數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)，可以運(yùn)用傳輸層安全協(xié)議 （TLS/SSL）來保護(hù)數(shù)據(jù)的完整性和保密性；而在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，則可以采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的密碼算法，如SM系列算法，特別是SM3密碼散列算法，來加強(qiáng)靜態(tài)數(shù)據(jù)的安全防護(hù)。同時(shí)，建立一套嚴(yán)密的權(quán)限控制系統(tǒng)同樣重要，包括基本的身份驗(yàn)證機(jī)制，且涉及多層級(jí)的訪問控制，確保只有經(jīng)過認(rèn)證和授權(quán)的用戶才能訪問相應(yīng)的檔案資料。通過精細(xì)化管理用戶的訪問權(quán)限，可以有效防止非授權(quán)人員進(jìn)行不當(dāng)操作，從而保護(hù)檔案信息的安全。[3]

在數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方面，首先，構(gòu)建穩(wěn)定可靠的數(shù)據(jù)備份機(jī)制對(duì)于防范數(shù)據(jù)丟失至關(guān)重要，這要求我們不僅要定期執(zhí)行數(shù)據(jù)備份任務(wù)，還要采取多樣化的備份策略，如結(jié)合本地備份、遠(yuǎn)程備份以及云端備份等方式，確保即使某一備份源發(fā)生故障，也能迅速從其他備份源中恢復(fù)數(shù)據(jù)；其次，還需要定期檢查備份數(shù)據(jù)的有效性，確認(rèn)其完整性和可用性，以便在需要時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)；最后，為了進(jìn)一步提升檔案系統(tǒng)的安全性，必須實(shí)施嚴(yán)格的安全審計(jì)與實(shí)時(shí)監(jiān)控措施。安全審計(jì)通過對(duì)系統(tǒng)操作記錄的收集與分析，可以幫助管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能的安全隱患或違規(guī)行為；部署實(shí)時(shí)監(jiān)控和報(bào)警系統(tǒng)，可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)流量進(jìn)行持續(xù)監(jiān)測(cè)，并在檢測(cè)到異?；顒?dòng)時(shí)立即發(fā)出警報(bào)，采取相應(yīng)的防御措施。

（二）管理保障措施

在傳統(tǒng)的檔案管理模式向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，除了必要的技術(shù)保障措施之外，管理保障措施同樣不可或缺。為了確保檔案信息的安全性，首先，需要完善信息安全管理制度，通過制度化的方式明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)立專門的信息安全主管職位，并為安全管理的各個(gè)方面指定具體的負(fù)責(zé)人，他們將負(fù)責(zé)各自領(lǐng)域的安全工作，確保不同安全級(jí)別的檔案數(shù)據(jù)得到區(qū)別對(duì)待和管理；其次，還應(yīng)當(dāng)制訂應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，能夠有條不紊地處理，減少損失；再次，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)和技術(shù)水平。這需要對(duì)所有相關(guān)人員進(jìn)行安全意識(shí)教育、崗位技能培訓(xùn)以及相關(guān)的安全技術(shù)培訓(xùn)，通過定期的安全技能和認(rèn)知考核，特別是針對(duì)關(guān)鍵崗位上的人員進(jìn)行全面而嚴(yán)格的安全審查，可以確保他們?cè)谌粘９ぷ髦心軌蜃裱榷ǖ陌踩?guī)范。[4]同時(shí)，建立一種激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工主動(dòng)參與安全培訓(xùn)，提高他們對(duì)信息安全風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)及應(yīng)對(duì)能力，這對(duì)于培養(yǎng)一支高素質(zhì)的安全管理隊(duì)伍具有重要意義。一個(gè)有效的應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案應(yīng)該能夠涵蓋快速響應(yīng)和處理安全事件的所有步驟，且該預(yù)案應(yīng)當(dāng)作為整體應(yīng)急預(yù)案的一部分，確保與機(jī)構(gòu)的整體危機(jī)管理體系相協(xié)調(diào)；最后，定期的安全審計(jì)和漏洞掃描可以幫助及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)中存在的安全隱患，預(yù)防潛在的網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。通過持續(xù)的安全審計(jì)和實(shí)時(shí)監(jiān)控，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常行為，還可以記錄檔案信息的訪問、修改與傳輸情況，為日后可能出現(xiàn)的安全事件提供追溯依據(jù)，從而進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息系統(tǒng)的整體安全性。

（三）物理安全保障措施

存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)存放在安全可靠的房間內(nèi)，且只有經(jīng)過授權(quán)的檔案管理人員才能進(jìn)入這些區(qū)域，以防電子檔案被篡改或遭受非法復(fù)制的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于服務(wù)器的操作，應(yīng)當(dāng)實(shí)施嚴(yán)格的安全監(jiān)管措施，包括封閉光驅(qū)、軟驅(qū)以及USB端口等容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露的接口，禁止使用任何帶有存儲(chǔ)功能的外接設(shè)備，以杜絕通過物理媒介傳播病毒或其他惡意軟件的可能性。[5]所有用于數(shù)字化工作的設(shè)備和軟件，在正式投入使用前，必須通過專業(yè)機(jī)構(gòu)的安全保密技術(shù)檢測(cè)，確保其符合國家或行業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)，從而保障檔案信息在數(shù)字化過程中的安全性。此外，建立適合保存數(shù)字化檔案的物理環(huán)境同樣重要，計(jì)算機(jī)和其他相關(guān)設(shè)備應(yīng)放置在通風(fēng)良好、溫度適宜的環(huán)境中，避免因過熱而導(dǎo)致設(shè)備故障或損壞。應(yīng)避免將計(jì)算機(jī)設(shè)備放置在靠近暖氣片、空調(diào)出風(fēng)口或其他可能導(dǎo)致溫度波動(dòng)的地方。

異地備份與容災(zāi)是物理安全保障措施中的另一大重點(diǎn)，通過在不同的地理位置設(shè)置備份站點(diǎn)，可以有效降低因自然災(zāi)害或人為事故導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。許多地方檔案館已經(jīng)實(shí)施了異地備份策略，確保即使本地?cái)?shù)據(jù)遭到破壞，也可以從備份地點(diǎn)恢復(fù)數(shù)據(jù)。例如，成都市檔案館已經(jīng)完成了首批數(shù)據(jù)異地備份工作，而江蘇省檔案館則制訂了詳細(xì)的異質(zhì)異地備份實(shí)施方案，以增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，一些先進(jìn)的容災(zāi)備份解決方案，如飛康CDP備份/容災(zāi)一體化方案，能夠提供全面的數(shù)據(jù)保護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、本地及異地容災(zāi)、數(shù)據(jù)及系統(tǒng)恢復(fù)等功能，確保在災(zāi)難發(fā)生后能夠快速恢復(fù)正常運(yùn)作?！皟傻厝行摹钡娜轂?zāi)備份模式，即包含生產(chǎn)中心、同城大數(shù)據(jù)容災(zāi)備份中心以及異地大數(shù)據(jù)容災(zāi)備份中心，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的持續(xù)可用性，保障業(yè)務(wù)不受影響。

（四）法律與合規(guī)保障措施

了解并遵守國家和地區(qū)的法律法規(guī)要求，包括但不限于 《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》 《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案數(shù)字化工作的合法性。對(duì)于涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，還應(yīng)遵守個(gè)人信息保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，如 《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》，確保在處理個(gè)人數(shù)據(jù)時(shí)，保護(hù)個(gè)人隱私不被侵犯。另外，建立完善的合規(guī)管理體系，確保數(shù)字化檔案管理流程符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐，包括制定詳細(xì)的操作規(guī)程和工作指南，明確檔案數(shù)字化過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任分配。通過標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程，減少人為錯(cuò)誤帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)便于監(jiān)管和審計(jì)。

合規(guī)審計(jì)不僅限于內(nèi)部自查，也可以邀請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行獨(dú)立評(píng)估，以確保檔案管理系統(tǒng)的合法合規(guī)性。審計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)作為改進(jìn)管理措施的重要參考，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化。[6]積極關(guān)注國內(nèi)外有關(guān)檔案管理和信息安全的新政策和發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)調(diào)整和完善本單位的檔案管理制度，與時(shí)代保持同步。隨著法律法規(guī)的變化和技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也需要不斷適應(yīng)新的要求，確保檔案信息的安全與合規(guī)。

加強(qiáng)與相關(guān)部門的合作與交流，共同探討檔案管理領(lǐng)域面臨的新問題和新挑戰(zhàn)。通過參與行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)議等活動(dòng)，分享經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)先進(jìn)做法，為檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)提供支持。這種跨部門、跨領(lǐng)域的合作有助于形成合力，共同應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中遇到的各種復(fù)雜問題。

（五）人員培訓(xùn)與意識(shí)提升保障措施

組織需要制訂全面的信息安全意識(shí)教育計(jì)劃，這不僅是為了讓員工了解到信息安全的重要性，更是要讓他們明白自己在維護(hù)信息安全中所扮演的角色。通過定期舉辦研討會(huì)、工作坊等形式多樣的活動(dòng)，可以幫助員工理解最新的網(wǎng)絡(luò)安全威脅趨勢(shì)，如釣魚郵件、惡意軟件等，并掌握相應(yīng)的防范措施。組織還可以邀請(qǐng)行業(yè)專家進(jìn)行專題講座，分享實(shí)際案例，以此加深員工對(duì)潛在威脅的理解和警覺。技能培訓(xùn)也是不可或缺的一環(huán)，尤其是對(duì)于那些處于關(guān)鍵崗位的員工，如IT支持人員、系統(tǒng)管理員以及檔案管理人員等。他們需要具備更高的技術(shù)水平來應(yīng)對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，組織可以通過提供在線課程、認(rèn)證考試等方式，幫助他們獲得必要的技能，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制策略的應(yīng)用等。這些專業(yè)的培訓(xùn)不僅能夠增強(qiáng)個(gè)人能力，還能夠提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的安全防護(hù)水平。為了確保培訓(xùn)效果，組織還應(yīng)該建立一套激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極參與信息安全相關(guān)的學(xué)習(xí)活動(dòng)，可以通過設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)制度，如頒發(fā)證書、提供晉升機(jī)會(huì)或給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等，來激發(fā)員工的學(xué)習(xí)熱情。同時(shí)，應(yīng)明確懲罰措施，對(duì)于違反信息安全規(guī)定的行為要嚴(yán)肅處理，以此強(qiáng)化規(guī)章制度的執(zhí)行力度。

四、結(jié)束語

技術(shù)保障措施如數(shù)據(jù)加密與權(quán)限控制，能夠有效抵御外部威脅，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性；管理保障措施通過完善制度建設(shè)和人員培訓(xùn)，增強(qiáng)了內(nèi)部管理的科學(xué)性和規(guī)范性；物理安全保障措施確保了硬件設(shè)施的安全運(yùn)行；法律與合規(guī)保障措施則為檔案數(shù)字化工作提供了堅(jiān)實(shí)的法律基礎(chǔ)，確保了數(shù)字化進(jìn)程的合法合規(guī)性。未來，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和社會(huì)需求的日益多樣化，檔案管理將繼續(xù)向著更高層次的信息化、智能化方向發(fā)展，為社會(huì)提供更多高效便捷的服務(wù)。

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