摘 要：為優(yōu)化醫(yī)院檔案管理存在的部分問題，本文提出采用基于云計(jì)算技術(shù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，通過完善檔案管理制度，如建立標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、優(yōu)化流程和推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化來提高管理水平。開發(fā)多元化功能如全方位檔案管理門戶、高效的檢索系統(tǒng)以提高用戶體驗(yàn)和服務(wù)效率。在完善功能、提高管理效率的同時(shí)，還應(yīng)通過數(shù)據(jù)加密、病毒防控、訪問權(quán)限控制等技術(shù)來加強(qiáng)信息風(fēng)險(xiǎn)管控，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。探索策略的提出，旨在推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和效率的全面提升。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；云計(jì)算；醫(yī)院檔案；數(shù)字化系統(tǒng)

基金項(xiàng)目：廣西壯族自治區(qū)檔案局第三批自治區(qū)級(jí)數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)項(xiàng)目“玉林市第一人民醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)”。

醫(yī)院檔案作為記錄醫(yī)院發(fā)展歷程、管理決策及醫(yī)療活動(dòng)的重要?dú)v史資料，涵蓋從紙質(zhì)文件到電子文檔等多種形式，但傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足新時(shí)代醫(yī)院管理的需求。在數(shù)據(jù)量急劇增加、信息安全性要求提高以及服務(wù)效率亟待提升的背景下，基于云計(jì)算的醫(yī)院檔案數(shù)字化管理成為解決這些問題的有效途徑。通過云計(jì)算技術(shù)，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效存儲(chǔ)與檢索，還能確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護(hù)，從而為醫(yī)院提供更加科學(xué)、便捷的檔案管理方式。

1 醫(yī)院檔案概念及分類

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在運(yùn)作過程中形成、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。這些檔案包括紙質(zhì)檔案、電子文檔、錄音錄像、圖表和影像視頻資料等[1]，真實(shí)地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程、管理決策、醫(yī)療活動(dòng)、科研成果等各個(gè)方面的信息。

按照常見的分類標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院檔案可以分為業(yè)務(wù)檔案與非業(yè)務(wù)檔案兩大類。業(yè)務(wù)檔案主要與醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)相關(guān)，涵蓋科研材料、病人病歷及醫(yī)療器械使用記錄等重要信息，這些檔案對(duì)保障醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平具有十分重要的作用。非業(yè)務(wù)檔案則主要記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程和管理決策，包括基建工程合同、醫(yī)院管理制度及行政文件等一般性檔案[2]。此外，醫(yī)院檔案也包括會(huì)計(jì)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等專業(yè)材料，是記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)、賬務(wù)收支情況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)。本文所探討的醫(yī)院檔案，主要針對(duì)業(yè)務(wù)檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1 檔案保管不完善

一些醫(yī)院由于建院時(shí)間較長(zhǎng)，房屋設(shè)施緊張，更多的用房被用來保障醫(yī)療使用，導(dǎo)致行政辦公用房簡(jiǎn)陋，檔案存放場(chǎng)地不規(guī)范，使用面積達(dá)不到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。設(shè)備陳舊，缺乏專用掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化管理工具，管理技術(shù)落后，檔案檢索仍然依賴手工操作，這些都限制了檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理機(jī)制的不健全也是導(dǎo)致檔案保管不完善的重要原因。檔案管理分散，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，各部門之間管理不規(guī)范，檔案的分類、整理、存儲(chǔ)、借閱等環(huán)節(jié)存在混亂現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率和質(zhì)量[3]。一些基層醫(yī)院甚至缺少完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員的專業(yè)水平不高，做不到專人專崗。

2.2 檔案收集不充分

由于國(guó)內(nèi)公立醫(yī)院的建設(shè)、資金規(guī)模擴(kuò)大，許多醫(yī)院承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任、醫(yī)療服務(wù)工作也愈發(fā)復(fù)雜，體現(xiàn)在醫(yī)院內(nèi)部科室、人員、服務(wù)類型增多，這也導(dǎo)致“一院多區(qū)”的現(xiàn)象變得十分普遍，由此產(chǎn)生的檔案文件數(shù)量也在日益增多。這也引發(fā)了檔案管理方面的一系列問題：一方面，醫(yī)院檔案的收集工作往往依賴于各部門自發(fā)提交，缺乏統(tǒng)一、系統(tǒng)的收集機(jī)制和流程。由于各部門之間溝通不暢或工作繁忙，一些重要的檔案材料可能未能及時(shí)、完整地提交給檔案管理部門，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失，無法全面反映醫(yī)院的發(fā)展歷程和實(shí)際情況；另一方面，檔案管理部門在收集檔案時(shí)，對(duì)檔案材料的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)缺乏嚴(yán)格把控，一些檔案材料可能存在格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確等問題，但檔案管理部門未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正，導(dǎo)致這些不合格的檔案材料被納入檔案管理系統(tǒng)，影響檔案的整體質(zhì)量和利用價(jià)值。

2.3 檔案利用率不高

醫(yī)院檔案管理中存在的另一個(gè)重要問題是檔案利用率不高，這主要源于檔案管理制度的封閉性、檔案信息化程度不足及檔案利用方式的單一性。一是傳統(tǒng)的檔案管理制度往往傾向于封閉管理，檔案的借閱和使用受到嚴(yán)格限制，這在一定程度上阻礙了檔案的流通和利用。二是檔案信息化程度不足也是導(dǎo)致檔案利用率不高的重要原因，盡管現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了更多可能性，但一些醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)方面進(jìn)展緩慢，檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，使得檔案檢索和利用過程煩瑣、效率低下。三是檔案利用方式的單一性也制約了檔案利用率的提升[4]。目前，許多醫(yī)院在檔案利用上仍停留在傳統(tǒng)的查閱和復(fù)印層面，缺乏創(chuàng)新性的利用方式和手段，導(dǎo)致檔案資源在科研、教學(xué)、管理等方面的應(yīng)用受到限制，無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。

3 基于云計(jì)算的醫(yī)院檔案數(shù)字化管理實(shí)踐探索策略

隨著社會(huì)層面醫(yī)療服務(wù)需求日漸增多，醫(yī)院自身的檔案信息量快速增長(zhǎng)，但由于管理機(jī)制的不完善導(dǎo)致數(shù)據(jù)分散在各部門，收集、應(yīng)用效率低下，尤其在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的管理機(jī)制顯然難以適應(yīng)當(dāng)下醫(yī)院檔案的管理需要。為此，醫(yī)院方面需要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思路，尋找新的管理手段和工具，而大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的出現(xiàn)則為醫(yī)院檔案管理工作提供了新的方向。

3.1 基于云計(jì)算特點(diǎn)，完善檔案管理制度

3.1.1檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。根據(jù)國(guó)家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的環(huán)境下，建立一套完善的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。明確哪些類型的醫(yī)療記錄需要長(zhǎng)期保存，哪些可以定期清理。制定詳細(xì)的個(gè)人健康信息保護(hù)政策，確保所有操作符合國(guó)家關(guān)于個(gè)人信息安全的規(guī)定[5]。同時(shí)還應(yīng)該考慮國(guó)際上的最佳實(shí)踐如ISO/IEC 27001信息安全管理體系認(rèn)證等，以提高整體管理水平。一要做好數(shù)據(jù)分類，將不同敏感度級(jí)別的數(shù)據(jù)區(qū)分開來處理；二要根據(jù)不同類型的數(shù)據(jù)設(shè)置合理的保留期限；三要把控好訪問控制，實(shí)施嚴(yán)格的用戶身份驗(yàn)證機(jī)制，并為每個(gè)角色分配恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)訪問權(quán)限。

3.1.2檔案管理流程規(guī)范。為了保證檔案管理工作的高效性和準(zhǔn)確性，在云平臺(tái)構(gòu)建清晰的工作流程是非常必要的。這涉及從原始紙質(zhì)文件到電子文檔轉(zhuǎn)換過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)（掃描錄入、質(zhì)量檢查、索引編制等）。通過自動(dòng)化工具和軟件的支持，可以大幅度減少人工干預(yù)所帶來的錯(cuò)誤率。同時(shí)還需要建立一套健全的問題反饋及解決機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正流程中存在的問題，如明確標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)程序，制定詳細(xì)的操作指南，指導(dǎo)員工按照既定步驟執(zhí)行任務(wù)。采用內(nèi)部審核方式，定期對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)估。

3.2 構(gòu)建基于云計(jì)算的醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

在構(gòu)建數(shù)據(jù)平臺(tái)、優(yōu)化檔案信息采集及利用工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)發(fā)布的《醫(yī)療健康信息安全管理規(guī)范》《電子病歷應(yīng)用管理規(guī)范（試行）》中對(duì)患者病歷、隱私和個(gè)人信息安全方面的規(guī)范要求。

3.2.1檔案采集。檔案采集是整個(gè)數(shù)字化管理流程的第一步，在云計(jì)算環(huán)境中，檔案采集可以通過多種方式完成，如掃描紙質(zhì)文件、直接輸入電子記錄等，為了確保采集過程高效且準(zhǔn)確，醫(yī)院應(yīng)采取以下措施：一是引入先進(jìn)的自動(dòng)化工具，推薦利用OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)自動(dòng)識(shí)別并轉(zhuǎn)換文本內(nèi)容，減少人工錄入的工作量；二是為不同類型的醫(yī)療文檔、病歷書設(shè)計(jì)統(tǒng)一格式的電子模板，便于快速填寫和歸檔；三是設(shè)置數(shù)據(jù)校驗(yàn)規(guī)則。比如，檢查必填項(xiàng)是否完整、日期格式是否正確等，保證所收集的信息準(zhǔn)確無誤；四是對(duì)上傳的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，并采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等技術(shù)手段防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。

3.2.2檔案數(shù)據(jù)查詢與提取。一旦檔案被成功地轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式并存儲(chǔ)于云端，接下來的關(guān)鍵就是如何方便快捷地對(duì)其進(jìn)行檢索，檢索系統(tǒng)能夠幫助醫(yī)護(hù)人員快速準(zhǔn)確地找到所需信息，從而提高診斷和治療的速度與準(zhǔn)確性。為制定一個(gè)高效的查詢系統(tǒng)，應(yīng)借助云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行如下優(yōu)化。在檢索功能開發(fā)時(shí)，應(yīng)重視多維度搜索與模糊匹配功能。具體來說，應(yīng)支持用戶通過輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行全文搜索，如患者姓名、疾病名稱及藥物名稱等。提供多種過濾條件。例如，時(shí)間范圍（入院日期、出院日期）、科室和醫(yī)生等，以便更精確地定位特定記錄。即使用戶輸入的信息不完全準(zhǔn)確或存在拼寫錯(cuò)誤，系統(tǒng)也能通過模糊匹配算法找到最接近的結(jié)果。

3.2.3檔案借閱。目前越來越多的醫(yī)院開始采用電子病歷系統(tǒng)，傳統(tǒng)的物理借閱模式正在逐漸被淘汰。因此，醫(yī)院在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，應(yīng)基于云平臺(tái)技術(shù)，開發(fā)虛擬借閱機(jī)制，可以更好地滿足患者和醫(yī)護(hù)人員的需求。具體建設(shè)措施為：一要建立一套簡(jiǎn)便易用的線上申請(qǐng)系統(tǒng)。簡(jiǎn)化借閱手續(xù)，同時(shí)設(shè)立嚴(yán)格的審核程序，確保只有符合條件的人才能獲取資料。二要建立動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制。實(shí)時(shí)追蹤每份文件的狀態(tài)變化，如誰正在查看、何時(shí)歸還等信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)措施。三要發(fā)揮日志記錄功能。詳細(xì)記錄每一次借閱活動(dòng)的操作詳情，包括時(shí)間戳、IP地址等，為后續(xù)審計(jì)提供依據(jù)。四是確定隱私保護(hù)策略。實(shí)施匿名化處理或脫敏技術(shù)，去除個(gè)人標(biāo)識(shí)符后再供他人查閱，從而降低隱私風(fēng)險(xiǎn)。

3.2.4檔案遠(yuǎn)程查詢。考慮到移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們?cè)絹碓絻A向于通過手機(jī)或其他便攜設(shè)備隨時(shí)隨地訪問所需信息。因此，開發(fā)一款支持跨平臺(tái)操作的遠(yuǎn)程查詢應(yīng)用也應(yīng)該納入數(shù)字化系統(tǒng)搭建范疇內(nèi)。比如，可以采用響應(yīng)式網(wǎng)頁設(shè)計(jì)，確保閱讀者無論是在電腦還是智能手機(jī)上都能獲得良好的瀏覽體驗(yàn)。加入身份認(rèn)證技術(shù)，采用雙因素認(rèn)證或多級(jí)驗(yàn)證方法來確認(rèn)使用者的身份，保障賬戶安全。開發(fā)離線緩存功能，對(duì)于經(jīng)常需要參考的歷史記錄，可以讓用戶選擇下載到本地保存，在沒有網(wǎng)絡(luò)連接的情況下也能正常查看，如主治醫(yī)生和病人需要經(jīng)常觀看的病歷資料就可提供離線緩存功能。

3.3 構(gòu)建全方位檔案管理門戶

構(gòu)建一個(gè)全方位的檔案管理門戶是提升用戶體驗(yàn)、增強(qiáng)系統(tǒng)功能性和靈活性的必要途徑，這樣一個(gè)門戶不僅能夠提供便捷的數(shù)據(jù)訪問途徑，還能整合多種服務(wù)和工具，支持醫(yī)院內(nèi)外部用戶的多樣化需求。

門戶搭建，一是應(yīng)通過設(shè)計(jì)用戶友好界面，實(shí)現(xiàn)直觀導(dǎo)航與個(gè)性化設(shè)置的結(jié)合，確保不同需求的用戶能夠快速定位信息，并根據(jù)個(gè)人工作習(xí)慣調(diào)整界面布局和顏色主題，同時(shí)提供多語言支持以滿足更廣泛的需求。二是借助云計(jì)算的特點(diǎn)，將其作為一個(gè)綜合信息服務(wù)平臺(tái)，集成病歷記錄、檢查報(bào)告和治療方案等多種醫(yī)療文檔的一站式查詢?nèi)肟?，再利用大?shù)據(jù)分析技術(shù)構(gòu)建智能推薦系統(tǒng)，根據(jù)患者的健康狀況和歷史數(shù)據(jù)為其推送相關(guān)預(yù)防措施或后續(xù)治療建議，并通過實(shí)時(shí)更新通知確保醫(yī)護(hù)人員能及時(shí)獲取新上傳的影像資料和實(shí)驗(yàn)室結(jié)果等重要信息。三是打造一個(gè)高效的協(xié)作與交流平臺(tái)，內(nèi)置視頻會(huì)議功能支持遠(yuǎn)程會(huì)診討論，創(chuàng)建共享工作空間便于專業(yè)人士協(xié)同作業(yè)，同時(shí)設(shè)立反饋與評(píng)價(jià)機(jī)制，既收集患者對(duì)服務(wù)質(zhì)量的意見反饋，也為同行評(píng)審提供便利，持續(xù)推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量的改進(jìn)。這樣的全方位檔案管理門戶，不僅有助于提升醫(yī)院檔案管理的便捷性和效率，也能促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)的持續(xù)優(yōu)化，保證患者的滿意度。

3.4 加強(qiáng)數(shù)字化檔案系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管控

基于云計(jì)算的醫(yī)院檔案數(shù)字化管理建設(shè)的探索中必須重視信息風(fēng)險(xiǎn)管控，這是確保醫(yī)院、病人數(shù)據(jù)安全、隱私保護(hù)以及系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵，建設(shè)中要遵循《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》《醫(yī)療健康信息安全管理規(guī)范》等法律法規(guī)進(jìn)行合規(guī)性審查，參考《GB/T 22239-2019信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的安全管理體系，包括但不限于物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、主機(jī)安全及應(yīng)用安全等方面。一是要重視數(shù)據(jù)加密工作。數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)使用SSL/TLS協(xié)議對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中不被截獲或篡改。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用AES（高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)）等強(qiáng)加密算法對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，即使數(shù)據(jù)被非法獲取也無法直接讀取內(nèi)容。二是做好病毒防控工作。部署企業(yè)級(jí)防病毒軟件，定期更新病毒庫，實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)文件和網(wǎng)絡(luò)流量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并清除惡意軟件，利用沙箱環(huán)境運(yùn)行可疑文件，觀察其行為，判斷是否為惡意軟件，從而防止未知威脅對(duì)系統(tǒng)造成損害。三是優(yōu)化訪問權(quán)限控制。應(yīng)根據(jù)用戶的角色分配不同的訪問權(quán)限，確保每個(gè)用戶只能訪問與其職責(zé)相關(guān)的數(shù)據(jù)。結(jié)合密碼、生物特征（指紋、面部識(shí)別）和硬件令牌等多種方式驗(yàn)證用戶身份，增加重要信息的安全性。

結(jié)語

綜上所述，建立完善的檔案管理制度、構(gòu)建高效的數(shù)字化管理系統(tǒng)及開發(fā)多元化的系統(tǒng)功能，以及強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密、病毒防控及訪問權(quán)限控制等風(fēng)險(xiǎn)管控措施的重要性等策略，構(gòu)成一個(gè)全面而系統(tǒng)的建設(shè)方案，有助于推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，進(jìn)而促進(jìn)整個(gè)醫(yī)療行業(yè)的信息化建設(shè)和服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

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作者簡(jiǎn)介：陳瓊（1983.07—），大學(xué)學(xué)歷，玉林市第一人民醫(yī)院館員，研究方向：數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下醫(yī)院檔案管理研究。