摘 要：信息化不斷深入醫(yī)療領(lǐng)域，作為醫(yī)院人力資源管理中的人事檔案管理也在不斷地加快發(fā)展的步伐，醫(yī)院對人事檔案管理的工作也提出了相應(yīng)的要求。文章結(jié)合三甲醫(yī)院人事檔案管理工作的實(shí)際情況，分析在醫(yī)院檔案管理信息化過程中遇到的主要問題，并提出了具有針對性的合理化建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化；流程優(yōu)化

中圖分類號：G271；G272；G273 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、研究問題的提出與意義

三甲醫(yī)院的人事檔案管理是人力資源管理的一部分，是三甲醫(yī)院人力資源管理水平的一個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案管理做好了可以提升三甲醫(yī)院人力資源管理的質(zhì)量，人事檔案不僅能為三甲醫(yī)院在教學(xué)、科研等方面提供服務(wù)，還可以直接服務(wù)于個(gè)人本身的利益，不管是在再就業(yè)、考博、升學(xué)還是出具現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、辦理退休和入團(tuán)入黨等，審核都要以人事檔案中的材料作為重要依據(jù)。因此，人事檔案管理對人力資源工作的效率影響具有重要的意義。

二、三甲醫(yī)院人事檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)情況

1.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題

（1）人事檔案交接過程中的手續(xù)不嚴(yán)密，重視度不夠。人事檔案管理人員大多是人事科的工作人員，而非專職檔案人員，在其調(diào)崗或者離崗時(shí)，移交檔案的手續(xù)沒有按照程序辦理，沒有認(rèn)真檢查、核對與清點(diǎn)，許多該簽字的沒有簽字，導(dǎo)致檔案材料在數(shù)量和內(nèi)容等方面界限不清，責(zé)任不明。有些工作人員認(rèn)為，檔案交接是一項(xiàng)很簡單的事情，只是將材料從一個(gè)人的手中轉(zhuǎn)到另一個(gè)人的手中，過程隨意，他們認(rèn)為醫(yī)療、科研和教學(xué)才是醫(yī)院的重心，醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)療水平，改善病區(qū)環(huán)境，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而往往忽視了人事檔案管理的重要性，存在醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施不夠完善，檔案管理人員也缺乏相應(yīng)培訓(xùn)等問題。

（2）人事檔案管理人員對檔案材料的收集、更新和補(bǔ)充滯后。應(yīng)當(dāng)歸檔的材料不能得到準(zhǔn)確、及時(shí)的補(bǔ)充，如業(yè)績考核、職稱考評或者繼續(xù)教育等方面的材料沒有及時(shí)歸檔，使得人事檔案資料不全，存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況。

（3）人事檔案管理人員對檔案的重要性認(rèn)識不足。人事檔案管理人員基本上是人事科的工作人員，而非專業(yè)的檔案管理人員，大多是兼職管理檔案，其受時(shí)間和專業(yè)的限制，很少能夠有機(jī)會參加相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案管理相關(guān)專業(yè)的新技術(shù)、新知識不能及時(shí)掌握。因此，不但職工本人，而且連人事檔案管理人員都未意識到人事檔案的重要性，常常導(dǎo)致對于該歸檔的材料沒有及時(shí)歸檔、補(bǔ)充和更新，使得人事檔案因缺少材料而不完善。

（4）人事檔案管理方式落后。人事檔案基本上是由人事科工作人員兼職管理。在工作的過程中存在諸多問題，比如沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件可以利用，就連最基本的查閱人事檔案信息也只能采用人工查找，檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不夠理想。

三、醫(yī)院開展人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.提高存檔材料的準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)的人事檔案管理往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力收集和存儲檔案，在收集和存檔的過程中往往還容易出現(xiàn)一些錯誤，導(dǎo)致人事檔案材料缺失，降低了人事檔案材料的準(zhǔn)確性。信息化管理采用計(jì)算機(jī)登記錄入，一方面，可以對所錄入的信息用公式糾錯，超出正常值的數(shù)據(jù)可以設(shè)置提醒標(biāo)紅；另一方面，相當(dāng)于拷貝了一份記錄，在校對資料的時(shí)候可以有一個(gè)參照，從而提高工作的準(zhǔn)確性。

2.大幅節(jié)省查閱檔案資料的時(shí)間，使查閱工作具有時(shí)效性

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式經(jīng)常會因?yàn)椴檎业臋n案信息范圍太大而需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，有時(shí)候還會出現(xiàn)明明知道存有檔案材料，但是卻無法順利找到的現(xiàn)象，而且大多數(shù)醫(yī)院沒有專門的人事檔案管理人員，人事檔案管理工作是由人事科的工作人員兼任，由于平時(shí)工作繁忙，根本無法及時(shí)歸檔，時(shí)間長了就忘記了，全部依靠人工查找，根本無法快速、高效地完成查閱工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)提供了檢索功能，只要當(dāng)初收集資料時(shí)做好登記，就會知道哪些資料歸檔了，哪些資料還未歸檔，目標(biāo)明確，縮小了檢索范圍，提供了非常便捷的途徑，可以迅速地完成檔案的查閱。同時(shí)，也方便統(tǒng)計(jì)醫(yī)院人員信息，為單位發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、使用人才以及為干部的任命、人才配置、考核評優(yōu)和晉升等提供更加準(zhǔn)確、可靠的信息依據(jù)。

3.有利于查閱人事檔案材料轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出和資料歸檔的記錄

職工檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出應(yīng)在電腦上建立excel表并及時(shí)登記。對由于歷史原因造成的，確實(shí)已經(jīng)不能補(bǔ)充或者不可能再收集到的檔案資料，應(yīng)先調(diào)查分析產(chǎn)生的原因，再將其記錄在excel統(tǒng)計(jì)表中，以后只要利用excel的搜索功能，便能很容易地查找到需要的資料信息，比起傳統(tǒng)的手工查找能夠節(jié)省大量的時(shí)間和精力，人事檔案整理的工作效率可以得到顯著的提高。

為了提高醫(yī)院整體的人力資源管理水平，我院開展人事檔案管理工作時(shí)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)的法律法規(guī)，按照國家衛(wèi)健委、廣東省委組織部以及廣東省檔案局等上級主管部門的嚴(yán)格要求，進(jìn)一步完善了人事檔案管理制度，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，努力提高人事檔案管理信息化的水平。

2002年4月至2017年4月，借閱人事檔案365卷，平均每年24卷；交接人事檔案543卷，平均每年36卷；收集、鑒定、歸檔材料427件，平均每年28件。隨著我院員工逐漸增多，人事檔案利用業(yè)務(wù)數(shù)量也隨著大量增長，如果完全依靠傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)版記錄，那么在查閱檔案的時(shí)候肯定困難重重，從2017年5月起，在完成人事檔案收集、歸檔、整理和保存等日常工作后，已經(jīng)開始由原來的接收、轉(zhuǎn)遞材料只有紙質(zhì)版記錄，而歸檔材料沒有記錄，增加到有紙質(zhì)版記錄的同時(shí)，還應(yīng)用電子表格錄入接收歸檔的檔案材料。2017年5月至2020年5月，錄入接收材料之后并按照姓氏首字母排列歸檔，在整個(gè)改進(jìn)的過程中發(fā)現(xiàn)，比起原來沒有電子記錄接收歸檔信息，查找資料的效率得到了明顯提高，比如有聘用制員工辭職，需要取回存放的后續(xù)學(xué)歷檔案，就可以很快查出有沒有接收這份檔案，什么時(shí)間接收的，再按照姓氏查找就可以很快地找出這份檔案材料。在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，還可以依據(jù)實(shí)際情況調(diào)整工作步驟與程序，使過程更加完善。

在人事檔案的管理工作中，主要分為人事檔案交接、借閱、收集、鑒定、歸檔、整理和清點(diǎn)等幾個(gè)部分。我院2017年5月以前接收以及轉(zhuǎn)遞材料只有紙質(zhì)版記錄，歸檔材料沒有記錄，到2020年5月，3年的時(shí)間里新交接人事檔案110卷，平均每年36卷，與之前基本沒有變化；借閱人事檔案1367卷，平均每年456卷，與2002年4月至2017年4月這15年總的借閱量平均數(shù)相比急劇增加；收集、鑒定和歸檔材料1652件，平均每年551件，與2002年4月至2017年4月這15年總的收集、鑒定和歸檔平均數(shù)相比也是急劇增加。清點(diǎn)歷年歸檔材料927件。2017年5月開始運(yùn)用電子表格錄入信息到現(xiàn)在，在查閱檔案資料的過程中，效率得到了明顯的提高。同時(shí)，還能夠更加充分地利用人事檔案信息，為醫(yī)務(wù)人員后續(xù)學(xué)歷認(rèn)證、考博升學(xué)以及勞資福利調(diào)整等多方面提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因?yàn)獒t(yī)院的員工較多，為了更明顯地提高查閱檔案的效率，所以從2020年6月起，對檔案管理的程序做了一定的調(diào)整，使過程更具科學(xué)性，更加完善。將檔案室的檔案柜實(shí)行排序，標(biāo)明第幾號檔案柜第幾排序號，接收一份材料鑒定完畢后，先按照姓氏首字母排列，記錄排放在檔案柜的柜號及序號，再錄入電子表格，在查找檔案時(shí)能夠更加方便、快捷，查找的信息也會更加準(zhǔn)確。

2017年5月以前的工作程序

2017年5月至2020年5月的工作程序

2020年6月至今的工作程序

從2020年6月到2020年12月31日，短短半年時(shí)間新交接人事檔案39卷，借閱人事檔案853卷，收集、鑒定和歸檔材料644件。

我院的人事檔案管理工作制度依據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定而制定，并按照中共廣東省委組織部的要求，及時(shí)更新信息。在完善制度的同時(shí)，醫(yī)院還加強(qiáng)了制度的落實(shí)及執(zhí)行，并提供咨詢服務(wù)工作，為職工答疑解惑。同時(shí)，明確了人事檔案管理人員要積極收集干部任免、培訓(xùn)及考察考核等反映個(gè)人工作、學(xué)習(xí)的材料。要求有關(guān)職能部門要主動并及時(shí)將新形成的資料交給人事科。本單位形成干部檔案資料的有關(guān)職能科室，應(yīng)在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)交給人事科。干部檔案管理部門應(yīng)對形成干部檔案材料的有關(guān)部門做好督促工作。

三、三甲醫(yī)院人事檔案管理信息化所面臨的問題

1.對人事檔案管理信息化的重視程度不夠

對人事檔案管理信息化不夠重視，不能及時(shí)完成人事檔案管理相關(guān)的信息化工作。按照我院相關(guān)制度，在人事檔案完成交接、借閱、收集和歸檔后應(yīng)完善相關(guān)的電子臺賬工作。2017年5月之前，因?yàn)殚L期以來的習(xí)慣，在完成人事檔案交接、借閱和收集歸檔的過程中，未完善電子臺賬，甚至連紙質(zhì)版記錄也不齊全，致使后續(xù)的檔案查閱和利用等工作效率低下，難以為相關(guān)部門以及職工個(gè)人提供快速、高質(zhì)量的檔案查閱利用服務(wù)。

2.人事科檔案管理人員流動性大，影響了人事檔案工作的效率

人事檔案材料大多由各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)收集后再上交人事科，由于人事工作繁忙，人事檔案管理工作經(jīng)常由人事科同事輪流承擔(dān)，這就需要對新人開展必要的相關(guān)培訓(xùn)，使得重復(fù)培訓(xùn)，耗時(shí)耗力。后經(jīng)過我院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，給予人事檔案管理工作人員固定崗位，以便能夠順利開展人事檔案的歸檔及信息化管理工作。

3.人事檔案管理制度落實(shí)不到位，沒有嚴(yán)格執(zhí)行

人事科職員因?yàn)槠綍r(shí)工作繁忙，不能積極收集干部任免、培訓(xùn)和考察考核等新形成的材料，未能將新形成的資料及時(shí)補(bǔ)充到干部人事檔案中。個(gè)人在拿到相關(guān)歸檔材料時(shí)，如進(jìn)修結(jié)業(yè)證、進(jìn)修鑒定表等，也沒有意識把新材料上交人事科歸檔。有時(shí)候因?yàn)闀r(shí)間倉促，沒能在人事檔案完成交接、借閱、收集或者歸檔后完善相關(guān)的電子臺賬工作。

四、三甲醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)舉措及建議

1.提高對人事檔案管理信息化的重視，提高管理水平與利用效率

人事檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨域發(fā)展的有力抓手。推進(jìn)人事檔案數(shù)字化是我院發(fā)展的必然，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也逐漸意識到人事檔案管理信息化的重要性，人事檔案管理信息化建設(shè)得到了應(yīng)有的重視。

從將近9年的工作數(shù)據(jù)對比中發(fā)現(xiàn)，借閱檔案的次數(shù)和收集歸檔的材料數(shù)量急劇增加，交接檔案的數(shù)量增加不明顯，表明我院人員流動變化不大，但檔案利用的頻率提高了，歸檔資料的數(shù)量也增加明顯。從數(shù)據(jù)對比中可以看出，檔案利用是體現(xiàn)人事檔案價(jià)值的主要途徑，歸檔材料的增多也表明了員工以及各個(gè)相關(guān)職能部門對人事檔案關(guān)注意識的增強(qiáng)。人事檔案包含履歷表、考核鑒定材料以及職稱學(xué)歷等方面的內(nèi)容，理應(yīng)得到相應(yīng)的重視，應(yīng)最大限度地發(fā)掘人事檔案材料的利用價(jià)值，為職工提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的檔案利用服務(wù)，加快我院人事檔案管理信息化進(jìn)程。

2.加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的專業(yè)知識培訓(xùn)

為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化、規(guī)范化管理，可以考慮引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的人才。人事檔案管理工作通常由人事科職員擔(dān)任，由于工作繁忙，經(jīng)常不能接受最新的檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，科室應(yīng)合理安排時(shí)間讓其參加定期的專業(yè)培訓(xùn)，及時(shí)更新檔案管理知識，使檔案管理人員認(rèn)識到人事檔案的重要性，盡最大可能滿足人事檔案管理工作的需求，不斷優(yōu)化人事檔案收集、歸檔等工作程序。

3.完善人事檔案管理制度，提高制度執(zhí)行水平，制度化、規(guī)范化和科學(xué)化地開展人事檔案管理工作

明確人事檔案管理人員應(yīng)積極收集干部任免、培訓(xùn)和考察考核等新形成的材料。有關(guān)職能部門要主動并及時(shí)地把新形成的個(gè)人檔案資料上交人事科歸檔。本單位設(shè)立干部檔案材料的有關(guān)職能科室，應(yīng)在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)把材料主動交至人事科歸檔。干部檔案管理部門應(yīng)督促相關(guān)部門及時(shí)將應(yīng)歸檔的材料送交人事檔案室歸檔。還應(yīng)強(qiáng)調(diào)在人事檔案完成交接、借閱、收集和歸檔后，完善相關(guān)的電子臺賬工作。

在實(shí)際操作中，醫(yī)院引入了人事檔案專項(xiàng)審核系統(tǒng)，將人事檔案材料信息集中管理、開發(fā)和利用。

五、總結(jié)

總之，三甲醫(yī)院人事檔案管理信息化是一項(xiàng)完整的工作，對我院人力資源管理起到積極的促進(jìn)作用。應(yīng)以信息時(shí)代高科技技能手段為抓手，逐漸改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，將信息技術(shù)引入人事檔案管理的日常工作中，為我院的人力資源發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

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作者單位：汕頭大學(xué)醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院

基金項(xiàng)目：汕頭市科技項(xiàng)目“醫(yī)院人事檔案信息化管理方法優(yōu)化”（課題編號：汕府科〔2020〕58號-51）。

作者簡介：尹聲聲（1985—），女，漢族，云南昆明人，碩士研究生，館員，研究方向：人事檔案管理。