摘 要：醫(yī)院檔案管理是否秉承可持續(xù)發(fā)展理念，對于有效管理醫(yī)護人員，對于促進醫(yī)院社會服務效益的長久發(fā)展具有舉足輕重的積極意義。文章在分析當前醫(yī)院檔案管理存在的主要問題基礎(chǔ)上，提出了醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與提升的建議與對策，從而有助于醫(yī)院檔案管理工作的改進與創(chuàng)新。

關(guān)健詞：醫(yī)院檔案管理 可持續(xù)發(fā)展 信息化

中圖分類號：F061.5；G271 "文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）01-226-02

引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院臨床醫(yī)技科室及醫(yī)院職能部門于醫(yī)療護理活動中形成并具有存儲、交流和科研價值的各類檔案，諸如人事檔案、教學科研檔案、患者病歷檔案、醫(yī)療設備檔案等均在醫(yī)院檔案的管理范疇之內(nèi)。醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院的各個部門，承載醫(yī)院的全方位信息。如何克服醫(yī)院檔案管理過程中的不足與弊端，助力醫(yī)院的醫(yī)療科研并為醫(yī)院的管理決策提供參考，進而促進醫(yī)院檔案管理工作的全面發(fā)展與提升，成就醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展，已經(jīng)成為擺在醫(yī)院檔案管理工作者面前的繞不開的一道必答題。

一、影響和制約醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與提升的不利因素

在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中，檔案管理工作作用明顯，不可小覷?？v觀醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀，存在諸多制約檔案管理全面發(fā)展與提升的不利因素，存在諸多影響醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的問題與弊端，具體體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）可持續(xù)發(fā)展的理念未根植于一些醫(yī)院高層及檔案管理人員思想深處

檔案是醫(yī)院的寶貴財富，無論各類文件，還是賬簿圖表，還是錄音錄像，無一不承載著醫(yī)院醫(yī)護人員、管理人員、科研攻關(guān)人員攻克醫(yī)療難題、貼心服務患者的點滴汗水，無一不見證著醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的鏗鏘步伐?？梢钥隙ǖ刂v，醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與升級與醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展息息相關(guān)、水乳相融，理應引起醫(yī)院上上下下的高度重視。然而，令人遺憾的是，現(xiàn)實情況下，一些醫(yī)院的高層或檔案管理人員在內(nèi)心深處卻對醫(yī)院檔案管理可促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的極端重要性缺乏足夠清醒的認知，且忽視檔案管理在醫(yī)療科研、患者服務等方面的重要作用，未能將檔案管理的全面發(fā)展與升級作為實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的根本任務來對待，未能把檔案管理上升到關(guān)系人民群眾健康和醫(yī)學科學發(fā)展的高度而加以把握，目光常聚焦在能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的科室或部門，而對不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的檔案管理難得瞅上幾眼，更談不上在資金、設施、人才上的鼎力扶持，使醫(yī)院檔案管理工作無形中處于可有可無的狀態(tài)并遭到冷遇，在很大程度上制約了醫(yī)院檔案管理的全面提升，影響了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案管理設施不配套，制約醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展

由于對檔案管理的重視程度不夠，許多醫(yī)院檔案管理設施不配套問題凸顯，硬件設備配置距離數(shù)字化機房建設標準也相去甚遠。部分醫(yī)院檔案室破小且狹窄，難以滿足檔案管理、檔案保存和設施更新的需要；有些醫(yī)院不具數(shù)字化檔案室的基礎(chǔ)，如服務器、網(wǎng)絡設備、存儲設備、終端設備等硬件設施太過陳舊，不利于檔案的有序和全面留存，嚴重影響著檔案管理的效率與質(zhì)量；一些醫(yī)院未采取有效的通風、防潮、防塵措施，環(huán)境控制系統(tǒng)不具穩(wěn)定性，檔案受潮、發(fā)霉及損壞等問題時有發(fā)生；有些醫(yī)院檔案室安全監(jiān)控狀況堪憂，不僅監(jiān)控攝像頭安裝留有死角，而且入侵報警和火災報警兩大系統(tǒng)的定期檢測執(zhí)行不到位，難以確保檔案室的萬無一失和有效監(jiān)控；有些醫(yī)院檔案室仍未配置智能密集架等智能設施，檔案的自動定位、檔案的自動識別及檔案的自動取放還停留在計劃層面，嚴重制約了檔案的管理效率。

（三）檔案管理信息化程度不夠，制約醫(yī)院全面發(fā)展與提升

一是部分醫(yī)院缺乏檔案管理意識，缺乏先進的信息技術(shù)和設備支持，檔案管理手段停留在傳統(tǒng)人工操作層面，紙質(zhì)檔案多于電子檔案，紙質(zhì)檔案易損壞、難保存、難查詢的問題依然困擾著檔案管理人員，使得檔案管理作用的發(fā)揮受限，難以保證檔案信息的準確性與完整性，也難以保證醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與提升的迫切需求。二是電子化信息系統(tǒng)的建設不完善且滯后，導致檔案管理工作瓶頸的頻發(fā)，使得醫(yī)療服務過程中產(chǎn)生的重要數(shù)據(jù)不能及時有效地保存、交流和利用，嚴重制約了檔案的管理的效率和準確性。三是檔案存儲分散，放大了檔案統(tǒng)一管理和檢索的難度。分散式管理是部分醫(yī)院慣于實行的檔案管理方式，使得醫(yī)院科室與部門之間的信息相互脫節(jié)，信息的有效結(jié)合與彼此成就成為一種奢望，給匯總醫(yī)院各類信息帶來了阻力，也對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成了不利影響；四是檔案管理計算機化程度較低，許多醫(yī)院紙質(zhì)檔案使用量仍然較大，拔高了檔案管理的成本，也增加了醫(yī)療信息、醫(yī)療經(jīng)驗及醫(yī)療創(chuàng)新案例交流與借鑒的難度。五是由于檔案管理存在管理意識薄弱、制度不夠健全以及管理手段落后等原因，醫(yī)院檔案中蘊含的豐富的醫(yī)療知識、科研成果、患者信息等寶貴資源往往被束之高閣，得不到充分的開發(fā)和利用，不僅浪費寶貴的資源，還限制了醫(yī)院在醫(yī)療科研、患者服務等方面的創(chuàng)新與發(fā)展。

（四）檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊，為醫(yī)院全面發(fā)展與提升帶來阻力

一是部分醫(yī)院輕視檔案管理工作，將檔案管理崗位定位為“福利崗”，配置檔案管理人員時較少考慮檔案管理實際，忽略檔案管理對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的極端重要性，往往把臨近退休的老職工放到檔案管理這一對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要的崗位上，使醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性大打折扣。二是較少對現(xiàn)有檔案管理人員進行系統(tǒng)的思想道德、檔案管理知識和技能培訓，難以適應現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的需求，使得檔案管理人員的思想與專業(yè)素質(zhì)長期停留在參差不齊層面、一時半會兒很難得到質(zhì)的升華。三是對檔案管理人員缺乏大力度的績效考核，使得檔案管理人員比拼向上的工作積極性受挫。如此種種，無一不放緩了醫(yī)院檔案管理規(guī)范化與科學化的步伐，變味了檔案管理服務于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的初衷。

（五）醫(yī)院檔案管理模式落后與管理制度不夠健全

一是部分醫(yī)院在檔案管理中，沒有制定統(tǒng)一的信息收集、信息儲存、信息交流及信息保密的管理標準，隨意性問題突出，對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展帶來了不同程度的干擾和影響。二是一些醫(yī)院尚未建立完善的檔案管理制度，導致檔案管理工作缺乏明確的規(guī)范和標準，這主要體現(xiàn)在檔案分類、歸檔、借閱、保密等方面的制度缺失或執(zhí)行不力，制度的不健全使得檔案管理工作難以做到有序、規(guī)范、高效地進行，增加了檔案管理過程中的錯誤和漏洞，甚至可能引發(fā)檔案信息的泄露和丟失。

（六）醫(yī)院檔案管理缺乏創(chuàng)新章識

在醫(yī)院檔案管理過程中，一些檔案管理人員的創(chuàng)新意識淡薄，檔案管理敷衍了事，當一天和尚撞一天鐘，往往導致管理問題的頻出，嚴重降低了醫(yī)院檔案的利用率；部分醫(yī)院領(lǐng)導人員視檔案管理創(chuàng)新為無物，創(chuàng)新意識明顯低下，更對檔案管理可促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要性缺乏清醒的認知。重經(jīng)濟效益而輕檔案管理的直接后果便是，無法及時有效地歸提醫(yī)院醫(yī)療、科研信息資料到檔案中，既不利于醫(yī)院信息資源的積累與開發(fā)，也嚴重影響醫(yī)院檔案信息的充分利用。

二、促進醫(yī)院檔案管理全面升級，助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的對策

醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與提升關(guān)系醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。針對醫(yī)院檔案管理存在的問題與不足，醫(yī)院當正視制約醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的諸多不利因素，果斷給予醫(yī)院檔案管理工作以合理的地位，及時豐滿醫(yī)院檔案管理工作助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的羽翼，具體應做好以下幾方面的工作：

（一）正確認識檔案管理工作的重要性是醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級的前提

醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與提升與醫(yī)院領(lǐng)導的高度重視，與檔案管理部門負責人的正確認知密不可分。假如醫(yī)院領(lǐng)導和檔案管理部門負責人都覺得檔案管理可有可無，勢必難以實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。所以，醫(yī)院領(lǐng)導與檔案管理部門負責人要把對檔案管理工作的認知提高到事關(guān)醫(yī)院全面發(fā)展與提升的高度而加以認識，提高到事關(guān)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和管理效率的層面而加以把握。要充分認識醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展過程中不可或缺的重要作用，擺正檔案管理工作全面發(fā)展與升級的方向；要充分認識檔案管理對醫(yī)療質(zhì)量與成本，對患者安全和科研教學的重要影響，糾正檔案管理可有可無的偏見；要充分認識醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、信息化、智能化的時代性，從思想深處夯實檔案管理服務于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的根基。

（二）合格的檔案管理人才是醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級的保證

合格的檔案管理人才應該具有高尚的職業(yè)道德、十分的敬業(yè)精神、專業(yè)的業(yè)務技能和耐得住寂寞的工作態(tài)度。要針對目前大部分醫(yī)院檔案管理人員知識面較窄、年齡結(jié)構(gòu)偏大等突出問題，有針對性地開展檔案管理人員的素質(zhì)提升工作。要加大對現(xiàn)有檔案管理人員，特別是有發(fā)展前途檔案管理人員的業(yè)務培訓力度，使這部分檔案管理人員盡快成長為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化和智能化的主力軍；要創(chuàng)造條件吸引更多的檔案管理專業(yè)畢業(yè)的畢業(yè)生加入醫(yī)院檔案管理工作的大家庭中來，使醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)發(fā)生質(zhì)的變化；要給予檔案管理人員與其他管理人員同等的地位與待遇，使檔案管理人員是“二等公民”的偏見銷聲匿跡；要鼓勵激勵檔案管理人員通過自學或進修嫻熟掌握檔案管理的新知識、新技術(shù)，為檔案管理的全面發(fā)展與升級儲備能量。一句話，就是要通過培養(yǎng)專業(yè)型人才奠定醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級的基礎(chǔ)，助力醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）信息化建設是醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級的基礎(chǔ)

檔案信息化建設是提高醫(yī)院檔案管理效率，保障醫(yī)院患者信息安全，為醫(yī)院管理提供便利，為醫(yī)生提供準確診斷和資料依據(jù)的利器，其重要性不言而喻。為促進醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與升級，醫(yī)院應當致力于檔案管理的自動化、網(wǎng)絡化和現(xiàn)代化建設，為醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與升級奠定堅實的基礎(chǔ)。要整合醫(yī)院各類信息系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)療、影像、實驗室等信息系統(tǒng)的信息共享；要舍得投入財力物力，為檔案部門配置助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的軟、硬件設施，真正實現(xiàn)檔案的電子化、自動化和信息化管理，真正便捷各類檔案信息的儲存、查詢與共享；要逐漸用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，使紙質(zhì)檔案容易丟失和不易保存的風險不在；要通過管理權(quán)限設置，通過引入加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，為患者診療、用藥等隱私信息上一把安全鎖。

（四）創(chuàng)新是醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級的關(guān)鍵

醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與升級與檔案管理工作的創(chuàng)新息息相關(guān)。一是創(chuàng)新管理理念。要樹立積極的管理價值觀，努力挖掘醫(yī)院檔案管理的潛在價值。二是創(chuàng)新管理環(huán)境。要建立數(shù)字化、智能化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，并為檔案管理人員改進和優(yōu)化檔案管理工作提供必要的現(xiàn)代化管理設施，提升檔案管理人員熟悉并熟練地運用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力與水平，使檔案管理人員得心應手地接受檔案管理新技術(shù)、新知識和新手段的挑戰(zhàn)，并在挑戰(zhàn)中不斷成長。三是創(chuàng)新服務方法。要改變以往檔案部門的被動服務現(xiàn)狀，不斷延伸檔案管理工作的服務范圍，在堅持檔案保密原則的前提下，盡可能地向醫(yī)院各部門甚至社會公開除秘密檔案外的所有檔案，并為查閱檔案的患者、醫(yī)院內(nèi)部人員及社會機構(gòu)提供一切便利，以適應患者、醫(yī)院內(nèi)部人員及社會機構(gòu)人員查詢病例和學術(shù)交流的需要。四是創(chuàng)新管理制度。要明確檔案管理人員的管理職責與工作權(quán)限，硬性規(guī)定規(guī)范檔案管理的具體操作，盡可能地規(guī)避檔案處理的隨意性。五是創(chuàng)新標準化建設。要參照IS09000質(zhì)量管理體系，建立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范標準，使醫(yī)院檔案管理包括檔案分類、檔案編號、檔案目錄編寫、檔案收集、檔案存儲、檔案查閱檢索、檔案共享等在內(nèi)的各個環(huán)節(jié)都有標準可依，真正做到收集或借閱檔案有詳細的登記，閱讀檔案有專門的場所，檔案立卷有明細的規(guī)定，檔案傳遞有相關(guān)的手續(xù)，檔案銷毀有靠譜的鑒別手段，檔案利用有良好的效果。六是創(chuàng)新管理手段。要在實現(xiàn)全面計算機管理檔案的同時，最大限度地運用發(fā)達的網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一保管、實現(xiàn)檔案查閱的迅速便捷。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理的全面發(fā)展與升級事關(guān)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，只有摒棄檔案管理不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益、并不重要的錯誤觀念，在醫(yī)院領(lǐng)導和檔案管理人員的思想深處樹牢檔案管理全面發(fā)展與升級對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要的意識；在醫(yī)院全面發(fā)展與升級的過程中果斷摒棄影響和制約醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的諸多弊端，積極培養(yǎng)和儲備合格的檔案管理人才，及時配置和更新現(xiàn)代化檔案管理所需的各種設施，并創(chuàng)新檔案管理理念、創(chuàng)新管理環(huán)境、創(chuàng)新服務方法、創(chuàng)新管理制度，創(chuàng)新標準化建設、創(chuàng)新管理手段，才有利于檔案信息利用率的提高，才能為患者、醫(yī)務工作者及社會提供貼心到位的服務，才能從多角度多層次為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展添磚加瓦。

參考文獻：

[1] 杜青.淺談醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新方案[J].辦公室業(yè)務，2016（08）：05-07.

[2] 鄧海燕.淺談醫(yī)院檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變[J].科技世界，2012（07）：25-29.

[3] 馮朝軍.學分銀行視角下終身學習資源共享共建機制的思考[J].職教發(fā)展研究，2024（02）：092-099.

[4] 陶紅梅.醫(yī)院檔案管理的改革與創(chuàng)新[J].現(xiàn)代國企研究，2015（20）：103-108.

（作者單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學附屬醫(yī)院 內(nèi)蒙古呼和浩特 050000）

[作者簡介：何蕾（1982—），男，副研究館員；*通訊作者：曹文波（1975—），男，研究館員。]（責編：若佳）