摘 要：為發(fā)揮檔案管理公眾服務(wù)優(yōu)勢(shì)，滿足數(shù)字化檔案變遷需要，文章將基于問題導(dǎo)向法，以數(shù)字化檔案管理工作實(shí)現(xiàn)為切入點(diǎn)，聚焦管理模式推進(jìn)環(huán)節(jié)常見的共性問題，如重視性認(rèn)知不足、制度體系健全度差、專業(yè)人才缺失、數(shù)據(jù)處理水平低等，提出有針對(duì)性的檔案管理模式優(yōu)化路徑，旨在借助閉環(huán)式管理策略，通過管理理念升級(jí)、管理機(jī)制創(chuàng)新、管理方式健全與管理保障優(yōu)化提高數(shù)字化檔案管理效率，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；檔案管理；管理模式

檔案信息資源可以為決策人員提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，隨著人們對(duì)檔案利用意識(shí)的提高，數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型已成為必然。但在實(shí)踐期間，受主觀因素的影響，數(shù)字化檔案管理迎來諸多困難，對(duì)于數(shù)字化檔案資源潛在價(jià)值挖掘十分不利，為解決上述問題，順利開展檔案管理工作，研究本課題尤為重要。

一、常見的數(shù)字化檔案管理模式

為更好地達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)，在針對(duì)數(shù)字化檔案這一主體實(shí)現(xiàn)管理期間，人們常會(huì)借助系列性管理行為，健全管理部署。目前，較為常見的管理模式主要有下述4種。

1.外包化管理模式

外包，顧名思義就是將特定的管理責(zé)任交接給第三方執(zhí)行，基于數(shù)字化檔案而言，本管理模式運(yùn)行原理主要是指委托方嚴(yán)格依據(jù)檔案工作開展實(shí)況，順利對(duì)外包出去的數(shù)字化檔案資源實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)評(píng)估之后，便可將其交給具有成熟管理經(jīng)驗(yàn)的托管方。此時(shí)，托管方可以借助成熟的數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)以及管理系統(tǒng)，對(duì)接委托方數(shù)字化檔案資源業(yè)務(wù)開展的現(xiàn)實(shí)需求為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)定制式管理。在外包化管理模式下，第三方機(jī)構(gòu)（托管方）會(huì)直接對(duì)數(shù)字化檔案使用效果造成決定性影響。如若托管方選擇不明智，勢(shì)必會(huì)起反作用，使得檔案資源價(jià)值挖掘嚴(yán)重受限。

2.集成化管理模式

此模式重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)集成化升級(jí)，以閉環(huán)式管理流程，從根本上提升數(shù)字化檔案資源的管理成效。在具體實(shí)踐期間，此模式主要是以智慧化檔案管理平臺(tái)為基石，采用信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息整合，優(yōu)化數(shù)字化檔案全生命周期管理的效能。

3.網(wǎng)格化管理模式

為更有效地做到全面覆蓋，不存在任何留白問題，網(wǎng)格化管理模式在數(shù)字化檔案資源管理實(shí)踐中“出場(chǎng)率”也較高。此模式的功能主要是借助建立由上至下的一體化管理系統(tǒng)而實(shí)現(xiàn)，管理期間，會(huì)嚴(yán)格遵守總部與分支機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)式管理，在這種統(tǒng)一管理模式的合理介入下，各獨(dú)立部門所存在的檔案工作狀況能夠被順利凸顯，針對(duì)性解決管理問題成為可能。但在此模式運(yùn)行期間也存在一定弊端，受獨(dú)立分支機(jī)構(gòu)自主性強(qiáng)的影響，極易因統(tǒng)一總體規(guī)劃缺失制約，而出現(xiàn)不可控的檔案信息資源難以共享局面。

4.互聯(lián)網(wǎng)化管理模式

作為迎合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢(shì)而衍生出來的全新型管理模式，此模式主要是指，積極在檔案管理實(shí)踐之中融入先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)思維，將所有符合規(guī)范制作標(biāo)準(zhǔn)的檔案資源導(dǎo)入對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并形成與內(nèi)容相匹配的鏈接，確保人們想查詢相關(guān)資源時(shí)，能夠順利定位其所在區(qū)域。同時(shí)，此模式還充分挖掘集成化通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)及實(shí)體設(shè)備連接，在數(shù)字化檔案資源價(jià)值的多維度傳播實(shí)現(xiàn)方面有積極作用。但由于發(fā)展較晚，目前可以參考的成熟管理標(biāo)準(zhǔn)依舊較為欠缺，想要最大程地度激發(fā)其可利用價(jià)值，依舊有較長(zhǎng)的路要走。

二、管理模式推進(jìn)的共性問題

經(jīng)總結(jié)分析，管理模式在具體推進(jìn)期間，極易受重要性認(rèn)知、輔助型制度、專業(yè)人才以及數(shù)據(jù)處理水準(zhǔn)等多重主客觀因素的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)一些管理問題，甚至無法充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。

1.重要性認(rèn)知不足

作為數(shù)字化檔案資源管理的重要實(shí)現(xiàn)路徑，在推進(jìn)信息化檔案管理工作期間，要正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)的價(jià)值。然而，就當(dāng)前檔案管理實(shí)踐工作來看，人們對(duì)數(shù)字化信息管理實(shí)踐的優(yōu)勢(shì)存在一定的忽視，容易受傳統(tǒng)意識(shí)以及慣性管理思維影響，使得檔案管理工作創(chuàng)新受阻，檔案資源質(zhì)量以及互通共享流暢度不佳。同時(shí)，還會(huì)因?yàn)閷?duì)檔案管理工作重要性認(rèn)知不足，沒有將檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃，在沒有完善的配套經(jīng)費(fèi)和人員保障下，檔案管理工作最終所呈現(xiàn)的管理成效勢(shì)必會(huì)大打折扣，甚至?xí)x預(yù)期目標(biāo)存在較為明顯的差距。

2.制度建設(shè)不完善

為切實(shí)保障操作流程的規(guī)范性，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理實(shí)踐期間，需輔助設(shè)計(jì)配套的管理制度。然而，就現(xiàn)今的發(fā)展實(shí)況來看，受標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定不清晰、不統(tǒng)一的影響，數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程離理想預(yù)期存在較為明顯的差距，想要更好地突破桎梏，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理機(jī)制創(chuàng)新的重視。

3.專業(yè)人才缺失

大數(shù)據(jù)分析存儲(chǔ)及深度挖掘技術(shù)的出現(xiàn)，給檔案信息儲(chǔ)存工作帶來了全新的轉(zhuǎn)機(jī)，為更好地迎合信息化時(shí)代發(fā)展潮流，快速對(duì)虛擬的數(shù)字化檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)管理，就需要專業(yè)人才力量的支持，有效配置專業(yè)素質(zhì)高的復(fù)合型人才，為更好地發(fā)揮管理模式價(jià)值提供助力。然而，就現(xiàn)階段的檔案管理從業(yè)者而言，其業(yè)務(wù)能力十分有限，對(duì)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作要點(diǎn)掌握明顯不足，在具體操作電子設(shè)備時(shí)，極易受冗雜的內(nèi)容信息以及數(shù)字化資源影響，忽視隱蔽性數(shù)據(jù)，無法全方位激發(fā)相關(guān)數(shù)據(jù)的可使用潛力。

4.數(shù)據(jù)處理水平低

受傳統(tǒng)工作理念限制，在實(shí)踐期間，檔案管理人員會(huì)過多沿用以前的管理經(jīng)驗(yàn)開展數(shù)據(jù)管理設(shè)計(jì)，現(xiàn)代化工具使用率相對(duì)較低，無法針對(duì)數(shù)字化檔案信息特性快速且全面地實(shí)現(xiàn)細(xì)致分類。同時(shí)，在傳統(tǒng)處理手段下，數(shù)字化檔案庫(kù)內(nèi)的各類數(shù)據(jù)集也無法得到全新升級(jí)，只能維持初始狀態(tài)，與當(dāng)前行業(yè)質(zhì)量挖掘要求相背離，使得后續(xù)各項(xiàng)數(shù)字化檔案資源價(jià)值的挖掘時(shí)常受阻。

三、基于目標(biāo)導(dǎo)向視角下的數(shù)字化檔案管理模式優(yōu)化路徑

在社會(huì)飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作的復(fù)雜性愈發(fā)顯著，需要管理的內(nèi)容也在日益增多。采用傳統(tǒng)的檔案管理模式容易降低工作效率。如何最大程度地挖掘數(shù)字化檔案的價(jià)值，已經(jīng)成為當(dāng)前行業(yè)重點(diǎn)關(guān)注的課題，為進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案的管理深度，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源定向管理收集，有效提高數(shù)字化檔案資源管理的效率，優(yōu)化服務(wù)品質(zhì)。

下面將從管理理念、管理機(jī)制、管理方式和管理保障等四個(gè)層面出發(fā)，詳細(xì)就管理模式優(yōu)化實(shí)踐路徑這一課題展開探究，以期為更有效地激發(fā)信息技術(shù)價(jià)值，提高數(shù)字化檔案管理效率與管理品質(zhì)提供成熟的實(shí)踐路徑指導(dǎo)，真正達(dá)到合理完善數(shù)字化檔案內(nèi)容管控目標(biāo)。

1.升級(jí)管理理念

思想會(huì)對(duì)行動(dòng)落實(shí)起一定支配作用，作為檔案管理工作實(shí)踐的重要推動(dòng)者，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)對(duì)管理質(zhì)量有著決定性影響。為更合理地促進(jìn)管理理念的升級(jí)，在具體實(shí)踐期間，要積極從以下幾個(gè)方面入手，完善整體的實(shí)踐部署。

第一，積極推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)全新重構(gòu)升級(jí)，以優(yōu)化提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)為前提，盡可能地引入全新信息管理設(shè)備設(shè)施，以此為檔案管理工作效率的提高助力。

第二，考慮到信息技術(shù)人才數(shù)量較為緊缺，無法全方位地滿足行業(yè)人才需求，檔案管理部門要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極與高校合作，在學(xué)校內(nèi)部挖掘一些有專業(yè)統(tǒng)計(jì)學(xué)素養(yǎng)的人才，保障數(shù)字化檔案管理工作能夠擁有源源不斷的人才支撐。

第三，要加強(qiáng)對(duì)在職人員培訓(xùn)的重視，鼓勵(lì)其積極參加培訓(xùn)，熟練掌握最前沿的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)。若部門經(jīng)費(fèi)充裕，還要為檔案管理人員提供深層次的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，如出國(guó)進(jìn)修學(xué)習(xí)等，確保其能夠提升管理技能，最大限度地挖掘數(shù)字化檔案資源的潛在價(jià)值。

第四，積極宣傳檔案數(shù)字化管理工作，設(shè)置員工獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，通過精神獎(jiǎng)勵(lì)、薪資獎(jiǎng)勵(lì)等多元化方式，從根本上激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，使其能夠更加自覺地?fù)?dān)負(fù)起數(shù)字化檔案資源管理的重任，完成高質(zhì)量挖掘檔案內(nèi)容潛在價(jià)值的目標(biāo)。

2.創(chuàng)新管理機(jī)制

一方面，要積極將關(guān)注重點(diǎn)放在管理架構(gòu)重設(shè)上，順利厘清檔案管理流程及管理內(nèi)容，建立健全數(shù)字化管理體系，從而推動(dòng)整體的檔案管理工作走向智慧化進(jìn)程。在此期間，為保障各個(gè)管理階段都能夠做到責(zé)任明確，還需要將關(guān)注重點(diǎn)放在明確責(zé)任劃分上，確定數(shù)字化建設(shè)總負(fù)責(zé)人，待領(lǐng)頭人明確后，便可全方面收集信息化管理實(shí)況等綜合數(shù)據(jù)，以此確保后續(xù)的檔案管理工作能夠更為順暢地開展。

另一方面，要結(jié)合集約化管理需要，建立一套較為完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從數(shù)字檔案資源全生命周期出發(fā)，具體問題具體分析，因地制宜地搭建覆蓋方方面面的數(shù)字化數(shù)據(jù)管理規(guī)范體系，有效形成檔案服務(wù)新形態(tài)。

3.健全管理方式

為了助推管理方式更為健全，保證數(shù)字化檔案資源能夠得到充分開發(fā)，在具體落實(shí)管理方式優(yōu)化期間，需要充分堅(jiān)守全方位統(tǒng)籌原則，以技術(shù)適用性價(jià)值最大挖掘?yàn)槟繕?biāo)，以管理需求引領(lǐng)為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)頂層設(shè)計(jì)。

首先，充分利用技術(shù)，形成閉環(huán)式檔案資源庫(kù)存管理架構(gòu)（如圖1所示），從根本上提升檔案的安全性。

其次，完善電子檔案管理升級(jí)。在具體實(shí)踐期間，為進(jìn)一步強(qiáng)化用戶檔案借閱的體驗(yàn)感，客觀上減少用戶在檔案室查詢電子檔案的時(shí)間等成本，應(yīng)積極對(duì)電子檔案獲取流程展開優(yōu)化設(shè)計(jì)，如圖2所示。

最后，為有效打破管理壁壘，應(yīng)積極將關(guān)注重點(diǎn)放在功能設(shè)計(jì)上，憑借檢索功能和借閱實(shí)況分析功能的順利實(shí)現(xiàn)，提升檔案管理質(zhì)量。

（1）檢索功能

為更有效地提高檔案檢索效率，應(yīng)預(yù)先對(duì)數(shù)字化檔案資料開展分門別類的處置，為其賦予關(guān)鍵主題標(biāo)簽，保障在后續(xù)管理查詢階段僅通過關(guān)鍵字段輸入等手段，便可以快速定位數(shù)字化檔案的所在之處。此外，為保障檢索功能設(shè)計(jì)更為合理，建議聘請(qǐng)專業(yè)人士開展技術(shù)指導(dǎo)，有效保障不會(huì)因近義詞關(guān)聯(lián)等因素的影響而導(dǎo)致整體檢索時(shí)效受到制約。

（2）借閱實(shí)況分析功能

針對(duì)此功能而言，為了能夠順利掌握數(shù)字化檔案資源的流通實(shí)況，應(yīng)著重建立健全檔案實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，通過明確檔案借閱人與借閱部門，保障不會(huì)出現(xiàn)信息不對(duì)等問題。

4.優(yōu)化管理保障措施

（1）外部支持保障

想要順利開展數(shù)字化檔案管理工作，除了要完善內(nèi)部設(shè)計(jì)，還要加強(qiáng)對(duì)外界支持的重視，積極為其提供充足的資金，保障在實(shí)現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)升級(jí)期間，能夠擁有充足的資金購(gòu)買軟件，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的服務(wù)價(jià)值。此時(shí)，需要額外注意，為更好地實(shí)現(xiàn)資金利用，相關(guān)單位還要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，切實(shí)完善資金預(yù)算，通過投入及產(chǎn)出關(guān)系的有機(jī)平衡，確保數(shù)字化管理持續(xù)升級(jí)目標(biāo)能夠高質(zhì)量達(dá)成。

（2）安全保障

為嚴(yán)防在管理實(shí)踐期間出現(xiàn)不可控的檔案信息被泄露等問題，在推進(jìn)數(shù)字化檔案資源管理過程中，還要加強(qiáng)對(duì)信息化檔案資源安全性保障的重視，建立健全安全保障體系，從源頭上“消殺”潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。首先，考慮到數(shù)字化檔案資源體量較為龐大，在內(nèi)容采集方面極易因人為操作不當(dāng)而出現(xiàn)信息資源損耗或泄露信息等問題。因此，應(yīng)加強(qiáng)防火墻系統(tǒng)。對(duì)高價(jià)值的數(shù)字化檔案加密處理，確保信息內(nèi)容更為安全。同時(shí)，如果整體的檔案信息數(shù)量過于龐大，必須借助外包管理手段，與第三方外包委托單位簽訂保密合同，確保第三方單位不會(huì)對(duì)檔案信息化內(nèi)容的安全性造成威脅；其次，要積極采取新舊融合的管理手段，多元管理方式并行，確保不會(huì)削弱用戶的查詢體驗(yàn)感；最后，需要建立健全數(shù)字庫(kù)備份系統(tǒng)，嚴(yán)格基于管理實(shí)踐需要，組織專人對(duì)數(shù)字化檔案信息備份儲(chǔ)存，確保檔案信息更為安全。

四、結(jié)論

綜上所述，受計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的影響，數(shù)字化檔案應(yīng)運(yùn)而生，其憑借互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)快速實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集和整理，為決策制定提供數(shù)據(jù)參考。但是，發(fā)展之路并非一帆風(fēng)順，在數(shù)字化檔案管理實(shí)踐期間，依舊存在較為顯著的資源整合困難等問題。本文基于問題導(dǎo)向視角，提出針對(duì)性的管理模式改進(jìn)策略，憑借細(xì)節(jié)性創(chuàng)新手段，助力一體式管理工作順利實(shí)現(xiàn)，在助推檔案管理工作順利開展方面有現(xiàn)實(shí)意義，值得借鑒。

參考文獻(xiàn)：

[1]于 寧.基于大數(shù)據(jù)背景下的智慧城市數(shù)字化檔案管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（05）：25-27.

[2]韓卓泉.云環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險(xiǎn)防控研究[J].云南檔案，2022（03）：58-60+63.

[3]張向陽.基于三維數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與研發(fā)[J].軟件，2022，41（11）：62-64+84.

[4]趙小璟，肖會(huì)君，胡 米，等.檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀及改進(jìn)措施[J].機(jī)電兵船檔案，2021（05）：92-94.

[5]公維華.數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與探討[J].商訊，2020（14）：142-143.

作者單位：寶雞市婦幼保健院

作者簡(jiǎn)介：李妍月秀（1989—），女，漢族，四川成都人，本科，中級(jí)職稱（館員），研究方向：檔案管理。