摘 要：貫徹落實(shí)新修訂的《檔案法》是檔案領(lǐng)域當(dāng)前和今后的重點(diǎn)任務(wù)。本文以《檔案法》實(shí)施為背景，簡(jiǎn)要分析了《檔案法》中有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和信息化方面的內(nèi)容和要求，再?gòu)摹八幕碧接懶聲r(shí)代做好人事檔案收集、整理、管理和建設(shè)的具體措施，為推動(dòng)新時(shí)代人事檔案管理高質(zhì)量發(fā)展作出有益探索，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；《檔案法》；四化

新修訂的《檔案法》新增“檔案信息化建設(shè)”與“檔案監(jiān)督體系”，明確了檔案工作的集聚優(yōu)勢(shì)，提升了檔案服務(wù)的開(kāi)放度，凸顯了檔案監(jiān)督檢查的重要性，為新時(shí)代做好干部人事檔案工作提供了根本遵循和法治保障。

1 人事檔案源頭“標(biāo)準(zhǔn)化”

2017年新修訂的《標(biāo)準(zhǔn)化法》將標(biāo)準(zhǔn)定義為：農(nóng)業(yè)、工業(yè)、服務(wù)業(yè)以及社會(huì)事業(yè)等領(lǐng)域需要統(tǒng)一的技術(shù)要求。標(biāo)準(zhǔn)包括國(guó)家、行業(yè)、地方和團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)。近年來(lái)，檔案領(lǐng)域陸續(xù)頒布出臺(tái)了一系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書(shū)檔案案卷格式》《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《歸檔文件整理規(guī)則》《檔案著錄規(guī)則》《全宗卷規(guī)范》《檔號(hào)編制規(guī)則》等，這些國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范為做好新時(shí)代人事檔案工作提供了統(tǒng)一的技術(shù)要求，也使得人事檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范?！稒n案法》中有兩處提及“標(biāo)準(zhǔn)”，一處是規(guī)定國(guó)家檔案主管部門(mén)制定“鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)”；另一處是委托開(kāi)展檔案服務(wù)的，應(yīng)“約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容”。人事檔案作為檔案的重要組成部分，是黨委（黨組）和組織人事等部門(mén)在人事管理與人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部工作作風(fēng)、實(shí)績(jī)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、遵紀(jì)守法和社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。貫徹落實(shí)《檔案法》，從源頭把好人事檔案質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案領(lǐng)域的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做好人事檔案工作。

1.1 收集標(biāo)準(zhǔn)化

人事檔案材料收集工作是人事檔案管理工作的起點(diǎn)[1]。主要是人事檔案收集范圍、原則、方式和流程等方面嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家、地方和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化。首先，收集范圍。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等，納入人事檔案收集的范圍包括履歷類(lèi)、思想類(lèi)和考核鑒定類(lèi)材料；學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）和學(xué)術(shù)評(píng)鑒類(lèi)材料；政審和審計(jì)類(lèi)材料；黨團(tuán)類(lèi)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)及懲處類(lèi)和任免類(lèi)材料等。其次，收集原則。人事檔案收集要堅(jiān)持科學(xué)化、完整性和規(guī)范性原則[2]。所謂科學(xué)化，就是立足人事檔案管理人員配備、收集任務(wù)及要求，按照標(biāo)準(zhǔn)做好人事檔案收集。所謂完整性，就是要做到應(yīng)收盡收，將需要?dú)w檔的文件材料全部收集起來(lái)。所謂規(guī)范性，就是指人事檔案收集要符合標(biāo)準(zhǔn)要求。最后，收集方式。堅(jiān)持全面收集和及時(shí)收集相結(jié)合，根據(jù)單位用印、收發(fā)文等做好全面人事檔案收集。同時(shí)，也要在單位人事任免、職級(jí)晉升和人才招錄等活動(dòng)中及時(shí)做好人事檔案資料的收集。

1.2 材料標(biāo)準(zhǔn)化

檔案收集是人事檔案工作的起點(diǎn)，而材料標(biāo)準(zhǔn)化則是人事檔案源頭“標(biāo)準(zhǔn)化”的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)形式。人事檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化包括材料內(nèi)容的精確化和格式的規(guī)范化[3]。前者是指人事檔案所記載的事實(shí)準(zhǔn)確、表現(xiàn)的材料完整和收集的手續(xù)完備。如人事檔案中干部履歷表的“三齡兩歷一身份”要精準(zhǔn)，要用規(guī)范的文字表述和記載，如出生年齡記錄到月，并以公歷出生日期為準(zhǔn)。材料完整既包括每件也包括每份的人事檔案材料的完整性。每一個(gè)人的人事材料是一個(gè)完整的有機(jī)體系，包括干部任免審批表、考核材料及獎(jiǎng)懲材料等。每一份材料的內(nèi)容及外在形式也要求完整性，如個(gè)人考核材料有考核等級(jí)、個(gè)人署名簽字等。手續(xù)完備也是材料標(biāo)準(zhǔn)化的重要表現(xiàn)。本人撰寫(xiě)、單位出具的證明材料及組織形成的人事檔案材料，其形成、移交和收集都有相應(yīng)的手續(xù)，只有手續(xù)完備才能滿(mǎn)足材料的標(biāo)準(zhǔn)化。如干部鑒定表，需要本人填寫(xiě)，并經(jīng)組織審批，加蓋公章；干部任免審批表，要有呈報(bào)單位意見(jiàn)，還要有上級(jí)單位審批意見(jiàn)等。后者，主要是指材料尺寸、書(shū)寫(xiě)、印刷和排版等格式規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

1.3 審核標(biāo)準(zhǔn)化

人事檔案管理需要從源頭做好干部檔案審核工作，按照“信息采集+檔案審核”同步推進(jìn)新增人員“三齡兩歷一身份”人事檔案的審核，從源頭確保人事檔案收集的質(zhì)量。堅(jiān)持“凡進(jìn)必審、凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審”，填寫(xiě)《全國(guó)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核任免審批表》。一方面，根據(jù)干部管理權(quán)限，新錄用人員檔案審核，重點(diǎn)圍繞材料是否齊全、邏輯是否有誤與信息是否真實(shí)等，做好新進(jìn)人員人事檔案審核。另一方面，按照“誰(shuí)管理、誰(shuí)把關(guān)、誰(shuí)考察、誰(shuí)審核、誰(shuí)簽字、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，做好職級(jí)晉升、選拔任用與調(diào)任轉(zhuǎn)任人員的人事檔案資料審核。此外，還要做好調(diào)出人員的人事檔案審核，核查人事檔案材料的完整性與真實(shí)性。

2 人事檔案整理“規(guī)范化”

規(guī)范化是指按照一定的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一化處理。新修訂的《檔案法》中有兩處提及“規(guī)范”：“規(guī)范檔案收集、整理工作”“電子檔案應(yīng)當(dāng)程序規(guī)范”?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出檔案整理的基本原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。近年來(lái)，檔案領(lǐng)域陸續(xù)頒布出臺(tái)了一系列規(guī)范性文件，如《電子檔案移交與接收辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見(jiàn)》等。檔案整理是指將收集來(lái)的檔案分門(mén)別類(lèi)組成有序體系的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作。這些規(guī)范性文件的頒布實(shí)施為人事檔案按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則進(jìn)行處理提供了可靠保障。

2.1 組件

組件是人事檔案整理的第一步，是確定檔案的基本整理單位，即組件，據(jù)此明確件的構(gòu)成及排序。一般以每份文件為一件，同一年度或機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的文件按不同保管期限裝盒，盒內(nèi)文件不再裝訂成冊(cè)，每件可單獨(dú)抽取。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》要求，人事檔案中的來(lái)文與復(fù)文為一件，正文與附件為一件，文件正本與定稿為一件。排序方法主要有兩種，一種是按照材料形成時(shí)間為序排列，如《干部人事工作條例》中的第一、二、三、四、七、九、十類(lèi)材料；一種是按照材料內(nèi)容及材料間的內(nèi)在聯(lián)系排序，一般將結(jié)論性材料或主要材料排在前，便于查找利用。如第五、六、八類(lèi)材料。

2.2 分類(lèi)

按照《干部人事工作條例》的規(guī)定，人事檔案主要有十類(lèi)：履歷類(lèi)，包括《干部履歷表》、干部簡(jiǎn)歷等；自傳和思想類(lèi)，包括自傳、重要黨性分析、重要思想?yún)R報(bào)、參加黨的重大教育活動(dòng)情況等；考核鑒定類(lèi)，如平時(shí)考核、年度考核、任期考核、工作鑒定、援派鍛煉考核鑒定等；學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）類(lèi)，如中專(zhuān)畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)證書(shū)復(fù)印件、評(píng)聘職稱(chēng)材料、發(fā)明創(chuàng)造獲獎(jiǎng)等；政審、審計(jì)、審核類(lèi)，如政審表、干部人事檔案任前審核登記表等；黨團(tuán)類(lèi)，如入團(tuán)志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)等；表彰獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)，如記功、嘉獎(jiǎng)、授予榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)等；違規(guī)違紀(jì)處理處分類(lèi)，如黨紀(jì)政務(wù)處分、判決書(shū)、裁定書(shū)等；工資、任免、出國(guó)、會(huì)議代表類(lèi)，如工資待遇審批、任免、職級(jí)晉升等；其他類(lèi)，如工作調(diào)動(dòng)介紹信、工傷材料等。規(guī)范人事檔案分類(lèi)，就是要把完成組件的人事檔案按分類(lèi)方案劃分，并將各類(lèi)人事檔案材料歸入相應(yīng)層次和類(lèi)別，使人事檔案形成有機(jī)體系。如“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”。

2.3 編號(hào)

人事檔案編號(hào)就是將已經(jīng)分類(lèi)排列后的檔案編制檔號(hào)，通過(guò)一組數(shù)字、字符的集合反映人事檔案的基本屬性，指示人事檔案在全宗中的位置。檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限—件號(hào)。如F108全宗人事類(lèi)2023年永久檔案人事科第6件，表示為F108-RS·2023-Y-RSK-006。近年來(lái)，一些高校探索采取工號(hào)編號(hào)法，省去編制檔案號(hào)環(huán)節(jié)，使標(biāo)注檔號(hào)更快捷[1]。

2.4 編目

編號(hào)完成后，接下來(lái)需要編制人事檔案目錄，將業(yè)已形成體系的人事檔案材料呈現(xiàn)出來(lái)，并將卷內(nèi)目錄至于卷首，是人事檔案內(nèi)容的綱目和查閱的索引。規(guī)范的人事檔案編目不僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，也體現(xiàn)在電子目錄，便于計(jì)算機(jī)檢索、查閱和交接。人事檔案編目時(shí)要逐份逐項(xiàng)編目，確保目錄清楚。檔案目錄不得涂改粘貼?！安牧闲纬蓵r(shí)間”為材料落款時(shí)間，多個(gè)時(shí)間的材料以最晚時(shí)間為準(zhǔn)。材料名稱(chēng)以材料題目填寫(xiě)，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的應(yīng)另擬標(biāo)題，題目過(guò)長(zhǎng)可適當(dāng)簡(jiǎn)化。學(xué)歷學(xué)位證書(shū)等材料為復(fù)印件的，應(yīng)在目錄備注項(xiàng)注明“復(fù)印件”。尤其需要注意的是電子表格或文字處理軟件進(jìn)行目錄編制，項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加空格與回車(chē)，以免影響數(shù)據(jù)完整性，不利于數(shù)據(jù)檢索。

3 人事檔案管理“科學(xué)化”

科學(xué)化是指決策、管理等符合客觀(guān)規(guī)律的程度。新修訂的《檔案法》中有三處提及“科學(xué)”：“鼓勵(lì)檔案科學(xué)研究”“建立科學(xué)管理制度”“監(jiān)督檢查做到科學(xué)”。人事檔案管理系統(tǒng)初具規(guī)模，人事檔案管理制度體系初步建立，做好人事檔案科學(xué)管理應(yīng)是保管安全與調(diào)理；利用高效與迅捷；統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)便與準(zhǔn)確等。

3.1 理順管理體制

要理順人事檔案工作的隸屬關(guān)系、機(jī)構(gòu)設(shè)置和職權(quán)范圍，明確人事檔案管理工作的職責(zé)，進(jìn)而建立一套行之有效的管理運(yùn)行機(jī)制。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定和要求，人事檔案工作要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，在學(xué)校黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，檔案室與人事部門(mén)通力合作，相關(guān)部門(mén)定期向檔案室移交檔案，構(gòu)建管理有效、分工明確的人事檔案管理體制和組織體系。

3.2 強(qiáng)化工作銜接

加強(qiáng)人事工作與檔案工作的有效銜接，確保人事檔案有效管理和良好利用。從產(chǎn)生來(lái)看，人事檔案是人事工作的產(chǎn)物，是在人事工作過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料；從檔案利用來(lái)看，人事檔案利用價(jià)值的發(fā)揮有利于提升人事工作的科學(xué)化水平。因此，人事檔案管理工作者與人事部門(mén)人員要從學(xué)校的全局出發(fā)，相互配合。檔案人員指導(dǎo)立卷工作，按照歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好人事文件的收集和整理。同時(shí)，人事部門(mén)要及時(shí)反饋人事工作信息，協(xié)助檔案部門(mén)高效收集檔案資料，確保應(yīng)收盡收，為高效管理奠定基礎(chǔ)。

3.3 重視資源開(kāi)發(fā)

人事檔案的價(jià)值在于其利用，做好人事檔案資源信息的開(kāi)發(fā)，也是當(dāng)前人事檔案科學(xué)管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，為人事工作提供有力指導(dǎo)。對(duì)人事檔案進(jìn)行多層次加工與整理，將蘊(yùn)含于其中有價(jià)值與滿(mǎn)足人事工作需求的信息挖掘提煉出來(lái)，做好人事檔案資源編研，為人事工作提供信息指導(dǎo)和參考。

4 人事檔案建設(shè)的“信息化”

人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是推動(dòng)人事檔案高質(zhì)量發(fā)展的動(dòng)力源泉。信息化是本次《檔案法》修訂的一大亮點(diǎn)，也是著墨最多的地方，先后有7處提及信息化。其中《檔案法》中第五章專(zhuān)門(mén)規(guī)定了“檔案信息化建設(shè)”的相關(guān)內(nèi)容，這也為人事檔案信息化建設(shè)提供了精準(zhǔn)指導(dǎo)。

4.1 做好規(guī)劃設(shè)計(jì)

根據(jù)《檔案法》第三十五條之規(guī)定，要切實(shí)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，把人事檔案信息化建設(shè)納入地區(qū)、行業(yè)、部門(mén)及系統(tǒng)信息化發(fā)展規(guī)劃，做好信息化建設(shè)的頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)。根據(jù)人事檔案工作實(shí)際，明確短、中、長(zhǎng)期信息化建設(shè)思路和方法。要在人、財(cái)、物等方面不斷加大人事檔案信息化建設(shè)的支持力度，加強(qiáng)復(fù)合型檔案人才引進(jìn)，將人事檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入部門(mén)預(yù)算，做好計(jì)算機(jī)、掃描儀、人事檔案管理軟件的采購(gòu)及檔案庫(kù)房的建設(shè)等，為人事檔案信息化建設(shè)提供良好地軟硬件條件。

4.2 注重內(nèi)容建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于人事檔案信息采集。隨著《檔案法》的實(shí)施，單軌制已經(jīng)成為檔案發(fā)展的趨勢(shì)，要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，加快推進(jìn)館藏紙質(zhì)等傳統(tǒng)媒介人事檔案數(shù)字化進(jìn)程。根據(jù)學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及規(guī)模，可委托第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助做好檔案數(shù)字化工作。同時(shí)，要積極推進(jìn)電子人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，打通人事檔案管理系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間的信息流通壁壘，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間相互銜接與相互流通，實(shí)現(xiàn)人事檔案增量電子化。此外，要統(tǒng)籌推進(jìn)人事檔案資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)學(xué)校人事檔案數(shù)字資源跨部門(mén)與跨系統(tǒng)的共享利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值利用最大化。

4.3 筑牢安全防線(xiàn)

人事檔案信息化使其面臨著諸多非傳統(tǒng)安全因素的威脅，如惡意訪(fǎng)問(wèn)、信息篡改、無(wú)法訪(fǎng)問(wèn)和信息被泄露等。因此，要始終把牢人事檔案信息化建設(shè)的安全紅線(xiàn)與底線(xiàn)。從人防、物防和技防等織密人事檔案信息化建設(shè)安全防線(xiàn)。組織檔案人員安全保密知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)人事檔案安全保密意識(shí)，提升信息安全技術(shù)應(yīng)用能力。購(gòu)買(mǎi)保密柜和消磁柜，做好物理隔離，嚴(yán)禁涉密檔案與互聯(lián)網(wǎng)鏈接。按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好檔案庫(kù)房建設(shè)。此外，要善于運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，如數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證、密鑰和殺毒軟件等，增強(qiáng)人事檔案信息化安全技術(shù)含量，確保不發(fā)生失泄密、被惡意篡改、數(shù)據(jù)丟失等安全事故。

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作者簡(jiǎn)介：陳麗莉（1982.10—），大學(xué)學(xué)歷，福州機(jī)電工程職業(yè)技術(shù)學(xué)校助理館員，主要從事人事檔案管理