摘 要：本研究探討了企業(yè)檔案信息管理中存在的管理體系不完善、安全風(fēng)險增加、信息檢索困難和檔案利用率低等問題。提出了建立完善的檔案管理體系、加強檔案安全管理、提高技術(shù)水平和加強數(shù)據(jù)安全管理的改進對策。研究表明，這些措施可以顯著提高企業(yè)檔案管理的效率和安全性，提升檔案信息的利用價值，支持企業(yè)的運營和戰(zhàn)略決策，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。未來企業(yè)應(yīng)繼續(xù)關(guān)注和應(yīng)用先進的檔案管理技術(shù)，不斷優(yōu)化管理體系，保持競爭優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全管理；信息技術(shù)

在當(dāng)今信息化、數(shù)字化迅猛發(fā)展的時代，企業(yè)檔案信息管理的重要性日益凸顯。企業(yè)檔案不僅是企業(yè)歷史和文化的記錄，還是企業(yè)經(jīng)營決策、管理創(chuàng)新和技術(shù)研發(fā)的重要資源。然而，隨著信息量的急劇增加和管理環(huán)境的復(fù)雜化，傳統(tǒng)的檔案管理方式面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案管理體系不完善、安全風(fēng)險增加、信息檢索困難以及檔案利用率低等問題嚴重制約了企業(yè)的高效運營和長遠發(fā)展。為了提升企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化和現(xiàn)代化水平，亟須對當(dāng)前檔案信息管理現(xiàn)狀進行深入分析，找出存在的問題，并提出切實可行的改進對策。本文旨在通過對企業(yè)檔案信息管理問題及其對策的研究，為企業(yè)在新形勢下的檔案管理提供理論支持和實踐指導(dǎo)，推動企業(yè)檔案管理工作的不斷優(yōu)化與提升。

1 企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀分析

1.1 企業(yè)檔案的內(nèi)容

企業(yè)檔案包括文書檔案、財務(wù)檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、人力資源檔案和法律合同檔案等多種類型。這些檔案記錄了企業(yè)日常運營、管理決策、技術(shù)研發(fā)、市場營銷以及法律事務(wù)等方面的重要信息，具有重要的歷史價值和現(xiàn)實意義。隨著企業(yè)信息化進程的推進，電子檔案逐漸成為檔案的重要組成部分，這不僅要求企業(yè)在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理上保持高效和規(guī)范，還需要在電子檔案的存儲、安全、檢索和利用上建立完善的管理體系，以適應(yīng)信息化時代的需求，確保檔案管理的全面性和高效性。

1.2 企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀

當(dāng)前企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)出傳統(tǒng)與現(xiàn)代并存的局面，涵蓋紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種主要形式。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式依然在許多企業(yè)中占據(jù)主導(dǎo)地位。這種方式以手工操作為主，檔案的收集、整理、分類、存儲和檢索依賴于人工和專門的檔案室。這種模式雖然操作簡單且易于理解，但存在管理效率低、檢索速度慢、檔案易損壞和丟失等問題。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案管理模式逐漸得到廣泛應(yīng)用。電子檔案管理利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化，并通過檔案管理系統(tǒng)進行存儲、分類、檢索和共享。這種模式大大提高了檔案管理的效率和便利性，能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索、遠程訪問和高效利用。然而，電子檔案管理也面臨著數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)穩(wěn)定性和技術(shù)支持等方面的挑戰(zhàn)。企業(yè)通常采用紙電并行的“雙軌制”管理模式，即將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合，通過信息系統(tǒng)對檔案進行統(tǒng)一管理，以兼顧傳統(tǒng)管理的可靠性和現(xiàn)代管理的高效性。在實際應(yīng)用中，企業(yè)檔案信息管理存在諸多問題，包括管理制度不完善、技術(shù)水平參差不齊、檔案安全風(fēng)險增加、信息檢索困難和檔案利用率低等。這些問題嚴重制約了檔案管理的有效性和企業(yè)的整體運營效率。需要通過建立完善的檔案信息化管理體系、提升技術(shù)水平及加強檔案安全管理等措施，全面提升企業(yè)檔案信息管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化水平。

2 企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀問題分析

2.1 管理體系不完善

首先，許多企業(yè)缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，管理方式較為隨意，檔案的收集、整理、存儲和銷毀等環(huán)節(jié)存在隨意性和不一致性。其次，檔案管理流程不夠規(guī)范，各部門在檔案的歸檔、借閱和使用過程中沒有明確的流程指引，導(dǎo)致檔案利用效率低下、管理混亂。再次，企業(yè)檔案管理的組織架構(gòu)設(shè)置不合理，檔案管理部門的職責(zé)和權(quán)限不明確，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平參差不齊，缺乏專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)發(fā)展路徑，影響了檔案管理工作的專業(yè)性和有效性。從次，檔案管理的考核和監(jiān)督機制不完善，缺乏有效的績效評估和獎懲制度，導(dǎo)致檔案管理工作的積極性和主動性不足。最后，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面投入不足，現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)的應(yīng)用不充分，難以滿足信息時代對檔案管理的高效、精準和安全的要求。

2.2 信息安全風(fēng)險增加

首先，隨著信息化程度的提升，電子檔案逐漸普及，但許多企業(yè)在信息系統(tǒng)的安全防護方面投入不足，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)容易受到黑客攻擊、病毒侵襲或內(nèi)部人員的不當(dāng)操作等威脅。其次，企業(yè)缺乏完善的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機制。檔案數(shù)據(jù)在遭遇自然災(zāi)害、設(shè)備故障或人為破壞時，存在難以恢復(fù)的風(fēng)險。再次，檔案管理權(quán)限設(shè)置不合理。內(nèi)部訪問控制不嚴，導(dǎo)致未授權(quán)人員可以輕易獲取、修改甚至刪除重要的檔案信息，進一步加劇了檔案安全的風(fēng)險。同時，紙質(zhì)檔案管理也面臨保管不善、防護措施不足的問題，如檔案存放環(huán)境不達標，易受潮、火災(zāi)或害蟲等影響，導(dǎo)致檔案損毀或丟失。最后，檔案管理人員的安全意識和專業(yè)技能普遍不足，缺乏系統(tǒng)的安全培訓(xùn)和應(yīng)急處理能力，難以應(yīng)對復(fù)雜多變的安全威脅。

2.3 信息檢索困難

首先，許多企業(yè)的檔案分類方法不科學(xué)。檔案資料缺乏系統(tǒng)性和邏輯性，導(dǎo)致檔案分散凌亂，難以快速定位所需信息。其次，企業(yè)的檔案檢索系統(tǒng)功能不完善。檢索算法不夠智能化，無法支持復(fù)雜條件下的高效檢索。一些舊的檔案管理系統(tǒng)甚至缺乏電子化檢索功能，依賴手工查找，耗時費力。再次，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)更新不及時，新增和變更的檔案信息未能及時錄入系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息不完整，影響檢索的準確性和效率。最后，不同部門間的信息孤島現(xiàn)象嚴重。檔案信息無法實現(xiàn)有效共享和統(tǒng)一管理，跨部門信息檢索難度大大增加。檔案管理人員在信息錄入和維護方面缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和管理，操作不規(guī)范也加劇了信息檢索的困難。

2.4 檔案利用率低

首先，許多企業(yè)雖然積累了大量的檔案資料，由于管理不善和信息檢索困難，導(dǎo)致這些檔案資源無法得到有效利用，長期處于閑置狀態(tài)。其次，企業(yè)內(nèi)部對檔案價值認識不足。許多員工缺乏檔案利用的意識，未能充分發(fā)揮檔案在決策支持、業(yè)務(wù)優(yōu)化和創(chuàng)新發(fā)展中的作用。檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門之間的溝通不暢，檔案資源與業(yè)務(wù)需求脫節(jié)，進一步限制了檔案的利用。再次，企業(yè)缺乏便捷的檔案利用渠道，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱手續(xù)煩瑣，電子檔案系統(tǒng)功能不完善，無法提供快速便捷的檔案獲取方式。檔案利用過程中缺乏針對性服務(wù)和支持，用戶體驗差，檔案利用率自然難以提升。最后，企業(yè)未能建立有效的檔案利用評估和反饋機制，無法根據(jù)用戶需求改進檔案管理和服務(wù)。

3 企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀改進對策

3.1 建立完善的檔案管理體系

建立完善的檔案管理體系是提高企業(yè)檔案信息管理水平的關(guān)鍵對策之一。通過建立完善的檔案管理體系，企業(yè)能夠更好地保護和利用檔案資源，支持業(yè)務(wù)決策和創(chuàng)新發(fā)展。首先，企業(yè)應(yīng)制定系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理制度，明確檔案管理的標準和流程，包括檔案的收集、整理、分類、存儲、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。其次，設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，明確其職責(zé)和權(quán)限，建立健全的崗位責(zé)任制和考核機制，提升檔案管理工作的專業(yè)性和效率。再次，企業(yè)應(yīng)引入先進的檔案管理技術(shù)和工具，建設(shè)集成化、智能化的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化和數(shù)字化管理，提升檔案信息的檢索、共享和利用效率。為了確保檔案管理制度的有效實施，企業(yè)還應(yīng)加強檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案管理意識和操作技能，促進檔案管理工作的全面開展。最后，企業(yè)應(yīng)建立檔案管理的監(jiān)督和評估機制，定期對檔案管理工作檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷優(yōu)化和完善檔案管理體系，確保檔案管理工作的持續(xù)改進和提升。

3.2 加強檔案信息安全管理

加強檔案安全管理是保障企業(yè)檔案信息安全和完整性的核心措施和底線。通過全面加強檔案信息安全管理，企業(yè)能夠有效保護檔案信息的安全性和完整性，保障業(yè)務(wù)的持續(xù)穩(wěn)定運行。首先，企業(yè)應(yīng)建立健全檔案信息安全管理制度。明確安全管理的原則、方法和措施，涵蓋物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全和人員安全等方面，確保檔案管理的全方位安全保障。其次，企業(yè)需要提升物理安全措施。對檔案存儲環(huán)境嚴格管理，采用“八防”措施，確保紙質(zhì)檔案的安全存放；對于電子檔案，企業(yè)應(yīng)部署先進的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如防火墻、加密技術(shù)和入侵檢測系統(tǒng)等，防止數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問。再次，企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機制，定期對重要檔案數(shù)據(jù)備份，確保在遭遇突發(fā)事件時能夠迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，減少損失。為了防范內(nèi)部安全風(fēng)險，企業(yè)還應(yīng)實施嚴格的訪問控制措施，設(shè)定檔案訪問權(quán)限，根據(jù)崗位職責(zé)分級授權(quán)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員接觸重要檔案。從次，加強檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提升其安全意識和技能，確保其能夠有效應(yīng)對各類安全威脅。最后，企業(yè)應(yīng)定期進行安全審計和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患，不斷提升檔案信息安全管理的整體水平。

3.3 提高技術(shù)水平

提高技術(shù)水平是現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理優(yōu)化的關(guān)鍵手段。通過不斷提高技術(shù)水平，企業(yè)能夠顯著增強檔案管理的科學(xué)性和現(xiàn)代化水平，提高檔案信息管理的整體效能，支持企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和創(chuàng)新。首先，企業(yè)應(yīng)引入先進的檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化和電子化管理。通過高效的檔案管理軟件，企業(yè)可以實現(xiàn)檔案的自動分類、智能檢索和便捷共享，極大地提高檔案管理的效率和準確性。其次，企業(yè)應(yīng)積極采用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，分析和挖掘檔案數(shù)據(jù)的價值，提高檔案信息的利用水平。通過人工智能算法進行檔案內(nèi)容的自動標簽和關(guān)聯(lián)分析，可以更準確地滿足用戶的檢索需求。再次，企業(yè)應(yīng)加強檔案管理系統(tǒng)的集成性，確保檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理和跨部門共享。從次，為了保障檔案數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定，企業(yè)還應(yīng)投資高性能的存儲設(shè)備和可靠的備份解決方案，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。最后，針對檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)提供持續(xù)的技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握最新的檔案管理技術(shù)和工具，提高其專業(yè)能力和操作水平。

3.4 加強數(shù)據(jù)安全管理

加強數(shù)據(jù)安全管理是確保企業(yè)檔案信息安全和穩(wěn)定的重要措施。通過全面加強數(shù)據(jù)安全管理，企業(yè)能夠有效保護檔案信息的機密性、完整性和可用性，確保業(yè)務(wù)的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。首先，企業(yè)應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全的策略和流程，包括數(shù)據(jù)的存儲、傳輸、訪問和銷毀等環(huán)節(jié)，確保每個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的安全保障措施。其次，企業(yè)需要采用先進的加密技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行保護，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被非法竊取或篡改。同時，實施嚴格地訪問控制機制，按照崗位職責(zé)和權(quán)限分級授權(quán)，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問敏感的檔案信息。為了進一步提高數(shù)據(jù)的安全性，企業(yè)應(yīng)部署入侵監(jiān)測系統(tǒng)和防火墻，實時監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，及時發(fā)現(xiàn)并阻止任何異常活動和安全威脅。再次，企業(yè)必須定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠快速恢復(fù)正常，減少業(yè)務(wù)中斷的風(fēng)險。企業(yè)還應(yīng)加強對員工的數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，提高全體員工的安全意識和操作技能，防范人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)被泄露或安全事故。最后，企業(yè)應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)安全審計和風(fēng)險評估，及時識別和整改安全隱患，不斷完善和優(yōu)化數(shù)據(jù)安全管理措施。

結(jié)論

綜上所述，企業(yè)檔案信息管理面臨著體系不完善、安全風(fēng)險增加、信息檢索困難和檔案利用率低等問題。為解決這些問題，企業(yè)需要建立完善的檔案管理體系、加強檔案和數(shù)據(jù)安全管理及提高技術(shù)水平，并增強員工的檔案管理意識和技能。通過這些綜合措施，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效管理和利用，提升檔案的安全性、可用性和檢索效率，從而支持企業(yè)的日常運營和戰(zhàn)略決策，推動企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。未來，隨著信息技術(shù)的不斷進步，企業(yè)應(yīng)持續(xù)關(guān)注檔案管理的新技術(shù)和新方法，不斷優(yōu)化和完善檔案管理體系，確保在激烈的市場競爭中保持優(yōu)勢。

參考文獻

[1]張曉慧.淺析企業(yè)依法利用好檔案存在的問題及其對策[J].蘭臺世界，2013（S1）：64-65.

[2]劉靜.淺談企業(yè)檔案管理工作應(yīng)注意的幾個問題[J].黑龍江史志，2013（13）：126.

[3]張玉婷.企業(yè)檔案信息化管理探討[J].安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013，18（04）：90-92.

[4]胡京津.淺談企業(yè)檔案管理電子信息化所面臨的信息安全問題[J].檔案天地，2015（10）：47-48.

[5]朱海楠.信息環(huán)境下企業(yè)檔案管理面臨的問題和挑戰(zhàn)[J].企業(yè)改革與管理，2017（20）：17.

[6]賴淑華.企業(yè)檔案管理存在的問題及其改善策略[J].中國管理信息化，2018，21（08）：165-166.

[7]米靜.企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)存在的問題及策略研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（07）：63-64.

[8]張曉紅.軍工企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（19）：51-52.

[9]彭洋.企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020（23）：70-72.

[10]林真.信息化背景下國有企業(yè)檔案協(xié)同治理中的問題和對策——以HZ市HF集團為例[J].檔案管理理論與實踐—浙江省基層檔案工作者論文集，2021（00）：49-52.

作者簡介：王鏡貞（1985—），大學(xué)學(xué)歷，長春東北師范大學(xué)出版社有限責(zé)任公司館員。研究方向：檔案管理理論與應(yīng)用、檔案信息化。