摘 要：隨著高校人力資源管理不斷精細化與高效化，人事檔案的開發(fā)與利用顯得尤為重要，高校人事檔案的開發(fā)利用是高校人力資源管理不可或缺的一部分。文章從人力資源管理的角度出發(fā)，剖析高校人事檔案的特點，探討其在高校人力資源管理中的獨特價值，并深入探討高校人事檔案的開發(fā)與利用現(xiàn)狀，詳細分析存在的問題。在此基礎(chǔ)上，提出具體、可行的策略與建議，旨在為高校人事檔案的高效利用提供有力支持，推動高校人力資源管理的現(xiàn)代化進程，提高高校人事檔案的開發(fā)利用水平，為高校人力資源管理的優(yōu)化與發(fā)展提供有力支持。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；高校人事檔案；開發(fā)利用

高校人事檔案，作為記錄教職工個人信息、職業(yè)成長和學(xué)術(shù)成就的重要載體，不僅是高校人力資源管理的重要依據(jù)，還是教職工個人發(fā)展的見證。隨著高校人事制度改革的持續(xù)深入，人事檔案的開發(fā)與利用逐漸受到廣泛關(guān)注。然而目前，高校人事檔案的開發(fā)利用仍存在一定的不足，需要加以改進和完善。

一、高校人事檔案的主要特點

1.真實性

高校人事檔案工作的真實性是其最基本的屬性。這種真實性要求檔案中記錄的每一個信息點都必須是準確無誤的，不能有任何虛假或誤導(dǎo)。為了保障這一屬性，檔案管理部門需要建立嚴格的核實機制，確保每一份資料都是在合規(guī)、合法和公正的環(huán)境下收集的。此外，定期的檔案審查和更新也有助于保持檔案的真實性。

2.完整性

高校人事檔案的完整性是其核心要求之一。這意味著檔案必須全面反映一個人的教育、職業(yè)和社會活動等各個方面的歷史記錄。這種完整性不僅涉及個體的基本信息，還涵蓋了其工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)術(shù)成果和獎懲記錄等方面。任何一個環(huán)節(jié)的缺失都可能導(dǎo)致整個檔案的不完整，影響對其整體表現(xiàn)的評價。

3.靈活性

高校人事檔案工作的靈活性體現(xiàn)在其能夠適應(yīng)不斷變化的人事環(huán)境和需求。隨著學(xué)校的發(fā)展、教師的流動以及科研合作的深入，人事檔案需要不斷更新和完善。檔案管理部門需要保持高度的敏銳性，及時調(diào)整檔案管理策略，確保檔案內(nèi)容的時效性和準確性。

4.機密性

高校人事檔案涉及個人的隱私和學(xué)校的內(nèi)部信息，具有極高的機密性。檔案管理部門必須制定嚴格的安全措施，確保檔案的安全存儲和傳輸。同時，對于檔案的查閱和使用也需要建立嚴格的審批和監(jiān)管機制，防止檔案信息被泄露。

5.規(guī)范性

高校人事檔案工作的規(guī)范性是其高效運行的重要保障，要求檔案管理部門遵循統(tǒng)一的政策和標準，分類、整理、存儲和利用檔案。通過制定詳細的檔案管理流程和操作規(guī)范，可以確保檔案工作的有序性和高效性。

二、高校人事檔案開發(fā)利用方式

高校人事檔案的開發(fā)利用不僅關(guān)乎學(xué)校的日常運營和管理，還直接影響教職工的個人利益和學(xué)校的發(fā)展決策。因此，對于人事檔案的開發(fā)利用方式，需要全面、細致地規(guī)劃和實施。

1.查詢服務(wù)

查詢服務(wù)為利用者提供了一個便捷的檔案利用途徑。在檔案館（室）設(shè)立的專門檔案查閱場所，利用者可以通過計算機檢索系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案目錄，快速找到所需的人事檔案信息，不僅提高了檔案利用效率，還減少了紙質(zhì)檔案的磨損和丟失風(fēng)險。

2.借閱服務(wù)

借閱服務(wù)也是人事檔案利用的重要方式之一。借閱服務(wù)可以滿足一些特殊情況下對人事檔案的需求，如教職工離退休辦理、黨員發(fā)展以及黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移等。在借閱過程中，需要建立完善的借閱管理制度，確保檔案的完整性和安全性。

3.數(shù)字化服務(wù)

數(shù)字化服務(wù)已經(jīng)成為高校人事檔案開發(fā)利用的重要趨勢。通過數(shù)字化處理人事檔案，提供電子檔案查詢、下載等服務(wù)，可以大幅提高檔案利用效率，減少紙質(zhì)檔案的磨損和丟失風(fēng)險。同時，數(shù)字化服務(wù)還可以實現(xiàn)遠程查詢和利用，為利用者提供更加便捷的服務(wù)體驗。

4.統(tǒng)計分析服務(wù)

統(tǒng)計分析服務(wù)是高校人事檔案開發(fā)利用的高級形式。通過統(tǒng)計分析人事檔案的數(shù)據(jù)，可以深入了解學(xué)校的人事結(jié)構(gòu)、人才流動等情況，為學(xué)校的人事管理、教學(xué)科研等提供決策支持。這種服務(wù)方式需要專業(yè)的統(tǒng)計分析人員和技術(shù)支持，以確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。

三、高校人事檔案開發(fā)利用存在的問題

1.檔案管理流程不規(guī)范

檔案收集環(huán)節(jié)的不規(guī)范是一個顯著問題。由于缺乏統(tǒng)一且具體的檔案收集制度，檔案工作人員在收集過程中可能會表現(xiàn)出較大的隨意性，容易出現(xiàn)檔案材料漏交、錯交或延遲提交等情況。隨著高校規(guī)模的不斷擴大，教職員工數(shù)量日益增多，檔案管理工作面臨著越來越大的壓力。新的檔案管理人員可能由于專業(yè)素質(zhì)參差不齊，缺乏足夠的實踐經(jīng)驗，導(dǎo)致在檔案分類、編目和歸檔等過程中出現(xiàn)錯誤，使檔案管理質(zhì)量參差不齊。由于缺乏嚴格的保密措施和監(jiān)管制度，一些敏感或重要的檔案可能會被泄露或遺失，給學(xué)校的聲譽和利益帶來損失。同時，部分檔案管理人員可能因工作壓力大、時間緊等原因，在檔案借閱和管理過程中疏忽大意，導(dǎo)致檔案丟失或損壞。

2.信息化程度低

信息化程度不足也是制約高校檔案管理效率的重要因素之一。在信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，但在檔案管理方面，很多學(xué)校仍然沿用傳統(tǒng)的人工操作方式，不僅效率低下，還容易出錯，難以保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。同時，由于缺乏信息化手段的支持，檔案數(shù)據(jù)的查詢、借閱等操作也變得更加煩瑣和耗時，無法滿足高?？焖侔l(fā)展的需求。當(dāng)前，許多高校人事檔案管理仍然主要依賴人工操作，缺乏信息化手段的支持，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)管理效率低下。在信息化時代飛速發(fā)展的背景下，人事檔案信息化僅停留在簡單的數(shù)據(jù)檢索與查詢，無法滿足更高級的功能需求。

3.檔案材料不全

高校人事檔案作為記錄教職工和學(xué)生個人信息、學(xué)歷背景和工作經(jīng)歷等重要信息的資料庫，對于學(xué)校的教學(xué)管理、人才選拔和科研評估等方面起著至關(guān)重要的作用。然而，當(dāng)前高校人事檔案材料不全面的問題卻屢見不鮮，給學(xué)校的各項工作帶來諸多不便和隱患。由于檔案管理制度執(zhí)行不嚴格，盡管大多數(shù)高校制定了檔案管理制度，但在實際執(zhí)行過程中往往存在執(zhí)行不嚴格的情況。同時，一些教職工和學(xué)生對于檔案管理制度的重要性認識不足，沒有嚴格按照制度要求提交檔案材料，導(dǎo)致檔案材料收集不全。部分檔案管理人員在材料收集、整理和歸檔過程中也存在疏漏，沒有嚴格按照制度要求審核和整理，使得檔案材料存在缺失和不完整的情況。

4.服務(wù)意識不強

在一些高校，由于缺乏對檔案工作的全面認識和重視，導(dǎo)致檔案管理人員往往被邊緣化。這種環(huán)境氛圍不僅挫傷了他們的工作積極性，還使其難以形成強烈的服務(wù)意識。這種情況下，即使他們有著出色的檔案管理能力，也難以發(fā)揮最佳的作用。缺乏專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)發(fā)展機會也是導(dǎo)致檔案管理人員服務(wù)意識不強的重要原因。檔案管理工作并不是簡單的文件整理和保存，它需要具備一定的專業(yè)知識和技能。然而，許多高校并沒有為檔案管理人員提供足夠的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致其技能水平和服務(wù)意識難以提升。此外，高校檔案管理工作本身也存在一定的挑戰(zhàn)。由于高校檔案涉及的種類繁多、數(shù)量龐大，且經(jīng)常需要應(yīng)對各種突發(fā)情況，使得檔案管理人員面臨著巨大的工作壓力。在這種情況下，他們很難抽出時間和精力來提升服務(wù)意識。

5.開發(fā)利用程度有限

高校人事檔案通常分散在人事、組織和科研等多個部門，這種分散式的管理方式導(dǎo)致人事檔案資料的不完整性和重復(fù)性。同時，各部門間如果沒有建立有效的檔案傳遞制度，可能會出現(xiàn)推諉和拖延，影響檔案管理的效率。由于管理理念落后，高校人事檔案管理普遍存在“以物為本”的觀念，即重視檔案的保存和整理，忽視對檔案的利用和開發(fā)，導(dǎo)致人事檔案的價值無法充分發(fā)揮，不能為高校的發(fā)展和人才選拔提供必要的服務(wù)。隨著高校的發(fā)展，對人才的要求越來越高，人事檔案管理人員的工作量也在不斷增加。然而，由于資金和人員投入的不足，檔案材料的收集變得困難，存在檔案材料不足的問題。此外，新錄用的人員往往對檔案管理工作不感興趣，也加劇了這一問題。

四、高校人事檔案開發(fā)利用對策與建議

1.加強規(guī)范化管理

高校應(yīng)加強對檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)，提高教職工和學(xué)生對制度重要性的認識。同時，應(yīng)建立有效的監(jiān)督機制，對檔案材料的收集、整理和歸檔過程實施全程監(jiān)控，確保制度得到嚴格執(zhí)行。對于違反制度的行為，應(yīng)給予相應(yīng)的處理和處罰，以維護制度的嚴肅性和權(quán)威性。高校應(yīng)通過舉辦講座、開設(shè)培訓(xùn)課程等方式，增強教職工和學(xué)生的檔案意識。讓他們明白檔案的重要性，了解檔案管理制度的要求和流程，從而在提交檔案材料時更加細心和認真。同時，高校還可以建立激勵機制，對于提交完整、準確檔案材料的教職工和學(xué)生給予一定的獎勵和表彰，以鼓勵更多的人重視檔案材料的提交和整理工作。高校應(yīng)建立有效的部門溝通機制和協(xié)作機制，確保各部門在檔案材料收集過程中能夠相互配合、相互支持，可以通過定期召開部門聯(lián)席會議、建立信息共享平臺等方式加強部門間的溝通與協(xié)作。同時，高校還應(yīng)明確各部門的職責(zé)和權(quán)限范圍，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、推諉扯皮等問題。

2.推進信息化建設(shè)

加強信息化建設(shè)是提高檔案管理效率的關(guān)鍵。高校應(yīng)積極引進先進的檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的電子化存儲、查詢和借閱等功能。通過信息化手段的支持，可以大幅提高檔案數(shù)據(jù)操作效率和質(zhì)量，減少人為錯誤和疏漏的可能性。同時，加強信息安全管理也是必不可少的，高校應(yīng)當(dāng)采取有效的措施保護檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，防止數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問。加強檔案保密工作也是至關(guān)重要的。高校應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案保密制度和管理措施，嚴格控制檔案借閱和管理過程。對于涉及敏感信息的檔案應(yīng)采取更加嚴格的保密措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、加密存儲等。同時，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育也是必要的，增強其保密意識和責(zé)任心，確保檔案的安全性和可靠性。

3.及時補充缺失材料

首先，檔案部門盡可能地查找并補充缺失的材料?？赡苄枰獧n案部門與相關(guān)部門或個人溝通協(xié)商或者利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段查找；其次，如果無法找回缺失的材料，檔案部門應(yīng)該尋找證明人寫證明材料。在選擇證明人時，可以選擇具有權(quán)威性和公信力的人員，以確保證明材料的真實性和有效性；最后，如果以上方法都無法解決問題，可以考慮使用法律手段。在此過程中，應(yīng)充分了解相關(guān)法律法規(guī)和程序，尋求專業(yè)律師的幫助和支持。人事檔案材料不全是一個復(fù)雜而嚴峻的問題，需要從多個方面入手，通過加強檔案管理人員的培訓(xùn)和管理、建立完善的檔案管理制度和檔案備份機制等措施，能夠預(yù)防和解決這個問題。同時，對于已經(jīng)存在的問題，應(yīng)采取積極的補救措施，確保個人和組織的合法權(quán)益不受損害。只有這樣，才能充分發(fā)揮人事檔案在職業(yè)發(fā)展和組織管理中的重要作用。

4.提高管理人員的服務(wù)水平

首先，建立有效的評估與監(jiān)督機制。高校應(yīng)制定明確的評估標準和監(jiān)督機制，定期評估和監(jiān)督檔案管理人員的工作表現(xiàn)。通過評估和監(jiān)督，可以發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，及時采取措施改進和優(yōu)化，確保人事檔案服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)提升；其次，加強跨部門合作與協(xié)同。高校應(yīng)建立跨部門的合作與協(xié)同機制，促進各部門之間的溝通和協(xié)作。通過加強與其他部門的合作與協(xié)同，可以共同推動人事檔案服務(wù)意識的提升，形成齊抓共管的良好局面；最后，推動服務(wù)創(chuàng)新與升級。高校應(yīng)鼓勵檔案管理人員積極探索創(chuàng)新的服務(wù)模式和方法，推動人事檔案服務(wù)的升級和轉(zhuǎn)型。通過創(chuàng)新服務(wù)模式和方法，可以更好地滿足用戶的需求和期望，提升人事檔案服務(wù)的滿意度和影響力。

5.鼓勵創(chuàng)新開發(fā)

鼓勵和支持檔案管理人員進行人事檔案開發(fā)利用的創(chuàng)新實踐。（1）通過建立集中式的檔案管理系統(tǒng)，整合分散在各個部門的人事檔案，實現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一管理和利用，可以避免資料的重復(fù)性和不完整性，提高檔案管理的效率。（2）轉(zhuǎn)變管理理念，從“以物為本”向“以人為本”轉(zhuǎn)變，重視檔案的利用和開發(fā)。通過深層次地開發(fā)檔案，提升檔案的使用價值，為高校的發(fā)展和人才選拔提供必要的服務(wù)。（3）加大對高校人事檔案管理的投入，包括資金和人員。通過增加人員配備和提供培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作積極性。同時，增加資金投入，改善檔案管理設(shè)施，提高檔案管理的工作效率。

解決高校人事檔案開發(fā)利用程度有限的問題需要多方面的努力，包括改進管理模式、轉(zhuǎn)變管理理念以及增加投入等。只有這樣，才能充分發(fā)揮人事檔案的價值，為高校的發(fā)展和人才選拔提供有力的支持。

五、結(jié)論

高校人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，其開發(fā)與利用對于提高高校人力資源管理水平具有重要意義。通過提高檔案利用率、加強信息更新與維護和多元化開發(fā)利用方式等措施，可以充分發(fā)揮人事檔案在高校人力資源管理中的作用，為高校的師資隊伍建設(shè)和發(fā)展提供有力支持。高校應(yīng)繼續(xù)加強人事檔案工作的研究與實踐，不斷完善和優(yōu)化檔案管理機制，以適應(yīng)新時代高校人力資源管理的需求。

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作者單位：梧州學(xué)院檔案館

基金項目：國家社科基金課題《檔案信息數(shù)據(jù)化生態(tài)安全治理體系研究》（課題號21FTQ00521BTQ092）的的研究成果；廣西教育科學(xué)“十四五”規(guī)劃2024年度專項課題《廣西地方本科院校數(shù)字化學(xué)生檔案體系的建設(shè)與應(yīng)用研究》，（課題號：2024ZJY358）的 研究成果。

作者簡介：羅元首（1980—），男，漢族，廣西賀州人，碩士研究生，助理研究員，從事高校檔案管理工作。