[摘 要]高校學(xué)生檔案管理是日常教學(xué)活動(dòng)和學(xué)生管理中的重要組成部分，本文在分析高校學(xué)生檔案管理工作內(nèi)容與現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探索現(xiàn)階段學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題與原因，并有針對(duì)性地提出相關(guān)建議，以期提升學(xué)生檔案管理工作效率，培養(yǎng)檔案管理工作意識(shí)，更新檔案管理手段，力求減少檔案管理問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]高校管理；檔案管理；學(xué)生檔案

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)業(yè)、生活、綜合素質(zhì)等各項(xiàng)表現(xiàn)的重要記錄，是人事檔案的重要組成部分，對(duì)學(xué)生未來(lái)的升學(xué)、就業(yè)、落戶、工齡計(jì)算、退休等方面發(fā)揮著重要作用[1]。學(xué)生檔案管理包括新生檔案接收、整理、核對(duì)，在校期間檔案材料填寫、收集、移交，以及畢業(yè)生檔案檢查、封裝與派遣。高校因?qū)W生檔案數(shù)量多、材料內(nèi)容繁多、管理人員調(diào)動(dòng)頻繁等原因，給學(xué)生檔案管理帶來(lái)不小的挑戰(zhàn)，因此，需要逐步完善高校檔案管理工作。

一、高校學(xué)生檔案管理內(nèi)容

（一）檔案接收

學(xué)生入學(xué)前檔案接收方式存在如下兩種：一是由原校密封加蓋公章后交由學(xué)生本人自行帶往高校；二是由原校通過(guò)郵政EMS專業(yè)通道以公對(duì)公方式轉(zhuǎn)寄到高校，包括高中學(xué)生檔案或?qū)？茖W(xué)生檔案。高校一般在秋季學(xué)期新生開(kāi)學(xué)兩個(gè)月內(nèi)，完成入學(xué)前檔案接收與核對(duì)，確保實(shí)際接收檔案與實(shí)際報(bào)到新生一一對(duì)應(yīng)，對(duì)于未報(bào)到學(xué)生檔案通常采取退回原校的處理方式。

（二）檔案建立

高校根據(jù)新生錄取報(bào)到信息核對(duì)學(xué)生入學(xué)前檔案，對(duì)于缺失材料通知學(xué)生及時(shí)聯(lián)系原校查詢和補(bǔ)辦，并著手建立新生入學(xué)后檔案，包括學(xué)生登記表、學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、黨團(tuán)員檔案、獎(jiǎng)勵(lì)處分、學(xué)籍異動(dòng)等其他相關(guān)材料。由學(xué)院將檔案各項(xiàng)材料登記在冊(cè)，檔案袋標(biāo)注學(xué)院、專業(yè)、姓名、班級(jí)、學(xué)號(hào)等具體信息，以班級(jí)為單位列出檔案材料清單，以學(xué)院為單位向?qū)W校檔案室進(jìn)行移交，以學(xué)年為單位于學(xué)年期末組織學(xué)生填寫個(gè)人信息、獎(jiǎng)懲情況和在校期間表現(xiàn)，以便完成學(xué)生就讀大學(xué)期間檔案內(nèi)容

更新。

（三）檔案查閱

對(duì)于部分考取事業(yè)單位或征兵入伍的學(xué)生，高校應(yīng)根據(jù)相關(guān)工作函件要求，配合相關(guān)事業(yè)單位或征兵辦公室共同完成政審工作。通常情況下，用人單位在選擇人才時(shí)往往會(huì)先采集畢業(yè)生信息，查看其檔案材料，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)的相對(duì)準(zhǔn)確的評(píng)估，最后確定面洽人選。在該過(guò)程中，學(xué)生檔案材料發(fā)揮著重要作用，是吸引用人單位的主要材料，完善、良好的檔案管理使學(xué)生具有更多選擇用人單位的機(jī)會(huì)[2]。

（四）檔案轉(zhuǎn)寄

對(duì)于應(yīng)屆畢業(yè)生，高校于每年的3-5月組織學(xué)院審核學(xué)生檔案材料并收集學(xué)生檔案派遣信息。對(duì)于缺失材料要求學(xué)生按規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充與完善，所有檔案材料核實(shí)無(wú)誤后裝入學(xué)生檔案袋，進(jìn)行密封并加蓋公章，裝入防水防摔的泡沫袋后，貼上郵寄單號(hào)，再次密封并加蓋公章，轉(zhuǎn)寄前核對(duì)郵寄單、檔案袋以及檔案袋內(nèi)材料，確保相關(guān)信息一致，于每年6-7月通過(guò)郵政EMS專業(yè)通道進(jìn)行公對(duì)公轉(zhuǎn)寄至各地人才市場(chǎng)等相關(guān)單位。對(duì)于已經(jīng)完成轉(zhuǎn)寄的檔案，檔案室應(yīng)及時(shí)將郵寄單號(hào)、派遣單位、郵寄時(shí)間等具體信息告知學(xué)生本人，確保學(xué)生可以及時(shí)了解檔案派遣進(jìn)度，實(shí)時(shí)關(guān)注檔案物流信息，精準(zhǔn)掌握檔案接收單位信息。由于收件地址或單位信息有誤等原因造成的檔案拒收和退回，應(yīng)及時(shí)告知學(xué)生，待確認(rèn)正確收件信息，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行二次轉(zhuǎn)寄。

二、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）遺留檔案數(shù)量較多

對(duì)于應(yīng)屆畢業(yè)的學(xué)生檔案，在學(xué)生辦理完畢業(yè)手續(xù)后，高校采取批量轉(zhuǎn)寄的方式寄往就業(yè)單位或相應(yīng)生源地檔案管理部門。但是，對(duì)于延期畢業(yè)學(xué)生的檔案，由于輔導(dǎo)員輪轉(zhuǎn)接收新學(xué)生，以及學(xué)生本人未能及時(shí)更新檔案派遣信息，致使該部分檔案留存在校。這些異動(dòng)狀態(tài)僅是依靠畢業(yè)歸檔時(shí)，各學(xué)院輔導(dǎo)員根據(jù)當(dāng)時(shí)情況而記錄下來(lái)的，之后這些狀態(tài)有無(wú)改變，是否已經(jīng)辦理了相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門無(wú)從而知[3]。加之學(xué)生自身對(duì)檔案重視程度不夠，意識(shí)不到檔案的重要性，往往等到升學(xué)或就業(yè)后，新單位需要用到學(xué)生檔案建立人事檔案時(shí)，學(xué)生才主動(dòng)聯(lián)系原輔導(dǎo)員、原校檔案管理部門查詢和處理自己的學(xué)生檔案。導(dǎo)致往屆遺留檔案較多的原因，一是間隔時(shí)間久遠(yuǎn)，二是管理人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)，三是學(xué)生聯(lián)系方式變更，部分遺留檔案留校時(shí)間甚至長(zhǎng)達(dá)十年以上，一旦出現(xiàn)檔案材料丟失或材料不全的情況，追溯時(shí)間遙遠(yuǎn)，補(bǔ)辦檔案更是難上加難。

（二）對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

高校檔案管理工作主體分為教師和學(xué)生。一方面，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，觀念較為落后，難以推動(dòng)檔案工作融入高校管理工作的整體規(guī)劃發(fā)展之中，抱著“出現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題”的心態(tài)，長(zhǎng)久以往，檔案工作規(guī)章制度和工作條例愈發(fā)滯后，通常沿用以往慣例的工作方法，檔案管理人員也缺乏專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，缺少專業(yè)人員牽頭和專業(yè)技術(shù)支持。另一方面，學(xué)生在就讀大學(xué)期間，對(duì)自身檔案與檔案重要性了解甚少，只有出現(xiàn)考公、考研、留學(xué)、落戶等關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)時(shí)，才注意到檔案，因各種原因檔案存于個(gè)人處或因好奇等原因私自拆封檔案的學(xué)生不在少數(shù)，導(dǎo)致畢業(yè)多年仍回過(guò)頭來(lái)聯(lián)系學(xué)校處理調(diào)檔、補(bǔ)檔等事宜，若檔案材料齊全，手續(xù)辦理相對(duì)快捷；若檔案材料缺失，補(bǔ)辦材料對(duì)學(xué)生本人和檔案管理人員都不是一件易事，不僅耗時(shí)耗力，還存在影響學(xué)生就業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)性。

（三）檔案管理規(guī)范性有限

由于沒(méi)有專門的學(xué)生檔案管理方面的法律法規(guī)，大部分高校是基于教育部和國(guó)家檔案局于2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號(hào)令）作為工作指南，所以目前各省市、各高校對(duì)學(xué)生檔案內(nèi)容沒(méi)有一個(gè)明確且統(tǒng)一的界定范圍。在實(shí)際工作開(kāi)展中還涉及以下難以統(tǒng)一的方面，一是涉及部門較多，聯(lián)動(dòng)性較弱。由于學(xué)生因轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、入伍等情況產(chǎn)生學(xué)籍異動(dòng)情況，材料涉及學(xué)院、教務(wù)處（部）、學(xué)工處（部）等多個(gè)部門，各部門無(wú)法在統(tǒng)一時(shí)間內(nèi)處理，工作銜接上容易出現(xiàn)脫節(jié)的情況；二是歸檔工作不及時(shí)，存在滯后性。對(duì)于每學(xué)期新增檔案材料無(wú)法做到應(yīng)歸盡歸，存在試圖批量歸檔材料的情況，保存材料過(guò)程中易產(chǎn)生疏漏，辦公室搬遷、輔導(dǎo)員更換、學(xué)生休學(xué)等原因都可能造成材料缺失，對(duì)大量學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中歸檔，也容易造成檔案材料的錯(cuò)裝、漏裝以及丟失現(xiàn)象；三是學(xué)生檔案與黨、團(tuán)員檔案管理脫節(jié)。一般學(xué)生檔案由校檔案室管理，團(tuán)員檔案由校團(tuán)委管理，黨員檔案由學(xué)院黨組織管理，三類檔案往往在畢業(yè)當(dāng)年才會(huì)合并歸檔，期間管理流程與管理方式也并不一致，極易造成學(xué)生個(gè)人檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)寄至當(dāng)?shù)貦n案管理部門，黨、團(tuán)員檔案卻還遺留在學(xué)院。

（四）檔案信息化程度薄弱

高校管理工作中信息化的運(yùn)用越來(lái)越廣泛，新舊管理理念不斷融合，管理方法與手段也在與時(shí)俱進(jìn)。但是，當(dāng)前仍有部分高校未能充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段開(kāi)展檔案管理工作，信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。一是工作認(rèn)知不足，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在高校管理中發(fā)揮的重要作用。學(xué)信網(wǎng)、學(xué)位網(wǎng)、社會(huì)各用人單位對(duì)學(xué)生檔案資料的審核越來(lái)越嚴(yán)格、細(xì)致，學(xué)歷核查、學(xué)位核查工作量與日俱增，做好高校學(xué)生檔案管理工作，是保證各項(xiàng)核查工作的基礎(chǔ)[4]。高校和教師沒(méi)有充分意識(shí)到此問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)生對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案管理工作出現(xiàn)不配合、不理解和無(wú)所謂的心態(tài)；二是管理方法落后，對(duì)于新興技術(shù)手段接觸少、學(xué)習(xí)少、運(yùn)用少。部分高校仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案存放與流轉(zhuǎn)，不僅存在發(fā)霉、蟲害、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，而且相關(guān)管理部門間信息出現(xiàn)斷層，無(wú)法達(dá)到統(tǒng)一與共享的要求，不便于學(xué)生、用人單位與高校其他管理部門查詢和了解檔案信息；三是資金投入不足，硬件和軟件配備不到位。部分高校沒(méi)有配備專業(yè)檔案人員和專門檔案室，采取校內(nèi)人員兼職管理，檔案隨意存放在辦公室，來(lái)往人員復(fù)雜，出現(xiàn)情況則相互推諉，權(quán)責(zé)劃分不明，不利于檔案管理信息化建設(shè)。

三、高校學(xué)生檔案管理改進(jìn)建議

（一）主動(dòng)減少遺留檔案

在檔案管理工作中，只有教師與學(xué)生協(xié)同合作、雙線并行，才能從源頭上減少遺留檔案的數(shù)量。一方面，建立各部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制。對(duì)于當(dāng)年未正常畢業(yè)的學(xué)生，學(xué)院輔導(dǎo)員、教務(wù)處（部）、學(xué)工處（部）、檔案室之間應(yīng)形成信息共享，明確掌握未畢業(yè)學(xué)生具體名單，了解未畢業(yè)原因和預(yù)計(jì)畢業(yè)時(shí)間，并在當(dāng)年內(nèi)同步更新就讀狀態(tài)。同時(shí)，對(duì)學(xué)院做出具體工作要求，明確學(xué)生畢業(yè)后應(yīng)及時(shí)告知檔案室辦理學(xué)生檔案轉(zhuǎn)寄事宜，避免檔案室對(duì)學(xué)生是否畢業(yè)不知情，無(wú)法及時(shí)開(kāi)展相應(yīng)工作。還應(yīng)要求檔案管理部門做到“回頭看”，每一年對(duì)上一年遺留檔案進(jìn)行核實(shí)與整理，做到應(yīng)轉(zhuǎn)盡轉(zhuǎn)。另一方面，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)。在學(xué)生就讀期間，應(yīng)通過(guò)主題班會(huì)、晚點(diǎn)名、走訪宿舍等方式，大力宣傳檔案工作重要性，強(qiáng)調(diào)畢業(yè)生檔案材料歸檔的正確性及后續(xù)影響，將提升檔案意識(shí)納入日常學(xué)生管理工作中，培養(yǎng)學(xué)生了解檔案和重視檔案的積極心態(tài)，對(duì)于檔案管理部門而言，學(xué)生檔案數(shù)以萬(wàn)計(jì)，但是對(duì)于學(xué)生本人而言，個(gè)人檔案僅此一份，只有學(xué)生主動(dòng)關(guān)注，才能最大程度降低在畢業(yè)后對(duì)個(gè)人檔案不聞不問(wèn)、不管不顧的可能性。

（二）提升檔案重視程度

高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理的效率和質(zhì)量會(huì)直接影響大學(xué)生畢業(yè)與就業(yè)的效率和質(zhì)量，檔案資料的真實(shí)性和完整性會(huì)影響到用人企業(yè)對(duì)大學(xué)生綜合素質(zhì)與能力的判斷[5]。不僅應(yīng)將學(xué)生檔案管理納入高校管理與經(jīng)費(fèi)預(yù)算工作中，加大對(duì)檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力投入，還應(yīng)根據(jù)檔案館標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行設(shè)施配置，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、除濕機(jī)、滅火器等規(guī)范化設(shè)備，為推進(jìn)檔案信息化管理提供有效保障。同時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮新招聘人員與現(xiàn)有人員的能動(dòng)作用，不僅應(yīng)及時(shí)招聘專業(yè)檔案管理人員，還應(yīng)多鼓勵(lì)現(xiàn)有檔案管理人員積極參加檔案專業(yè)技能培訓(xùn)與交流，加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)與新興網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，以提升自身專業(yè)素質(zhì)與技能發(fā)展為目標(biāo)，學(xué)習(xí)檔案管理新手段與新方法，以期提高檔案管理隊(duì)伍整體專業(yè)水平，確保檔案管理工作有章可循。

（三）制定檔案管理辦法

由于目前專門針對(duì)學(xué)生檔案方面的法律法規(guī)幾乎空白，高校應(yīng)該在教育部和國(guó)家檔案局的總體指導(dǎo)下，從學(xué)校發(fā)展需要與自身部門職能出發(fā)，結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況制定學(xué)生檔案管理辦法，為工作開(kāi)展過(guò)程中遇到的各種實(shí)際情況提供解決依據(jù)和指導(dǎo)方向。首先，高校應(yīng)該明確學(xué)生檔案歸檔材料目錄、范圍與清單，在把握總體的基礎(chǔ)上適當(dāng)擴(kuò)大檔案材料歸檔范圍，豐富學(xué)生檔案材料。其次，明確學(xué)生檔案管理的歸屬權(quán)，確定各相關(guān)部門的職責(zé)與工作，厘清學(xué)院、檔案館、學(xué)工部等不同部門存在的零散學(xué)生檔案應(yīng)該如何交接與存儲(chǔ)。最后，應(yīng)整理實(shí)際工作中遇到的情況和問(wèn)題，進(jìn)行復(fù)盤與思考。比如，出現(xiàn)不同檔案重名或由于改名出現(xiàn)一人檔案中存在多份不同材料的現(xiàn)象，應(yīng)該明確告知需要補(bǔ)充戶口本復(fù)印件或公安部門改名材料等證明材料。應(yīng)整理出歷年工作難點(diǎn)與痛點(diǎn)，不斷與時(shí)俱進(jìn)，提高工作效率和覆蓋范圍。

（四）推進(jìn)檔案管理信息化

在高校檔案管理工作中應(yīng)該加強(qiáng)信息化技術(shù)的使用，建立檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)，提高整體工作運(yùn)作效率。一方面，高校應(yīng)在校園網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上綜合考慮自身設(shè)備、技術(shù)與軟件的優(yōu)勢(shì)，建立并完善檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化信息的安全管理，做好防火墻建設(shè)，避免出現(xiàn)信息泄露與系統(tǒng)崩潰的現(xiàn)象。檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)部門間信息數(shù)據(jù)共享，將零散數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案從接收、整理、入庫(kù)、檢索、查閱、轉(zhuǎn)出等完整的閉環(huán)管理，以便于及時(shí)高效地查閱和管理檔案。同時(shí)，應(yīng)該了解學(xué)生需求，考慮到學(xué)生對(duì)于檔案的實(shí)際應(yīng)用與需求，設(shè)置查閱檔案目錄、轉(zhuǎn)出或補(bǔ)辦個(gè)人檔案等功能，比如，畢業(yè)生通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查閱個(gè)人檔案所在地、在校生通過(guò)管理系統(tǒng)查閱個(gè)人檔案中有何種材料等功能，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)做到面向不同使用人開(kāi)設(shè)不同權(quán)限與功能，方便管理人員與被管理人員的核查。另一方面，高校應(yīng)將檔案管理功能與日常學(xué)生工作相結(jié)合，采取專題材料專門歸檔的形式，將學(xué)生個(gè)人檔案信息進(jìn)行分類歸檔、存儲(chǔ)、維護(hù)。比如，針對(duì)學(xué)生在校期間的競(jìng)賽獲獎(jiǎng)、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、學(xué)籍變動(dòng)、入黨入團(tuán)、更換姓名等不同類別的信息，各部門分門別類進(jìn)行不同程度的數(shù)字化存儲(chǔ)與歸檔，能大大減輕畢業(yè)生檔案整理與核對(duì)的工作量及錯(cuò)誤率，也便于在相關(guān)單位查閱檔案時(shí)提高信息了解的效率與程度，克服紙質(zhì)檔案整理、收集、存儲(chǔ)過(guò)程中發(fā)生的錯(cuò)誤遺漏、發(fā)霉蟲害等問(wèn)題。

結(jié)束語(yǔ)

高校檔案管理工作是高校教育工作中的重要一環(huán)，實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中面臨不少“老辦法”與“新手段”的挑戰(zhàn)與融合。作為新時(shí)代的儲(chǔ)備人才，大學(xué)生的學(xué)生檔案全面記錄了其在校期間德智體美勞各方面的數(shù)據(jù)信息，對(duì)其日后就業(yè)與升學(xué)起到承上啟下的關(guān)鍵作用。高校管理部門應(yīng)該通力合作，提升檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，最大程度拓展檔案服務(wù)功能，發(fā)揮學(xué)生檔案價(jià)值，提高檔案服務(wù)水平。

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作者簡(jiǎn)介：顏毓楓（1996— ），女，漢族，湖南衡陽(yáng)人，桂林電子科技大學(xué)，助教，本科。

研究方向：高校學(xué)生教育管理、檔案管理。