摘 要：近幾年，隨著醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)及服務(wù)范疇的擴(kuò)大，對(duì)于人才提出了較高需求，人事檔案管理工作也因此呈現(xiàn)出一定的復(fù)雜性。如果醫(yī)院不能及時(shí)對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理模式開(kāi)展改革創(chuàng)新，勢(shì)必會(huì)制約人事檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，給醫(yī)院人力資源管理工作及人才發(fā)展戰(zhàn)略制定與落實(shí)帶來(lái)不利影響。基于此，文章闡述了新時(shí)期醫(yī)院做好人事檔案管理工作的必要性，分析了當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)關(guān)于人事檔案管理的策略，以供相關(guān)醫(yī)院及檔案管理部門(mén)參考借鑒。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代醫(yī)院；人事檔案；管理策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院人事檔案主要包含員工基本信息、工作情況、獎(jiǎng)懲情況、履歷信息等。醫(yī)院可以借助人事檔案掌握內(nèi)部員工情況，從而推進(jìn)人才培養(yǎng)、引進(jìn)、職務(wù)調(diào)動(dòng)等工作。由此可見(jiàn)，人事檔案在醫(yī)院人力資源管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。新時(shí)期，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以確保員工在適宜的崗位上“發(fā)光發(fā)熱”，確保醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作順利開(kāi)展。但是，就現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理情況展開(kāi)分析，其中存在服務(wù)意識(shí)不足、管理制度不健全、管理方法滯后、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)不足等問(wèn)題，嚴(yán)重制約著醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量，需要醫(yī)院給予高度重視，并采取針對(duì)性措施加以解決，確保人事檔案可以發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

一、醫(yī)院做好人事檔案管理工作的必要性

1.有利于醫(yī)院人力資源管理

新時(shí)期，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以依據(jù)員工的實(shí)際工作能力、專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)等為其調(diào)配到最為適合的工作崗位上，促使其發(fā)揮好自身的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)與價(jià)值。此外，做好人事檔案管理工作還可以便于醫(yī)院及時(shí)更新退休員工信息，便于人力資源管理部門(mén)掌握當(dāng)前醫(yī)院的崗位空缺情況，從而開(kāi)展人員招聘工作，有利于提高醫(yī)院人力資源管理水平及質(zhì)量。

2.有利于發(fā)揮人才利用價(jià)值

新時(shí)期，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以為醫(yī)院管理層制定人才培養(yǎng)與發(fā)展規(guī)劃提供有利的數(shù)據(jù)參考。檔案管理人員利用信息化系統(tǒng)及時(shí)錄入和更新醫(yī)院人員信息，便于管理者全面了解醫(yī)院?jiǎn)T工的綜合實(shí)力，從而制定相應(yīng)的工作策略，促使工作人員發(fā)揮自身價(jià)值。

3.有利于提高醫(yī)院整體服務(wù)水平

新時(shí)期，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以為人才引進(jìn)工作提供參考。醫(yī)院的職能部門(mén)劃分較為復(fù)雜，不同部門(mén)對(duì)于人才的要求各不相同。組織開(kāi)展好人事檔案管理工作，可以便于各部門(mén)參照以往業(yè)務(wù)工作中的人才需求針對(duì)性地引進(jìn)人才，從而提高醫(yī)院整體服務(wù)水平與工作質(zhì)量。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理服務(wù)意識(shí)不足

正確意識(shí)是實(shí)踐行動(dòng)的科學(xué)指南，新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的順利推進(jìn)需要檔案管理人員具備良好的服務(wù)意識(shí)，方可確保管理制度、管理方案落實(shí)到位。但是，就當(dāng)前各大醫(yī)院的人事檔案管理情況來(lái)看，人事檔案管理服務(wù)意識(shí)不足是較為顯著的問(wèn)題之一。具體表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理人員將工作重點(diǎn)放在人事檔案資料收集與內(nèi)容維護(hù)等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上，尚未認(rèn)識(shí)到人事檔案背后蘊(yùn)含的深層次價(jià)值，也沒(méi)有及時(shí)推進(jìn)人事檔案分析工作。在這一情況下，人事檔案的研究工作形式化問(wèn)題嚴(yán)重，無(wú)法為醫(yī)院人力資源配置、崗位調(diào)任、獎(jiǎng)金劃分等提供數(shù)據(jù)支持，在一定程度上降低了醫(yī)院綜合管理水平。此外，部分人事檔案管理人員還存在輕視資源開(kāi)發(fā)的意識(shí)，在人事檔案管理過(guò)程中僅是對(duì)人事檔案做好基本保存工作，制約了人事檔案參考與利用價(jià)值的發(fā)揮。

2.人事檔案管理制度創(chuàng)新不足

醫(yī)院人事檔案包含了所有員工的各類(lèi)信息，一旦被泄露，后果不可估量。但是，就現(xiàn)階段各大醫(yī)院人事檔案管理情況分析，部分醫(yī)院存在人事檔案管理制度不健全、內(nèi)容滯后等問(wèn)題，無(wú)法為具體的人事檔案管理工作提供規(guī)范化指導(dǎo)。例如，現(xiàn)行的人事檔案管理制度更多側(cè)重于人事檔案資料的收集實(shí)效性、全面性管理，并未注重人事檔案管理行為規(guī)范、檔案開(kāi)發(fā)利用規(guī)范性管理等，從而導(dǎo)致醫(yī)院所取得的人事檔案管理工作成效一直不理想。除此之外，隨著社會(huì)快速發(fā)展，醫(yī)院對(duì)內(nèi)積極推進(jìn)了改革創(chuàng)新工作，但很少有醫(yī)院專(zhuān)門(mén)針對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，而是將其納入綜合管理制度中開(kāi)展內(nèi)容調(diào)整，從而降低了人事檔案管理制度的針對(duì)性及實(shí)效性，出現(xiàn)“驢唇不對(duì)馬嘴”的情況，導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂不堪。

3.人事檔案管理方法滯后

要想真正發(fā)揮人事檔案的參考與利用價(jià)值，醫(yī)院需要對(duì)人事檔案管理模式及管理手段開(kāi)展改革創(chuàng)新。但是，現(xiàn)階段部分醫(yī)院在組織推進(jìn)人事檔案管理工作中，仍然存在管理方法滯后的問(wèn)題。例如，醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)不足，檔案管理人員仍然以人工方式收集和整理人事檔案資料，不僅降低了醫(yī)院人事檔案管理效率，還會(huì)受到檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力、操作行為規(guī)范性等影響，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量存在較大的不確定性。此外，部分醫(yī)院將人事檔案管理工作與財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案管理工作合并開(kāi)展，對(duì)于各類(lèi)人事檔案僅表現(xiàn)為簡(jiǎn)單的信息收集與儲(chǔ)存管理，尚未利用信息技術(shù)對(duì)人事檔案開(kāi)展分析工作，從而制約了人事檔案開(kāi)發(fā)與利用，不利于醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。

4.人事檔案管理資金投入不足

新時(shí)期，醫(yī)院人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新與順利開(kāi)展需要充盈的資金作為基礎(chǔ)保障。例如，先進(jìn)的管理技術(shù)、數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)、各類(lèi)硬件設(shè)備設(shè)施的引用以及后續(xù)維護(hù)都需要充足的資金保障。但是，現(xiàn)階段部分醫(yī)院由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)管理思維及行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的影響，將大部分資金投入醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)及醫(yī)療技術(shù)研發(fā)上，并未給人事檔案管理工作預(yù)留充足的建設(shè)資金。因此，人事檔案管理工作中的信息化設(shè)備設(shè)施一直秉持著能用則用原則，對(duì)人事檔案管理人員開(kāi)展的信息化技能培訓(xùn)工作也停留在計(jì)劃階段，嚴(yán)重阻礙了給醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。究其原因，主要是由于醫(yī)院尚未意識(shí)到信息化軟件及硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)與人事檔案管理成效之間的關(guān)系。對(duì)此，醫(yī)院需要結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力做好人事檔案建設(shè)資金使用規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)資金效用最大化，順利推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作。

三、新時(shí)期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略

1.增強(qiáng)人事檔案管理服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平

新時(shí)期，醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開(kāi)展需要在良好的服務(wù)意識(shí)引導(dǎo)下得以真正實(shí)現(xiàn)。故此，醫(yī)院上至管理層下至基層員工都應(yīng)該加深對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視度，逐步營(yíng)造全員配合、全員參與的醫(yī)院人事檔案管理工作氛圍。

第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及各科室負(fù)責(zé)人需要在日常管理工作中加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理模式的創(chuàng)新研究，從管理角度及醫(yī)院整體發(fā)展角度出發(fā)，牢固樹(shù)立正確的人事檔案管理意識(shí)。與此同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該積極借鑒企事業(yè)單位的人事檔案管理模式、成功工作經(jīng)驗(yàn)等，并將其與醫(yī)院的人事檔案管理需求有機(jī)結(jié)合，不斷提高人事檔案管理水平。第二，作為一名專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理工作者，在實(shí)務(wù)工作中應(yīng)該做到緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，同步增強(qiáng)自身的管理能力與服務(wù)意識(shí)，更加靈活地開(kāi)展人事檔案分析與利用工作，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，為醫(yī)院人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)支持。

2.健全管理制度，優(yōu)化管理流程

科學(xué)完善的管理制度可以為醫(yī)院人事檔案管理工作提供制度保障，可以規(guī)范檔案管理人員的工作行為，對(duì)于提高醫(yī)院人事檔案管理工作規(guī)范性及實(shí)效性具有重要意義?；诖?，醫(yī)院應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理情況及創(chuàng)新發(fā)展需求，建立健全人事檔案管理制度。同時(shí)，及時(shí)調(diào)整與優(yōu)化現(xiàn)行的人事檔案管理制度中存在的不足，真正為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開(kāi)展提供良好的制度環(huán)境。

首先，設(shè)置的醫(yī)院人事檔案管理制度應(yīng)該與醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況及發(fā)展需求相契合，確保其可以有效規(guī)范檔案管理人員的工作行為。例如，醫(yī)院可以建立健全責(zé)任追究制度，為各科室劃分人事檔案管理內(nèi)容，明確職責(zé)。一旦出現(xiàn)人事檔案信息作假、管理行為不規(guī)范等問(wèn)題，及時(shí)追求相關(guān)責(zé)任人，確保醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量；醫(yī)院還可以建立人事檔案檢索使用制度、信息安全及保密制度等，最大限度地保障醫(yī)院人事檔案完整與安全，促使其可以發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

3.開(kāi)發(fā)管理系統(tǒng)，提高檔案利用效率

第一，新時(shí)期醫(yī)院需要對(duì)人事檔案管理工作建立相應(yīng)的數(shù)字化信息庫(kù)，并將紙質(zhì)版人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。按照應(yīng)用價(jià)值、類(lèi)型等做好檔案數(shù)據(jù)分類(lèi)管理，從而提高人事檔案資料檢索效率與開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。當(dāng)醫(yī)院內(nèi)部員工出現(xiàn)工作崗位變動(dòng)情況，檔案管理人員需要及時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)上更新人事信息，確保醫(yī)院管理層始終掌握第一手員工信息，為醫(yī)院人力資源管理工作提供數(shù)據(jù)參考；第二，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享。新時(shí)期，醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，確保人事檔案可以在各科室有效共享，促使各科室參照為員工制定的針對(duì)性的培養(yǎng)方案，幫助員工實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值；第三，做好人事檔案安全保密工作。要求檔案管理人員不可隨意將個(gè)人移動(dòng)設(shè)備與辦公計(jì)算機(jī)相連，檔案管理系統(tǒng)后臺(tái)登錄密碼不可隨意透露等。同時(shí)，還應(yīng)定期更新殺毒軟件，助力醫(yī)院人事檔案管理工作順利開(kāi)展。

4.完善軟件與硬件設(shè)備設(shè)施

新時(shí)期背景下，醫(yī)院人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新不僅表現(xiàn)為管理理念、管理制度、管理方式的創(chuàng)新，還需要及時(shí)更新人事檔案管理工作中所使用的軟件及硬件設(shè)備設(shè)施。醫(yī)院需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度加大對(duì)人事檔案管理軟件及硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的資金投入，從而確保人事檔案管理工作順利開(kāi)展。例如，醫(yī)院可以利用檔案管理專(zhuān)項(xiàng)資金引入最新的檔案管理設(shè)備設(shè)施及技術(shù)，如文件掃描儀器、圖片轉(zhuǎn)換機(jī)器、計(jì)算機(jī)設(shè)備、更新醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)寬帶等，及時(shí)利用先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備設(shè)施將醫(yī)院傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，并更新醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)寬帶，提高檔案管理信息化系統(tǒng)的運(yùn)行速度，降低網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)；第二，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部門(mén)需要為人事檔案軟硬件建設(shè)工作制定預(yù)算指標(biāo)、發(fā)放建設(shè)資金等，并及時(shí)為設(shè)備設(shè)施更新提供資金支持；第三，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案基礎(chǔ)建設(shè)資金的監(jiān)管，確保每一筆資金都花在刀刃上；第四，為了進(jìn)一步提高人事檔案管理水平與質(zhì)量，醫(yī)院還需要做好檔案管理人員的激勵(lì)工作。可以給工作表現(xiàn)優(yōu)異、具有突出貢獻(xiàn)的檔案管理人員發(fā)放獎(jiǎng)金，促使其全身心地投入人事檔案管理工作中，不斷提高醫(yī)院人事檔案管理水平及工作質(zhì)量。

5.優(yōu)化人事檔案收集流程

（1）歸檔資料應(yīng)完整。醫(yī)院人事檔案管理人員在收集分散于各科室的人事檔案過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)確保歸檔的資料頭尾完整、內(nèi)容連貫、不缺頁(yè)、無(wú)損壞。歸檔材料真實(shí)、文字清晰、對(duì)象明確，具備明確的承辦單位、個(gè)人署名等。同時(shí)，歸檔材料應(yīng)當(dāng)有明確的生產(chǎn)日期，手續(xù)完整。所有屬于醫(yī)院人事檔案的材料都應(yīng)該嚴(yán)格按照醫(yī)院所制定的人事檔案收集歸檔要求開(kāi)展入庫(kù)管理。

（2）歸檔材料應(yīng)真實(shí)。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)及工作人員需要為所收集的人事檔案資料真實(shí)性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際情況相符。在人事檔案收集與整理過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)所收集的資料與檔案記載不同，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)與材料形成部門(mén)加以核實(shí)確認(rèn)，確保醫(yī)院檔案人事資料的真實(shí)性與精準(zhǔn)度。

（3）歸檔材料應(yīng)規(guī)范。同一卷宗的歸檔材料應(yīng)當(dāng)是同一立卷對(duì)象，在歸檔過(guò)程中不得混裝、錯(cuò)裝到其他人的人事檔案中。歸檔材料需要統(tǒng)一使用國(guó)家要求的標(biāo)準(zhǔn)A4公文紙，文字印刷需要鉛印或膠印、油印，使用藍(lán)黑色、黑色墨水書(shū)寫(xiě)。通常情況下，歸檔資料要求是原件，但是各類(lèi)證書(shū)、證件材料可以按照原件比例打印復(fù)印件歸檔。在重要材料復(fù)印件上應(yīng)當(dāng)蓋印，并出具單位或者相關(guān)人員的校對(duì)公章以及檢驗(yàn)人的簽名，從而確保人事檔案具有法律效應(yīng)。

（4）歸集材料應(yīng)及時(shí)收集。在各種人事材料形成之日，一個(gè)月內(nèi)應(yīng)當(dāng)按照醫(yī)院要求，移送人事檔案管理部門(mén)開(kāi)展歸檔管理工作。針對(duì)符合歸檔要求的材料，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)從接收之日起一個(gè)月內(nèi)放入本人人事檔案中，一年內(nèi)務(wù)必整理完成相關(guān)資料。基于此，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作中主動(dòng)向檔案形成部門(mén)、存檔對(duì)象開(kāi)展人事資料歸集。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人事檔案是醫(yī)院綜合性檔案的重要組成部分，對(duì)于提高醫(yī)療服務(wù)水平及工作質(zhì)量，招納人才、選拔人才、任用人才具有很大幫助。新時(shí)期，伴隨著我國(guó)公共醫(yī)療衛(wèi)生體制的深化改革以及多種類(lèi)型醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)范疇的拓展，醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性逐漸顯露出來(lái)，并要求醫(yī)院加快推進(jìn)人事檔案管理改革工作。因此，醫(yī)院管理者及檔案管理部門(mén)需要提高自身對(duì)于人事檔案的關(guān)注度，并將人事檔案管理工作放置于醫(yī)院發(fā)展的戰(zhàn)略層面，將其與醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合。醫(yī)院需要從意識(shí)、制度、信息化建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施層面改革創(chuàng)新人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理水平及質(zhì)量，助力醫(yī)院良性發(fā)展。

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作者單位：莘縣人民醫(yī)院作者簡(jiǎn)介：張曉楠（1989—），女，漢族，山東聊城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。