摘 要：目前，多數(shù)大中型醫(yī)院均已完成了檔案管理信息化建設(shè)，但在檔案信息使用頻次呈現(xiàn)指數(shù)級增長的過程中，檔案管理效率卻逐漸下降，檔案信息量的增加非但沒能提質(zhì)增效，反而造成了檔案信息冗余等一系列問題。因此，全面升級檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)迫在眉睫。文章結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)驗，深入分析了數(shù)字化系統(tǒng)的功能需求，從查詢功能、檔案調(diào)取、瀏覽界面、元數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)建模等層面提出了“多路徑”自動檢索、“多層級”管理權(quán)限、“多終端”同步查閱、“多云端”目錄接口、“多集群”檔案服務(wù)等方面的升級方向。同時，總結(jié)了存檔業(yè)務(wù)同期編錄“1+n”擴展名提高檢索效率，管理權(quán)限下沉各級科室“斷舍離”降低重復(fù)錄入率，從全PC端轉(zhuǎn)入“移動端+云端”提高檔案流通率，優(yōu)化歸檔流程“信息同步+個性化定制”，降低無效信息頻率等方面的應(yīng)用模式建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；數(shù)字化；檔案管理；系統(tǒng)升級

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

醫(yī)院的檔案管理中數(shù)字化系統(tǒng)是全面提高檔案管理效率、節(jié)約管理成本的重要技術(shù)方向，同時可以避免傳統(tǒng)檔案管理無法實現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢和調(diào)閱的缺陷，對提高醫(yī)院綜合管理水平具有深遠(yuǎn)影響。然而，伴隨醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)量逐漸增加，很多早期引進的管理系統(tǒng)已經(jīng)超載嚴(yán)重，即便是更換老舊的硬件設(shè)備設(shè)施，也難以提高醫(yī)院檔案管理的實際效率。從醫(yī)院檔案數(shù)字化系統(tǒng)的功能需求來看，至少需要檔案數(shù)據(jù)量的重復(fù)疊加、檔案可信度的安全可靠、檔案時效性的精準(zhǔn)對接、檔案數(shù)據(jù)庫的全面覆蓋。因此，深入探究醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的全面升級與應(yīng)用勢在必行。

一、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的功能需求

1.檔案數(shù)據(jù)量的重復(fù)疊加

醫(yī)院檔案存儲與管理、智能化處理、信息共享等多方面，均需要建立在滿足數(shù)據(jù)量需求的基礎(chǔ)上，尤其在檔案數(shù)據(jù)量逐步增加之后，系統(tǒng)運行的效率明顯下降，重復(fù)疊加數(shù)據(jù)信息可能導(dǎo)致系統(tǒng)運行負(fù)擔(dān)加劇。所以，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)功能需求首先指向數(shù)據(jù)量的高速增長，同時更加期待具有重復(fù)數(shù)據(jù)疊加的連帶功能。

2.檔案可信度的安全可靠

加強數(shù)據(jù)安全與隱私保護是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的重要需求，安全可靠主要是指檔案信息的真實性、可用性和可信度。如果檔案管理權(quán)限不加以控制，檔案被隨意調(diào)取，病歷信息可能隨時被泄露。同時，還有檔案信息錯報、誤報、瞞報等連帶問題，均有可能造成醫(yī)院檔案信息真?zhèn)坞y辨。因此，檔案可信度的安全可靠，也是醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的重要功能需求。

3.檔案時效性的精準(zhǔn)對接

很多醫(yī)院在檔案管理工作中，長期依賴于檔案系統(tǒng)的自動化功能，但是伴隨使用年限的增長，逐漸發(fā)現(xiàn)很多系統(tǒng)的檔案調(diào)取速度越來越慢，部分檔案信息的使用頻次越來越低，檔案流通率和調(diào)閱率都產(chǎn)生了滯緩現(xiàn)象。雖然部分醫(yī)院淘汰了落后老舊的設(shè)備設(shè)施，但是軟件系統(tǒng)未能第一時間升級，檔案時效性仍然很低，仍然不能精準(zhǔn)對接各科室的檔案需求。所以，從醫(yī)院檔案的使用需求和系統(tǒng)功能的服務(wù)需求來看，檔案時效性的精準(zhǔn)對接是尤為重要且必要的優(yōu)化方向。

4.檔案數(shù)據(jù)庫的全面覆蓋

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展，可能會產(chǎn)生新的檔案類型或管理需求。數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)具備良好的擴展性和兼容性，能夠靈活地適應(yīng)變化，滿足未來發(fā)展的需要。也將對檔案數(shù)據(jù)庫的覆蓋面提出更高要求，包括但不限于病歷檔案、人事檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、科研檔案等。檔案管理系統(tǒng)需要具備靈活的檔案分類和組織功能，能夠根據(jù)醫(yī)院實際需求展開定制化設(shè)置，確保各類檔案得到有效管理和利用。

二、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)全面升級的基本方向

1.查詢功能升級為“多路徑”自動檢索

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)通常只提供簡單的關(guān)鍵詞檢索功能，如果查閱檔案信息時，出現(xiàn)了關(guān)鍵詞記憶模糊或同類型檔案曾用名重復(fù)的問題，檔案檢索效率將大幅降低。因此，升級檔案查詢功能是優(yōu)化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的第一步，需要根據(jù)醫(yī)院檔案的存儲量和使用需求，適當(dāng)擴展模糊定義的關(guān)鍵詞檢索查詢功能。將查詢功能升級為“多路徑”自動檢索，支持多種查詢檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、同類詞檢索、同年限檢索、詞義模糊檢索、檔案分類檢索等。同時，在系統(tǒng)功能模塊中，建立管理員檢索歷史行文數(shù)據(jù)痕跡，利用歷史檢索行為數(shù)據(jù)提高查詢效率。由系統(tǒng)查詢功能模塊推薦相似檔案、曾調(diào)取過的檔案、檔案名稱變更前后的關(guān)鍵詞信息，從而增強自動檢索和推薦檢索路徑的附加功能，提供檔案查詢的總體效率和覆蓋面。

2.檔案調(diào)取升級為“多層級”管理權(quán)限

在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，檔案的調(diào)取權(quán)限通常比較簡單，難以滿足醫(yī)院內(nèi)部不同部門、不同職位的權(quán)限管理需求。因此，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)全面升級的另一個方向是將檔案調(diào)取升級為“多層級”管理權(quán)限。“多層級”管理權(quán)限是指系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的等級、角色、職位等因素，設(shè)置不同的權(quán)限層級，每個層級都有不同的檔案調(diào)取和操作權(quán)限。

例如，第一層級設(shè)置為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層，擁有最高權(quán)限，可以查看和操作所有檔案；第二層級設(shè)置為部門負(fù)責(zé)人，可以查看和操作本部門的檔案；第三層級設(shè)置為普通員工，只能查看和操作自己負(fù)責(zé)的檔案。以門診部為例，門診部的護士可以設(shè)置為第三層級用戶，他們只能查看和操作自己負(fù)責(zé)的門診病歷檔案；而門診部的醫(yī)生則可以設(shè)置為第二層級用戶，他們除了可以查看門診病歷檔案外，還可以修改或附加病歷過程性文件的檔案信息；門診部的主任則可以設(shè)置為第一層級用戶，擁有最高的權(quán)限，可以查看和操作所有門診部的檔案。通過這樣的設(shè)置，醫(yī)院可以更好地滿足不同部門、不同職位的權(quán)限管理需求，并保障檔案的安全性和隱私性。

3.瀏覽界面升級為“多終端”同步查閱

伴隨移動設(shè)備的普及，越來越多的醫(yī)務(wù)人員期待能夠隨時隨地訪問檔案信息。在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的全面升級中，將瀏覽界面升級為“多終端”同步查閱，可以提供更為便捷和高效的檔案信息服務(wù)。

移動端應(yīng)用的界面設(shè)計應(yīng)簡潔明了，方便用戶快速找到所需功能，錄入界面應(yīng)提供直觀的字段輸入方式，如選擇框、文本框等。調(diào)取界面應(yīng)能夠快速展示檔案列表，并提供篩選和排序功能。同時，移動端應(yīng)用也需要實現(xiàn)多層級管理權(quán)限，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。這需要在服務(wù)器端實行權(quán)限驗證，并在移動端應(yīng)用中實施相應(yīng)的訪問控制邏輯。此外，為了實現(xiàn)多終端同步查閱，需要建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)同步機制，主要是定期從服務(wù)器同步數(shù)據(jù)到移動設(shè)備，并確保數(shù)據(jù)在多個設(shè)備之間保持一致。

4.元數(shù)據(jù)庫升級為“多云端”目錄接口

以往，多數(shù)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)局限于本地服務(wù)器存檔，數(shù)據(jù)存儲的總量有限。隨著檔案數(shù)量的增長，本地存儲空間顯然不足，且維護成本不斷增加。后期，很多大型醫(yī)院開始使用云端數(shù)據(jù)庫，解決了檔案數(shù)據(jù)量壓力。但是，在云端數(shù)據(jù)庫上，檔案信息同時也存在丟失的風(fēng)險，因而元數(shù)據(jù)庫升級為“多云端”目錄接口，是進一步升級醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的必由之路。

醫(yī)院可以選擇與多個云存儲服務(wù)提供商合作，如阿里云、騰訊云、百度云等。這些云存儲服務(wù)提供商提供了高性能、可擴展的存儲服務(wù)，并具有良好的數(shù)據(jù)安全保障措施。通過“多云端”目錄接口的升級，醫(yī)院可以將檔案數(shù)據(jù)遷移到云端存儲，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分布式存儲和備份，不僅可以解決本地存儲空間不足的問題，還可以提高數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。其中，部分保密級別較高的檔案數(shù)據(jù)，可以斷網(wǎng)存儲于本地數(shù)據(jù)庫。其他保密級別較低的檔案信息，均可上傳到私有云盤。通過云存儲服務(wù)商的多方聯(lián)合，升級檔案數(shù)據(jù)庫的自動化維護和備份服務(wù)，降低醫(yī)院的獨立維護檔案的直接成本和難度。此外，“多云端”目錄接口還可以實現(xiàn)不同云存儲服務(wù)之間的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作。醫(yī)院可以根據(jù)實際需求選擇合適的云存儲服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和高效利用，為醫(yī)院的檔案管理提供更加穩(wěn)定、高效的服務(wù)。

5.業(yè)務(wù)建模升級為“多集群”檔案服務(wù)

升級“多集群”檔案服務(wù)，醫(yī)院可以更好地滿足不同部門和不同業(yè)務(wù)的需求，提高檔案管理系統(tǒng)的適用性和靈活性。每個集群可以根據(jù)實際需求展開定制化設(shè)置，滿足特定業(yè)務(wù)的特殊要求。同時，還可以幫助醫(yī)院更好地整合各個業(yè)務(wù)部門的檔案信息，實現(xiàn)信息的共享和協(xié)同工作。

首先，門診部集群。針對門診部的日常掛號、診斷、處方等業(yè)務(wù)流程，定制相應(yīng)的檔案模板和管理流程。例如，門診病歷模板可以包括患者基本信息、病情描述、診斷結(jié)果、處方等內(nèi)容；其次，住院部集群。針對住院部的患者入院、治療、出院等業(yè)務(wù)流程，定制相應(yīng)的檔案模板和管理流程。例如，住院病歷模板可以包括患者基本信息、病史、治療方案、手術(shù)記錄、護理記錄等內(nèi)容；最后，行政部集群。針對行政部門的檔案管理需求，如人事檔案、會議紀(jì)要、合同管理等，定制相應(yīng)的檔案模板和管理流程。例如，人事檔案模板可以包括員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等內(nèi)容。通過“多集群”檔案服務(wù)的升級，更好地適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的變化和擴展，提高檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，為醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展提供技術(shù)支持。

三、全面升級醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)后的應(yīng)用模式

1.存檔業(yè)務(wù)同期編錄“1+n”擴展名，提高檢索效率

升級查詢功能之后，為了提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性，數(shù)字化系統(tǒng)可以采用“1+n”擴展名的方式編錄。其中，“1”代表檔案的基本信息，如題名、關(guān)鍵詞等；“n”則代表檔案的附加信息，如檔案編號、歸檔日期、保管期限等。通過這種方式，可以確保每個檔案都有一個唯一的標(biāo)識符，方便醫(yī)務(wù)人員快速檢索和定位精準(zhǔn)信息。同時，系統(tǒng)還支持多種檢索方式和篩選條件，滿足醫(yī)院各部門用戶不同角度的查詢需求。

2.管理權(quán)限下沉各級科室，“斷舍離”降低重復(fù)錄入率

隨著新醫(yī)改向縱深發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)量不斷增加，傳統(tǒng)的集中式檔案管理效率難以再次提速，而且還容易出現(xiàn)重復(fù)錄入檔案信息，造成檔案信息冗余的嚴(yán)重問題。升級檔案調(diào)取功能和瀏覽界面之后，為了降低檔案的重復(fù)錄入率，數(shù)字化系統(tǒng)可以將管理權(quán)限下沉到各級科室，實現(xiàn)各科室對檔案的自主管理和維護，從而在“斷舍離”之后形成檔案信息的高效管理?！皵唷敝傅氖菙嚅_各科室之間的信息孤島，避免信息的重復(fù)錄入和冗余；“舍”指的是舍棄多余的權(quán)限和角色，確保每個科室只能訪問和修改其負(fù)責(zé)的檔案信息；“離”指的是離開傳統(tǒng)的集中式管理方式，實現(xiàn)各科室對檔案的自主管理和維護。通過賦予不同科室相應(yīng)的權(quán)限和角色，確保每個科室只能訪問和修改其負(fù)責(zé)的檔案信息。這種方式可以避免信息的重復(fù)錄入和冗余，提高檔案的準(zhǔn)確性和一致性。此外，在應(yīng)用系統(tǒng)的過程中，醫(yī)院各級部門還應(yīng)加強對錄入檔案信息的自檢自查，降低部門內(nèi)部重復(fù)錄入檔案信息的比例，并確保錄入檔案信息的安全性和有效性。

3.從全PC端轉(zhuǎn)入“移動端+云端”，提高檔案流通率

移動端的引入使得檔案的訪問不再局限于傳統(tǒng)的PC辦公環(huán)境，醫(yī)生、護士以及行政人員等可以在任何時間、任何地點訪問檔案，大幅提高了檔案使用的便捷性。云端存儲使得檔案數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r同步，確保各個終端獲取的都是最新數(shù)據(jù)。這對于需要快速獲取病人信息、檢查結(jié)果等醫(yī)療場景尤為重要。為了適應(yīng)這種新型檔案管理模式，還需選擇性能穩(wěn)定、操作簡便的移動設(shè)備，確保在各種環(huán)境下能順利訪問檔案。此外，醫(yī)院還需要提供穩(wěn)定、高速的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性和準(zhǔn)確性。雖然新型移動端檔案管理系統(tǒng)的界面簡單易于操作，但在早期推廣普及階段還需加強各部門的培訓(xùn)，確保各個部門的醫(yī)務(wù)人員能熟練使用，從而實現(xiàn)從全PC端到“移動端+云端”的順利過渡，提高檔案流通率，為醫(yī)療工作提供更好的技術(shù)支持。

4.優(yōu)化歸檔流程，“信息同步+個性化定制”降低無效信息頻率

為了降低無效信息重復(fù)出現(xiàn)的頻率，數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)優(yōu)化歸檔流程，實現(xiàn)信息的同步和規(guī)范化管理。通過制定統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保各類檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時，系統(tǒng)還應(yīng)支持個性化定制功能，滿足不同部門和科室對檔案管理的特殊需求。通過定制化的歸檔流程和模板，可以降低手動錄入的錯誤率，提升檔案的質(zhì)量和可靠性。此外，系統(tǒng)還應(yīng)提供實時的歸檔提醒和預(yù)警功能，確保檔案及時歸檔和管理。

四、結(jié)論

醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)全面升級，主要是針對查詢功能、檔案調(diào)取、瀏覽界面、元數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)建模等方面的功能模塊展開升級優(yōu)化。從而通過“多路徑”自動檢索、“多層級”管理權(quán)限、“多終端”同步查閱、“多云端”目錄接口、“多集群”檔案服務(wù)，進一步提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率。在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)全面升級后，檔案管理的應(yīng)用模式也會發(fā)生一定變化，建議存檔業(yè)務(wù)同期編錄“1+n”擴展名，提高檢索效率，管理權(quán)限下沉各級科室，“斷舍離”降低重復(fù)錄入率，從全PC端轉(zhuǎn)入“移動端+云端”，提高檔案流通率，優(yōu)化歸檔流程“信息同步+個性化定制”，降低無效信息頻率，從而推動醫(yī)院檔案管理的高質(zhì)量開展，為醫(yī)療行業(yè)提供更好的檔案管理技術(shù)支持和服務(wù)。

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作者單位：廣饒縣廣饒街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心作者簡介：王立紅（1978—），女，漢族，山東東營人，本科，館員，研究方向：檔案管理。