摘要：文章旨在研究查新審核對(duì)于提高科技查新報(bào)告質(zhì)量的重要作用。系統(tǒng)分析了委托人和查新員兩方面的人為因素對(duì)查新報(bào)告質(zhì)量的影響，并針對(duì)查新報(bào)告中科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)、檢索策略、對(duì)比文獻(xiàn)、查新結(jié)論和撰寫(xiě)格式等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提出具體的審核要求和注意事項(xiàng)。研究結(jié)果表明，加強(qiáng)查新審核工作，可以有效規(guī)避人為因素的負(fù)面影響，從而全面提升科技查新報(bào)告的質(zhì)量，為科研立項(xiàng)、成果評(píng)價(jià)等提供客觀公正的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：科技查新報(bào)告；查新審核；質(zhì)量控制

中圖分類號(hào)：G25" 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

科技查新報(bào)告是查新機(jī)構(gòu)就其處理查新項(xiàng)目的過(guò)程以及得出的查新結(jié)論向查新委托人或有關(guān)部門所做的正式書(shū)面報(bào)告［1］，為科研立項(xiàng)、項(xiàng)目結(jié)題、產(chǎn)品鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、專利申請(qǐng)?zhí)峁┛陀^、公正的評(píng)價(jià)依據(jù)。鑒于科技查新報(bào)告的重要性，其質(zhì)量日益受到科研管理部門及相關(guān)專家學(xué)者的關(guān)注。在查新實(shí)踐中，科技查新報(bào)告的質(zhì)量會(huì)受到諸多因素的影響。本文分析了人為因素對(duì)科技查新報(bào)告的質(zhì)量影響，提出強(qiáng)化查新報(bào)告的審核重點(diǎn)，以全面提升查新報(bào)告質(zhì)量。

1 影響科技查新報(bào)告質(zhì)量的人為因素

在查新實(shí)踐中，查新報(bào)告的質(zhì)量經(jīng)常會(huì)受到委托人、查新員等人為因素的影響。

1.1 委托人的影響

科技查新是需要委托人配合的一項(xiàng)涉及某專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)服務(wù)。查新員以委托人填寫(xiě)的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)為核心開(kāi)展查新工作，遇到不熟悉的專業(yè)領(lǐng)域，需要與委托人進(jìn)行多次溝通，因此，在委托書(shū)受理前后，委托人對(duì)查新工作的認(rèn)知與理解是影響科技查新報(bào)告質(zhì)量的重要因素［2］。

1.1.1 查新點(diǎn)描述不明確

在科研立項(xiàng)、申報(bào)計(jì)劃時(shí)，有些委托人僅對(duì)科研項(xiàng)目有初步想法，沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目的研究?jī)?nèi)容進(jìn)行全面細(xì)致的文獻(xiàn)調(diào)研，不清楚技術(shù)新穎點(diǎn)在何處，對(duì)查新點(diǎn)的描述過(guò)于寬泛，不具體、不明確，為查新工作帶來(lái)很大困難。

1.1.2 檢索詞填寫(xiě)不規(guī)范

有些委托人不重視委托書(shū)的填寫(xiě)，對(duì)檢索詞的填寫(xiě)敷衍了事；還有些委托人為了突出技術(shù)新穎點(diǎn)，對(duì)技術(shù)內(nèi)容的描述使用了自造詞匯，沒(méi)有使用同行公認(rèn)的技術(shù)術(shù)語(yǔ)，從而影響查新員對(duì)檢索詞的擬定，導(dǎo)致相關(guān)文獻(xiàn)的漏檢。

1.1.3 委托人不配合

有些委托人在協(xié)助查新過(guò)程中，出于技術(shù)保密的心理，往往對(duì)項(xiàng)目的核心技術(shù)避而不談，不肯泄露關(guān)鍵信息，甚至不愿意提供立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、技術(shù)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等重要參考資料，使查新員無(wú)法理解項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)內(nèi)容；還有些委托人把查新當(dāng)成“走過(guò)場(chǎng)”的程序，認(rèn)為只要付費(fèi)就能拿到查新報(bào)告，不愿解答查新員遇到的專業(yè)領(lǐng)域問(wèn)題，或是指派不熟悉項(xiàng)目的外聯(lián)人員協(xié)助查新工作。

1.2 查新員的影響

科技查新是一項(xiàng)將文獻(xiàn)檢索、信息分析相結(jié)合的專業(yè)性極強(qiáng)的科學(xué)評(píng)價(jià)服務(wù)，最能考驗(yàn)查新員的綜合素質(zhì)?？v觀查新工作的全過(guò)程，查新員是主導(dǎo)者，控制著查新報(bào)告的質(zhì)量，因此，查新員的綜合素質(zhì)也是影響查新報(bào)告質(zhì)量的重要因素。查新員的綜合素質(zhì)包括專業(yè)知識(shí)、溝通能力、文獻(xiàn)檢索技能、文獻(xiàn)分析技能、文字寫(xiě)作能力、職業(yè)道德素養(yǎng)等。

1.2.1 專業(yè)知識(shí)的影響

每一位查新員的專業(yè)知識(shí)都是有限的，不可能面面俱到。有些查新員因?qū)I(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，對(duì)查新項(xiàng)目的了解程度僅限于表層，不能透徹理解項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)內(nèi)容、準(zhǔn)確把握項(xiàng)目的關(guān)鍵之處，從而影響后續(xù)檢索詞的選取、檢索策略的制定，最終使查新報(bào)告的質(zhì)量受到影響。

1.2.2 溝通能力的影響

查新員的專業(yè)優(yōu)勢(shì)是擅長(zhǎng)文獻(xiàn)檢索，而委托人的學(xué)術(shù)優(yōu)勢(shì)是查新員所不能及的，因此，在查新實(shí)踐中，兩者之間的知識(shí)交流是必需的。有些查新員不善于交流，不能很好地與委托人就查新事宜進(jìn)行充分有效的溝通，使得自己對(duì)項(xiàng)目實(shí)質(zhì)內(nèi)容的理解不準(zhǔn)確或出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致查新點(diǎn)提煉不當(dāng)、對(duì)比文獻(xiàn)分析不到位、查新結(jié)論不具說(shuō)服力，影響了查新報(bào)告的整體質(zhì)量。

1.2.3 文獻(xiàn)檢索技能的影響

文獻(xiàn)檢索是科技查新的基礎(chǔ)，是每一位查新員必備的專業(yè)技能。查新員應(yīng)具備的文獻(xiàn)檢索技能有熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)的收錄范圍、熟練運(yùn)用檢索工具、有效使用檢索技巧、合理制定檢索策略等。在查新實(shí)踐中，有些查新員往往因檢索技能欠缺、檢索經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致檢出文獻(xiàn)數(shù)量過(guò)多或過(guò)少，或者是檢出文獻(xiàn)內(nèi)容與查新點(diǎn)相關(guān)度不高，影響了查新報(bào)告的檢索質(zhì)量。

1.2.4 文獻(xiàn)分析技能與文字寫(xiě)作能力的影響

撰寫(xiě)查新報(bào)告要求查新員在準(zhǔn)確檢索的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)檢出的相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行深度分析、綜合提煉，寫(xiě)出文字精練、條理清晰、結(jié)論準(zhǔn)確的查新報(bào)告。撰寫(xiě)查新報(bào)告時(shí)，有些查新員因缺乏文獻(xiàn)分析能力，不善于歸納總結(jié)，對(duì)檢出的相關(guān)文獻(xiàn)分析不到位，大段摘抄文獻(xiàn)摘要，沒(méi)有緊扣查新點(diǎn)進(jìn)行深入細(xì)致的對(duì)比分析；有些查新員不善于寫(xiě)作，文字表達(dá)不精煉，出現(xiàn)口語(yǔ)化或模棱兩可的表述，對(duì)新穎性判定的表述不嚴(yán)謹(jǐn)，影響了查新報(bào)告的撰寫(xiě)質(zhì)量。

1.2.5 職業(yè)道德素養(yǎng)的影響

查新員的職業(yè)道德素養(yǎng)也是影響查新報(bào)告質(zhì)量的重要因素。有些查新員責(zé)任心不夠，對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)沒(méi)有進(jìn)行充分研讀和理解，就草率制定檢索策略，導(dǎo)致對(duì)比文獻(xiàn)的錯(cuò)檢、漏檢；有些查新員過(guò)度注重經(jīng)濟(jì)效益，一味遷就委托方的主觀要求，撰寫(xiě)查新報(bào)告時(shí)沒(méi)有站在公正的立場(chǎng)上做出客觀的評(píng)價(jià)結(jié)論，引起評(píng)審專家對(duì)查新報(bào)告的質(zhì)疑［3］。

2 強(qiáng)化查新報(bào)告的審核重點(diǎn)，助力查新報(bào)告的質(zhì)量控制

查新審核是控制查新報(bào)告質(zhì)量的關(guān)鍵，通過(guò)強(qiáng)化查新報(bào)告的審核重點(diǎn)，避免上述人為因素對(duì)查新報(bào)告質(zhì)量的負(fù)面影響，全面提升查新報(bào)告質(zhì)量。

2.1 科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)的審核

科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)是查新檢索的前提，是文獻(xiàn)對(duì)比分析的依據(jù)，是查新報(bào)告質(zhì)量控制的重點(diǎn)，因此，建議審核員在查新委托受理階段，參與查新委托交流的過(guò)程中，協(xié)助查新員向委托人詳細(xì)介紹查新工作的流程，使委托人對(duì)查新有一個(gè)全面客觀的認(rèn)知。通過(guò)與委托人的有效交流，審核委托人提供的技術(shù)資料是否齊全，將查新項(xiàng)目的研究背景、研究目的、技術(shù)路線、技術(shù)方法、主要技術(shù)指標(biāo)弄清楚，指導(dǎo)委托人準(zhǔn)確填寫(xiě)科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)，把好查新報(bào)告質(zhì)量的第一關(guān)。

2.1.1 科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)的審核細(xì)節(jié)

科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)的簡(jiǎn)述是否緊扣項(xiàng)目的研究主題；是否突出技術(shù)的新穎點(diǎn)；是否列出項(xiàng)目所屬的科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域、要解決的技術(shù)問(wèn)題（研究目的）、解決問(wèn)題所采用的技術(shù)方案、達(dá)到的技術(shù)效果和應(yīng)用范圍等相關(guān)技術(shù)內(nèi)容。

對(duì)于不同目的查新委托，科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)的寫(xiě)法也要有所側(cè)重，比如立項(xiàng)查新應(yīng)概述項(xiàng)目的國(guó)內(nèi)外背景、擬研究的主要科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、要研究解決哪些問(wèn)題、達(dá)到的具體目標(biāo)（指標(biāo)）和水平；成果查新應(yīng)簡(jiǎn)略說(shuō)明項(xiàng)目的研究背景，介紹項(xiàng)目的主要科學(xué)技術(shù)特征，已完成項(xiàng)目與現(xiàn)有同類研究、技術(shù)、工藝相比所具有的新穎性所在，體現(xiàn)項(xiàng)目科學(xué)技術(shù)水平的數(shù)據(jù)和量化指標(biāo)；專利查新應(yīng)闡明項(xiàng)目的主要技術(shù)特征或權(quán)項(xiàng)范圍，與現(xiàn)有（專利）技術(shù)的比較，突出項(xiàng)目的創(chuàng)新內(nèi)容；產(chǎn)品查新應(yīng)簡(jiǎn)述其用途、功能，介紹能反映其技術(shù)水平的主要工藝（技術(shù)組合）、成分、性能指標(biāo)等數(shù)據(jù)，與國(guó)內(nèi)外同類產(chǎn)品的參數(shù)對(duì)比，項(xiàng)目已達(dá)到的規(guī)模（小試、中試、工業(yè)化生產(chǎn)）及效益［4］。

2.1.2 查新點(diǎn)的審核細(xì)節(jié)

查新點(diǎn)是否真正體現(xiàn)了項(xiàng)目新穎性的全部技術(shù)創(chuàng)新點(diǎn)，是否涵蓋在委托人提交的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)之中。每一個(gè)查新點(diǎn)都應(yīng)突出一個(gè)明確的技術(shù)主題或關(guān)鍵技術(shù)特征。查新點(diǎn)的數(shù)量應(yīng)少而精，一般不宜超過(guò)3個(gè)，要聚焦項(xiàng)目的核心創(chuàng)新點(diǎn)，而不是一般性的技術(shù)特征。查新點(diǎn)的創(chuàng)新之處，可以是技術(shù)工藝上的，也可以是理論方法上的，還可以是綜合多項(xiàng)技術(shù)成果的，但不包括管理理念、教學(xué)方法等的創(chuàng)新。需要注意的是，對(duì)于組合創(chuàng)新的查新項(xiàng)目，應(yīng)將“同時(shí)具備”或“有機(jī)結(jié)合或組合”多項(xiàng)技術(shù)作為一個(gè)查新點(diǎn)提出。查新點(diǎn)的寫(xiě)法上要精練明確、條理清晰，對(duì)于有多個(gè)新穎性查證要求的項(xiàng)目，要以1、2、3來(lái)標(biāo)記查新點(diǎn)，逐條列出，以便在查新結(jié)論中，分別針對(duì)每一個(gè)查新點(diǎn)做新穎性結(jié)論。

除了審核科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)，審核員還應(yīng)根據(jù)查新目的，審查委托人提供的技術(shù)資料是否完備。對(duì)于立項(xiàng)查新，委托人應(yīng)提供立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、前期研究報(bào)告、項(xiàng)目申報(bào)表、可行性研究報(bào)告等，與項(xiàng)目直接相關(guān)的國(guó)內(nèi)外參考文獻(xiàn)，以便查新機(jī)構(gòu)全面了解項(xiàng)目的技術(shù)背景和研究基礎(chǔ)。對(duì)于成果查新，委托人應(yīng)提供科技成果申報(bào)書(shū)、研究總結(jié)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、主要參考文獻(xiàn)、項(xiàng)目組成員發(fā)表的代表性學(xué)術(shù)論著、申請(qǐng)獲得的專利等用以說(shuō)明項(xiàng)目完成程度的材料。對(duì)于專利查新，委托人應(yīng)提供完整的專利申請(qǐng)文件，包括說(shuō)明書(shū)、權(quán)利要求書(shū)、說(shuō)明技術(shù)方案的附圖等，以便查新機(jī)構(gòu)準(zhǔn)確理解專利的技術(shù)方案和保護(hù)范圍。這些技術(shù)資料是查新機(jī)構(gòu)開(kāi)展查新工作的重要依據(jù)，缺失關(guān)鍵資料將影響查新報(bào)告的質(zhì)量。因此，審核員應(yīng)與委托人充分溝通，確保獲取必要的技術(shù)資料，為查新工作的順利開(kāi)展提供有力保障［5］。

2.2 檢索策略的審核

合適的檢索策略是查新報(bào)告質(zhì)量控制的關(guān)鍵。檢索策略包括檢索工具的選擇、檢索詞的選取、檢索式的構(gòu)建3方面內(nèi)容，審核中要著重考慮以下內(nèi)容。

2.2.1 檢索工具的審核要求

審核檢索工具時(shí)，審核員需要根據(jù)項(xiàng)目的技術(shù)主題、查新范圍和查新目的，在熟悉各類檢索工具的基礎(chǔ)上，綜合考慮學(xué)科覆蓋面、文獻(xiàn)類型、語(yǔ)種、時(shí)間跨度等因素，審核查新報(bào)告中列舉的檢索工具是否全面、準(zhǔn)確。在查新報(bào)告中只能列出實(shí)際檢索過(guò)的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于未涉及或未檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)不得列入其中，以維護(hù)查新報(bào)告的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

2.2.2 檢索詞的審核要求

檢索詞的選取需要參考委托人提供的檢索關(guān)鍵詞，結(jié)合所選數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)引特點(diǎn)，充分利用已有的工具書(shū)、網(wǎng)上詞典等途徑，將檢索概念轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫(kù)可以識(shí)別的具體檢索詞。如果檢出結(jié)果過(guò)多且相關(guān)度不高，可嘗試縮小檢索范圍，如增加檢索詞之間的邏輯限制，使用更精確的專指詞，對(duì)檢索字段進(jìn)行限定等；如果檢出結(jié)果過(guò)少甚至為零，可采取擴(kuò)大檢索策略，如減少檢索詞間的邏輯限制，去除部分字段限制，使用更多的同義詞、上下位詞，采用截詞技術(shù)獲取詞根的各種變體，或者利用數(shù)據(jù)庫(kù)的分類檢索功能，在相關(guān)學(xué)科主題下進(jìn)行二次檢索。

2.3 對(duì)比文獻(xiàn)的審核

對(duì)比文獻(xiàn)是分析評(píng)價(jià)查新項(xiàng)目新穎性的佐證材料，是查新報(bào)告的重要論據(jù)。對(duì)比文獻(xiàn)的審核細(xì)節(jié)如下：列舉的對(duì)比文獻(xiàn)是否與查新點(diǎn)相關(guān)，是否能夠反映查新點(diǎn)的全部?jī)?nèi)容或部分內(nèi)容，是否支持新穎性的判斷；是否遺漏密切相關(guān)文獻(xiàn)；有密切相關(guān)文獻(xiàn)的，要求獲取閱讀原文；沒(méi)有密切相關(guān)文獻(xiàn)的，要審核列舉的相關(guān)文獻(xiàn)是否具有代表性、權(quán)威性，應(yīng)優(yōu)先列舉在權(quán)威刊物上發(fā)表的高質(zhì)量學(xué)術(shù)文獻(xiàn)；是否根據(jù)與查新點(diǎn)的相關(guān)程度分國(guó)內(nèi)、國(guó)外依次列出相關(guān)文獻(xiàn)；對(duì)比的文獻(xiàn)量是否充足；對(duì)比文獻(xiàn)的分析是否緊扣查新點(diǎn)的技術(shù)內(nèi)容來(lái)揭示異同，是否針對(duì)關(guān)鍵的技術(shù)性指標(biāo)進(jìn)行深入細(xì)致的對(duì)比分析，涉及專業(yè)術(shù)語(yǔ)的表述是否準(zhǔn)確。

2.4 查新結(jié)論的審核

查新結(jié)論是整個(gè)查新報(bào)告的最終評(píng)述，也是查新報(bào)告質(zhì)量控制的重點(diǎn)。查新結(jié)論應(yīng)包括查新點(diǎn)的歸納概述、文獻(xiàn)對(duì)比分析的歸納概述、對(duì)查新項(xiàng)目有無(wú)新穎性的判斷結(jié)論3部分內(nèi)容。查新結(jié)論的審核細(xì)節(jié)如下：查新結(jié)論的文字表述是否客觀準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要；是否基于查新點(diǎn)、技術(shù)要點(diǎn)并結(jié)合文獻(xiàn)對(duì)比分析結(jié)果進(jìn)行歸納總結(jié)，是否對(duì)查新項(xiàng)目做出新穎性判斷；查新結(jié)論中不允許出現(xiàn)含義不清、模棱兩可或修飾性、贊譽(yù)性用語(yǔ)，也不允許出現(xiàn)“國(guó)內(nèi)首創(chuàng)”“國(guó)際領(lǐng)先”“填補(bǔ)空白”等評(píng)價(jià)項(xiàng)目水平的語(yǔ)句。

2.5 撰寫(xiě)格式的審核

查新報(bào)告作為查新鑒定性技術(shù)文件，在規(guī)范性方面需要認(rèn)真審校報(bào)告各項(xiàng)內(nèi)容的撰寫(xiě)格式。審核報(bào)告格式是否采用GB/T 32003—2015《科技查新技術(shù)規(guī)范》規(guī)定的統(tǒng)一格式，包括相關(guān)文獻(xiàn)題錄是否依據(jù)GB/T 7714—2015《信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》撰寫(xiě)；數(shù)字、年代是否依據(jù)GB/T 15835—2011《出版物上數(shù)字用法》書(shū)寫(xiě)標(biāo)注；文字、符號(hào)、計(jì)量單位是否依據(jù)GB 3100—1993《國(guó)際單位制及其應(yīng)用》、GB 3101—1993 《有關(guān)量、單位和符號(hào)的一般原則》、GB/T 3102.1—13書(shū)寫(xiě)使用；對(duì)比文獻(xiàn)中的計(jì)量單位是否統(tǒng)一；查新報(bào)告的幅面與版式安排是否符合規(guī)范的規(guī)定。

3 結(jié)語(yǔ)

查新審核是對(duì)查新報(bào)告從多方面、全方位的審查。強(qiáng)化查新報(bào)告的審核要點(diǎn)，對(duì)查新報(bào)告的各項(xiàng)內(nèi)容、撰寫(xiě)格式以及論證邏輯進(jìn)行全面審核［1］，以確保查新報(bào)告的科學(xué)性和規(guī)范性，助力查新報(bào)告的質(zhì)量控制。

參考文獻(xiàn)

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（編輯 何 琳編輯）

Research into the implementing the quality control of sci-tech novelty search report through verification of novelty retrieval

XU" Nanyan

（National Libaray of China， Beijing 100081， China）

Abstract：" The article aims to study the important role of novelty review in improving the quality of scientific and technological novelty reports. The system analyzed the impact of human factors on the quality of novelty search reports from both the client and the novelty search personnel， and proposed specific audit requirements and precautions for key aspects such as scientific and technological points， novelty search points， retrieval strategies， comparative literature， novelty search conclusions， and writing formats in novelty search reports. The research results indicate that strengthening the work of novelty search and review can effectively avoid the negative impact of human factors， thereby comprehensively improving the quality of scientific and technological novelty search reports， and providing objective and fair basis for scientific research project approval， achievement evaluation， etc.

Key words： sci-tech novelty search report; verification of novelty retrieval; quality control