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        基層檔案室紙質(zhì)檔案保護(hù)路徑探析

        2024-10-07 00:00:00馬曉娟
        檔案天地 2024年8期

        紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案,是主要的傳統(tǒng)載體檔案。紙質(zhì)檔案在當(dāng)前檔案室管理的各種檔案中占據(jù)了很大的一部分,由于紙質(zhì)檔案制成的材料不同,加之各基層檔案室的保管條件和管理方式有很大的差異,導(dǎo)致目前基層檔案室的部分檔案受到不同程度的損壞。

        一、基層檔案室的現(xiàn)狀

        我國基層檔案室數(shù)量眾多,幾乎每個基層單位都設(shè)有檔案室,這些檔案室保存的紙質(zhì)檔案居多,保管的條件不一,有的基層檔案室保管條件相對較好,檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息化水平較高,從業(yè)人員綜合素養(yǎng)高,紙質(zhì)檔案保管的較好。還有一些基層檔案室紙質(zhì)檔案的保管條件相對較差,設(shè)備簡陋,單位重視程度不夠,檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高,紙質(zhì)檔案材料不同程度地受損,為將來的檔案移交和使用帶來了隱患。

        二、影響紙質(zhì)檔案保存的因素

        紙質(zhì)檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或者個人在履行其法定職責(zé)中形成的各種重要的有保存價值的信息記錄。影響紙質(zhì)檔案保存的因素很多,總結(jié)起來有兩個方面,一是主觀因素,二是客觀因素。主觀因素解決起來比較容易,通過學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》等法律法規(guī),提高對檔案和檔案工作的思想認(rèn)識,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。下面從客觀方面分析影響紙質(zhì)檔案保存的不利因素。

        (一)紙質(zhì)檔案制成材料影響紙質(zhì)檔案的保存

        紙質(zhì)檔案制成材料是承載并反映檔案信息的物質(zhì)材料,包括檔案信息載體材料和記錄材料,不同的紙質(zhì)檔案制成材料其壽命不同。我國西漢時期發(fā)明了造紙術(shù),由于技術(shù)和造價等原因,直到東漢蔡倫改進(jìn)造紙術(shù),手工紙才得到大量應(yīng)用。東晉時期紙張最終取代簡牘、縑帛等其他檔案材料成為檔案載體的主體。19世紀(jì)末,我國正式進(jìn)入機(jī)械造紙時代,20世紀(jì)80年代,隨著造紙工藝水平的迅速提升,紙張需求量增加,機(jī)械造紙占據(jù)市場主體,但是紙張質(zhì)量急劇下降,延長紙張檔案使用壽命是當(dāng)務(wù)之急。紙質(zhì)檔案保護(hù)就是根據(jù)紙質(zhì)檔案制成材料的性質(zhì),采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段,保護(hù)好紙質(zhì)檔案,盡量延長檔案使用年限,從而更好地發(fā)揮檔案的利用價值。

        (二)檔案紙質(zhì)材料的加工方法影響紙質(zhì)檔案的保存

        檔案紙張的構(gòu)成物質(zhì)大都是植物纖維,目前在提取植物纖維時通常使用的是物理機(jī)械法和酸堿化學(xué)法,這兩種方法各有利弊。物理機(jī)械法通常是通過高速旋轉(zhuǎn)的機(jī)械研磨,使植物纖維離解,其優(yōu)點(diǎn)是成本低、效率高,但是由于在機(jī)械高速運(yùn)轉(zhuǎn)的作用力下,部分纖維被打斷,并且?guī)缀醣A袅巳磕舅?,?dǎo)致紙張的硬度不夠,容易發(fā)黃變脆。酸堿化學(xué)法是在高溫下用酸堿蒸煮,分離出纖維,去除木素,這種方法保留了纖維素,可以造出高檔紙張,但是保留了部分酸堿成分,不利于紙張的長期保存。

        (三)字跡材料的性質(zhì)影響紙質(zhì)檔案的保存

        字跡耐久性一方面是指字跡色素成分的耐久性,另一方面是指字跡色素與紙張的結(jié)合牢固程度。目前色素耐久性最好的是炭黑,其化學(xué)性質(zhì)最穩(wěn)定、最耐久,不僅耐光、耐熱、耐酸堿,還不溶于水等其他溶劑,它會在紙張材料上形成一層薄膜,牢牢固定在紙上,耐摩擦不擴(kuò)散,是目前紙張檔案的首選。色素比較耐久的是顏料,其化學(xué)性質(zhì)相對穩(wěn)定,耐光、耐熱性能較好,但耐酸堿性能較差,有些顏料還有水滲油滲現(xiàn)象。色素耐久性較差的是有機(jī)染料,其化學(xué)性質(zhì)不穩(wěn)定,不耐光,有的還不耐酸或不耐堿,甚至還溶于水等其他溶劑。色素在字跡材料轉(zhuǎn)移固定在紙質(zhì)材料的過程中,會有三種轉(zhuǎn)移固定方式,分別是結(jié)膜、吸收和粘附,其中以結(jié)膜方式轉(zhuǎn)移的最為穩(wěn)定。其次是字跡材料被紙張材料吸收。再次是字跡材料粘附在紙張材料上,這種固定方式最不耐久,最不穩(wěn)定,容易被摩擦掉。

        (四)檔案室環(huán)境影響紙質(zhì)檔案的保存

        研究證實(shí),紙張的耐久性可以保存五百年以上,一般紙張的耐久性在二百年以上。紙張的老化除了受時間因素影響外,還受自然因素、化學(xué)因素等影響。自然因素主要包括溫濕度、光線、有害氣體、有害微生物等,這些因素可以加快紙張內(nèi)部發(fā)生水解反應(yīng)、光解或者氧化反應(yīng),從而造成紙張強(qiáng)度下降或者字跡模糊等。化學(xué)因素主要是指植物纖維素、半纖維素、木素等化學(xué)成分在外界光線、熱、氧、有害微生物、有害氣體、氧化劑等因素的作用下,使紙張內(nèi)部化學(xué)結(jié)構(gòu)發(fā)生化學(xué)變化,從而影響紙質(zhì)檔案材料的耐久性。

        三、基層檔案室紙質(zhì)檔案保護(hù)的基本原則

        基層檔案室的紙質(zhì)檔案的保護(hù)須結(jié)合實(shí)際,從思想上、制度上、價值上等各方面著手,堅(jiān)持以下基本原則。

        (一)堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則

        加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存和管理,必須提高思想認(rèn)識,用科學(xué)的技術(shù)加以指導(dǎo),積極吸收前沿學(xué)科知識,不斷探究和使用新技術(shù),盡可能地延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。

        (二)堅(jiān)持規(guī)范制度、強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并重的原則

        加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì),通過制定各種制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,使檔案保護(hù)工作有章可循。通過完善檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施,構(gòu)建檔案保護(hù)基礎(chǔ)性條件,達(dá)到保護(hù)檔案的目的。

        (三)堅(jiān)持關(guān)注重點(diǎn)、照顧一般的原則

        檔案室保存的檔案種類比較多,紙張壽命各不相同,可以采取抓住重點(diǎn)、照顧一般的原則,在保管期間可以對重要的檔案進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注,對一般的檔案提供基本的保管條件,確保在其保管期限內(nèi)的安全即可。

        (四)堅(jiān)持預(yù)防為主、防治結(jié)合的原則

        在檔案保管中一般采取的是預(yù)防措施,杜絕各種不利因素對檔案的損壞,這是檔案保護(hù)的根本。但是在開展日常檔案檢查時,要及時發(fā)現(xiàn)破損的檔案,通過消毒、殺蟲、修復(fù)、托裱等方式對癥治療,對受損檔案實(shí)施搶救或者保護(hù),從而達(dá)到保護(hù)檔案的目的。

        四、基層檔案室紙質(zhì)檔案的常用保護(hù)措施

        以上從檔案制成材料的性質(zhì)、檔案制成材料的加工過程、字跡材料的性質(zhì)、紙質(zhì)檔案保存的環(huán)境等方面分析了影響紙質(zhì)檔案的各種因素,對應(yīng)著這些因素,可以采取如下措施保護(hù)紙質(zhì)檔案。

        (一)針對不同制成材料的紙質(zhì)檔案,采取不同的保管措施

        對于選取手工中性紙質(zhì)材料作為文件用紙,使用碳黑色素記錄的檔案,保存起來比較方便,因手工紙質(zhì)材料植物纖維素長寬比大,纖維素和半纖維素多,木質(zhì)素少,故手工紙張不僅柔韌性強(qiáng)、強(qiáng)度高。加之中性紙張不含酸堿性,不易和周圍有害氣體或者水分發(fā)生化學(xué)反應(yīng),更利于紙質(zhì)檔案的保存。對于使用機(jī)制紙張和有機(jī)染料記錄信息的紙質(zhì)檔案要重點(diǎn)保管,是因?yàn)闄C(jī)制紙和有機(jī)染料更容易與外界環(huán)境發(fā)生化學(xué)反應(yīng),造成紙張發(fā)黃、強(qiáng)度下降、字跡模糊消失等現(xiàn)象。

        (二)全面了解紙質(zhì)檔案安全現(xiàn)狀

        熟知檔案的數(shù)量、保管條件、損壞程度等,為后續(xù)有針對性地開展檔案保護(hù)打下基礎(chǔ)。同時研究分析造成檔案損壞的原因,找出影響檔案安全的因素,有的放矢地創(chuàng)造條件,降低影響檔案安全的各種風(fēng)險,及時托裱修復(fù)已損壞的檔案。

        (三)加強(qiáng)檔案室紙質(zhì)檔案的日常保管

        影響紙質(zhì)檔案損壞的外因較多,主要包括:溫濕度、光、熱、有害微生物、有害氣體、天災(zāi)、嚙齒動物等。針對這些因素,可以分別采取不同的措施。例如通過通風(fēng)或者空氣調(diào)節(jié)設(shè)備調(diào)控檔案庫房的溫濕度;經(jīng)常打掃室內(nèi)衛(wèi)生,保持檔案室潔凈,防止灰塵對檔案紙張的摩擦,造成檔案字跡的模糊;采用冷凍真空干燥等物理滅菌法或者采用化學(xué)滅菌法強(qiáng)化對霉菌的滅殺,使檔案免受有害微生物的侵害;選用合適的照明光源,優(yōu)先選用白熾燈,防止和減少自然光對檔案的照射;在強(qiáng)化對庫房內(nèi)檔案的保護(hù)的同時,把檔案的保護(hù)延伸至庫房外,即在檔案的流通環(huán)節(jié)和利用環(huán)節(jié)也要加強(qiáng)對檔案的保護(hù)。對已經(jīng)損壞的檔案,要及時采取相應(yīng)的技術(shù)和方法進(jìn)行修復(fù)和保護(hù),從而延長檔案的使用壽命。

        (四)全面提升檔案室從業(yè)人員的檔案管理水平

        一方面,通過到高等院校、科研院所等脫產(chǎn)學(xué)習(xí),提升檔案從業(yè)人員的檔案管理工作能力和業(yè)務(wù)水平。還可以通過舉辦檔案業(yè)務(wù)短期培訓(xùn)班,提高檔案職業(yè)道德素養(yǎng)和檔案服務(wù)意識。強(qiáng)化檔案宣傳教育特別是檔案法律法規(guī)的宣傳教育。讓大家都知道,檔案的保護(hù)不僅僅是檔案室工作人員的職責(zé),也是全民的責(zé)任,只有人人參與,全民行動,才能使檔案的保存時間更長久。

        (五)加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化

        紙張都有使用壽命,保管再好,也會隨著時間的流逝而逐漸發(fā)黃、變脆、老化。開展檔案數(shù)字化是提高檔案利用效率,保護(hù)檔案原件的有效途徑。對于珍貴檔案特別是易受損的檔案資料,優(yōu)先實(shí)施檔案數(shù)字化,用檔案的副本或者復(fù)制件替代原件,從而保護(hù)紙質(zhì)檔案原件,延長紙質(zhì)檔案壽命。

        (六)做好檔案保管突發(fā)事件的應(yīng)急處置

        突發(fā)性事件是不可提前預(yù)知的,往往具有突發(fā)性和破壞性。因此,檔案室要提前制定應(yīng)急預(yù)案,切實(shí)履行職責(zé),保證發(fā)生突發(fā)事件能夠有效應(yīng)對。編制應(yīng)急預(yù)案時要統(tǒng)籌考慮,包括檔案庫房的重要區(qū)域和部位,檔案庫房的常用和備用鑰匙,重要管理人員的聯(lián)系方式,搶救檔案的先后順序和具體位置等。對災(zāi)害造成的受損檔案進(jìn)行及時搶救,采取措施避免發(fā)生次生和衍生災(zāi)害等。

        (七)重視對破損檔案的修復(fù)工作

        在檔案保管和利用過程中,由于紙張隨著時間的流逝而發(fā)生物理性質(zhì)變化,造成了紙質(zhì)檔案的損壞。為了延長檔案壽命,檔案工作人員必須對受損檔案進(jìn)行搶救性修復(fù)。目前,紙質(zhì)檔案的修復(fù)方式主要包括去污技術(shù),例如機(jī)械去污、溶劑去污、氧化去污等;去酸技術(shù)可采用液相去酸和氣相去酸等;加固技術(shù)主要有涂料加固和絲網(wǎng)加固等;修裱技術(shù)可使用揭粘技術(shù)、修補(bǔ)技術(shù)和托裱技術(shù)等。

        檔案室是檔案工作的基層組織,是開展檔案館工作的前提和基礎(chǔ)。檔案室保存的紙質(zhì)檔案,不僅是單位和個人重要的歷史記錄和證據(jù),還是國家檔案財(cái)富的重要來源。加強(qiáng)基層檔案室紙質(zhì)檔案的保護(hù)意義重大,刻不容緩。

        作者單位:承德市不動產(chǎn)登記中心

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