摘 要:行政事業(yè)單位傳統(tǒng)的會計(jì)工作方式已不適用數(shù)智時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展,應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)勢,謀求新的轉(zhuǎn)型升級之路。借勢于新技術(shù)的創(chuàng)新成熟,積極探索推進(jìn)財(cái)務(wù)共享平臺建設(shè),努力融入新時(shí)代會計(jì)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型,助力單位治理體系和治理能力現(xiàn)代化,促進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展。文章首先對財(cái)務(wù)共享作簡要的論述,再介紹建設(shè)財(cái)務(wù)共享的積極性與可行性,最后闡述行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享建設(shè)的措施。
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位 財(cái)務(wù)共享 措施
中圖分類號:F230? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2024)06-081-03
一、引言
從黨的十八屆三中全會首次提出“推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”,到黨的二十大報(bào)告將“基本實(shí)現(xiàn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”作為到2035年我國發(fā)展的總體目標(biāo)之一,治理體系和治理能力現(xiàn)代化在黨和國家戰(zhàn)略布局中的重要性愈加凸顯。另一方面,大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)創(chuàng)新迭代速度加快,經(jīng)濟(jì)社會全面開啟數(shù)字化轉(zhuǎn)型,對會計(jì)信息化實(shí)務(wù)和理論提出新挑戰(zhàn),提供新機(jī)遇。在總目標(biāo)指引下,作為國家和社會公共服務(wù)的重要組成部分,行政事業(yè)單位應(yīng)充分把握新時(shí)代會計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新形勢、新機(jī)遇,通過探索建立財(cái)務(wù)共享平臺,運(yùn)用新技術(shù)推進(jìn)會計(jì)工作數(shù)字化,提升會計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量、價(jià)值與可用性,構(gòu)建符合新時(shí)代要求的國家會計(jì)信息化發(fā)展體系;依托財(cái)務(wù)共享,提升管理能力、服務(wù)能力,加快治理體系和治理能力現(xiàn)代化,促進(jìn)行政事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。
二、財(cái)務(wù)共享概述
財(cái)務(wù)共享是一種新型的管理和運(yùn)行模式,本質(zhì)是一個(gè)財(cái)務(wù)信息平臺。共享平臺上預(yù)設(shè)統(tǒng)一的會計(jì)系統(tǒng)、核算方法、操作流程等,對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和處理,形成財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)中心。20世紀(jì)80年代,財(cái)務(wù)共享興起于西方大型跨國公司,在整合組織資源、提供集約服務(wù)、提高管理效率、增強(qiáng)管控力度等方面發(fā)揮重要作用。自21世紀(jì)初進(jìn)入中國以來,被不少央企和百強(qiáng)企業(yè)接受并運(yùn)用于實(shí)踐。2005年中興通訊建立中國企業(yè)第一家財(cái)務(wù)共享中心,直到2018年至2019年第一家行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心才落地。相較于企業(yè)的先行領(lǐng)頭,行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享建設(shè)資歷較淺,理論和實(shí)踐均與企業(yè)存在差距。
三、行政事業(yè)單位建設(shè)財(cái)務(wù)共享的積極作用
(一)系統(tǒng)共享,數(shù)據(jù)流通
財(cái)務(wù)共享依托大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等技術(shù),將行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)一于同一系統(tǒng)平臺,實(shí)現(xiàn)第一步的軟件共享。財(cái)務(wù)共享平臺將原本獨(dú)立運(yùn)行維護(hù)的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)通,避免使用不同賬號密碼在多個(gè)系統(tǒng)中來回切換,極大提高工作效率,也節(jié)省各系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行產(chǎn)生的維護(hù)成本。
財(cái)務(wù)共享還具備數(shù)據(jù)采集、存儲、清洗、挖掘、分析、治理能力,確保數(shù)據(jù)架構(gòu)規(guī)劃合理、加工條理清晰、處理動態(tài)掌控、傳輸安全可靠等。如數(shù)據(jù)管理模塊能對本年度的資金按不同屬性進(jìn)行分類匯總、比重計(jì)算,并可與上年度同口徑數(shù)據(jù)對比。數(shù)據(jù)結(jié)果輸出嵌入多種樣式直觀立體地顯示財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),用戶可以根據(jù)工作需要選擇實(shí)時(shí)輸出。經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化清洗處理,業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、管理部門都可獲得大量與事項(xiàng)相關(guān)的、匹配部門需求的、顆粒度更細(xì)的可信數(shù)據(jù)(見圖1),為業(yè)務(wù)調(diào)整、財(cái)務(wù)分析、內(nèi)部控制、頂層決策等提供重要參考和佐證,淋漓盡致地發(fā)揮了數(shù)據(jù)的資產(chǎn)價(jià)值。
(二)業(yè)財(cái)融合,雙向共贏
業(yè)財(cái)融合指的是在信息技術(shù)的驅(qū)動下,以業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)生成財(cái)務(wù)信息,達(dá)到業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)雙向奔赴的互融。財(cái)務(wù)共享為業(yè)財(cái)融合的深入和實(shí)現(xiàn)鋪路架橋,業(yè)財(cái)融合為財(cái)務(wù)共享添磚加瓦,兩者相得益彰。共享平臺通過對業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程再造,使輸入、執(zhí)行、共享、輸出、評價(jià)環(huán)節(jié)進(jìn)行時(shí)達(dá)到業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)規(guī)劃融合、業(yè)務(wù)實(shí)施融入財(cái)務(wù)支持、業(yè)務(wù)規(guī)范融入財(cái)務(wù)控制、業(yè)務(wù)互通融入財(cái)務(wù)共享等,最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)價(jià)值與財(cái)務(wù)價(jià)值的全面融合[1]。
傳統(tǒng)會計(jì)工作中,業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員溝通少,不利于形成工作上的聯(lián)動機(jī)制。通過對業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程的整理和糅合,業(yè)務(wù)端前置了財(cái)務(wù)基本資料的錄入工作。平臺設(shè)置統(tǒng)一的會計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn),并將其滲透到各相關(guān)部門,保證財(cái)務(wù)核算流程規(guī)范化,同時(shí)幫助財(cái)務(wù)部門將口徑豐富且標(biāo)準(zhǔn)一致的財(cái)務(wù)信息共享傳遞給業(yè)務(wù)部門。此外,財(cái)務(wù)部門還可實(shí)時(shí)監(jiān)控到業(yè)務(wù)部門的每筆業(yè)務(wù)從產(chǎn)生到支付完成的全流程,對預(yù)算資金進(jìn)行全生命周期管理。如系統(tǒng)會對采購次數(shù)頻繁、資金量大或者是特殊的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)出預(yù)警消息提醒,財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)預(yù)警信息分析研判業(yè)務(wù)部門的事項(xiàng)發(fā)生是否合理;對于需簽訂合同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),共享系統(tǒng)會要求采集錄入簽訂合同的信息,每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)合同權(quán)利義務(wù)的履行與資金收付需同步并行,避免提早或延后完成支付。財(cái)務(wù)共享平臺的數(shù)字化核心手段不僅可以提高業(yè)務(wù)人員對財(cái)管活動的認(rèn)知度與參與度,加深業(yè)財(cái)部門溝通合作,還讓業(yè)務(wù)活動和權(quán)力在陽光下運(yùn)行,提高監(jiān)督效率。
(三)部門聯(lián)動,監(jiān)管加碼
財(cái)務(wù)共享平臺不是局限創(chuàng)設(shè)于某個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)框架內(nèi)的獨(dú)立系統(tǒng),還與上級主管部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)政部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、審計(jì)部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通(見圖2)。系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通賦予了三部門直接查看調(diào)取基層單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的權(quán)限,線上的數(shù)據(jù)共享打破了時(shí)間、地點(diǎn)的限制,主管部門、財(cái)政部門、審計(jì)部門能分類別、有重點(diǎn)地遠(yuǎn)程查閱單位財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息,并對異常情況通過共享平臺對行政事業(yè)單位遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)督預(yù)警,及時(shí)要求下屬單位對不符合政策文件規(guī)定的事項(xiàng)進(jìn)行整改。解決了以往只能通過翻閱紙質(zhì)材料獲取資料,再統(tǒng)計(jì)整理反饋給被檢查單位,影響監(jiān)督效率。主管部門也可利用共享平臺向下屬單位點(diǎn)對點(diǎn)派發(fā)任務(wù)、傳遞信息。主管部門、財(cái)政部門、審計(jì)部門對單位的各事項(xiàng)實(shí)施動態(tài)多方監(jiān)管,保證監(jiān)督管控工作的及時(shí)性、完整性、有效性,利于防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
(四)流程科學(xué),強(qiáng)化內(nèi)控
內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)有效管理倚賴的重要手段。共享平臺依托信息技術(shù)手段,將管理行為嵌入系統(tǒng)平臺功能,以此實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制自動化。通過再造財(cái)務(wù)流程,優(yōu)化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)審批流程、強(qiáng)化流程標(biāo)準(zhǔn)管理,完成自我管理自動化轉(zhuǎn)變。財(cái)務(wù)共享平臺重構(gòu)了從核算到管理的傳統(tǒng)模式撬動財(cái)務(wù)管理變革。應(yīng)用場景涵蓋線上申請審批、預(yù)算控制、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)控制、電子票據(jù)線上核驗(yàn)等。信息化、自動化的管理徹底改變傳統(tǒng)報(bào)銷中人工填寫、人工審批、人工貼票、人工核驗(yàn)的方式,改善碎片化、效率低、管控難的局面。解決了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作中各部門傳遞信息時(shí),受外部因素影響,信息交流受阻,導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作管理具有一定難度的問題。財(cái)務(wù)共享能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞的時(shí)效性與透明性,高效管理各部門數(shù)據(jù)的傳遞與收集。利于規(guī)范單位的財(cái)務(wù)行為,對各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)施全過程控制,降低管理漏洞風(fēng)險(xiǎn),防止腐敗和舞弊的發(fā)生[2]。
四、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享的可行性
(一)政策支持
2021年財(cái)政部印發(fā)《會計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021—2025年)》,強(qiáng)調(diào)要積極推進(jìn)會計(jì)信息化建設(shè),深入開展業(yè)財(cái)融合,推動會計(jì)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同年發(fā)布的《會計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》提到會計(jì)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型,探索建立跨平臺、結(jié)構(gòu)化的會計(jì)數(shù)據(jù)共享機(jī)制。2022年國務(wù)院印發(fā)《“十四五”數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃》提出數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)字化治理。財(cái)政部聯(lián)合國家檔案局于2020年出臺《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》,強(qiáng)調(diào)“電子會計(jì)憑證與紙質(zhì)憑證具有同等法律效力”“電子會計(jì)檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存”。《會計(jì)檔案管理辦法》也明確將電子會計(jì)檔案納入檔案范疇。另外,新政府會計(jì)制度的實(shí)施,重構(gòu)并統(tǒng)一了會計(jì)核算體系??偨Y(jié)可論,國家制定出臺的系列通知政策文件都為行政事業(yè)單位探索建立財(cái)務(wù)共享平臺提供了堅(jiān)實(shí)的制度保障。
(二)技術(shù)支持
中興通訊于2005年建立了中國企業(yè)的第一個(gè)共享服務(wù)中心,拉開了財(cái)務(wù)共享在企業(yè)的應(yīng)用序幕。經(jīng)過探索研究,財(cái)務(wù)共享在企業(yè)領(lǐng)域積累了豐富的理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享起步晚,可通過借鑒學(xué)習(xí)企業(yè)財(cái)務(wù)共享的理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),彌補(bǔ)“先天”發(fā)育的不足。會計(jì)工作中大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、云計(jì)算等新技術(shù)得到初步應(yīng)用,智能財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)共享等理念以及財(cái)務(wù)機(jī)器人等自動化工具逐步推廣,推動了會計(jì)工作創(chuàng)新發(fā)展,也為實(shí)施財(cái)務(wù)共享奠定技術(shù)基礎(chǔ)?,F(xiàn)階段看,以數(shù)智新技術(shù)筑基的集中核算和共享處理已成為各行政事業(yè)單位會計(jì)工作數(shù)字化的主流方向之一,推動會計(jì)工作從傳統(tǒng)核算型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變。2022年起,多地上線運(yùn)行的預(yù)算管理一體化系統(tǒng)就可視為行政事業(yè)單位在探索財(cái)務(wù)共享進(jìn)程中取得的新進(jìn)展。
(三)人事支持
不同于企業(yè),行政事業(yè)單位的人事由人事部門統(tǒng)一集中調(diào)度,易于集中、統(tǒng)一調(diào)配。且建立財(cái)務(wù)共享平臺,利于行政事業(yè)單位打造懂會計(jì)、懂業(yè)務(wù)、懂信息技術(shù)的復(fù)合型會計(jì)信息化人才隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理降本增效[3]。
五、行政事業(yè)單位建設(shè)財(cái)務(wù)共享的措施
(一)強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)
堅(jiān)強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)是高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量開展財(cái)務(wù)共享建設(shè)的前提和保證。通過與有關(guān)部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào),建立健全運(yùn)行高效、職能明確、分工清晰的財(cái)務(wù)共享建設(shè)工作機(jī)制,實(shí)現(xiàn)政策制定和政策實(shí)施的聯(lián)動協(xié)調(diào),形成制度合力,以制度促落實(shí)。有條件的單位可以結(jié)合實(shí)際,制定本單位的財(cái)務(wù)共享發(fā)展規(guī)劃或?qū)嵤┓桨?,加?qiáng)組織實(shí)施和經(jīng)費(fèi)保障。為切實(shí)推動本單位財(cái)務(wù)共享建設(shè)工作,可將各項(xiàng)任務(wù)分解、細(xì)化、分派,明確財(cái)務(wù)共享建設(shè)的責(zé)任歸屬??梢匀蚊鼏挝回?fù)責(zé)人為本單位財(cái)務(wù)共享工作的第一責(zé)任人,總會計(jì)師(或分管財(cái)務(wù)會計(jì)工作負(fù)責(zé)人)和財(cái)務(wù)會計(jì)部門分別負(fù)分管和具體責(zé)任。
(二)加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用
財(cái)務(wù)共享平臺的本質(zhì)是信息系統(tǒng)平臺,離不開基礎(chǔ)信息技術(shù)的應(yīng)用和支撐。一是要對基礎(chǔ)信息技術(shù)對財(cái)務(wù)共享的重要性與必要性有明確清晰認(rèn)知,從行政事業(yè)單位內(nèi)部頂層設(shè)計(jì)到實(shí)踐探索都應(yīng)加大對基礎(chǔ)信息化建設(shè)的關(guān)注度和執(zhí)行度,加大對新一代數(shù)智技術(shù)的充分使用,提升智能化管控水平。立足本單位現(xiàn)狀,研究總結(jié)信息化建設(shè)的待改進(jìn)之處,利用5G網(wǎng)絡(luò)高效率開展合同管理系統(tǒng)及影像管理模塊等系統(tǒng)運(yùn)行,推動智能財(cái)務(wù)應(yīng)用進(jìn)程[4]。同時(shí)對運(yùn)行進(jìn)行服務(wù)需求和可靠性性論證,確保業(yè)財(cái)融合的有效落實(shí)。二是信息技術(shù)的應(yīng)用與網(wǎng)絡(luò)緊密相連,構(gòu)建共享平臺必然會遭遇網(wǎng)絡(luò)安全威脅。行政事業(yè)單位要高度警惕網(wǎng)絡(luò)安全威脅,利用銀行級防火墻技術(shù)或殺毒軟件,組建網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管運(yùn)維團(tuán)隊(duì),建立數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)技術(shù),保證平臺安全運(yùn)行。同時(shí)定期啟用殺毒軟件對終端設(shè)備進(jìn)行查殺,提高共享平臺安全性[5]。
(三)推進(jìn)檔案數(shù)字化
會計(jì)檔案是重要的資金信息憑證,如果丟失檔案,會對單位造成重大損失。隨著電子會計(jì)憑證、電子會計(jì)檔案獲得國家正式承認(rèn)的身份認(rèn)可,電子化會計(jì)資料可能逐漸替代傳統(tǒng)紙質(zhì)資料,成為會計(jì)工作數(shù)字化進(jìn)程中的主流配置。檔案數(shù)字化對會計(jì)資料和會計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)處理,且與財(cái)務(wù)共享平臺系統(tǒng)接口對接,解決了紙質(zhì)檔案管理的痛點(diǎn),實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理。通過共享平臺,共享檔案信息,滿足即時(shí)查閱、部門統(tǒng)計(jì)、審計(jì)監(jiān)管等需求。建設(shè)檔案數(shù)字化處理平臺,需要統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn),展開電子檔案行程以及檔案信息資源標(biāo)識等各項(xiàng)處理,確保能夠高質(zhì)量完成信息傳輸以及交換等各項(xiàng)操作,完美融合財(cái)務(wù)共享平臺建設(shè)[6]??砂凑諉挝坏木唧w應(yīng)用要求,與第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)合作,加強(qiáng)對云處理技術(shù)和相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用研究,提高檔案平臺的運(yùn)行、治理、風(fēng)控能力。
(四)提升人員能力
系統(tǒng)平臺的開發(fā)建設(shè)和上線運(yùn)行都離不開人的操作,需要妥善解決財(cái)務(wù)共享應(yīng)用時(shí)人力資源的問題。結(jié)合財(cái)務(wù)共享平臺構(gòu)建實(shí)施的具體要求,開展對財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)。首先,培訓(xùn)課程的設(shè)置應(yīng)基于行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享對財(cái)務(wù)人員的專業(yè)技術(shù)要求,結(jié)合信息化和數(shù)據(jù)共享模式下財(cái)務(wù)工作可能遇到的實(shí)際問題,調(diào)整優(yōu)化完善培訓(xùn)課程。幫助財(cái)務(wù)人員掌握新的處理方法和使用技巧,以便在共享平臺上線運(yùn)行時(shí)能較快地適應(yīng)智能財(cái)務(wù)工具的轉(zhuǎn)換。其次,在培訓(xùn)考核中明確達(dá)標(biāo)要求和學(xué)習(xí)效果,設(shè)置系列激勵機(jī)制作為參訓(xùn)的輔助手段,確保參訓(xùn)人員能身心一致投入到學(xué)習(xí)中,保證參訓(xùn)人員上課積極性,提高理論和實(shí)操能力,使其能在財(cái)務(wù)共享執(zhí)行中發(fā)揮更大的作用。
六、結(jié)語
綜上所述,通過對行政事業(yè)單位建設(shè)財(cái)務(wù)共享積極性和可行性的探析,財(cái)務(wù)共享在“數(shù)智移云”時(shí)代(下轉(zhuǎn)第84頁)(上接第82頁)具有直接充分的現(xiàn)實(shí)意義,是會計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、會計(jì)職能拓展、會計(jì)信息化工作向高水平邁進(jìn)的“產(chǎn)物”。財(cái)務(wù)共享雖可借鑒企業(yè)領(lǐng)域“歷史悠久”的理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),但基于行政事業(yè)單位的單位性質(zhì)、管理職能、業(yè)務(wù)需求等,加之外部因素的更新變化,行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享建設(shè)應(yīng)一直在路上。
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[作者簡介:施俊英,中級會計(jì)師。]
(責(zé)編:賈偉)