【摘要】數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代需要以創(chuàng)新的方式高效使用數(shù)據(jù)，科研院所的數(shù)字化轉(zhuǎn)型要重視檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)掘和檔案管理模式的變革。建設(shè)全數(shù)字化的檔案資料系統(tǒng)，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)，進(jìn)行知識(shí)管理和價(jià)值挖掘，能夠在助推企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中提供重要支撐。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字經(jīng)濟(jì)|檔案管理|價(jià)值挖掘|信息技術(shù)

隨著5G、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等信息技術(shù)的突破與創(chuàng)新，發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)已然成為時(shí)代的必然趨勢(shì)[1]。2023年《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》明確提出了“促進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合，以數(shù)字化驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)生活和治理方式變革，為以中國(guó)式現(xiàn)代化全面推進(jìn)中華民族偉大復(fù)興注入強(qiáng)大動(dòng)力”[2]。數(shù)字經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)是通過(guò)數(shù)據(jù)應(yīng)用的科技創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)全要素的優(yōu)化配置，要求在數(shù)據(jù)的獲取、處理、存儲(chǔ)、分析、應(yīng)用中創(chuàng)新理念和變革模式。

作為科研主力的科研院所，更應(yīng)當(dāng)主動(dòng)承擔(dān)起數(shù)字化轉(zhuǎn)型中引領(lǐng)者的重任，以創(chuàng)新的理念和銳意進(jìn)取的精神探索適合數(shù)字經(jīng)濟(jì)的檔案管理工作體制。檔案作為單位科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效記錄載體，其中蘊(yùn)含著豐富的數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用才能高效發(fā)掘檔案數(shù)據(jù)中的信息和知識(shí)。以理念創(chuàng)新為指導(dǎo)，持續(xù)利用信息處理技術(shù)改進(jìn)和重塑檔案管理的模式，充分挖掘檔案資料的價(jià)值，是數(shù)字經(jīng)濟(jì)下企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化設(shè)計(jì)、數(shù)字化制造、數(shù)字化管理和數(shù)字化經(jīng)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)資源快速優(yōu)化配置與再生，提高科技創(chuàng)新能力，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求[3]。

一、數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代更需要科學(xué)高效發(fā)掘檔案價(jià)值

（一）檔案中蘊(yùn)含著支持高質(zhì)量發(fā)展的信息和知識(shí)

科研檔案包括了科研項(xiàng)目規(guī)劃、論證、立項(xiàng)、組織實(shí)施、過(guò)程管理、結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收、績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等全部流程中具有較高保存價(jià)值的文件材料、樣本及標(biāo)本等實(shí)物[4]，保存著科研單位核心技術(shù)的關(guān)鍵信息?？蒲性核臋n案尤其是重大科技專項(xiàng)和重大型號(hào)的科研檔案，更是單位集中人力物力財(cái)力等各類資源進(jìn)行核心技術(shù)攻關(guān)的重要記錄。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)構(gòu)建基于知識(shí)管理的檔案管理信息化系統(tǒng)，深入挖掘科研檔案中蘊(yùn)含的科技成果，對(duì)數(shù)據(jù)和成果進(jìn)行整合、分類、存儲(chǔ)，方便有需求的員工及時(shí)獲取，就可以將檔案中蘊(yùn)含的信息和知識(shí)應(yīng)用于單位的科技創(chuàng)新活動(dòng)中，將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)創(chuàng)新發(fā)展的動(dòng)力，助力實(shí)現(xiàn)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加速科研單位管理模式和經(jīng)營(yíng)方式的轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)企業(yè)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的高質(zhì)量發(fā)展。

（二）數(shù)字化是適應(yīng)當(dāng)前技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的要求

檔案管理的目的不局限于檔案的整理、分類、歸檔、保管和借閱工作，更重要的是挖掘在檔案中蘊(yùn)含的知識(shí)和成果，助力企業(yè)的科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理。在科研院所的科研項(xiàng)目和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，隨著CAD、CAE、CAM等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以及企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化工廠建設(shè)，科研檔案管理的載體已經(jīng)不僅僅是紙質(zhì)載體，還包括了數(shù)值模型、仿真原型、音視頻、數(shù)據(jù)、圖像等各種類型的載體，需要通過(guò)統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)進(jìn)行管理，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的檢索、查詢、借閱、歸還等操作，提高檔案資料的使用效率，使檔案資料成為提高科研生產(chǎn)效率的“神兵利器”。

（三）數(shù)字化加速資源共享提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力

科研院所科研檔案中記錄的知識(shí)是企業(yè)科技工作人員歷經(jīng)多年辛勤科研和成功經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，對(duì)于幫助后人探索研究方向、制定技術(shù)方案、開(kāi)拓研究思路，具有重要的價(jià)值。進(jìn)入數(shù)字經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展時(shí)代，信息和知識(shí)已經(jīng)成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心要素，利用知識(shí)管理的理念來(lái)構(gòu)建科研院所的檔案管理信息系統(tǒng)，綜合應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、專家系統(tǒng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，深入挖掘檔案尤其是科研檔案中蘊(yùn)含的知識(shí)，加以整合、分類和存儲(chǔ)等，推動(dòng)檔案管理向高效的數(shù)字化資源共享利用發(fā)展。以技術(shù)手段從企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中提煉出關(guān)鍵的、有助于企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的信息資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效應(yīng)用和知識(shí)資源的靈活運(yùn)用，助力企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，成為行業(yè)領(lǐng)域中的佼佼者[5]。

二、提高科研院所檔案管理數(shù)字化水平的建議

（一）加強(qiáng)檔案管理思路創(chuàng)新

檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的目的是為了充分發(fā)掘檔案資料的價(jià)值，提取高價(jià)值的知識(shí)和信息用于支持單位的科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展規(guī)劃。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，向發(fā)掘數(shù)據(jù)價(jià)值和提供主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，通過(guò)知識(shí)管理的創(chuàng)新理念來(lái)推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新[5]，努力創(chuàng)建全新的檔案管理思想，用主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)去實(shí)施檔案資料管理創(chuàng)新，用大數(shù)據(jù)、人工智能、專家系統(tǒng)等最新的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)，將之與科研工作的創(chuàng)新發(fā)展緊密聯(lián)系[4]，為科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展規(guī)劃提供高價(jià)值的知識(shí)和信息服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

科研院所要圍繞提供優(yōu)質(zhì)知識(shí)與數(shù)據(jù)服務(wù)的目標(biāo)來(lái)實(shí)施檔案數(shù)字化管理工作，完善檔案管理規(guī)章制度。第一，檔案管理部門要與業(yè)務(wù)部門成立工作小組來(lái)指導(dǎo)檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)部門之間協(xié)調(diào)，補(bǔ)充和優(yōu)化檔案管理制度，建立長(zhǎng)效機(jī)制保障推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)投入；第二，明確檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，依照企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)和現(xiàn)狀，分析與整理電子檔案的相關(guān)技術(shù)、存儲(chǔ)格式、管理架構(gòu)，優(yōu)化管理流程和制度[7]；尤其要加強(qiáng)科研檔案的管理，明確科研檔案的收集與歸檔范圍[4]，明確項(xiàng)目各個(gè)階段的歸檔要求，補(bǔ)充和優(yōu)化檔案資料收集歸檔過(guò)程的管理制度，增強(qiáng)檔案歸檔過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)性和統(tǒng)一性；完善檔案數(shù)字化流程，提高檔案資料的應(yīng)用價(jià)值；第三，加強(qiáng)檔案安全保密管理制度建設(shè)，安全保密責(zé)任重大，檔案管理中必須制訂切實(shí)有效的保密管理工作措施，檔案管理部門在安全保密中責(zé)無(wú)旁貸，需要由檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門互相配合，共同負(fù)責(zé)制訂安全保密管理制度，以制度化方式確保數(shù)字檔案安全保密；針對(duì)數(shù)字檔案中信息存儲(chǔ)的方式，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)安全防護(hù)，包括對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的審核、分發(fā)和隱私保護(hù)等，在機(jī)密信息保護(hù)中采取更為完善的檔案信息安全審計(jì)制度，有效防范數(shù)字檔案安全風(fēng)險(xiǎn)[6]。

（三）加強(qiáng)檔案管理模式創(chuàng)新

科研院所加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型大大拓展了檔案載體的類型，也改變了檔案管理的任務(wù)和目標(biāo)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用產(chǎn)生了大量的非紙質(zhì)的數(shù)據(jù)載體，包括結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)?？蒲性核臋n案管理部門要適應(yīng)信息數(shù)據(jù)爆炸時(shí)代檔案信息化管理的要求，加強(qiáng)檔案管理的模式創(chuàng)新。第一，加快檔案資料數(shù)字化進(jìn)程，按照“存量全檢索，增量數(shù)字化”原則，進(jìn)行已存檔案的數(shù)字化；第二，改進(jìn)數(shù)字檔案的工作手段，加強(qiáng)過(guò)程和階段過(guò)程檔案資料的歸檔管理，更新立卷制度，簡(jiǎn)化工作流程，取消非必要流程；第三，在檔案管理中要不斷引入現(xiàn)代信息技術(shù)，在錄入、檢索基礎(chǔ)功能上，開(kāi)發(fā)其他應(yīng)用功能，增強(qiáng)檔案管理工作的便捷性和安全可靠性；第四、優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，提高共享效率，在單位內(nèi)部不同檔案管理部門之間互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門之間的溝通和交流，采取措施保證各類檔案資料尤其是科研檔案及時(shí)歸檔，同時(shí)也要確保歸檔檔案的完整性；第五，利用知識(shí)管理的理念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，利用大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算、專家系統(tǒng)等方式，結(jié)合業(yè)務(wù)部門的需求，以數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)提供高價(jià)值的信息，以知識(shí)信息服務(wù)支持技術(shù)創(chuàng)新，提升檔案資料的價(jià)值。

（四）加強(qiáng)信息技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用

檔案管理部門要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新，應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)挖掘檔案資料的價(jià)值。第一，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集手段的創(chuàng)新，在檔案管理中，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的爆發(fā)增長(zhǎng)，要積極引入針對(duì)海量數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，尤其是數(shù)據(jù)清洗、存儲(chǔ)、挖掘、整合，以及數(shù)據(jù)可視化等技術(shù)，主動(dòng)發(fā)掘檔案信息中蘊(yùn)含的價(jià)值；第二，通過(guò)綜合運(yùn)用人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，構(gòu)建科研檔案創(chuàng)新共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各個(gè)部門之間科研資源的高效共享，互相借鑒學(xué)習(xí)，深度挖掘檔案資源應(yīng)用價(jià)值，為科研工作開(kāi)拓新的研究思路[4]；第三，利用云技術(shù)提升主動(dòng)服務(wù)的能力，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)使用云技術(shù)，以公有云和私有云相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的云化部署，借助云技術(shù)構(gòu)建高可靠、高安全，數(shù)據(jù)完整、檢索快捷的檔案云服務(wù)平臺(tái)，提高檔案資料的借閱效率和多樣化的知識(shí)和信息服務(wù)；第四，利用技術(shù)手段加強(qiáng)安全保密管理，加強(qiáng)云平臺(tái)、應(yīng)用系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)的安全等級(jí)檢查審核，保證云數(shù)據(jù)中心存儲(chǔ)數(shù)字檔案的安全性；在資料分發(fā)傳輸中要有共享數(shù)字檔案監(jiān)控和記錄日志，既確保消除在傳輸數(shù)字檔案過(guò)程中出現(xiàn)的泄密隱患，又要確保檔案資料用戶個(gè)人隱私安全；云端的重要數(shù)字檔案在集群存儲(chǔ)安全方案的基礎(chǔ)上通過(guò)增加備份以及異地備份的方式進(jìn)一步確保安全性和完整性，防止數(shù)字檔案遭受破壞，確保各種檔案完好無(wú)損[7]。中國(guó)軍轉(zhuǎn)民

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（作者單位：西安航天動(dòng)力技術(shù)研究所）