許雪蓮

摘 要：在當(dāng)代社會，人力資源和社會保障局檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和信息化浪潮的涌動，傳統(tǒng)的檔案管理方式正面臨前所未有的挑戰(zhàn)。檔案管理不再是單純的存儲和整理，而是一種需要更新、創(chuàng)新和智能化的系統(tǒng)工程。檔案管理的演進(jìn)不僅關(guān)乎管理理念的變革，還涉及信息技術(shù)、數(shù)據(jù)安全、公共利益等多個層面。因此，在新形勢下，探索檔案管理的創(chuàng)新路徑成為當(dāng)務(wù)之急。文章旨在探討人力資源和社會保障局檔案管理的現(xiàn)狀、問題與發(fā)展策略，為檔案管理的創(chuàng)新展開了深入思考與探討。

關(guān)鍵詞：新形勢；人力資源；社會保障局；檔案管理工作

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

人力資源和社會保障局的檔案管理任務(wù)涉及相關(guān)檔案的搜集、整理、儲存、鑒定、統(tǒng)計以及服務(wù)應(yīng)用，對我國的人力資源整合管理和人員失業(yè)后的生活保障有一定的輔助作用。其管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響相關(guān)工作的順利開展和效率。在新的時代背景下，人力資源和社會保障局檔案管理需要深入理解時代的發(fā)展趨勢，并充分利用先進(jìn)的時代管理技術(shù)，以推動檔案管理工作與時代同步，有效提升檔案管理人員的工作效率和效果。同時，也能夠為公眾和相關(guān)機(jī)構(gòu)的人員提供更便利的檔案信息查詢和使用體驗。

一、人力資源和社會保障局檔案管理工作的重要性

隨著檔案管理實施規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的提出，當(dāng)前的人力資源檔案管理工作已經(jīng)成為一項重點的檔案管理工作，為日常系統(tǒng)化管理奠定了法律基礎(chǔ)。社會保障檔案管理工作意義顯而易見。一方面，檔案管理是我國基礎(chǔ)性管理的核心，為各行業(yè)發(fā)展提供了優(yōu)秀的人力資源保障，不僅關(guān)系著人們的日常生活，還影響社會的和諧發(fā)展；另一方面，在人力資源檔案管理中明確了公民的成長經(jīng)歷，見證了每一個成長的過程，讓用工單位可以結(jié)合檔案信息對員工展開分析。檔案管理工作的持續(xù)記錄為保護(hù)公民的權(quán)益提供了重要支持，同時也為國家的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的人力資源保障。檔案管理不僅是一項技術(shù)性工作，還是對社會各界發(fā)展和個人成長的有力支持，承載著深遠(yuǎn)的社會責(zé)任和歷史使命。

隨著社會不斷發(fā)展，檔案管理工作一直面臨著新的要求，人力資源和社會保障局必須正視在檔案管理中存在的問題，通過相應(yīng)手段加以解決，以滿足新形勢下檔案管理工作開展的需求。

二、新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作的要求

在我國的傳統(tǒng)社會結(jié)構(gòu)中，每個公民都有自己的個人檔案。這些檔案從其出生開始就記錄著相關(guān)的各種信息，這些檔案記錄了公民的一生，是我國社會與公民之間獨特的“儀式感”。

隨著時代變遷，檔案的作用日益凸顯，特別是近年來大數(shù)據(jù)與公民檔案融合，如何管理這些檔案成為人力資源和社會保障部門關(guān)注的核心。只有相關(guān)部門精心管理這些檔案，才能實現(xiàn)其應(yīng)用，從而真正保障公民的權(quán)益。創(chuàng)新現(xiàn)有檔案管理工作已成為時代發(fā)展的必然要求，新形勢下，檔案管理工作需要更加貼合時代需求，通過整合技術(shù)手段和制度規(guī)范，確保檔案管理的高效性和安全性，真正讓檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，為民眾提供可靠的保障，推動社會和諧發(fā)展。

三、新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作存在的問題分析

1.社會保障檔案的管理方式滯后

我國社會保障檔案管理一直沿襲傳統(tǒng)的“卷”“件”整理方式，初期這種方式有其優(yōu)勢。然而，隨著檔案數(shù)量的急劇增長，傳統(tǒng)方式已顯現(xiàn)出明顯的滯后性。由于檔案的數(shù)量急劇增加，工作量也隨之增大，管理上的錯誤也相應(yīng)增多。此外，如果有多人參與檔案管理，管理職責(zé)和保存準(zhǔn)則就會變得模糊不清，對后續(xù)的管理和使用會產(chǎn)生嚴(yán)重影響，也會增加后續(xù)管理工作的壓力，容易造成檔案遺失或混亂，進(jìn)而影響相關(guān)信息的準(zhǔn)確性和完整性。傳統(tǒng)的管理方式在規(guī)模龐大的現(xiàn)代環(huán)境下顯得力不從心。管理方式滯后導(dǎo)致的問題不僅是效率低下，還是對檔案管理質(zhì)量和信息安全的嚴(yán)重挑戰(zhàn)。因此，現(xiàn)行的檔案管理方式需要更加現(xiàn)代化和系統(tǒng)化，利用先進(jìn)的技術(shù)手段和規(guī)范化管理流程來提高管理效率和信息的準(zhǔn)確性。

2.對社會保障檔案管理重視不足

我國人口眾多，使得檔案管理更為復(fù)雜。社會保障檔案的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理任務(wù)變得異常繁重。然而，由于相關(guān)管理人員的關(guān)注度不高，在實施管理過程中并未充分按照管理工作要求開展針對性的管理體系構(gòu)建，導(dǎo)致降低了檔案管理工作開展的有效性，也因為沒有具體的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，直接威脅檔案的完整性和信息的安全性。檔案管理需要有足夠的資金投入和硬件支持，當(dāng)前部分地區(qū)的檔案管理工作并未得到足夠的關(guān)注和支持，給檔案的長期保存帶來了極大的隱患。沒有充分的重視和投入，就無法保障檔案的完整性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)重?fù)p害了公民的合法權(quán)益，也會影響相關(guān)政策和歷史記錄的準(zhǔn)確性。

3.缺乏良好的社會保障檔案管理機(jī)制

現(xiàn)階段，社會保障檔案資料的數(shù)據(jù)信息涵蓋多方面的內(nèi)容，很多地區(qū)都是結(jié)合相關(guān)的區(qū)域管理實施要求，將其劃分給不同的部門實施存儲。但是，管理的專業(yè)性不足導(dǎo)致在各部門之間的協(xié)調(diào)管理中沒有形成系統(tǒng)化的管理工作機(jī)制，使得管理有效性不佳。在實際的調(diào)閱以及檔案管理過程中，因為查詢流程的科學(xué)性不足，沒有充分結(jié)合當(dāng)前管理的實際要求落實管理任務(wù)，導(dǎo)致檔案管理工作的開展和檔案的規(guī)范化分析能力不佳，缺乏優(yōu)秀的社會保障文件管理體系，使得文件管理任務(wù)難以協(xié)調(diào)，造成管理效率低下和管理混亂的現(xiàn)象。因此，迫切需要建立更為科學(xué)的檔案管理機(jī)制，促進(jìn)各部門間信息共享與溝通，提高檔案管理的整體性和高效性。

4.缺乏檔案管理相關(guān)人才

人力資源和社會保障局檔案管理需要專業(yè)的管理人員來負(fù)責(zé)，缺乏專業(yè)素質(zhì)的管理人員可能會導(dǎo)致一系列問題的出現(xiàn)。在新形勢下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會的發(fā)展，傳統(tǒng)管理模式缺乏相應(yīng)的管理制度，相關(guān)管理人員素質(zhì)較低，文化水平不高，影響檔案管理工作的有效性。由于缺乏檔案管理相關(guān)人才，檔案管理工作的難度相應(yīng)增加，人力資源和社會保障局需要加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，提高管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)。

四、優(yōu)化人力資源和社會保障局檔案管理工作的策略探討

1.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代社會信息化發(fā)展速度的加快，由于信息技術(shù)手段和信息化管理工作機(jī)制逐漸滲透人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯姆椒矫婷?。因此，在具體的檔案管理工作開展中，相關(guān)管理人員會針對電子檔案信息數(shù)據(jù)配置相應(yīng)的信息化管理設(shè)備設(shè)施。因為傳統(tǒng)的檔案管理工作的執(zhí)行成本較高，存儲難度較大，所以更需要以電子檔案管理機(jī)制推動檔案存儲管理。在信息技術(shù)的支持下，相關(guān)技術(shù)人員從檔案資料存儲、分析、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)調(diào)閱等模塊的構(gòu)建促進(jìn)了信息化檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，不僅提高了管理水平，還能更好地適應(yīng)日益復(fù)雜和龐大的檔案管理需求，為實現(xiàn)高效、安全和持久保存的檔案管理提供了重要支持。

2.建立健全檔案管理運行機(jī)制

人力資源和社會保障局的檔案管理任務(wù)涉及眾多關(guān)鍵領(lǐng)域，這些領(lǐng)域直接影響個人的養(yǎng)老、教育和保險等重要保障。為了有效執(zhí)行這些重要任務(wù)，必須構(gòu)建完善的管理體系，包括標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)定和科學(xué)的約束機(jī)制，以保證檔案管理任務(wù)順利開展。除了構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，還需要積極優(yōu)化相關(guān)的激勵機(jī)制，以激發(fā)檔案管理人員的積極性和主動性，提升工作的質(zhì)量和效率。通過這種激勵機(jī)制，能夠增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和使命感，為提高檔案管理工作的效率提供堅實的人力支持。健全的檔案管理運行機(jī)制不僅能確保檔案工作有序開展，還能激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和創(chuàng)造力，為開展更高效的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。健全的檔案管理運行機(jī)制不僅是規(guī)范要求，還是一種動力，為推動檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范和高效的開展提供了重要保障。

3.加強(qiáng)組織單位的人員及資源配備

人力資源和社會保障局在優(yōu)化檔案管理工作中，必須著重加強(qiáng)組織單位的人員及資源配備，合適的人員和充足的資源是有效開展檔案管理工作的關(guān)鍵。其一，優(yōu)化人員配備。擁有專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗豐富的檔案管理人員是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，需要培養(yǎng)更多的專業(yè)人才，提高檔案管理的專業(yè)化水平。此外，要通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能和知識水平，使其能夠適應(yīng)檔案管理工作的新要求；其二，資源配備。包括充足的經(jīng)費支持、先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施以及合適的工作場所。足夠的經(jīng)費投入能夠保障檔案管理的正常運轉(zhuǎn)，先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施則有助于提高管理效率和數(shù)據(jù)安全性，合適的工作場所能夠提供良好的工作環(huán)境，有利于提高檔案管理人員的工作效率和工作積極性。只有擁有足夠數(shù)量和高素質(zhì)的管理人員，并配備充足的資源支持，檔案管理工作才能更好地服務(wù)于社會和公眾，保障檔案信息的準(zhǔn)確性、安全性和完整性。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸落后。在實際操作中，許多檔案管理機(jī)構(gòu)面臨著一系列問題，如管理人員年紀(jì)較大、知識陳舊以及對先進(jìn)管理技術(shù)的不熟悉，直接阻礙了檔案管理工作的順利開展。為此，人力資源和社會保障局需要著力組織相關(guān)人員開展檔案管理的全面培訓(xùn)。培訓(xùn)不僅要涵蓋新的檔案管理法規(guī)，更重要的是還要更新管理理念。管理人員需要與時俱進(jìn)，領(lǐng)悟和融入新理念，才能更好地應(yīng)對不斷變化的管理需求。此外，培訓(xùn)也需要涵蓋信息技術(shù)培訓(xùn)、檔案管理專業(yè)知識，讓檔案管理人員能夠靈活運用新技術(shù)，高效完成各項檔案管理工作。管理人員不僅需要學(xué)習(xí)新技術(shù)，還要將其應(yīng)用于實際工作中。通過實踐，不斷提高工作效率和管理水平。同時，還可以引進(jìn)專業(yè)人才，為整個檔案管理團(tuán)隊帶來新思維和新技術(shù)，推動檔案管理技術(shù)的共同提高。培訓(xùn)工作不僅是為了填補(bǔ)知識和技術(shù)上的空白，還是為了激發(fā)管理人員的創(chuàng)新潛能，增強(qiáng)檔案管理隊伍的整體實力，只有不斷更新知識、拓寬視野，管理人員才能在日益復(fù)雜的環(huán)境中順利開展工作，為檔案管理工作的高效開展提供保障。

五、新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理模式創(chuàng)新路徑分析

1.人力資源和社會保障局檔案管理數(shù)據(jù)庫建立

在傳統(tǒng)的人力資源和社會保障局檔案管理系統(tǒng)里，人力資源信息的儲存和提取主要依賴人工操作。但是在新的環(huán)境下，隨著企業(yè)和員工信息的復(fù)雜性和規(guī)模的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足實際需求。傳統(tǒng)的方法效率不高，造成了大量的人力和物力的浪費，進(jìn)一步提高了檔案管理的費用。為了應(yīng)對這個問題，人力資源和社會保障局需要合理利用數(shù)字化技術(shù)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)據(jù)庫，各類檔案可以被統(tǒng)一儲存和管理，使檔案的分配和整理更加全面，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的檔案調(diào)用流程，不僅提高了工作效率，還降低了人力資源的浪費，優(yōu)化了管理成本。此外，數(shù)據(jù)庫還能夠自動分類檔案信息。不同類別的檔案可以存儲在不同的數(shù)據(jù)庫中，檔案管理人員能夠快速、準(zhǔn)確地獲取所需信息，智能化分類系統(tǒng)能夠為管理人員提供更快捷、準(zhǔn)確的檔案信息，從而提高工作效率，提升了檔案管理的便捷性和精確性。

總的來說，人力資源和社會保障局檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是適應(yīng)新形勢的重要舉措。數(shù)據(jù)庫的建立不僅滿足了人力資源和社會保障局檔案信息日益復(fù)雜的存儲和管理需求，還在提高工作效率和減少成本方面發(fā)揮了重要作用，通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理變得更加智能、便捷，更好地適應(yīng)了當(dāng)前復(fù)雜多變的管理環(huán)境。

2.人力資源和社會保障局檔案管理的制度更新

我國的檔案管理信息化建設(shè)仍然處于初級階段。為了提高檔案管理系統(tǒng)的運行效率和管理質(zhì)量，人力資源和社會保障局需要全面評估各種影響因素，綜合考慮可能出現(xiàn)的問題，并提出相應(yīng)的解決策略，建立完善的檔案管理體系。在新的環(huán)境中，需要重視人力資源和社會保障局檔案管理信息處理系統(tǒng)與智能設(shè)備設(shè)施的管理，并加強(qiáng)它們之間的聯(lián)系。聯(lián)動管理是至關(guān)重要的，通過系統(tǒng)之間的協(xié)同工作，可以實現(xiàn)更優(yōu)秀的運行管理效果。制度更新需要全局考量各種因素，如檔案管理的規(guī)范化、信息化系統(tǒng)的完善以及管理流程的優(yōu)化等。制度更新不僅是技術(shù)層面，還需要結(jié)合管理實踐，強(qiáng)調(diào)各項管理因素的有機(jī)結(jié)合與協(xié)同作用。通過系統(tǒng)的協(xié)同作用，不僅能提高工作效率，還能有效整合各類信息資源，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的完善，為人力資源和社會保障局的檔案管理工作注入新的活力和效率。

六、結(jié)語

在新形勢下，人力資源和社會保障局的檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。傳統(tǒng)模式的檔案管理已難以適應(yīng)信息化和大數(shù)據(jù)背景下的需求，創(chuàng)新管理模式勢在必行。從建立檔案數(shù)據(jù)庫到制度更新和人員培訓(xùn)，每一步都是邁向高效管理的關(guān)鍵。需要意識到檔案管理的現(xiàn)代化不僅關(guān)乎技術(shù)，還需要結(jié)合管理實踐，重視人才培養(yǎng)、加強(qiáng)制度建設(shè)。只有做到真正的創(chuàng)新，才能更好地應(yīng)對新形勢下的挑戰(zhàn)，提高管理水平，為公民權(quán)益保障、社會發(fā)展貢獻(xiàn)更多可能。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙泓棣.新環(huán)境下，人力資源和社會保障局檔案管理策略研究[J].蘭臺內(nèi)外，2023（19）：43-45.

[2]愛 丹.新環(huán)境下人力資源和社會保障局檔案管理策略研究[J].商業(yè)文化，2022（16）：33-35.

[3]高立文.新環(huán)境下人力資源和社會保障局檔案管理策略研究[J].黑龍江檔案，2021（04）：98-99.

[4]李 根.新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作探討[J].環(huán)球市場，2019（27）：291.

[5]王 艷.分析新形勢下人力資源和社會保障局的檔案整理方法[J].蘭臺內(nèi)外，2022（28）：49-51.

作者單位：福建省三明市建寧縣人力資源和社會保障局