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        提高人事檔案管理公共服務(wù)能力的策略分析

        2024-06-12 08:05:00李雅琳
        蘭臺內(nèi)外 2024年13期
        關(guān)鍵詞:人事檔案管理信息化

        摘 要:在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展下,公共服務(wù)機(jī)制的全面落實(shí),對各行業(yè)的人事檔案管理公共服務(wù)能力提出了更高標(biāo)準(zhǔn)。在此背景下,部分人事檔案管理部門為適應(yīng)時代發(fā)展需求,針對管理措施、管理理念展開了優(yōu)化、創(chuàng)新,整體管理能力得到了顯著提升。但在多種因素的干擾下,公共服務(wù)能力還難以充分滿足群眾需求。基于此,文章針對人事檔案管理現(xiàn)狀及其改善對策展開了詳細(xì)探討。

        關(guān)鍵詞:人事檔案管理;公共服務(wù)能力;信息化

        相較于其他檔案管理工作,人事檔案管理主要記錄個人政治面貌、學(xué)歷水平等基礎(chǔ)信息,這些信息對于檔案人有著重要的作用,在職位申請、公務(wù)員考試等多方面都具有一定的參考價值。因此,檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性在一定程度上會對檔案人生活造成極大的影響。對此,相關(guān)管理部門在開展人事檔案管理工作時,要深刻認(rèn)識此項管理工作的重要作用,主動順應(yīng)時代發(fā)展,將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)合理運(yùn)用在管理工作中,以此不斷創(chuàng)新管理模式,為大眾提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù),充分發(fā)揮檔案作用,為促進(jìn)社會發(fā)展提供有力支持。

        一、人事檔案管理公共服務(wù)能力基本定位

        1.主要服務(wù)內(nèi)容

        新時代,人事檔案管理工作主要服務(wù)內(nèi)容已不再局限于檔案的復(fù)印、提取等操作,還需要向社會各界提供能夠公開的相關(guān)信息,進(jìn)一步強(qiáng)化公民對政府的監(jiān)督權(quán),為各項政策的落實(shí)提供一定幫助。另外,在開展此項管理工作時,相關(guān)工作人員還要做好對其他證明材料的整合處理,將其一并納入個人檔案,不僅能夠?yàn)閸徫粦?yīng)聘提供準(zhǔn)確的憑證信息,還能夠?yàn)閱挝粏T工錄用提供一定參考價值,以此幫助企業(yè)在發(fā)展過程中形成良好的工作環(huán)境。

        2.公共服務(wù)目標(biāo)

        人事檔案管理服務(wù)目標(biāo)應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展,不能只局限在檔案人對檔案信息的使用需求,還要在管理工作中維護(hù)各組織、部門以及群眾的合法權(quán)益。人事檔案管理服務(wù)工作必須依法開展,并全面落實(shí)“為民服務(wù)”。

        3.具體服務(wù)方向

        人事檔案管理在單位管理中有著重要的作用,能為員工的利益提供一定幫助,并對提高公共服務(wù)能力有著重要作用。在人事檔案管理工作中,相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用開放管理措施,針對以往的封閉管理及時創(chuàng)新、優(yōu)化。對于人事檔案而言,不僅要能夠在企事業(yè)單位等多個機(jī)構(gòu)得到合理使用,還要將其合理投入公共平臺,只有這樣才能夠充分發(fā)揮人事檔案的作用,為公眾提供一定的便利。落實(shí)開放管理措施,并不是完全放開檔案內(nèi)容,有些機(jī)密檔案信息被泄露不僅會損害國家利益,還會對社會穩(wěn)定造成不良影響。因此,要針對檔案信息分類管理,對于可能會給國家穩(wěn)定、群眾利益造成一定影響的檔案信息,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將其納入重點(diǎn)保護(hù)范疇,落實(shí)各項保護(hù)措施。

        二、人事檔案管理公共服務(wù)能力的現(xiàn)狀

        1.檔案信息管理內(nèi)容落后

        新時代,數(shù)據(jù)信息、公眾需求等多方面產(chǎn)生了一定變化,而部分檔案管理部門未能充分適應(yīng)時代發(fā)展的新要求,所采取的管理措施較為落后,難以充分滿足公眾對檔案信息的各項需求,無法為公眾提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。當(dāng)前,隨著國家經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,社會各界對人事檔案管理工作的開展也提出更高的要求,并且各行業(yè)、各領(lǐng)域?qū)n案管理要求存在一定的差異,整體呈現(xiàn)多元化發(fā)展。目前,國內(nèi)相關(guān)部門在開展檔案管理工作時所記錄的內(nèi)容大多為學(xué)歷水平、獎勵、處分等基礎(chǔ)信息,對于個人品德等相關(guān)檔案信息未能及時整合處理,所展現(xiàn)的檔案信息內(nèi)容存在一定的局限性。在此情況下,人事檔案管理工作模式也會受到較大的影響,相關(guān)工作人員只能提供基礎(chǔ)的檔案管理服務(wù),如檔案信息的查找、檔案的復(fù)印等,整項服務(wù)工作過于被動,完全依靠外界因素的引導(dǎo),導(dǎo)致人事檔案管理工作的公共服務(wù)能力難以得到顯著提高,對社會發(fā)展造成了一定影響。

        2.封閉式檔案管理

        現(xiàn)階段,部分地區(qū)在開展人事檔案管理工作時,所采用的管理措施大多為封閉式管理,使得檔案人的權(quán)益難以得到充分發(fā)揮,并在一定程度上對公共服務(wù)能力的提高造成了極大的影響。新時代,部分檔案管理部門依然存在陳舊的管理觀念,在管理工作中堅持運(yùn)用以往傳統(tǒng)的管理措施,嚴(yán)重忽視了檔案人對檔案內(nèi)容的使用權(quán)和知情權(quán)等,使得人事檔案管理工作難以得到全面落實(shí)。此外,在應(yīng)用此項管理措施時,檔案人在未得到其他部門許可或者提供相關(guān)憑證的情況下,無法自主完成對檔案信息的查閱,導(dǎo)致檔案人難以實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的合理使用。在此情況下,檔案人若想了解自身檔案信息情況,管理部門由于檔案人未出示相關(guān)憑證,極易發(fā)生管理人員拒絕相關(guān)服務(wù)的不良現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案人合法權(quán)益難以得到合理使用,從而誘發(fā)糾紛事件,對社會穩(wěn)定造成了極大影響。另外,還有極個別管理人員由于缺乏一定的職業(yè)道德,在檔案歸檔處理時隨意更改檔案內(nèi)容,嚴(yán)重影響了檔案人自身權(quán)益,甚至還會對社會發(fā)展埋下隱患。

        3.管理制度的不規(guī)范

        在管理制度不規(guī)范的情況下,許多檔案資料過于分散,導(dǎo)致公共服務(wù)能力始終難以得到顯著提高。新時期,社會各界對檔案管理意識呈現(xiàn)顯著上升的態(tài)勢,對檔案管理的重視程度也在不斷提升,使得許多檔案信息被分管至各部門,如教育信息會被收集至員工單位、教育部門等。盡管國家對于人事檔案管理工作制定了明確的標(biāo)準(zhǔn),以保證檔案信息能夠和檔案人始終保持同步流動,但在多種因素的影響下,許多檔案信息被各部門分散收集,再加上相關(guān)部門在信息收集時未能及時做好對檔案人的信息交流工作,導(dǎo)致許多檔案信息出現(xiàn)嚴(yán)重的分散現(xiàn)象。

        4.缺乏對檔案管理工作的重視

        人事檔案管理工作無法為單位或部門的發(fā)展提供一定經(jīng)濟(jì)效益,使得極個別領(lǐng)導(dǎo)人員在工作中忽視檔案管理工作,認(rèn)為人事檔案管理工作的開展只需要做好數(shù)據(jù)收集、整理等基礎(chǔ)性工作,不需要任何專業(yè)技能。對于員工的要求只需要確保檔案資料內(nèi)容的完整性,保障重要信息的安全性即可。在此情況下,檔案管理部門的整體服務(wù)能力將難以得到顯著提高,對社會的發(fā)展造成了極大影響。另外,還有極個別員工不重視人事檔案管理工作,未能正確認(rèn)知崗位職責(zé),在工作期間的積極性、工作效率相對較低,極易出現(xiàn)操作失誤,對檔案管理工作的有序開展造成了不良的影響。

        三、提高公共服務(wù)能力的有效策略

        1.更新服務(wù)理念

        新時代,相關(guān)單位和部門在開展檔案服務(wù)工作時,應(yīng)當(dāng)全面落實(shí)“為民服務(wù)”的基礎(chǔ)理念,以此為檔案管理工作公共服務(wù)能力的有效提高提供有力的支持。對此,相關(guān)部門要及時從源頭做起,糾正不重視人事檔案管理工作的思想觀念,按照檔案管理及社會需求,制定合理的檔案管理制度。在開展人事檔案管理工作時,檔案管理部門要能夠主動和其他部門合作,嚴(yán)格按照法律法規(guī)落實(shí)各項管理工作,并針對管理制度實(shí)施優(yōu)化。在檔案管理工作中,相關(guān)工作人員要嚴(yán)格按照制度開展各項改革工作,最大限度地避免對檔案人的權(quán)益造成不良影響。此外,相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)全面落實(shí)各項監(jiān)督機(jī)制,按照相關(guān)法律規(guī)定開展人事檔案管理工作。

        2.完善檔案信息管理程序

        若想在檔案管理工作中有效提高對社會各界的公共服務(wù)能力,相關(guān)部門需要及時做好人事檔案管理程序的優(yōu)化,以此充分保證各項管理工作能夠規(guī)范開展。對此,相關(guān)單位要及時做好各部門的職能規(guī)劃,將管理、服務(wù)充分融合,以此實(shí)現(xiàn)對管理系統(tǒng)的優(yōu)化,使得相關(guān)工作人員能夠主動開展各項高質(zhì)量的服務(wù)工作。此外,相關(guān)部門還要做好對檔案修補(bǔ)、重建操作流程的規(guī)范,鼓勵人事檔案所有人妥善保管檔案,并與檔案人、檔案管理工作人員共同完成整項管理工作,以此有效規(guī)避檔案信息和檔案人發(fā)生分離的現(xiàn)象,這在一定程度上能夠進(jìn)一步提高檔案管理的工作水平。在綜合多種管理措施下,檔案管理部門能夠與各部門、人員等多方面實(shí)現(xiàn)相互協(xié)調(diào),從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息的共享,充分保障人事檔案管理工作的規(guī)范性、完整性。

        3.建設(shè)公共服務(wù)平臺

        對于人事檔案管理而言,其所記錄的內(nèi)容主要是員工的重要信息,擁有極大的開發(fā)、利用價值。對此,相關(guān)工作人員若想有效提高公共服務(wù)水平,就有必要做好內(nèi)部管理工作的優(yōu)化。第一,要針對公共服務(wù)目標(biāo)制定明確方案。因?yàn)槿耸聶n案管理工作的開展不僅要投入較長時間,還要在工作期間投入一定的財力、人力等資源,為了充分保證實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo),有必要制定明確的方案。同時,相關(guān)管理部門還應(yīng)及時建設(shè)完善的檔案服務(wù)平臺,不僅能夠有效降低管理成本支出,在一定程度上還能夠起到提高工作效率的目的;第二,相關(guān)管理人員要及時做好對檔案信息的融合,積極建設(shè)完善的服務(wù)平臺,充分發(fā)揮各種先進(jìn)技術(shù)的重要作用,以此為用戶提供更便利的服務(wù)模式,為提高公共服務(wù)能力提供有力支持;第三,充分利用計算機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施,以此滿足用戶對檔案信息內(nèi)容的各項需求;第四,為保證人事檔案服務(wù)工作的正常開展,相關(guān)部門還要組織技術(shù)人員進(jìn)一步強(qiáng)化公共服務(wù)平臺的安全措施,最大限度地規(guī)避外在因素對人事檔案信息所造成的不良影響,確保檔案信息的準(zhǔn)確性,充分發(fā)揮人事檔案價值。

        4.提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

        對于提高公共服務(wù)能力而言,檔案管理人員的綜合素養(yǎng)起到關(guān)鍵性的作用,也是人事檔案管理工作中最重要的部分。首先,相關(guān)部門應(yīng)及時提高員工的工作積極性,使其能夠在工作期間主動為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對此,可以針對服務(wù)工作的開展制定考核標(biāo)準(zhǔn),納入績效范疇,也可以制定激勵機(jī)制,采用精神、物質(zhì)獎勵等方式,從多方面調(diào)動工作人員的主觀能動性,使其主動投入各項服務(wù)工作;其次,積極開展人事檔案管理服務(wù)工作的宣傳,以此不斷強(qiáng)化管理人員對自身崗位的責(zé)任感,使其能夠在工作期間嚴(yán)格依據(jù)制度要求和標(biāo)準(zhǔn),確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性,從而有效規(guī)避由于工作失誤而導(dǎo)致檔案人權(quán)益受損;最后,為充分保證檔案管理工作的規(guī)范開展,應(yīng)不斷提高公共服務(wù)能力。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期組織現(xiàn)有管理人員開展專業(yè)技能、綜合素養(yǎng)等多方面的培訓(xùn),以此不斷提升其服務(wù)能力、綜合素養(yǎng),使其深刻認(rèn)識到人事管理工作對用戶乃至社會發(fā)展的重要作用。

        5.提升員工對檔案資料的重要性認(rèn)知

        人事檔案管理工作的開展是為員工提供一定的服務(wù),然而部分員工在多種因素的影響下,對檔案資料管理缺乏一定的認(rèn)知,未能深刻認(rèn)知及時更新檔案信息的重要作用。對此,應(yīng)當(dāng)從以下幾點(diǎn)改善:首先,相關(guān)部門要加強(qiáng)對人事檔案的宣傳,提升員工對此方面的重要性認(rèn)知,并主動做好對員工的咨詢服務(wù),盡可能滿足員工對自身檔案的相關(guān)需求。在此階段,要充分運(yùn)用多種交流渠道,以線上、線下相結(jié)合的方式,實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理相關(guān)知識的宣傳,讓員工深刻認(rèn)識到檔案對未來職業(yè)發(fā)展、人生規(guī)劃等多方面的重要作用。其次,要增強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性,檔案管理者應(yīng)按照工作標(biāo)準(zhǔn)全面落實(shí)各項管理工作。在整項管理工作中,若出現(xiàn)資料不一致問題,應(yīng)及時做好相應(yīng)的處理工作,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次,要加強(qiáng)對人事檔案相關(guān)信息的收集處理,做好對檔案內(nèi)容的完善,保證檔案信息的規(guī)范性;對于檔案所缺失的材料信息應(yīng)及時做好補(bǔ)充,以此充分保證人事檔案信息的完整性。

        6.優(yōu)化管理機(jī)制

        在人事檔案管理工作中,管理制度的規(guī)范性、合理性會對整項工作的開展帶來較大的影響。首先,對管理制度實(shí)施優(yōu)化時,要能夠嚴(yán)格按照單位實(shí)際狀況,確保整個管理制度的合理性與科學(xué)性,要能夠充分滿足新時代人事檔案管理工作的新標(biāo)準(zhǔn),只有這樣才能充分發(fā)揮管理制度的作用,為人事檔案管理工作的開展提供有力的支持;其次,要充分保證管理制度能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)人員與工作人員具備較強(qiáng)的制約作用,避免出現(xiàn)不規(guī)范的行為,直接影響人事檔案管理效果,還會導(dǎo)致公信力降低,帶來不良影響;最后,在完成管理制度的優(yōu)化后,相關(guān)工作人員要將其落實(shí)在日常工作中,依據(jù)制度要求懲罰不良管理行為、服務(wù)行為,對工作優(yōu)秀的員工適當(dāng)給予一定的獎勵,以此保證各項管理工作有序開展,為提高人事檔案管理公共服務(wù)能力提供有力支持。

        四、結(jié)束語

        綜上所述,新時代相關(guān)部門要順應(yīng)時代的發(fā)展,創(chuàng)新管理措施、管理理念等,不斷提高自身公共服務(wù)能力。現(xiàn)階段,部分地區(qū)人事檔案管理部門還存在一定的不足之處,主要是管理內(nèi)容滯后、管理制度不規(guī)范等,導(dǎo)致檔案管理工作的開展始終無法全面提高公共服務(wù)能力。對此,相關(guān)部門要及時加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視程度,創(chuàng)新管理理念,并積極開展對檔案信息公共服務(wù)平臺的建設(shè),以此不斷提高人事檔案管理專業(yè)水平和公共服務(wù)能力。

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        作者單位:臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心

        作者簡介:李雅琳(1986—),女,漢族,山東臨沂人,本科,館員,研究方向:檔案管理。

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