王小央/文
隨著經(jīng)濟(jì)及信息技術(shù)的快速發(fā)展,民營企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜,再加上企業(yè)自身的不斷成長,單純用于核算的傳統(tǒng)會計系統(tǒng)已經(jīng)無法適應(yīng)民營企業(yè)管理的需要。民營企業(yè)迫切需要建立可涵蓋民營企業(yè)經(jīng)營全過程的信息系統(tǒng),以整合完整的信息,更好地為民營企業(yè)經(jīng)營管理提供決策支持,增強(qiáng)民營企業(yè)的競爭力。為此,文章提出智能化管理會計系統(tǒng)的構(gòu)建方法,為管理會計信息化建設(shè)提供一定的參考。
管理會計系統(tǒng)在各企業(yè)的應(yīng)用可以充分整合原有的成本管理、財務(wù)管理、資本管理、風(fēng)險管理等工具,為民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作出科學(xué)決策提供分客戶、分產(chǎn)品、分部門、分業(yè)務(wù)等多維度、精細(xì)化的依據(jù)。民營企業(yè)通過融合業(yè)務(wù)和技術(shù),可實現(xiàn)對全企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的深層次挖掘,從而為民營企業(yè)經(jīng)營分析、預(yù)算管理、資產(chǎn)配置、戰(zhàn)略決策、業(yè)績評價等領(lǐng)域提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐,對提升民營企業(yè)經(jīng)營價值、運營能力、實現(xiàn)高質(zhì)量業(yè)務(wù)發(fā)展均有一定的助力作用。通過對智能化管理會計系統(tǒng)的應(yīng)用,還能實現(xiàn)對民營企業(yè)供產(chǎn)銷各環(huán)節(jié)的全面管控,提高資源利用率。換言之,智能化管理體系能夠幫助民營企業(yè)在管理會計系統(tǒng)中建立完善的管理體系,實現(xiàn)資源共享,提高核心競爭力。因此,民營企業(yè)要充分利用智能化技術(shù)不斷優(yōu)化自身的管理會計系統(tǒng),為自身的管理決策提供有效支持,并提高自身的風(fēng)險應(yīng)對能力。
我國會計電算化的起步時間相對于西方發(fā)達(dá)國家而言較晚,直至1981 年在財政部等相關(guān)主體的支持下,第一次提出了計算機(jī)在會計工作中的應(yīng)用,自此,我國開始了會計電算化工作的相關(guān)研究。會計電算化是信息技術(shù)在會計中應(yīng)用的第一個階段,即利用會計軟件,借助計算機(jī)系統(tǒng)代替人力完成會計核算工作,利用信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)對各項數(shù)據(jù)進(jìn)行核算處理。會計電算化的使用使傳統(tǒng)的手工會計轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊瘯?,其是會計史上的重大革命,消除了傳統(tǒng)會計管理的弊端,借助計算機(jī)平臺開展記賬、算賬、報賬,使信息處理變得更加高效。民營企業(yè)在建立會計電算化系統(tǒng)之后,能夠提供更加全面的信息,轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)會計工作的面貌,會計核算環(huán)境發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。然而,會計電算化的系統(tǒng)仍存在一定問題,利用會計電算化系統(tǒng)開展違法活動等問題層出不窮,如非法篡改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、刪除數(shù)據(jù)等,給民營企業(yè)造成了嚴(yán)重?fù)p失。出現(xiàn)這種情況的主要原因是會計電算化存在一定的缺陷,缺乏操作日志記錄等功能,不便追究責(zé)任,因此,其作為初級階段有必要進(jìn)行進(jìn)一步升級。
1996 年,第二屆全國會計電算化會議提出,民營企業(yè)要推動實現(xiàn)會計管理從核算型向管理型的進(jìn)一步發(fā)展,形成以信息系統(tǒng)為核心,各項管理機(jī)制相互集成的管理體系。在現(xiàn)代化的企業(yè)管理工作中,會計信息系統(tǒng)作為民營企業(yè)經(jīng)營的重要組成部分,能將會計信息的觸角延伸到企業(yè)的各項環(huán)節(jié)之中,其還是對企業(yè)供產(chǎn)銷各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工的中心。在開展會計核算的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的分析與共享,能夠幫助民營企業(yè)開展預(yù)測、規(guī)劃、控制等方面的工作,使會計電算化向管理會計的方向延伸,讓企業(yè)的會計信息系統(tǒng)和其他系統(tǒng)實現(xiàn)有機(jī)結(jié)合,促使各系統(tǒng)之間實現(xiàn)充分的數(shù)據(jù)交換,適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。會計信息化建設(shè)是一項相對復(fù)雜的工程,民營企業(yè)要在建立會計電算化的基礎(chǔ)上重整業(yè)務(wù)流程,借助信息系統(tǒng)實現(xiàn)對資源的有效配置與管理。
人工智能在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用對于會計工作是一場新的變革。當(dāng)前,人工智能的應(yīng)用不斷深入,能夠有效提高民營企業(yè)的財務(wù)管理水平,提高財務(wù)決策的及時性。智能化管理會計系統(tǒng)的構(gòu)建要將人工智能技術(shù)和財務(wù)管理體系相融合,使財務(wù)和業(yè)務(wù)實現(xiàn)緊密結(jié)合,通過將人工智能應(yīng)用于業(yè)務(wù)流程、會計流程中,形成財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化管理機(jī)制,以最大程度實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,幫助民營企業(yè)的管理層第一時間掌握企業(yè)的經(jīng)營實際情況,改變傳統(tǒng)管理模式下會計核算和業(yè)務(wù)流程各自為政的問題,借助人工智能技術(shù)搭建云端管理平臺,實現(xiàn)民營企業(yè)與供應(yīng)商、客戶之間的無縫銜接,并通過數(shù)據(jù)共享機(jī)制重構(gòu)民營企業(yè)的管理流程,實現(xiàn)對會計全流程的自動化、透明化管理。在智能化管理模式下,能夠消除不增值的作業(yè),大量的人工工作都可由計算機(jī)系統(tǒng)自動完成,財務(wù)人員僅需要做好對流程的設(shè)置,從繁重的工作中解脫出來,進(jìn)而將工作重點放到財務(wù)分析、風(fēng)險管理、決策支持等方面。當(dāng)前,智能化管理體系的應(yīng)用正在徹底改變企業(yè)的會計工作模式。通過構(gòu)建全新的管理機(jī)制,建立集約的財務(wù)管理體系,能夠幫助企業(yè)在激烈的競爭中取得更大的優(yōu)勢。以金蝶K3Cloud 為例,金蝶K3Cloud 聚焦多組織、多利潤中心的大中型企業(yè),能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同,開展財務(wù)精細(xì)管控,借助信息平臺實現(xiàn)對全網(wǎng)資源的聚合。金蝶K3Cloud 作為開放性管理平臺,能夠?qū)崿F(xiàn)全網(wǎng)資源整合,支持全渠道資源接入,借助云服務(wù)及移動應(yīng)用,產(chǎn)業(yè)鏈的供應(yīng)與生產(chǎn)協(xié)同平臺,為合作伙伴提供完整的ERP 服務(wù)生態(tài)。同時,在預(yù)算管理方面,金蝶K3Cloud 支持多角度預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控,能夠即時查詢和控制預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度,企業(yè)的費用、資金、業(yè)務(wù)預(yù)算都集中在一個平臺上進(jìn)行處理,預(yù)算能夠及時關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)類型。
在智能化管理會計模式下,要借助智能化管理體系提高民營企業(yè)的決策效率。例如,民營企業(yè)借助人工智能技術(shù)等建立結(jié)構(gòu)化的知識庫,由此可在有決策需求時在知識庫中迅速尋找與之相關(guān)的解決方法,并通過推理得出結(jié)論。通過知識庫搜索的資源為民營企業(yè)的決策提供支持,在對各類問題進(jìn)行分析、記錄的基礎(chǔ)上匹配相關(guān)知識進(jìn)行推理,從而為優(yōu)化民營企業(yè)管理層的決策提供幫助。
民營企業(yè)應(yīng)用智能化管理會計系統(tǒng),要求對各類數(shù)據(jù)實現(xiàn)高效管理,建立各類數(shù)據(jù)的披露和反饋機(jī)制,讓民營企業(yè)及時獲取、保存與處理各類數(shù)據(jù),并將相關(guān)數(shù)據(jù)及時披露與反饋給相應(yīng)的工作人員,從而有效提高民營企業(yè)的數(shù)據(jù)處理水平以及信息化管理效率。
民營企業(yè)應(yīng)用智能化管理會計系統(tǒng),能夠有效整合企業(yè)內(nèi)部的各類信息,能夠準(zhǔn)確體現(xiàn)出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況,從而能結(jié)合各類信息制定恰當(dāng)?shù)墓芾硪?guī)劃,以便民營企業(yè)的各層級人員理解和操作。企業(yè)的會計信息系統(tǒng)涉及企業(yè)內(nèi)部各部門,數(shù)據(jù)較為復(fù)雜,因此智能化管理會計系統(tǒng)要建立協(xié)同共享的管理機(jī)制,促使不同部門之間實現(xiàn)緊密協(xié)同,實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)高效共享,進(jìn)而讓企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)和經(jīng)營管理機(jī)制實現(xiàn)統(tǒng)一。此外,通過對企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的優(yōu)化,為企業(yè)各項經(jīng)營管理活動的開展提供支持。例如,北京金融科技產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟企業(yè)應(yīng)用的管理會計系統(tǒng)能同時支持5 000 多人在線,可以在40 分鐘內(nèi)完成數(shù)億的明細(xì)計算,還可以實現(xiàn)100 多種產(chǎn)品、80 多個要素、8 條業(yè)務(wù)線、1.6 萬個成本中心、6 萬客戶經(jīng)理從不同維度得到準(zhǔn)確的成本分析、盈利分析結(jié)果,極大地提升了金融企業(yè)價值創(chuàng)造能力。
任何民營企業(yè)的經(jīng)營都離不開宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境,為了讓民營企業(yè)的微觀會計環(huán)境與宏觀環(huán)境實現(xiàn)有效銜接,智能化管理會計系統(tǒng)的應(yīng)用要充分關(guān)注財務(wù)指標(biāo)和非財務(wù)指標(biāo)。傳統(tǒng)的企業(yè)管理僅關(guān)注財務(wù)指標(biāo),無法對企業(yè)前景制定規(guī)劃。為此,民營企業(yè)要結(jié)合外部宏觀環(huán)境建立一套完善的監(jiān)督與調(diào)控體系,借助信息技術(shù)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效處理,挖掘數(shù)據(jù)背后的深層信息,并結(jié)合報表分析管理流程,監(jiān)督民營企業(yè)各項業(yè)務(wù)流程發(fā)生的各個環(huán)節(jié)及其存在的風(fēng)險,對民營企業(yè)管理工作中的不足之處及時予以調(diào)控,從而幫助企業(yè)動態(tài)優(yōu)化管理體系。
第一,智能財務(wù)平臺的金蝶K3Cloud 系統(tǒng)為企業(yè)提供高度集成的ERP 模式,能夠滿足企業(yè)的財務(wù)、業(yè)務(wù)相互銜接的需求,能夠系統(tǒng)化地為企業(yè)的經(jīng)營管理工作提供支持,幫助企業(yè)開展內(nèi)部管理與電子商務(wù)處理,實現(xiàn)價值增值的目標(biāo)。該系統(tǒng)的應(yīng)用,能夠幫助企業(yè)更靈活地處理業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)內(nèi)部各項業(yè)務(wù)的協(xié)同,以及企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化,能夠讓企業(yè)更加輕松地處理組織之間的交易。同時,該系統(tǒng)按照外部財務(wù)報告和內(nèi)部管理考核的要求對會計核算體系進(jìn)行靈活的設(shè)置,解決了內(nèi)外部財務(wù)報告之間要求存在一定差異的難題。該系統(tǒng)還能幫助民營企業(yè)優(yōu)化傳統(tǒng)的管理流程,讓業(yè)務(wù)驅(qū)動財務(wù),使業(yè)務(wù)和財務(wù)實現(xiàn)無縫銜接。通過提供平臺化的業(yè)務(wù)應(yīng)用及服務(wù)功能,能夠為企業(yè)業(yè)務(wù)工作的開展提供有效支持,拓展民營企業(yè)的業(yè)務(wù)管理模式。此外,該系統(tǒng)能夠讓用戶在企業(yè)中結(jié)合角色設(shè)置自身的應(yīng)用界面,從而大幅提高企業(yè)整體的工作效率,讓企業(yè)內(nèi)部的溝通更加高效,實現(xiàn)內(nèi)部的緊密合作。
第二,加強(qiáng)對財務(wù)共享的應(yīng)用。在財務(wù)共享模式下,能夠?qū)Ω鞣肿庸镜呢攧?wù)工作進(jìn)行整合,有效提高民營企業(yè)的財務(wù)管理效率,降低民營企業(yè)的經(jīng)營管理成本。民營企業(yè)要改善財務(wù)共享下的業(yè)務(wù)流程,提高管理效率,為財務(wù)與業(yè)務(wù)工作的開展提供有效支持。財務(wù)共享中心可以在內(nèi)部建立往來賬款管理小組,負(fù)責(zé)對往來賬款的催收及爭議事項的解決,并通過對企業(yè)業(yè)務(wù)事項的監(jiān)控,對供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險進(jìn)行梳理和預(yù)防。例如,A 企業(yè)在應(yīng)付賬款的流程中,由分支機(jī)構(gòu)提出采購申請,并根據(jù)采購對象選擇合適的供應(yīng)商,要求供應(yīng)商按照要求及時發(fā)貨。企業(yè)在收貨之后,根據(jù)訂單編號確認(rèn)單價等方面的信息,并確保票據(jù)得到有效管控。分公司的領(lǐng)導(dǎo)要對采購事項進(jìn)行審批,判斷采購事項的合理性,并將單據(jù)上傳至財務(wù)共享中心,由財務(wù)共享中心對數(shù)量、價格、折扣等方面的信息進(jìn)行記錄。財務(wù)共享中心獲取各類數(shù)據(jù)之后,借助信息系統(tǒng)導(dǎo)出支付數(shù)據(jù),并通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上支付,支付完成之后再由會計人員打印會計憑證,并按照發(fā)票編號等信息與憑證匹配后做好歸檔工作,為各分支機(jī)構(gòu)的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)提供有力支持,讓企業(yè)的管理流程更加高效。
第一,明確企業(yè)物料編碼的設(shè)定方案。物流編碼是確定唯一標(biāo)識物的物料,物料的屬性編碼必須是唯一的,即一個編碼代表一種物料。民營企業(yè)要制訂詳細(xì)的物料編碼管理規(guī)則,從命名維度上確保物料的唯一性。同時,各類物料編碼的規(guī)則類別應(yīng)采用大中小三類細(xì)化管理機(jī)制,針對不同物料要建立合理的描述機(jī)制,從而方便企業(yè)內(nèi)部用戶結(jié)合各類物料的屬性快速查找到所需物料。在物料編碼的過程中,要注重便捷性與靈活性。在物料命名設(shè)計時,要對物料的規(guī)格與屬性進(jìn)行合理分析,如對物料的型號、材質(zhì)、厚度、顏色等方面應(yīng)按照物料關(guān)鍵特征的相關(guān)性原則,進(jìn)行細(xì)化編碼。由于物料命名規(guī)則制訂會花費較多的人力、物力,可能出現(xiàn)分類不當(dāng)?shù)膯栴},因此,在物料管理過程中要確保物料的命名規(guī)則合理,保障物料的分類要求符合民營企業(yè)的實際情況。在物料命名規(guī)則變更時,也要保障數(shù)據(jù)得到及時變更,確保物料信息合理,避免出現(xiàn)物料描述不規(guī)范的問題,滿足民營企業(yè)動態(tài)發(fā)展的需求。在金蝶K3Cloud 系統(tǒng)的管理模式下,企業(yè)物料編碼由企業(yè)研發(fā)部門統(tǒng)一編制,各部門嚴(yán)格執(zhí)行,且各部門不得對物料編碼進(jìn)行修改,未經(jīng)研發(fā)部門認(rèn)可的編碼無效。民營企業(yè)的研發(fā)部門在接到新物料時,要根據(jù)民營企業(yè)的物料編碼規(guī)則對物料進(jìn)行分類編號,之后錄入金蝶K3Cloud 系統(tǒng)并輸入電腦端存檔。
第二,優(yōu)化企業(yè)的BOM 管理。BOM 是采用計算機(jī)輔助的生產(chǎn)管理系統(tǒng),主要是通過信息技術(shù)對制造的產(chǎn)品所涉及的各類物料進(jìn)行全面識別。民營企業(yè)要將產(chǎn)品結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)格式,進(jìn)而形成物料清單。物料清單是企業(yè)信息系統(tǒng)中最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之一,物料清單的格式設(shè)計和管理模式的合理性會直接影響信息系統(tǒng)處理各項工作的合理性,因此民營企業(yè)要根據(jù)自身的實際情況設(shè)置合理的BOM。與此同時,BOM 數(shù)據(jù)也是財務(wù)部門開展成本核算及企業(yè)開展生產(chǎn)的重要依據(jù),因此必須確保數(shù)據(jù)具有準(zhǔn)確性。民營企業(yè)的BOM 中要詳細(xì)設(shè)計各類物料編號,優(yōu)化民營企業(yè)的生產(chǎn)管理規(guī)劃,根據(jù)企業(yè)所預(yù)測的銷售計劃安排生產(chǎn)計劃。現(xiàn)代化的管理模式要求民營企業(yè)根據(jù)實際訂單來組織生產(chǎn),安排相關(guān)的生產(chǎn)計劃,因此,企業(yè)要借助BOM 將生產(chǎn)計劃和零件相關(guān)聯(lián),在收到客戶訂單之前就要通過BOM 獲取所需物料,促使生產(chǎn)工作更加高效。
MES 系統(tǒng)與金蝶K3Cloud 系統(tǒng)都是非常龐大的系統(tǒng),二者都具有較為豐富的業(yè)務(wù)流程與復(fù)雜的管理架構(gòu)。在很多情況下,民營企業(yè)內(nèi)部的兩個系統(tǒng)是獨立運行的,且有著不同的技術(shù)編程模型,二者的技術(shù)平臺及編程語言甚至是完全異構(gòu)的,民營企業(yè)要想讓MES 系統(tǒng)與金蝶K3Cloud 系統(tǒng)實現(xiàn)銜接,就要完善運營管理機(jī)制,通過升級信息系統(tǒng)管理平臺,滿足業(yè)務(wù)實際需求,實現(xiàn)規(guī)范化管理,降低系統(tǒng)性風(fēng)險,打破民營企業(yè)內(nèi)部的“信息孤島”。民營企業(yè)可以通過購買軟件解決方案的途徑,讓外部的軟件供應(yīng)商為民營企業(yè)提供MES 系統(tǒng)與金蝶K3Cloud 系統(tǒng)集成的方案,使開發(fā)人員遵循統(tǒng)一的概要進(jìn)行設(shè)計開發(fā),實現(xiàn)系統(tǒng)的銜接。
為保障管理會計系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)更加高效,民營企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部針對各項財務(wù)工作的工作流程進(jìn)行梳理,落實崗位分工機(jī)制,確保管理制度趨于合理。通過健全制度體系,由民營企業(yè)內(nèi)部的各部門對自身工作歸口任務(wù)進(jìn)行梳理,牽頭起草工作流程,并以此健全相關(guān)的管理制度。例如,針對民營企業(yè)的應(yīng)付賬款管理流程,應(yīng)由企業(yè)財務(wù)共享中心牽頭設(shè)置明確的管理辦法;又如對企業(yè)物料管理的流程,可由民營企業(yè)的研發(fā)部門牽頭對物料編碼方式進(jìn)行分析,并在此基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的物料編碼管理制度體系。通過優(yōu)化民營企業(yè)的一系列制度,有助于保障民營企業(yè)的各環(huán)節(jié)工作有據(jù)可依,將民營企業(yè)各項工作的具體要求落到實處,防范經(jīng)營管理風(fēng)險。
民營企業(yè)要借助會計系統(tǒng)對經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類風(fēng)險進(jìn)行識別,制訂恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)分析管理方法對各類風(fēng)險進(jìn)行分析。很多企業(yè)的風(fēng)險是企業(yè)管理不足所導(dǎo)致的,因此企業(yè)要圍繞經(jīng)營工作中可能產(chǎn)生風(fēng)險的領(lǐng)域進(jìn)行分析,判斷各類風(fēng)險的應(yīng)對方式?;趯χ悄芑芾頃嬒到y(tǒng)的應(yīng)用,民營企業(yè)要整合各類資源,建立風(fēng)險管理系統(tǒng),并在風(fēng)險管理系統(tǒng)中錄入歷史發(fā)生風(fēng)險時相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)和非財務(wù)數(shù)據(jù),并以此實現(xiàn)風(fēng)險預(yù)警。通過合理應(yīng)用預(yù)警機(jī)制,制定風(fēng)險應(yīng)對措施。值得注意的事,民營企業(yè)的風(fēng)險數(shù)據(jù)不僅包括內(nèi)部數(shù)據(jù),還包括外部數(shù)據(jù)。通過對各類數(shù)據(jù)的收集,在此基礎(chǔ)上建立風(fēng)險數(shù)據(jù)庫,根據(jù)各類風(fēng)險制訂恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險防范措施,能夠幫助民營企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)安全隱患,識別各類風(fēng)險事件,進(jìn)而實現(xiàn)對風(fēng)險的有效管控。
當(dāng)前,信息技術(shù)高速發(fā)展,已經(jīng)成為推動社會經(jīng)濟(jì)增長的主要動力,對民營企業(yè)的發(fā)展也起到革新性作用。民營企業(yè)在會計系統(tǒng)中構(gòu)建智能化的管理機(jī)制,對于提高民營企業(yè)的會計管理水平具有重要作用。未來,民營企業(yè)還要結(jié)合時代發(fā)展進(jìn)一步改進(jìn)自身的會計管理機(jī)制,以促使自身的會計管理流程不斷優(yōu)化。