范巍 黃蕾 趙君航 史瓊芳
關(guān)鍵詞:測(cè)繪檔案;數(shù)字化;質(zhì)量管理;工作流程;風(fēng)險(xiǎn)控制;項(xiàng)目監(jiān)理
與融入數(shù)字中國(guó)所需的測(cè)繪信息需求相比較,測(cè)繪檔案存量數(shù)字化的比例不夠高,而且存量檔案數(shù)字化質(zhì)量管理工作還存在意識(shí)不足、制度欠缺、監(jiān)控不力等問題,測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系亟待建立。本文在調(diào)查的基礎(chǔ)上,針對(duì)性地分析目前測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理存在的問題,以全面質(zhì)量管理理論為指導(dǎo),建立測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系,既可保障測(cè)繪檔案數(shù)字化的質(zhì)量,又能為智慧城市和數(shù)字中國(guó)建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。
1 測(cè)繪檔案數(shù)字化進(jìn)展
檔案數(shù)字化始于20世紀(jì)80年代末,于20世紀(jì)90年代發(fā)展成熟,在21世紀(jì)初掀起了以各級(jí)各類檔案館為主導(dǎo)、全國(guó)檔案數(shù)字化工程建設(shè)的熱潮。[1]在全國(guó)檔案數(shù)字化的推動(dòng)下,測(cè)繪檔案于20世紀(jì)末開始起步,在行業(yè)政策推動(dòng)下近年來開始大步前進(jìn)。1999年,原國(guó)土資源部首次明確提出:“通過數(shù)字國(guó)土工程的實(shí)施,實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源調(diào)查評(píng)價(jià)資料的數(shù)字化?!蓖?,數(shù)字國(guó)土工程在政策層面啟動(dòng)。
21世紀(jì)初以來,測(cè)繪檔案數(shù)字化快速發(fā)展。以地質(zhì)資料為例,2003年至2007年,8000份重要地質(zhì)資料、8000余幅各類基礎(chǔ)地質(zhì)與專業(yè)地質(zhì)圖件、1.8萬種資料整理與數(shù)字化工作得以完成,初步建成了圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫(kù)。[2]2006年,浙江省測(cè)繪資料檔案館著手實(shí)施“館藏資料數(shù)字化”項(xiàng)目。2007年,武漢市啟動(dòng)國(guó)土和規(guī)劃數(shù)字檔案館建設(shè)。2021年,河北省地質(zhì)測(cè)繪院對(duì)廊坊市歷史建筑進(jìn)行三維激光掃描測(cè)繪和建檔、數(shù)字化工作。2021年,浙江省出臺(tái)了《全省自然資源數(shù)字化改革工作方案》《浙江省“數(shù)字國(guó)土空間”建設(shè)方案》,并逐漸構(gòu)建了立體化的國(guó)土資源數(shù)字化政策。2022年,湖北省測(cè)繪成果檔案館大范圍開展本單位系統(tǒng)的數(shù)字化工作,體現(xiàn)了測(cè)繪檔案數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)。
近年來,各地測(cè)繪檔案數(shù)字化推動(dòng)了行業(yè)政策大發(fā)展。2021年度全國(guó)地質(zhì)資料管理與服務(wù)情況表明,加快推進(jìn)地質(zhì)資料數(shù)字化轉(zhuǎn)型是實(shí)物地質(zhì)資料信息化建設(shè)的重要方面。[3]2022年,自然資源部辦公廳發(fā)布通知,全面推進(jìn)實(shí)景三維中國(guó)建設(shè)。[4]其中,測(cè)繪檔案作為國(guó)土資源最基礎(chǔ)檔案類型,體現(xiàn)了它在三維中國(guó)建設(shè)中的關(guān)鍵作用。這不僅體現(xiàn)了測(cè)繪檔案數(shù)字化的范圍不斷擴(kuò)大,也彰顯了國(guó)家層面對(duì)測(cè)繪檔案數(shù)字化的高度重視,有助于“十四五”期間測(cè)繪檔案數(shù)字化的蓬勃發(fā)展。
總之,在國(guó)家檔案局檔案數(shù)字化政策的引領(lǐng)下,以綜合檔案館和專業(yè)檔案館的檔案數(shù)字化為參考,各地測(cè)繪行業(yè)自下而上推動(dòng)了測(cè)繪行業(yè)檔案數(shù)字化的發(fā)展,[5]展現(xiàn)了測(cè)繪行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要態(tài)勢(shì),為融入數(shù)字國(guó)土、數(shù)字中國(guó)建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2 測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理的問題及原因分析
本文以湖北省測(cè)繪成果檔案館為主要調(diào)查對(duì)象,以全國(guó)代表性測(cè)繪檔案館(室)為案例,通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查、個(gè)人訪談等方法,圍繞測(cè)繪成果檔案數(shù)字化及其質(zhì)量管理現(xiàn)狀,于2023年5月至7月期間進(jìn)行了較為全面的調(diào)查,由此系統(tǒng)地得出測(cè)繪檔案數(shù)字化的基本情況。
測(cè)繪檔案數(shù)字化屬于后發(fā)型,是在國(guó)家檔案主管部門出臺(tái)相關(guān)政策和啟動(dòng)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)后開始發(fā)展的。經(jīng)過二十余年的工作推進(jìn),測(cè)繪檔案數(shù)字化取得了顯著成果,為測(cè)繪檔案數(shù)字化積累了豐富經(jīng)驗(yàn)與豐碩成果,并以此為依托建立了測(cè)繪成果檔案館、測(cè)繪數(shù)字檔案館和測(cè)繪成果檔案共享平臺(tái)。但是,由于測(cè)繪檔案數(shù)字化發(fā)展歷程較短、相關(guān)經(jīng)驗(yàn)積累不足,在數(shù)字化進(jìn)程中仍存在一些質(zhì)量管理問題。
2.1 測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理存在的問題分析。測(cè)繪檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量管理問題主要集中于以下幾個(gè)方面。
2.1.1 質(zhì)量管理主體模糊。測(cè)繪檔案數(shù)字化工作是由測(cè)繪檔案館(室)、檔案外包機(jī)構(gòu)與第三方質(zhì)檢機(jī)構(gòu)共同完成,然而,由于項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及主體多等因素,具體工作實(shí)施過程中易出現(xiàn)管理主體不清晰、職能分工不明確、責(zé)任不到位等現(xiàn)象,有待從多方參與主體的合理、有序協(xié)調(diào)考量。
以湖北省測(cè)繪成果檔案館為例,由于多方主體協(xié)調(diào)不足導(dǎo)致的數(shù)字化質(zhì)量管理主體模糊問題具體表現(xiàn)為:首先,測(cè)繪檔案館因?yàn)槿耸植粔颍跀?shù)字化對(duì)象范圍的確定、數(shù)字化成果標(biāo)準(zhǔn)的把握、數(shù)字化成果質(zhì)量情況跟進(jìn)等環(huán)節(jié)上難免缺位,難以盡到從數(shù)字化前處理、數(shù)字化過程中質(zhì)量監(jiān)管到數(shù)字化成果驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的相應(yīng)職責(zé)。其次,外包機(jī)構(gòu)雖然對(duì)測(cè)繪檔案數(shù)字化成果進(jìn)行抽查自檢,但由于缺乏科學(xué)的數(shù)字化成果質(zhì)量控制規(guī)范的規(guī)約,仍出現(xiàn)了檔案內(nèi)容與目錄不匹配、像素模糊、曝光過度、圖紙底色不對(duì)、圖像識(shí)別錯(cuò)誤、信息缺失等質(zhì)量問題。最后,第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)受到部分測(cè)繪檔案內(nèi)容涉密的限制而出現(xiàn)職能失靈的現(xiàn)象,無法充分發(fā)揮其獨(dú)立于檔案部門與外包機(jī)構(gòu)的中立優(yōu)勢(shì)。
2.1.2 質(zhì)量管理過程粗放。測(cè)繪檔案數(shù)字化工作涉及多項(xiàng)數(shù)字化工作流程,呈現(xiàn)出工作量大、技術(shù)要求高、工作環(huán)節(jié)多等特征,因此,亟須建立測(cè)繪檔案數(shù)字化工作的全過程質(zhì)量管理體系,對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的流程規(guī)范、質(zhì)量要求及質(zhì)量控制措施等作出具體規(guī)制。然而,測(cè)繪檔案數(shù)字化工作的三個(gè)流程階段均存在以質(zhì)量管理工作粗放、質(zhì)量要求松散等為表征的全過程質(zhì)量管理缺失的問題。全國(guó)不少省市測(cè)繪檔案館(室)都存在這種現(xiàn)象。
首先體現(xiàn)在數(shù)字化準(zhǔn)備階段,其質(zhì)量問題主要表現(xiàn)為相應(yīng)保障的缺失與事前鑒定的滯后。一方面,測(cè)繪檔案數(shù)字化是一項(xiàng)對(duì)人、財(cái)、物耗費(fèi)極大的工作,因而充足的資源保障是開展測(cè)繪檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。但多數(shù)檔案部門所掌握的人才、資金等資源都是有限的,因此易造成數(shù)字化工作無力開展、中途擱置、質(zhì)量缺失等情況的出現(xiàn),如湖北省測(cè)繪膠片檔案數(shù)字化工作由于資金未及時(shí)到位而一度停滯。另一方面,由于館藏測(cè)繪檔案存在質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化程度等方面的參差不齊,例如,有的測(cè)繪檔案需要鑒定,有的則需要修復(fù),有的則需要整理,早期的測(cè)繪檔案則涉及整理、鑒定和修復(fù)等環(huán)節(jié),加之相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、政策尚待建立,難以采取統(tǒng)一的尺度衡量其數(shù)字化質(zhì)量。
其次是在數(shù)字化具體實(shí)施階段,表現(xiàn)為數(shù)字化工作質(zhì)量缺失與數(shù)字化流程不明確。一方面,測(cè)繪檔案數(shù)字化過程難以做到應(yīng)掃盡掃。例如,有些檔案館僅對(duì)一些破損程度較低的檔案加以修復(fù),而對(duì)于破損程度較高、難以修復(fù)的測(cè)繪檔案則未形成科學(xué)的解決方案,進(jìn)而造成了掃描成果的缺失,勢(shì)必影響整個(gè)數(shù)字化成果質(zhì)量。另一方面,檔案館并未針對(duì)項(xiàng)目工作流程進(jìn)行分解以明晰各個(gè)工序?qū)嵤┑墓ぷ髁鞒獭⑾群箜樞虻?,由此?dǎo)致了數(shù)字化質(zhì)量控制點(diǎn)難以落實(shí),也無法在出現(xiàn)質(zhì)量問題后及時(shí)發(fā)現(xiàn)并追究責(zé)任。
最后是在數(shù)字化成果驗(yàn)收與管理階段,主要存在定期檢查缺失、備份工作滯后的問題。一方面,由于缺乏檢查制度與方案等依據(jù),測(cè)繪檔案數(shù)字化過程、結(jié)果難以執(zhí)行檢查。有時(shí)候,數(shù)字化項(xiàng)目也完成了自查、檢查工作,但更多的是流于形式。另一方面,備份策略缺乏統(tǒng)一性、全面性,對(duì)數(shù)字化成果檢查更新慢。例如,測(cè)繪成果檔案館普遍地將測(cè)繪檔案數(shù)字化成果分為常用和不常用兩類,但在采用數(shù)據(jù)庫(kù)、磁盤和光盤等備份策略上存在不同做法。數(shù)字化成果進(jìn)行檢查更新的時(shí)間一般為5~10年,更新周期長(zhǎng),更新速度慢,難以保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。
2.2 測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理問題的原因分析。究其根本,上述質(zhì)量問題的產(chǎn)生,主要源于以下方面。
第一,頂層設(shè)計(jì)不足。國(guó)家測(cè)繪行業(yè)頂層設(shè)計(jì)不足,宏觀政策中雖將測(cè)繪檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)視為重要任務(wù),但未對(duì)測(cè)繪檔案數(shù)字化工作的責(zé)任主體、實(shí)施對(duì)象、工作流程等提出要求,缺乏以實(shí)踐為導(dǎo)向的測(cè)繪檔案數(shù)字化工作實(shí)施策略、標(biāo)準(zhǔn)、政策等,因而各單位在實(shí)際工作中只能根據(jù)自身情況和基礎(chǔ)條件開展工作,導(dǎo)致測(cè)繪檔案數(shù)字化工作出現(xiàn)管理原則缺失、責(zé)任主體模糊、標(biāo)準(zhǔn)流程缺乏等問題。
第二,標(biāo)準(zhǔn)供給不足。一方面,測(cè)繪地理信息數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺乏。盡管國(guó)家關(guān)于測(cè)繪標(biāo)準(zhǔn)很多,如2022年自然資源部發(fā)布的《自然資源標(biāo)準(zhǔn)體系》中涉及測(cè)繪地理信息的國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)多達(dá)850項(xiàng),[6]但該規(guī)模龐大的標(biāo)準(zhǔn)群中并沒有測(cè)繪成果數(shù)字化的規(guī)范。另一方面,切合測(cè)繪檔案數(shù)字化實(shí)際工作現(xiàn)實(shí)需求的專門性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的缺失?,F(xiàn)有的檔案數(shù)字化國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)均未形成契合測(cè)繪檔案自身特征的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,導(dǎo)致測(cè)繪單位與機(jī)構(gòu)的數(shù)字化工作缺乏政策標(biāo)準(zhǔn)為依托,在實(shí)際數(shù)字化工作中出現(xiàn)“各自為政”的現(xiàn)象。
第三,機(jī)構(gòu)執(zhí)行滯后。測(cè)繪單位與機(jī)構(gòu)的管理層人員在測(cè)繪檔案數(shù)字化決策時(shí)缺乏總體規(guī)劃意識(shí)、全面質(zhì)量管理意識(shí)和數(shù)字化進(jìn)度管控的大局意識(shí)。不少測(cè)繪成果檔案館(室)的管理人員對(duì)館藏檔案數(shù)字化的比率、數(shù)量等均未開展確切統(tǒng)計(jì)和形成清晰認(rèn)知,更無法擔(dān)負(fù)質(zhì)量控制、進(jìn)度管控方面的責(zé)任。
第四,質(zhì)量把控缺乏。檔案管理專業(yè)化人才在測(cè)繪檔案數(shù)字化工作流程規(guī)范度、成果質(zhì)量全過程把控中發(fā)揮著重要作用,但目前測(cè)繪單位及機(jī)構(gòu)內(nèi)負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作的人員多數(shù)是測(cè)繪、制圖專業(yè)出身,檔案專業(yè)人員比較缺乏,在測(cè)繪檔案數(shù)字化過程中往往缺乏檔案專業(yè)的知識(shí)指導(dǎo)和基于檔案視角的質(zhì)量把控。
由此可見,上述測(cè)繪檔案數(shù)字化過程中存在的問題直接影響到了數(shù)字化成果質(zhì)量,亟待建立主體突出、操作有據(jù)、責(zé)任到位、監(jiān)管有效、保障堅(jiān)實(shí)的測(cè)繪檔案數(shù)字化管理體系。
3 測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系的構(gòu)建
全面質(zhì)量管理(TQM)是以產(chǎn)品質(zhì)量為核心,建立一套科學(xué)嚴(yán)密高效的質(zhì)量體系,以提供滿足用戶需要的產(chǎn)品或服務(wù)的全部活動(dòng)。[7]基于測(cè)繪檔案數(shù)字化的全流程,結(jié)合全面質(zhì)量管理工作的Plan(計(jì)劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和 Act(處理)即PDCA循環(huán),從質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立、質(zhì)量管理體系的構(gòu)建、全流程監(jiān)管的實(shí)現(xiàn)等層面入手,構(gòu)建覆蓋測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理的多層面、全流程體系框架,實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1 以檔案部門為主導(dǎo),組建測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)。測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)的組建對(duì)于數(shù)字化成果質(zhì)量提升、數(shù)字化工作效率提升等都發(fā)揮著重要作用,因此需將組建測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)放到關(guān)鍵位置考量。具體而言,測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)的組建應(yīng)以檔案主管部門為主導(dǎo),邀請(qǐng)外包機(jī)構(gòu)、第三方質(zhì)檢機(jī)構(gòu)、檔案專家學(xué)者及測(cè)繪專業(yè)技術(shù)人員等多方主體參與其中。測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)通過制定統(tǒng)一的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化流程,對(duì)測(cè)繪單位及機(jī)構(gòu)的測(cè)繪檔案數(shù)字化工作進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)與全流程的數(shù)字化成果質(zhì)量控制。
3.2 以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),建立測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系。標(biāo)準(zhǔn)作為評(píng)價(jià)和衡量質(zhì)量的尺度,是進(jìn)行測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理的依據(jù)。針對(duì)當(dāng)前測(cè)繪檔案數(shù)字化及其質(zhì)量管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情形,自然資源主管部門可基于現(xiàn)有的測(cè)繪行業(yè)成果質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合國(guó)家檔案局相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),制定出測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系。
基于測(cè)繪檔案實(shí)際需求考量,測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系應(yīng)包含以下五個(gè)層面的內(nèi)容:其一是管理標(biāo)準(zhǔn),是對(duì)數(shù)字化流程中各要素的管理,包含人員技能、設(shè)備維護(hù)、控制點(diǎn)選擇等內(nèi)容;其二是設(shè)施設(shè)備標(biāo)準(zhǔn),包含測(cè)繪檔案數(shù)字化開展中所需要具備的硬件標(biāo)準(zhǔn)、軟件標(biāo)準(zhǔn)和環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)三部分;其三是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),包含測(cè)繪檔案數(shù)字化工作操作程序、實(shí)施細(xì)則等全過程中的技術(shù)要求標(biāo)準(zhǔn);其四是外包標(biāo)準(zhǔn),以《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第4部分:檔案整理服務(wù)》(DA/T68.4—2022)、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T 68.2—2020)等為依據(jù),對(duì)測(cè)繪檔案數(shù)字化外包服務(wù)中的安全保密、資格審查、監(jiān)督管理等作出具體規(guī)制;其五是驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),包括檔案裝訂、掃描圖像、圖像質(zhì)量、圖像糾偏、檔案著錄、格式封裝、檔案索引、數(shù)據(jù)掛接、檔案保密等方面的內(nèi)容。
3.3 以崗位責(zé)任為導(dǎo)向,形成全員質(zhì)量管理活性組織。全面質(zhì)量管理強(qiáng)調(diào)全員參與原則,[8]參與數(shù)字化工作全體人員的質(zhì)量意識(shí)、思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)、工作能力等因素,對(duì)測(cè)繪檔案數(shù)字化成果都會(huì)產(chǎn)生影響。因此,需以崗位責(zé)任為導(dǎo)向,落實(shí)質(zhì)量責(zé)任主體,形成全員質(zhì)量管理的活性組織。
首先,應(yīng)明確檔案館(室)在測(cè)繪檔案數(shù)字化工作中的主體地位,發(fā)揮其作為測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系建立和有效運(yùn)行的核心作用。檔案館(室)通過確定數(shù)字化工作的方針與目標(biāo),依照行業(yè)相關(guān)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),肩負(fù)起業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和管理責(zé)任,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各參與主體,推動(dòng)測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行。
其次,應(yīng)完善數(shù)字化工作相應(yīng)的體制機(jī)制,如既可將測(cè)繪檔案數(shù)字化工作實(shí)施情況與數(shù)字化成果質(zhì)量檢查情況納入相應(yīng)工作人員的績(jī)效考評(píng)中,激發(fā)質(zhì)檢人員、操作人員等多方主體的積極性與主動(dòng)性,又可建立一套完整的追責(zé)體系,當(dāng)數(shù)字化成果質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時(shí),能及時(shí)追蹤到責(zé)任人。
再次,基于涉密檔案風(fēng)險(xiǎn)控制體系構(gòu)建的基礎(chǔ)上,將權(quán)力下放給第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu),發(fā)揮其獨(dú)立性的優(yōu)勢(shì),破除涉密測(cè)繪檔案內(nèi)容對(duì)其監(jiān)督工作的束縛,以保障其能對(duì)數(shù)字化全過程進(jìn)行監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。
最后,應(yīng)基于所組建的測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理機(jī)構(gòu),對(duì)數(shù)字化工作開始前的項(xiàng)目計(jì)劃、設(shè)施配備等進(jìn)行審查,對(duì)數(shù)字化工作中的流程、操作等規(guī)范性進(jìn)行審查,對(duì)數(shù)字化工作驗(yàn)收階段的成果質(zhì)量、格式規(guī)范等進(jìn)行審查。通過引入第三方質(zhì)檢機(jī)構(gòu)、檔案專家學(xué)者及測(cè)繪專業(yè)技術(shù)人員等多方主體,有助于實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案質(zhì)量管理組織的扁平化與質(zhì)量管理的活性組織。
3.4 以過程管理為中心,實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案數(shù)字化全流程監(jiān)管。全面質(zhì)量管理強(qiáng)調(diào)面向全流程的過程管理,因此,測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理需以數(shù)字化流程為基礎(chǔ),以過程管理為中心,結(jié)合數(shù)字化前、數(shù)字化中和數(shù)字化后三個(gè)主要階段進(jìn)行測(cè)繪檔案數(shù)字化的全流程監(jiān)管。
具體而言,測(cè)繪檔案數(shù)字化工作需精準(zhǔn)識(shí)別并確定每個(gè)階段、每個(gè)流程的輸入、輸出和活動(dòng),并對(duì)其各個(gè)部分的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制,以達(dá)到控制其輸出的目的,從而更高效地得到期望的結(jié)果。[9]與此同時(shí),全流程的質(zhì)量監(jiān)管并不是簡(jiǎn)單的過程串聯(lián)與疊加,而是由不同過程的要素特點(diǎn)構(gòu)成。例如,測(cè)繪檔案數(shù)字化平臺(tái)的搭建維護(hù)與數(shù)字化的采集利用并非單一的前后關(guān)系,而在時(shí)空上是斷續(xù)重疊、相互推動(dòng)的。因此,不僅要以過程管理為中心,注重測(cè)繪檔案數(shù)字化工作每一個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作質(zhì)量,而且要將測(cè)繪檔案數(shù)字化工作作為一個(gè)整體去理解,在測(cè)繪檔案數(shù)字化全流程監(jiān)管中提高質(zhì)量管理的有效性與針對(duì)性。
3.5 以項(xiàng)目監(jiān)理為保障,形成測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)管閉環(huán)。全面質(zhì)量管理體系的精髓在于借助PDCA循環(huán)對(duì)質(zhì)量管理改進(jìn)的優(yōu)勢(shì),推動(dòng)體系質(zhì)量及相關(guān)機(jī)構(gòu)人員管理能力的持續(xù)改進(jìn)與螺旋上升,以期實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。[10]因此,通過引入社會(huì)機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目監(jiān)理、評(píng)估公司等作為第三方開展監(jiān)察,既應(yīng)跟進(jìn)測(cè)繪檔案數(shù)字化全流程的監(jiān)督檢查和測(cè)試評(píng)估,包括數(shù)字化前處理、數(shù)字化加工、數(shù)字化成果管理,又應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案載體、平臺(tái)和實(shí)體設(shè)備情況、相關(guān)人員和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等各項(xiàng)工作開展全方位的檢查,形成測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)管閉環(huán)。依據(jù)調(diào)研情況與本單位實(shí)際,為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量監(jiān)管閉環(huán)目標(biāo),需對(duì)數(shù)字化檢查流程、檢查方式和驗(yàn)收制度等作出具體規(guī)制。
其一,數(shù)字化檢查流程可先由外包服務(wù)公司進(jìn)行內(nèi)部自檢,后經(jīng)發(fā)包單位科室代表部門進(jìn)行檢查,最后由發(fā)包單位的相關(guān)人員開展二級(jí)檢查。其中,抽檢比率可設(shè)定在5%~20%,如若第一批抽檢出現(xiàn)質(zhì)量問題則需加大第二批抽檢比例。
其二,應(yīng)采取技術(shù)軟件、發(fā)包單位工作人員和第三方機(jī)構(gòu)相結(jié)合的方式對(duì)測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量進(jìn)行檢查,如湖北省測(cè)繪成果檔案館借鑒宜昌和湖北省檔案館數(shù)字化質(zhì)量檢查經(jīng)驗(yàn),于2022年的數(shù)字化質(zhì)量檢查工作中聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)參與。
其三,應(yīng)在遵循“二級(jí)檢查、一級(jí)驗(yàn)收”原則的基礎(chǔ)上,制定科學(xué)合理的數(shù)字化驗(yàn)收制度。其中,數(shù)字化驗(yàn)收可先由外包公司內(nèi)部進(jìn)行數(shù)字化過程控制和最終質(zhì)量檢查,后由發(fā)包單位或委托有驗(yàn)收資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化驗(yàn)收。
其四,應(yīng)參照PDCA循環(huán)的理念,構(gòu)建起用戶反饋制度,以期在社會(huì)用戶、第三方機(jī)構(gòu)或基層工作者的需求調(diào)研、意見反饋等的基礎(chǔ)上,及時(shí)對(duì)數(shù)字化質(zhì)量檢測(cè)展開評(píng)估與動(dòng)態(tài)調(diào)整。
總之,測(cè)繪檔案作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和國(guó)防建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、前期性工作的真實(shí)記錄,是國(guó)家檔案資源建設(shè)的組成部分,具有極其重要的價(jià)值。與綜合檔案館檔案數(shù)字化相比較,測(cè)繪檔案數(shù)字化起步較晚,無論是從數(shù)字化工作的組織、管理等各個(gè)方面都亟須加強(qiáng)。為此,通過組織建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、崗位責(zé)任建設(shè)以及流程管理等,形成測(cè)繪檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系,將有益于推進(jìn)測(cè)繪檔案數(shù)字化工作,為測(cè)繪工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型及數(shù)字中國(guó)建設(shè)奠定良好根基。當(dāng)然,建立這一質(zhì)量管理體系,無論是行業(yè)管理層面還是各個(gè)機(jī)構(gòu),還需要將其納入中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃,并提供必要的人員保障、經(jīng)費(fèi)保障和基礎(chǔ)條件保障。
(作者單位:1.湖北省測(cè)繪成果檔案館 范巍,碩士研究生,高級(jí)工程師,共享交換室副主任;黃蕾,碩士研究生,工程師;史瓊芳,碩士研究生,工程師;2.武漢大學(xué)信息管理學(xué)院 趙君航,碩士研究生 來稿日期:2023-10-07)