摘 要：為探索人工智能場(chǎng)景下文件管理的特殊性，文章采用政策內(nèi)容分析法，對(duì)澳大利亞維多利亞州《人工智能技術(shù)與文件管理》（Artificial Intelligence Technologies and Recordkeeping）的政策要點(diǎn)進(jìn)行了歸納分析。通過將其與ISO 15489-1：2016對(duì)比，發(fā)現(xiàn)人工智能場(chǎng)景下的文件管理在文件形成、文件準(zhǔn)確性和監(jiān)管方面具有特殊性考慮。最后，從四個(gè)方面提出了對(duì)我國人工智能場(chǎng)景下文件管理研究和發(fā)展的建議。

關(guān)鍵詞：文件（檔案）管理；ISO 15489；業(yè)務(wù)場(chǎng)景；人工智能；維多利亞州

分類號(hào)：G279.1

Policies of Records Management in Artificial Intelligence Scenarios in Victoria State （Australia） and their Implications

An Xiaomi1，2，3 ， Shen Rong1

（ 1.School of Information Resource Management， Renmin university of China， Beijing 100872； 2.Archival Enterprise Development Research Center， Renmin University of China， Beijing 100872； 3.Electronic Records Management Research Center， Renmin University of China， Beijing 100872 ）

Abstract： This paper discusses the special features of records management in artificial intelligence scenarios based on policy content analysis of main contents of Artificial Intelligence Technologies and Recordkeeping in Victoria， Australia. By matching these main contents with ISO 15489-1：2016， this paper discovers that records management in artificial intelligence scenarios requires special considerations in three aspects： records creation， records accuracy and human oversight. Finally， this paper puts forward implications in four aspects for the research and development of records management in artificial intelligence scenarios in China.

Keywords： Records Management； ISO 15489； Business Scenarios； Artificial Intelligence； Victoria

近年來，人工智能技術(shù)引起了社會(huì)生產(chǎn)和生活方式的巨大變革。據(jù)麥肯錫對(duì)人工智能現(xiàn)狀的調(diào)查報(bào)告[1]，2017年人工智能在業(yè)務(wù)領(lǐng)域的采用率為20%，而到2022年，這一數(shù)據(jù)已超過50%，人工智能的采用已成為時(shí)代大勢(shì)。與此同時(shí)，人們也越來越意識(shí)到人工智能技術(shù)應(yīng)用可能帶來的潛在危害和負(fù)面影響，各項(xiàng)倫理原則應(yīng)運(yùn)而生，文件作為業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的憑證，其留存管理在人工智能場(chǎng)景中至關(guān)重要。此外，人工智能技術(shù)在各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的采用對(duì)于文件管理的對(duì)象、方式、目標(biāo)等方面也產(chǎn)生了巨大的影響，探討人工智能場(chǎng)景下的文件管理已成為當(dāng)前一個(gè)重要的議題。

人工智能場(chǎng)景下的文件管理是指在應(yīng)用人工智能技術(shù)的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中開展的文件管理。本文主要采用政策內(nèi)容分析法，通過對(duì)澳大利亞維多利亞州公共文件辦公室（Public Record Office Victoria，以下簡(jiǎn)稱PROV）發(fā)布的《人工智能技術(shù)與文件管理》（征求意見稿）這一政策（以下簡(jiǎn)稱《政策》）的分析，提出并回答以下研究問題：《政策》與國際文件管理通用性原則《ISO 15489-1：2016信息與文獻(xiàn) 文件（檔案）管理 概念與原則》（以下簡(jiǎn)稱ISO 15489-1：2016）的適用性如何？人工智能場(chǎng)景下的文件管理需要哪些特殊考慮？這對(duì)我國有何借鑒？

1 文獻(xiàn)綜述

人工智能場(chǎng)景下的文件管理涉及人工智能和文件管理兩個(gè)核心領(lǐng)域。

1.1 文件（檔案）管理領(lǐng)域關(guān)于人工智能的研究

當(dāng)前，文件（檔案）管理領(lǐng)域中的人工智能相關(guān)研究主要聚焦于二者之間的相互作用。一方面，大多數(shù)學(xué)者將人工智能技術(shù)視為促進(jìn)該領(lǐng)域發(fā)展的工具，并關(guān)注是否及如何利用各項(xiàng)人工智能技術(shù)開展文件（檔案）管理工作，深入探討了機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)[2]、圖像檢測(cè)技術(shù)[3]、智能工作流技術(shù)[4]等在文件管理過程中的作用以及人工智能在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀[5]。其中，InterPARES Trust AI項(xiàng)目在設(shè)計(jì)、開發(fā)和利用人工智能來支持公共文件的可用性、可信性和可訪問性方面進(jìn)行了深入研究。[6]另一方面，一些學(xué)者將人工智能視為文件（檔案）管理領(lǐng)域發(fā)展的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，集中關(guān)注人工智能對(duì)本專業(yè)領(lǐng)域的挑戰(zhàn)。例如通過進(jìn)行人工智能不敏感性評(píng)估，提出應(yīng)對(duì)人工智能競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)策。[7]同時(shí)，還有學(xué)者認(rèn)為文件管理將在實(shí)現(xiàn)人工智能透明、可解釋和可問責(zé)等目標(biāo)方面提供支持。[8]此外，周文泓等學(xué)者將人工智能視為“復(fù)雜構(gòu)件的數(shù)字綜合體”，從數(shù)字遺產(chǎn)的角度對(duì)其保存策略進(jìn)行了探索。[9]

1.2 人工智能領(lǐng)域關(guān)于文件管理的研究

隨著各國發(fā)布人工智能監(jiān)管法規(guī)，要求提高人工智能的透明度、可審計(jì)性和可問責(zé)性，合規(guī)問題成為當(dāng)前人工智能領(lǐng)域的焦點(diǎn)。Florian K nigstorfer和Stefan Thalmann認(rèn)為，人工智能證明性文檔（AI documentation）是人工智能軟件部署通過審計(jì)和問責(zé)認(rèn)證的關(guān)鍵，強(qiáng)調(diào)證明性文檔的完備性對(duì)人工智能采用意向產(chǎn)生影響。[10]Mahima Pushkarna等基于來源文件對(duì)負(fù)責(zé)任AI的支持作用，提出使用“data card”工具來記錄人工智能的方法。[11]總體而言，人工智能領(lǐng)域?qū)ξ募芾淼年P(guān)注主要集中在記錄文檔（即檔案學(xué)話語體系下的文件）本身和記錄方法上，側(cè)重于結(jié)果和方法，但卻缺少對(duì)文件管理過程中證明性保障的考慮。

1.3 研究述評(píng)

當(dāng)前人工智能場(chǎng)景下的文件管理研究存在以下局限：第一，既有文獻(xiàn)大多著眼于文件（檔案）管理自身的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，缺少人工智能與業(yè)務(wù)活動(dòng)場(chǎng)景融合視角的研究；第二，現(xiàn)有人工智能領(lǐng)域的文件管理研究側(cè)重文件管理的結(jié)果和方法，忽略了對(duì)文件管理過程的深入研究；第三，已有研究僅從文件管理在人工智能場(chǎng)景中的作用和可行性方面進(jìn)行探索，未進(jìn)一步研究人工智能場(chǎng)景下文件管理的特殊性。據(jù)此提出了本文的研究問題。

本文選取《政策》作為分析對(duì)象的理由包括：第一，維多利亞州在文件管理方面具有較高水平，長期以來積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，其中包括著名的維多利亞電子文件管理策略（Victorian Electronic Records Strategy，VERS）系列，對(duì)國際文件管理領(lǐng)域產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，具有典型示范作用；[12]第二，通過對(duì)中國國家檔案局、美國國家檔案與文件署（NARA）、加拿大國家圖書檔案館（LAC）、英國國家檔案館（TNN）和澳大利亞國家檔案館（NAA）等最新文件管理政策法規(guī)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，《政策》是目前首個(gè)專注于人工智能場(chǎng)景下的文件管理法規(guī)，具有引領(lǐng)性、前瞻性和示范性。

2 政策內(nèi)容分析

2.1 政策發(fā)布背景

截至2023年12月，維多利亞州已頒布了9項(xiàng)文件管理政策，其內(nèi)容涵蓋檔案鑒定聲明、審批流程、備份技術(shù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、移動(dòng)技術(shù)、云計(jì)算、社交媒體和價(jià)值風(fēng)險(xiǎn)等多方面。[13]此前，由于技術(shù)解決方案種類繁多以及自動(dòng)化與機(jī)器學(xué)習(xí)的廣泛應(yīng)用，創(chuàng)建和管理完整準(zhǔn)確的審批流程文件日益復(fù)雜。相關(guān)政策圍繞上述問題對(duì)審批流程的透明度進(jìn)行了規(guī)范，但未對(duì)生成內(nèi)容作出詳細(xì)規(guī)定?！墩摺返某雠_(tái)將彌補(bǔ)這一缺陷，專門回應(yīng)了如何管理由人工智能技術(shù)直接生成或在使用人工智能技術(shù)過程中形成的文件（數(shù)據(jù)）這一復(fù)雜問題。此外，《政策》還將與維多利亞州現(xiàn)行的《價(jià)值與風(fēng)險(xiǎn)》等其他配套政策協(xié)同發(fā)揮作用，其已于2024年1月通過征求意見階段，待正式發(fā)布。

2.2 政策內(nèi)容分析

從整體結(jié)構(gòu)來看，《政策》與該州其他文件管理政策保持一致，由適用范圍、政策主體、背景和附錄四個(gè)部分構(gòu)成，《政策》主體部分提出了五款文件管理要求[14]，具體內(nèi)容如下：

（1）劃定管理范圍

《政策》第一款明確了文件形成階段的要求，厘定了該州公共部門在人工智能場(chǎng)景下文件管理的對(duì)象范圍，特別強(qiáng)調(diào)了在創(chuàng)建、獲取和管理文件（數(shù)據(jù)）過程中所使用的人工智能技術(shù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)流程一同記錄，包括使用的技術(shù)、軟件或應(yīng)用程序，以及這些技術(shù)、軟件或應(yīng)用程序如何生成文件的流程。此外，《政策》還提出了關(guān)于上述文件創(chuàng)建、管理和處置的要求：一是人工智能文件所記錄信息的詳細(xì)程度應(yīng)符合維多利亞州《創(chuàng)建、捕獲和控制標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)規(guī)范；二是人工智能文件的管理應(yīng)對(duì)解決算法及所用數(shù)據(jù)集的偏見問題、知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題和“幻覺”問題等方面有所幫助。

相較于傳統(tǒng)文件管理強(qiáng)調(diào)對(duì)業(yè)務(wù)憑證和資產(chǎn)價(jià)值的保全，人工智能場(chǎng)景下的文件管理關(guān)注對(duì)解決偏見、知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及人工智能固有缺陷等問題的作用。然而，對(duì)于這些要求如何細(xì)化實(shí)施，以及通過何種評(píng)估程序來識(shí)別出相關(guān)文件仍待進(jìn)一步明確。

（2）明確文件屬性

《政策》第二款規(guī)定，“由人工智能技術(shù)或通過使用人工智能技術(shù)（包括Open AI、ChatGPT、大規(guī)模語言模型和其他生成式人工智能等基礎(chǔ)模型）創(chuàng)建的內(nèi)容都屬于公共文件，應(yīng)在遵循該州文件管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下捕獲、管理和處置”。鑒于《政策》適用范圍中已聲明其適用于該州所有公共部門及由第三方代表公共部門完成的工作，此處實(shí)質(zhì)上是指公共部門在其業(yè)務(wù)活動(dòng)中使用人工智能技術(shù)創(chuàng)建的內(nèi)容具有文件屬性，屬于公共文件范疇。這一聲明不僅構(gòu)成了《政策》出臺(tái)的基礎(chǔ)，也重申了業(yè)務(wù)屬性在文件定義中的核心地位。

對(duì)比各國先前發(fā)布相關(guān)法規(guī)政策，幾乎沒有文件檔案管理部門明確將人工智能直接和間接生成的內(nèi)容列為管理對(duì)象。美國NARA曾在2020年的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)白皮書中提及人工智能技術(shù)對(duì)文件管理工作的影響[15]，但截至目前尚未發(fā)布專門針對(duì)人工智能場(chǎng)景下文件管理的政策。澳大利亞NAA雖尚未出臺(tái)專門政策，但在對(duì)當(dāng)前新興關(guān)鍵技術(shù)信息管理的討論中，明確了《1983年檔案法》在人工智能場(chǎng)景下的適用性。該法規(guī)定了文件保存和信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，并概述了各機(jī)構(gòu)在文件保存和信息管理方面的義務(wù)。這些標(biāo)準(zhǔn)和義務(wù)適用于聯(lián)邦所有文件，包括人工智能技術(shù)在內(nèi)的新興關(guān)鍵技術(shù)相關(guān)的信息資產(chǎn)均應(yīng)納入機(jī)構(gòu)的信息治理框架和信息管理原則加以妥善管理。[16]《政策》是在此基礎(chǔ)上的進(jìn)一步突破，體現(xiàn)了PROV在應(yīng)對(duì)人工智能技術(shù)方面所采取的積極主動(dòng)態(tài)度。

（3）確定管理權(quán)責(zé)

《政策》第三款明確了公共部門負(fù)責(zé)人對(duì)于公共文件形成和管理的總體責(zé)任。這一責(zé)任要求與維多利亞州的《1973年公共文件法》（Public Records Act 1973）中的規(guī)定相一致。與此同時(shí)，《政策》對(duì)于具體的文件管理責(zé)任，如生成文件的準(zhǔn)確性檢查和處置等，要求由擁有相關(guān)權(quán)限和職責(zé)的人員負(fù)責(zé)。

在我國，檔案主管部門是檔案工作總體責(zé)任單位，具體的管理責(zé)任人是檔案工作人員或由檔案主管部門指定[17]；《電子文件管理暫行辦法》強(qiáng)調(diào)在電子文件形成單位的統(tǒng)籌規(guī)劃下，由文秘和業(yè)務(wù)部門、檔案部門、信息化部門、保密部門等多方協(xié)同管理[18]，但未進(jìn)一步明確到責(zé)任人?？傮w而言，在我國政策法規(guī)中，文件檔案管理總體責(zé)任大多由檔案部門承擔(dān)，難以獲取支持和調(diào)配資源。相較之下，《政策》對(duì)文件管理權(quán)責(zé)的規(guī)定體現(xiàn)了維多利亞州將文件管理工作納入業(yè)務(wù)部門整體工作職責(zé)，將有助于文件管理與業(yè)務(wù)更好融合并獲取更多支持資源。

（4）文件質(zhì)量管控

《政策》第四款從質(zhì)量維度對(duì)人工智能場(chǎng)景下的文件管理提出了要求，該要求主要側(cè)重于人工智能生成文件（數(shù)據(jù)）的準(zhǔn)確性（accuracy），強(qiáng)調(diào)應(yīng)設(shè)立專門的檢查流程，并由具有相關(guān)權(quán)限和技能的人員進(jìn)行監(jiān)管。

文件管理領(lǐng)域長期以來對(duì)文件質(zhì)量特征的關(guān)注主要集中在真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性和安全性方面，而關(guān)于準(zhǔn)確性的討論更多見于數(shù)據(jù)治理和數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域。《GB/T 36344—2018 信息技術(shù) 數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)》對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的界定是“數(shù)據(jù)準(zhǔn)確表示其所描述的真實(shí)實(shí)體（對(duì)象）真實(shí)值的程度”[19]，ITU-T關(guān)于可信數(shù)據(jù)的技術(shù)報(bào)告對(duì)準(zhǔn)確性的定義是“數(shù)據(jù)正確描述真實(shí)世界的對(duì)象或事件的程度”[20]。這些定義都強(qiáng)調(diào)了描述對(duì)象的“真實(shí)”。在人工智能場(chǎng)景下，由于人工智能技術(shù)的不透明性，這種“真實(shí)”往往難以保障，因此，其生成數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)，這一點(diǎn)在監(jiān)管法規(guī)中也得到了體現(xiàn)。例如，我國《生成式人工智能服務(wù)管理暫行辦法》要求服務(wù)提供商應(yīng)采取措施提高生成內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性。[21]此外，《政策》中未對(duì)準(zhǔn)確性進(jìn)行詳細(xì)解釋，其具體指代的要求和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)還有待進(jìn)一步明確。

（5）文件處置

《政策》第五款從過程維度就人工智能文件的處置提出要求，規(guī)定人工智能生成文件的處置必須由具備相關(guān)技能、知識(shí)和合法權(quán)限的責(zé)任人進(jìn)行監(jiān)管，所有處置行動(dòng)都應(yīng)按照對(duì)應(yīng)的保留和處置權(quán)限開展，其中，自動(dòng)處置行動(dòng)還須遵從維多利亞州的《批準(zhǔn)流程政策》。

在人工智能等新技術(shù)場(chǎng)景下，文件管理工作正面臨自動(dòng)化、智能化趨勢(shì)，這也是人工智能技術(shù)應(yīng)用于文件管理的重要特征。根據(jù)Amber L. Cushing 等人的調(diào)查，雖然檔案工作者對(duì)這一趨勢(shì)持樂觀態(tài)度并認(rèn)為在使用人工智能技術(shù)時(shí)有必要進(jìn)行人機(jī)合作，例如由檔案館和數(shù)字保存從業(yè)人員提供必要的專業(yè)知識(shí)，以確保敏感/個(gè)人文件不會(huì)意外泄露或在不應(yīng)該發(fā)布的情況下發(fā)布給用戶。然而，這一趨勢(shì)也將給文件檔案領(lǐng)域帶來新的挑戰(zhàn)和影響，機(jī)器對(duì)從業(yè)者監(jiān)管技能的要求將改變檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)體系，逐漸演變?yōu)椤皺C(jī)器無法做到的事情” 。[22]

2.3 政策要點(diǎn)歸納

上述五項(xiàng)條款可歸納為明確屬性、確定權(quán)責(zé)、劃定范圍和細(xì)化要求四方面的特殊性考慮，如圖1所示?！墩摺返诙l對(duì)人工智能生成內(nèi)容的文件屬性進(jìn)行了明確，這是政策的基礎(chǔ)。在此前提下，第三條根據(jù)《公共文件法》確定了部門負(fù)責(zé)人對(duì)于人工智能文件管理的總體責(zé)任。在明確屬性和權(quán)責(zé)的基礎(chǔ)上，首先從整體上劃分文件管理的范圍，將相關(guān)技術(shù)和流程與生成的內(nèi)容本身一起納入文件應(yīng)記錄的范圍；接著對(duì)管理要求進(jìn)行細(xì)化，從質(zhì)量維度和過程維度對(duì)人工智能文件管理提出了要求。

3 人工智能場(chǎng)景下文件管理的特殊性

本文以ISo 15489-1：2016作為分析框架映射《政策》，旨在探究國際文件管理通用原則在人工智能場(chǎng)景下的適用性及其特殊性考慮。選擇ISO 15489-1：2016作為分析框架的理由是，截至2022年，已有15個(gè)國家對(duì)ISO 15489-1：2016進(jìn)行了采標(biāo)，其中包括中國和澳大利亞。[23]同時(shí)，該標(biāo)準(zhǔn)是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織信息與文獻(xiàn)委員會(huì)文件檔案管理分技術(shù)委員會(huì)（ISO/ TC46/SC11）文件管理標(biāo)準(zhǔn)系列標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)。

3.1 ISO15489-1：2016在人工智能場(chǎng)景下的適用性分析

對(duì)比《政策》和ISO 15489-1：2016，從對(duì)文件概念的界定、職責(zé)、文件形成、有效文件質(zhì)量特征關(guān)切點(diǎn)和文件處置5個(gè)方面進(jìn)行映射，發(fā)現(xiàn)人工智能場(chǎng)景下的文件管理要求在文件屬性和職責(zé)方面與ISO 15489-1：2016文件管理原則基本一致，而在文件形成、文件質(zhì)量特征關(guān)切點(diǎn)和處置方面，《政策》在其基礎(chǔ)上進(jìn)行了新的拓展，具體如表1所示。

第一，在對(duì)文件概念的界定方面，《政策》明確了對(duì)人工智能生成內(nèi)容的文件屬性，這是對(duì)《原則》中“文件”定義的進(jìn)一步詮釋。界定“文件”的要點(diǎn)在于“機(jī)構(gòu)或個(gè)人在履行其法定義務(wù)或開展業(yè)務(wù)事務(wù)活動(dòng)中作為證據(jù)或資產(chǎn)而形成、接收、維護(hù)的信息”，而不在于機(jī)構(gòu)或個(gè)人在此過程中利用了何種技術(shù)。公共部門在其業(yè)務(wù)活動(dòng)中利用人工智能技術(shù)創(chuàng)建的內(nèi)容（數(shù)據(jù)）應(yīng)被視為文件加以管理。第二，在職責(zé)方面，《政策》對(duì)人工智能文件管理的總體責(zé)任作出了明確規(guī)定，對(duì)于管理過程的具體職責(zé)劃分雖未進(jìn)一步細(xì)分，但亦作出了相應(yīng)的要求，大體上與ISo 15489-1：2016對(duì)職責(zé)的要求相一致。第三，在文件形成方面，ISO 15489-1：2016主要強(qiáng)調(diào)文件內(nèi)容和記錄了文件形成環(huán)境的元數(shù)據(jù)兩方面的形成要求，而《政策》在此之外還著重強(qiáng)調(diào)應(yīng)記錄文件創(chuàng)建、獲取和管理所使用的技術(shù)和流程。第四，在有效文件的質(zhì)量特征方面，相較于ISO 15489-1：2016提出的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，《政策》尤為強(qiáng)調(diào)對(duì)人工智能生成文件準(zhǔn)確性的保障。第五，在文件處置方面，《政策》突出對(duì)自動(dòng)化處置行動(dòng)的監(jiān)管和合規(guī)，這對(duì)人員的技能和職責(zé)提出新的要求。

3.2 人工智能場(chǎng)景下文件管理的特殊性分析

一是技術(shù)和流程須記錄。不同類型的人工智能技術(shù)用途不同，風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)各異，對(duì)文件的形成和保存方式產(chǎn)生影響。例如，就專家決策系統(tǒng)和大語言模型而言，前者使用知識(shí)庫、推理引擎和邏輯來模擬人類的決策方式，后者作為一類生成式人工智能，專門生成類人文本；前者側(cè)重于通過文件來證明決策合法且經(jīng)授權(quán)、程序正當(dāng)、不含偏見，且是基于最新信息作出的；后者側(cè)重于通過文件證明生成內(nèi)容經(jīng)過事實(shí)核查，是準(zhǔn)確、最新和適當(dāng)?shù)?，生成?nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)。[25]除了人工智能技術(shù)，記錄審批決定和行動(dòng)時(shí)間點(diǎn)、決策過程等也是必要的。

二是文件質(zhì)量準(zhǔn)確性特征的重要性在人工智能場(chǎng)景下進(jìn)一步凸顯重要。傳統(tǒng)對(duì)文件質(zhì)量特征的要求主要聚焦于“四性”，而在人工智能場(chǎng)景下，準(zhǔn)確性成為文件質(zhì)量的核心關(guān)切點(diǎn)。一方面，人工智能生成內(nèi)容的準(zhǔn)確性是確保其應(yīng)用可靠的前提。以智能轉(zhuǎn)譯技術(shù)為例，不論是字幕合成還是語音生成，準(zhǔn)確呈現(xiàn)原始信息是該技術(shù)能夠成功應(yīng)用于實(shí)際場(chǎng)景的基礎(chǔ)所在；[26]另一方面，生成文件的準(zhǔn)確性對(duì)于降低人工智能可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)至關(guān)重要。實(shí)際上，對(duì)于人工智能生成內(nèi)容而言，人工智能生成內(nèi)容的質(zhì)量特征要求不僅僅局限于準(zhǔn)確性這一維度，人工智能倫理原則還強(qiáng)調(diào)了公平、透明等，要求生成內(nèi)容不含有歧視成分。各國的法律法規(guī)，如歐盟的《人工智能法案》和我國的《生成式人工智能管理暫行辦法》，也對(duì)人工智能生成內(nèi)容的質(zhì)量提出監(jiān)管要求?！墩摺冯m然專門對(duì)人工智能文件的準(zhǔn)確性作出要求，但準(zhǔn)確性的內(nèi)涵尚有待明確，同時(shí)具體的評(píng)估測(cè)量手段也需要更為清晰地界定。

三是強(qiáng)調(diào)人對(duì)機(jī)器的監(jiān)管。不論是從人工智能生成文件準(zhǔn)確性的維度還是從文件處置過程的維度，《政策》都強(qiáng)調(diào)了這一點(diǎn)。特別是在大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)日趨成熟且加快用于自動(dòng)化文件管理活動(dòng)的背景下，一方面，社會(huì)面臨著對(duì)新技術(shù)積極接納以提升效率的需求，另一方面，機(jī)器的運(yùn)作也離不開人的監(jiān)管，這使得人工智能場(chǎng)景下的文件管理更應(yīng)以一種人機(jī)協(xié)同的視角來看待。這種協(xié)同合作模式體現(xiàn)了人的指導(dǎo)監(jiān)督與機(jī)器的執(zhí)行相互協(xié)調(diào)，以共同完成設(shè)定的目標(biāo)。在需要人的主觀判斷和人類價(jià)值觀參與的復(fù)雜任務(wù)中，也對(duì)文件管理人員提出了更高的能力要求。這種新的工作模式在人工智能文件管理中顯得尤為重要，能夠確保機(jī)器執(zhí)行任務(wù)的合規(guī)性、可靠性和符合倫理規(guī)范，同時(shí)提醒我們?cè)诩夹g(shù)發(fā)展的過程中保持對(duì)人類價(jià)值的敏感性。

4 結(jié)論與啟示

總體而言，《政策》體現(xiàn)的文件管理要求是在ISO 15489-1：2016基礎(chǔ)上的拓展，后者的文件管理原則在人工智能場(chǎng)景下仍具有較強(qiáng)的適用性。然而，人工智能場(chǎng)景下的文件管理在文件形成要求、質(zhì)量特征要求和監(jiān)管方面呈現(xiàn)出一些特殊性考慮。首先，除了記錄生成文件的內(nèi)容外，還需要記錄生成文件所用的技術(shù)和相關(guān)流程。其次，為確保人工智能生成文件的準(zhǔn)確性，需要建立專門的檢查流程和機(jī)制。最后，人機(jī)協(xié)同的工作模式給文件管理從業(yè)人員帶來新的挑戰(zhàn)，這些特殊性的考慮使得人工智能場(chǎng)景下的文件管理更為復(fù)雜，需要文件管理從業(yè)人員具備更高水平的技能和適應(yīng)能力。這一新領(lǐng)域的發(fā)展也提示我們要不斷優(yōu)化文件管理原則，以適應(yīng)不斷演變的技術(shù)和管理環(huán)境。

綜上所述，本文從四個(gè)方面對(duì)我國人工智能場(chǎng)景下的文件管理提出借鑒：

第一，人工智能場(chǎng)景下的文件管理呼吁完善法律基礎(chǔ)。維多利亞州《政策》的制定得益于該州《1973公共文件法》的頂層指導(dǎo)及該州整個(gè)文件管理政策體系的密切配套。我國《電子文件管理暫行辦法》發(fā)布已有十余年，電子文件管理政策法規(guī)相關(guān)研究仍待與時(shí)俱進(jìn)。隨著人工智能等新興關(guān)鍵技術(shù)的廣泛采用，也在客觀上需要更高層級(jí)的法律規(guī)范性文件來調(diào)整電子文件管理中的社會(huì)關(guān)系，以規(guī)范和控制各類社會(huì)機(jī)構(gòu)的電子文件管理行為。[27]

第二，積極開展人工智能場(chǎng)景下的文件管理理論與實(shí)踐探索。對(duì)于人工智能生成內(nèi)容是否應(yīng)視為文件并加以管理這一問題的回答，不僅對(duì)學(xué)術(shù)研究的方向產(chǎn)生影響，更直接涉及文件管理部門的工作職責(zé)范圍，是當(dāng)前亟須明確的首要問題。要實(shí)現(xiàn)從側(cè)重如何將人工智能技術(shù)應(yīng)用于文件管理業(yè)務(wù)到考慮如何在人工智能場(chǎng)景下開展文件管理的轉(zhuǎn)向，有賴于對(duì)這一問題的肯定回答。本文認(rèn)為，隨著人工智能技術(shù)采用率的進(jìn)一步上升，其與各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的深度融合不可避免，有必要盡早明確人工智能場(chǎng)景下的文件管理要求，以積極迎接新的挑戰(zhàn)。

第三，對(duì)齊合規(guī)要求，協(xié)調(diào)既有政策出臺(tái)專門的管理規(guī)范。盡管我國已頒布了多部涉及人工智能監(jiān)管規(guī)則的法規(guī)、政策和標(biāo)準(zhǔn)，但人工智能合規(guī)方面的文件管理需求尚未納入相關(guān)基礎(chǔ)制度建設(shè)中。因此，我國有必要加強(qiáng)對(duì)法規(guī)中人工智能合規(guī)要求的梳理和研究，以明確文件管理對(duì)于解決人工智能偏見、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問題上的憑證價(jià)值。同時(shí)，借鑒維多利亞州的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)考慮與其他既有文件管理政策的聯(lián)系，以協(xié)同發(fā)揮作用。

第四，基于“By design”（通過設(shè)計(jì)）原則開展人工智能場(chǎng)景下的文件管理。通過前文分析可見，人工智能場(chǎng)景下的文件管理具有特殊性，形成要求不僅僅局限于文件內(nèi)容，還擴(kuò)展至所使用的技術(shù)和流程，并更加注重對(duì)文件準(zhǔn)確性的控制。因此，有必要采用一種更科學(xué)和可持續(xù)的管理方式，而“By design”強(qiáng)調(diào)的是在設(shè)計(jì)階段就將文件管理的原則和要求嵌入其中，并在整個(gè)設(shè)計(jì)過程中貫徹執(zhí)行，以確保最終的文件管理過程、文件管控節(jié)點(diǎn)和文件系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)設(shè)計(jì)之初的要求，將合規(guī)和文件管理要求預(yù)定義在人工智能應(yīng)用程序大模型開發(fā)和應(yīng)用系統(tǒng)之中，其目標(biāo)和管控具有預(yù)定義特點(diǎn)和過程性[28]，可為人工智能場(chǎng)景下文件管理提供規(guī)范性制度保障。

*本文系國家檔案局重點(diǎn)科技項(xiàng)目“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境下的文件（檔案）管理挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)”（項(xiàng)目編號(hào)：2023-Z-011）階段性研究成果。

作者貢獻(xiàn)說明

安小米：提出論文主題與研究框架，修改論文；沈榮：收集文獻(xiàn)資料，撰寫和修改論文。

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（責(zé)任編輯：劉鴻浩 張 帆）