李哲民

采購管理作為醫(yī)院管理活動的重要職能之一，其是一項系統(tǒng)而長期的經(jīng)營管理活動，對新建醫(yī)院運營和高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生重要影響。本文通過對新建醫(yī)院采購管理的現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)新建醫(yī)院采購管理存在采購人員專業(yè)水平低、采購調(diào)研論證不充分、采購管理信息化程度較低等問題，針對性地提出加強采購管理人才隊伍建設、規(guī)范采購程序、構(gòu)建采購管理信息化系統(tǒng)、創(chuàng)建部門與崗位間溝通交流機制等方面的對策，以完善新建醫(yī)院采購管理，提高采購管理水平，降低采購風險，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

醫(yī)院采購是醫(yī)院經(jīng)營管理活動中重要的環(huán)節(jié)之一，合法、公平、高效的采購管理能夠助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，在很大程度上提高醫(yī)院運行效率，為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。醫(yī)院采購管理也是一項繁雜、量大的工作，主要涉及醫(yī)療設備、醫(yī)用衛(wèi)生材料、信息化設備硬件與軟件、后勤物資材料、基礎建設工程等的采購與管理。可見，采購管理關系到醫(yī)院的運營、發(fā)展，是醫(yī)院提供醫(yī)療衛(wèi)生服務的基礎之一，改善采購管理活動對醫(yī)院具有重要意義。

新建醫(yī)院采購管理存在的問題

采購人員專業(yè)技術水平低，采購工作效率和效益有待提高 新建醫(yī)院經(jīng)辦采購的工作人員大多是剛畢業(yè)的新進工作人員，大部分是工程類、財會類專業(yè)的畢業(yè)生，專業(yè)契合度不高，實際采購工作經(jīng)驗較少，采購專業(yè)水平與經(jīng)歷不足，普遍存在職稱水平較低、專業(yè)知識儲備不足、工作創(chuàng)新能力不強、多部門多專業(yè)工作經(jīng)驗不完整的特點，尤其是面對采購需求寬泛、技術參數(shù)復雜的項目，如醫(yī)用衛(wèi)生耗材類、后勤維保服務類的采購項目，這些項目的采購經(jīng)驗不足，導致采購信息不明確，供應商質(zhì)疑情況較多，采購過程中出現(xiàn)返工現(xiàn)象和采購的物資設備等不滿足臨床使用科室的需求須重新采購的次數(shù)較多，導致采購工作效率不高，采購效率的提速后勁不足。

采購項目論證不完整，調(diào)研不充分 對于采購全流程管理來說，項目招標采購前對采購項目需求、采購參數(shù)、采購預算等進行全面而細致的市場調(diào)查研究至關重要，也只有在調(diào)查研究之后才能對采購項目可行性、采購項目招標文件等進行嚴謹而充分的論證。采購項目需求、采購參數(shù)、采購預算的準確與否是全流程采購管理活動中的關鍵因素，其是決定采購項目招標采購、驗收付款、醫(yī)院業(yè)務開展的重要內(nèi)容。然而，對于新建醫(yī)院來說，采購管理職能部門往往只重視采購效率，一味盲目地推動采購項目的招標采購，忽視對采購項目的市場調(diào)查研究和采購項目可行性、采購項目招標文件等的論證或采購項目論證不完整，調(diào)研不充分。最終，可能因預算不準確或者參數(shù)有明顯的傾向性、排他性而重新進行市場調(diào)查研究和論證，進而再次招標采購；也可能因招標采購的結(jié)果不能滿足使用科室的需求，而產(chǎn)生采購的物質(zhì)、設備資源閑置、浪費。這些都導致采購單位采購工作效率降低，增加采購管理風險和新建醫(yī)院支出成本，浪費了人力物力財力。

采購管理信息化程度較低 采購管理過程涉及采購項目立項審批、招標采購、合同驗收付款、采購項目效益分析、采購項目經(jīng)驗的再利用等過程，其是一個全流程的閉環(huán)管理。這個全流程管理是以信息化手段為基礎的多部門聯(lián)合的動態(tài)管理，即公立醫(yī)院要實現(xiàn)項目立項、招標采購、合同簽訂、履約驗收的全流程閉環(huán)管理和全過程動態(tài)監(jiān)管，必須借助信息化手段將招采系統(tǒng)與預算系統(tǒng)、合同系統(tǒng)有效銜接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。然而，由于新建醫(yī)院管理的不完善，信息化建設的相對滯后性以及采購管理人員專業(yè)性不足、成本管控等因素的制約，新建醫(yī)院甚至省級知名醫(yī)院普遍沒有建立從立項審批到招標采購，再到效益分析的采購全流程管理的信息化系統(tǒng)，采購全流程管理各環(huán)節(jié)、各部門“各自為政”，沒有將組織內(nèi)部的采購管理數(shù)據(jù)信息化、全盤化，也難以進行采購數(shù)據(jù)資源的有效整合、共享、開發(fā)。這種情況容易產(chǎn)生采購信息“不對稱”問題，增加采購預算標準的制定和采購談判的難度，進而增加采購單位采購成本，降低招標采購效益和數(shù)據(jù)資源利用率。同時，由于采購管理的非電子化，會降低采購檔案管理便利度，增加檔案管理難度。

新建醫(yī)院強化采購管理的對策

加強采購管理人才隊伍建設，多途徑、多方式提高采購管理人員專業(yè)技能 一是引進采購管理專業(yè)人員。新建醫(yī)院要加大力度引進熟悉采購全過程管理、醫(yī)用電子設備、醫(yī)用衛(wèi)生材料、法律等的專業(yè)人才，在人才配置、人才服務保障上給予多方面的支持與關懷，在新引進人員入職前及時開展采購全流程管理培訓，爭取高素質(zhì)專業(yè)人員及時適應新建醫(yī)院管理要求。二是加強對采購管理人員的專業(yè)培訓。對采購管理人員培訓可以通過不定期的崗位培訓方式開展，不定期地對采購管理人員進行采購管理法律、程序、專業(yè)知識，醫(yī)療設備參數(shù)、技術指標等方面的培訓，鼓勵采購管理人員主動分享已掌握的專業(yè)技能；還可以開展單位間的交流、學習，積極推動采購管理人員向采購管理能力優(yōu)秀的同類型單位交流，學習先進經(jīng)驗。最終目的是通過培訓提高工作人員的思想政治水平，招標采購業(yè)務能力和綜合素質(zhì)，提高工作效率，規(guī)范招標采購，從而使招標采購工作人員從思想上高度重視招標采購工作，在工作中恪盡職守，遵規(guī)守紀，避免腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。三是通過物質(zhì)層面和精神層面的鼓勵，使采購管理人員結(jié)合自身工作開展科學研究，提高學歷學位和職稱水平，積極申報課題和發(fā)表文章，以此來提高采購管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

規(guī)范采購程序，嚴格進行調(diào)研、論證 新建醫(yī)院要加強采購項目立項、審批流程的管理，采購項目立項、審批部門要在事前對擬施行采購的項目進行市場調(diào)研和考察，對采購項目的必要性、重要性、可行性、效益性等進行嚴格的論證、把關、審核，明確采購項目需求，尤其是項目預算、資金來源、技術要求、參數(shù)后提請審批，對于“三重一大”項目或者技術難度大的項目，要組織行業(yè)專家進行把關、審核。在采購項目審批立項后，招標采購管理部門在同意招標采購申請前要嚴格審核立項審批材料，重點關注是否有立項審批部門、行業(yè)專家、財務部門等專業(yè)人員的審核。在招標采購流程發(fā)起前，招標采購管理部門要對采購項目招標文件進行論證，合法選擇招標采購方式，合理采用適用的評分辦法，嚴格按照采購法律進行全流程管理。

新建醫(yī)院要建立健全招標采購全流程管理制度，根據(jù)采購項目特點制定采購管理各環(huán)節(jié)的工作流程和標準，通過管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位職責化、職責表單化、表單信息化形成SOP標準規(guī)范工作流程，使得采購管理工作按照既定的標準化流程，有序高效地進行，降低采購管理廉政風險，提高采購效率。

構(gòu)建采購管理信息化系統(tǒng)，共享采購信息數(shù)據(jù)資源 新建醫(yī)院要建立專門針對招標采購管理信息化平臺建設的資金支持機制，確保投入的持續(xù)性，加大招標采購信息化平臺建設力度。積極構(gòu)建包含采購項目立項審批、招標采購、合同驗收付款、采購項目效益分析、采購項目經(jīng)驗的再利用等過程的全流程的閉環(huán)管理信息系統(tǒng)。采購管理信息化系統(tǒng)還要包含預算管理、參數(shù)需求管理、供應商“黑白名單”庫、評標專家?guī)?、?shù)據(jù)分析庫等模塊，通過這些模塊提高采購管理的科學性、全面性，完善信息管理“一張網(wǎng)”的要求，實現(xiàn)采購信息管理的動態(tài)性、實時性。

新建醫(yī)院要采購管理信息化系統(tǒng)的共享和利用，采購管理各環(huán)節(jié)、各部門授權(quán)單位、授權(quán)人均可查看管理流程，并能夠充分、全面地利用采購計劃與采購結(jié)果的對比數(shù)據(jù)和供應商評價數(shù)據(jù)，為同類采購項目的管理提供參考依據(jù)，形成與其他信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，采購閉環(huán)管理的良好局面。

新建醫(yī)院構(gòu)建采購管理信息化系統(tǒng)時要結(jié)合智能電子設備的利用，開發(fā)管理系統(tǒng)APP，實現(xiàn)隨時隨地的審批、查看、分析、運用；還要建設管理預警系統(tǒng)，實時監(jiān)控審批權(quán)、工作流，對違規(guī)審批、未審批工作流及時發(fā)出預警，利用訪問數(shù)據(jù)對泄密人員、泄密信息、違規(guī)操作進行技術分析預警，及時發(fā)現(xiàn)風險，實現(xiàn)全流程監(jiān)管。

創(chuàng)建部門、崗位間溝通、交流機制，不定期進行部門、崗位間輪崗 新建醫(yī)院要構(gòu)建管理層與采購管理人員、采購全流程各部門、不同崗位之間的溝通、交流機制，加強其的對話，讓采購全流程管理各人員均參與其中，發(fā)揮各自的角色作用。具體來看，采購項目立項審批環(huán)節(jié)，立項主管部門可以邀請招標采購主管部門參與采購項目可行性的論證過程，參與醫(yī)用電子信息設備采購參數(shù)的論證過程；在招標過程環(huán)節(jié)，招標采購主管部門邀請采購項目歸口管理部門列席招標投標過程，參與采購評標管理，適當、客觀、公正地發(fā)表采購意見。事后監(jiān)管方面，在醫(yī)院層面成立由醫(yī)院紀檢監(jiān)察、審計、財務等多部門組成的督查小組，每個季度末召開規(guī)范招標采購工作推進會，會上對招標采購項目進行督查，重點是重大項目和涉及金額較大的項目，檢查審簽流程、招標采購流程、合同審簽流程、項目執(zhí)行情況等。另外，新建醫(yī)院要明確采購全流程管理各部門、各環(huán)節(jié)的職責。招標采購管理部門牽頭負責采購項目招標文件制定、招標采購管理過程，各歸口管理部門負責采購項目的可行性論證、審批過程和采購項目參數(shù)、采購需求的編制、項目驗收和合同執(zhí)行的管理過程，財務部門負責合同付款及固定資產(chǎn)管理、效益分析過程，審計部門負責監(jiān)督采購管理過程的合法性和效益性。通過明確采購管理職責，實現(xiàn)不相容崗位的交叉與相互監(jiān)督，提高采購管理能力。

新建醫(yī)院各項管理處于不斷完善階段，新建醫(yī)院的采購管理涉及的范圍廣、項目復雜、難度大，無形中給醫(yī)院經(jīng)營管理帶來了較大的壓力，因此加強新建醫(yī)院采購管理十分重要。對于新建醫(yī)院來說，采購管理職能的發(fā)揮和效果的優(yōu)劣，決定因素在于流程的規(guī)范。而規(guī)范流程的執(zhí)行，最終的“管理人”來實現(xiàn)的，因此提高采購管理人員專業(yè)素養(yǎng)至關重要，采購管理人員可以通過采購管理信息化系統(tǒng)實現(xiàn)采購的閉環(huán)管理，最終降低采購風險，提供醫(yī)院采購效益。

（作者單位：安徽醫(yī)科大學附屬阜陽醫(yī)院，安徽醫(yī)科大學）

基金項目：1.安徽醫(yī)科大學?；鹳Y助項目“基于內(nèi)部采購項目統(tǒng)計庫的醫(yī)院采購風險管理研究（項目編號：2021xkj298）”；2. 2022年度安徽省科研編制計劃項目“安徽省級公立醫(yī)院采購廉政思想文化建設研究（項目編號：2022AH050637）”；3.2022年度安徽省社會科學創(chuàng)新發(fā)展研究課題“安徽省級公立醫(yī)院采購風險管理研究（項目編號：2022CX528）”。