摘 要：在新形勢(shì)下，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息資源由過去的模糊化管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化管理，人事檔案管理作為各項(xiàng)組織活動(dòng)的關(guān)鍵性活動(dòng)，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募橹鲗?dǎo)的數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。本文圍繞新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理效率提升對(duì)策進(jìn)行深入分析，并從信息化角度出發(fā)，提出可行性較高的人事檔案管理創(chuàng)新策略，從而促進(jìn)干部人事管理工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；人事檔案；效率提升

人事檔案記錄著每一位干部的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷、社會(huì)關(guān)系等信息，尤其干部的“三齡兩歷一身份”的信息審核，是開展組織人事工作的重要環(huán)節(jié)。在新形勢(shì)下，檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變、信息化管理、智能化應(yīng)用已成為大勢(shì)所趨，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)為人事檔案管理工作帶來新思想、新理念。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者及人事檔案管理人員要充分意識(shí)到人事檔案高效管理的重要性，適應(yīng)科技、社會(huì)、工作環(huán)境的重大變革，積極迎接人事檔案管理在大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，提前謀劃布局，制定發(fā)展方案，進(jìn)一步完善人事檔案管理質(zhì)效。

1 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理效率提升的重要性

人事檔案管理是各項(xiàng)選人用人工作的重要環(huán)節(jié)。各單位通過引入新手段、新措施，實(shí)現(xiàn)了人力資源的有效配置，提升了檔案利用效率，解決了過去收集不齊全、管理不規(guī)范、利用不廣泛、價(jià)值不體現(xiàn)等問題，進(jìn)一步維護(hù)了人事檔案在干部工作中的權(quán)威性和公信力。

1.1 順應(yīng)新時(shí)代人事檔案管理潮流

在2018年中共中央辦公廳頒布的《干部人事檔案工作條例》對(duì)干部人事檔案的利用及審批流程提出嚴(yán)格要求。2021年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，新時(shí)代要進(jìn)一步提升檔案治理效能，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，強(qiáng)化檔案利用服務(wù)，加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，做好“存量數(shù)字化”“增量電子化”，深入挖掘檔案資源，進(jìn)而為各級(jí)黨委政府提供參考。在此背景下，為人事檔案在未來實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)提供了良好的發(fā)展環(huán)境，各級(jí)部門緊緊圍繞政策要求，依托現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，不斷作出嶄新改變，全面發(fā)揮人事檔案在選人用人、干部提拔工作中的作用價(jià)值，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，為檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

1.2 推進(jìn)人事檔案管理工作規(guī)范化

在人事檔案的傳統(tǒng)管理模式下，紙質(zhì)檔案保管在庫房，在利用時(shí)需要人工查檔、調(diào)閱，整體管理過程繁瑣、耗時(shí)長、效率低。同時(shí)，也給工作人員帶來較大壓力，影響管理工作的積極性和主動(dòng)性。在新形勢(shì)下，通過借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲(chǔ)手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的深度整合與海量存儲(chǔ)，可積極主動(dòng)地應(yīng)對(duì)各方面出現(xiàn)的變化及問題，在一定程度上推動(dòng)人事檔案管理工作的有效性、科學(xué)性、及時(shí)性，徹底根除傳統(tǒng)人工管理的固有弊端，實(shí)現(xiàn)組織管理體系的創(chuàng)新與變革，也使管理人員獲得更好的管理體驗(yàn)[1]。

1.3 推動(dòng)人事檔案服務(wù)工作多樣化

在過去的人事檔案服務(wù)模式中，大多是利用者到檔案管理部門提交申請(qǐng)審核，由工作人員查找，最后提交反饋，中間過程出現(xiàn)問題需要再申請(qǐng)、再審核。在新形勢(shì)下，通過人事檔案的數(shù)字化加工，將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)至服務(wù)器、存儲(chǔ)器，通過系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行信息化管理和全文高效檢索，利用云平臺(tái)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案跨時(shí)空、跨地區(qū)、跨行業(yè)利用，在信息集成、數(shù)據(jù)共享、服務(wù)利用等方面優(yōu)化 干部人事檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)模式，對(duì)于各部門單位深入挖掘人才資源，實(shí)現(xiàn)自身科學(xué)、良性、可持續(xù)發(fā)展具有重要促進(jìn)作用。與此同時(shí)，通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒芾頇C(jī)制及安全技術(shù)手段，可提高職工檔案資料的真實(shí)性、完整性、保密性，減少信息缺失、數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)問題。

2 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理效率提升存在問題

2.1 檔案意識(shí)認(rèn)知不準(zhǔn)確

人事檔案的重要性眾人皆知。但是在部分單位的具體實(shí)施過程中，仍存在落實(shí)不到位、重視程度較低的問題，即使上級(jí)部門下達(dá)相關(guān)指示，也存在形式主義作風(fēng)，大多認(rèn)為人事檔案的管理對(duì)于本單位工作開展、業(yè)務(wù)進(jìn)行、未來發(fā)展產(chǎn)生影響較小，無須耗費(fèi)太多精力，使得容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)保存混亂、人員資料丟失，降低工作效率的同時(shí)，對(duì)于單位在社會(huì)上也存有負(fù)面的影響。與此同時(shí)，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，受傳統(tǒng)管理模式影響，難以適應(yīng)新形勢(shì)下的新挑戰(zhàn)，整體的人事檔案革新路徑面臨著較大問題，推動(dòng)工作高效開展的內(nèi)生動(dòng)力嚴(yán)重不足，不僅影響人事檔案管理工作的效率、質(zhì)量，也會(huì)制約本單位人力資源相關(guān)工作的開展。

2.2 整體管理體系不完善

一是組織建設(shè)問題。大多事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，各部門之間存在職能交叉，檔案管理職能不夠集中，尚未設(shè)置固定的領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌全面工作，使得人事檔案管理質(zhì)量及水平參差不齊，出現(xiàn)問題難以責(zé)任到人，推諉扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重，同時(shí)單位缺少人事工作發(fā)展規(guī)劃，發(fā)展方向不清晰、任務(wù)劃分不細(xì)致，不利于干部信息利用率的提升。二是制度建設(shè)問題。受傳統(tǒng)觀念因素限制，部分單位缺少現(xiàn)代化理念的引導(dǎo)，未嚴(yán)格落實(shí)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，人事檔案業(yè)務(wù)管理流程未達(dá)到規(guī)范化，導(dǎo)致內(nèi)部各項(xiàng)工作管理混亂、業(yè)務(wù)流程模糊、職責(zé)分配不合理、日常監(jiān)管不到位的問題頻頻發(fā)生，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效開展。

2.3 干部隊(duì)伍能力不專業(yè)

一是對(duì)于人才引進(jìn)、干部隊(duì)伍業(yè)務(wù)提升沒有給予足夠關(guān)注，膚淺地認(rèn)為人事檔案管理工作簡單易上手，無需配置過多專業(yè)人才，在人員聘用、人才引進(jìn)上力度不夠，使得隊(duì)伍整體長時(shí)間由一兩個(gè)人負(fù)責(zé)，管理人才較匱乏，即使存在現(xiàn)代化團(tuán)隊(duì)的打造意識(shí)也僅僅是紙上談兵，沒有注重新生力量引進(jìn)工作的落實(shí)，難以實(shí)現(xiàn)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用與業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新。二是管理人員年齡較大，學(xué)歷水平、思維模式難以在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)人事檔案新形勢(shì)轉(zhuǎn)型升級(jí)需要，大多人員尚未進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)便直接上崗，加之部門單位開展理論研究、業(yè)務(wù)提升、技能培訓(xùn)相關(guān)工作較少，干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)長時(shí)間停留在初級(jí)階段，信息化管理水平停滯不前，專業(yè)化的人事檔案管理人才隊(duì)伍日益萎縮、人員素質(zhì)下降，嚴(yán)重制約了新時(shí)代人事工作的高質(zhì)量開展[2]。

2.4 系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)不規(guī)范

人事檔案管理效率的提升離不開先進(jìn)的管理系統(tǒng)平臺(tái)，目前大多單位信息化水平較低，主要原因有三方面。一是人事檔案數(shù)字化建設(shè)水平低。整體數(shù)字化工作開展較少，質(zhì)量相對(duì)薄弱，業(yè)務(wù)主管部門沒有發(fā)揮職能優(yōu)勢(shì)，沒有統(tǒng)一進(jìn)行大規(guī)模數(shù)字化加工工作，導(dǎo)致發(fā)展不平衡，難以為后期信息化管理和全方位對(duì)外利用提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。二是信息化建設(shè)落后。受理念、財(cái)政、人力資源等因素影響，大多單位尚未建立完善的人事檔案資源管理利用平臺(tái)，沒有配置與當(dāng)代信息技術(shù)相匹配的檔案管理系統(tǒng)，使得先進(jìn)科學(xué)技術(shù)難以與人事檔案管理工作相結(jié)合，技術(shù)優(yōu)勢(shì)難以得到充分發(fā)揮，領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員對(duì)于信息化管理沒有深入探索研究的精神，使得整體檔案信息化進(jìn)展緩慢。三是安全意識(shí)薄弱。在人事檔案信息化的過程中，沒有制定嚴(yán)密周全的安全管理制度，在安全設(shè)備采購、安全手段操作等方面仍存在漏洞，無法保障檔案信息的安全。

3 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理效率提升優(yōu)化策略

新形勢(shì)、新時(shí)代為人事檔案管理工作帶來了新思路、新辦法，這就需要人事檔案管理工作緊跟時(shí)代潮流，樹立全新檔案管理理念及安全意識(shí)，不斷創(chuàng)新人事檔案管理模式，進(jìn)一步加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，多措并舉、多方聯(lián)動(dòng)、多點(diǎn)發(fā)力，全力推動(dòng)人事檔案管理高效開展。

3.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念

人事檔案是對(duì)干部進(jìn)行綜合考察的基礎(chǔ)，也是反映干部綜合能力的具體體現(xiàn)，加之目前對(duì)于干部考察逐漸嚴(yán)格，人事紀(jì)律嚴(yán)明，這就需要人事檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員：一是增強(qiáng)檔案意識(shí)，當(dāng)前形勢(shì)下對(duì)于人事檔案高效管理的要求，主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新管理思維，徹底根除過去傳統(tǒng)管理模式舊思想，將人事檔案管理工作納入本單位工作重點(diǎn)，強(qiáng)化人事檔案管理工作的地位，通過績效考核、政策宣傳、作風(fēng)建設(shè)等方式提高全體人員對(duì)于檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，可定期或不定期邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案主管部門開展指導(dǎo)和測(cè)評(píng)工作，營造良好的工作環(huán)境。二是提高信息化意識(shí)，及時(shí)了解與把握當(dāng)前適用于檔案工作的新興技術(shù)手段，在財(cái)政資金、人力物力上給予傾斜，在頂層設(shè)計(jì)層面助力本單位檔案信息化工作有效開展[3]。

3.2 完善組織體系，科學(xué)制定制度

一是加強(qiáng)組織建設(shè)。各部門要配置專門的人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位一把手為組長，分管同志為副組長，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)同志為組員，負(fù)責(zé)職能職責(zé)劃分、工作方案制定、日常工作考核、細(xì)化任務(wù)分工，整合本單位檔案管理力量，提升治理效能，領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決人事檔案管理工作未來發(fā)展的突出困難、問題、矛盾，在單位內(nèi)部形成“一把手”負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)主要負(fù)責(zé)的銜接順暢、落實(shí)到位、上下聯(lián)動(dòng)的工作機(jī)制[4]。二是加強(qiáng)制度建設(shè)。根據(jù)國家政策文件，結(jié)合當(dāng)前工作情況，制定和完善人事檔案數(shù)字化加工、信息化管理、對(duì)外服務(wù)新制度，貫徹落實(shí)《人事檔案管理制度》《人事檔案涉密數(shù)據(jù)保管條例》《人事檔案信息化管理實(shí)施方案》《數(shù)據(jù)對(duì)外開放注意事項(xiàng)》等制度。在實(shí)施中發(fā)現(xiàn)其不足并進(jìn)行詳細(xì)分析，不斷修正完善，整體上推動(dòng)改進(jìn)人事檔案管理機(jī)制，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程有章可循、有法可依，也使人事檔案管理者更好地了解工作內(nèi)涵，擺正工作心態(tài)，規(guī)范自身行為，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的精準(zhǔn)性、科學(xué)性、權(quán)威性。

3.3 打造專業(yè)隊(duì)伍，優(yōu)化培訓(xùn)手段

新形勢(shì)下科學(xué)技術(shù)的更新與人事檔案管理業(yè)務(wù)人才有著直接關(guān)系，其工作效率的提升、新時(shí)代新要求的貫徹落實(shí)，離不開一支綜合能力強(qiáng)、專業(yè)水平高的干部隊(duì)伍。這就需要人事工作主管部門：一是強(qiáng)化專業(yè)人才引進(jìn)。認(rèn)識(shí)到人力資源對(duì)于本單位人事檔案高水平開展的重要性，通過爭(zhēng)取政策支持、福利傾斜等手段，面向社會(huì)高校、科技企業(yè)、人才中心進(jìn)行全面選拔，按照專人專崗的要求，積極吸納既懂得人事檔案管理技能，又了解現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，作風(fēng)正派、素質(zhì)過硬的優(yōu)秀人才從事干部人事檔案工作，進(jìn)而提升單位人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的整體水平，促進(jìn)單位人事檔案管理的健康發(fā)展[5]。二是強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。領(lǐng)導(dǎo)小組要定期安排檔案管理人員開展理論學(xué)習(xí)、專項(xiàng)研討、技能比武等繼續(xù)教育活動(dòng)，使員工全面掌握信息化技術(shù)與檔案管理工作的融合辦法，提高其專業(yè)素養(yǎng)和管理能力?？蓭ьI(lǐng)業(yè)務(wù)骨干前往發(fā)達(dá)地區(qū)學(xué)習(xí)人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，開闊眼界、開拓思路，尋找適合自己的方式方法，使其對(duì)人事檔案管理工作充滿使命感與求知探索精神，激發(fā)干部隊(duì)伍內(nèi)在動(dòng)力及工作熱情。

3.4 構(gòu)建先進(jìn)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)安全管理

一是強(qiáng)化數(shù)字資源建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)小組要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，采取集中歸檔的方式將散落在各業(yè)務(wù)科室的檔案文件進(jìn)行收集整合，并深入市場(chǎng)調(diào)查研究，選擇有涉密資質(zhì)的公司開展數(shù)字化加工工作，不斷擴(kuò)大人事檔案數(shù)據(jù)庫，為后期開展各項(xiàng)管理利用工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是加大研發(fā)投入。在系統(tǒng)建設(shè)初期，要定期向上級(jí)部門申請(qǐng)人事檔案信息化專項(xiàng)資金，在硬件采購、軟件開發(fā)、技術(shù)應(yīng)用、日常運(yùn)維等方面提供財(cái)政保障。同時(shí)要積極引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新人事檔案管理系統(tǒng)，滿足本單位人事檔案管理工作中的切實(shí)需求[6]。三是完善安全體系建設(shè)。在系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)時(shí)要配套設(shè)置漏洞掃描、安全審計(jì)等安全硬件設(shè)備，同時(shí)保證服務(wù)器、計(jì)算機(jī)終端安裝殺毒軟件，全面推行信息加密、人臉識(shí)別、訪問限制、數(shù)字簽章等安全技術(shù)手段，為人事檔案管理打造一個(gè)良好、安全和簡便的環(huán)境氛圍。

結(jié)語

人事檔案管理對(duì)于各部門單位的發(fā)展壯大有著緊密聯(lián)系，需要領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員緊跟時(shí)代步伐，主動(dòng)轉(zhuǎn)變管理思想，不斷改進(jìn)完善管理模式，積極改革創(chuàng)新管理方式與理念，提高管理水平及質(zhì)量，促進(jìn)人事檔案管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化、安全化發(fā)展，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)動(dòng)能優(yōu)勢(shì)，全面構(gòu)建完善人事檔案管理利用體系和檔案管理質(zhì)量，彰顯干部人事檔案的資政育人作用和重要憑證價(jià)值，奮力書寫新時(shí)代人事檔案管理新篇章。

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作者簡介：楊翠蓉（1976— ），大學(xué)學(xué)歷，韓城市人力資源檔案管理中心館員，主要從事人事檔案管理和檔案數(shù)字化。